INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

YENNY YOVANNA GOMEZ CORTES

DOCENTE

INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

INTRODUCION
El siguiente informe describe como se realiza la recepción, radicación, registro,
distribución y embalaje de diferentes tipos de documentos implementados en la
administración documental. Este partiendo de que los contextos en los que se
distribuyen o envían los documentos son diferentes y cada vez buscan con mayor
esmero la satisfacción del usuario, persona natural o empresa. Por lo tanto, cada vez es
más sencillo enviar y recibir documentos y paquetes etc. Lo cual mejora la
comunicación de nuestra población.

OBJETIVO
Dar a conocer de una forma sencilla y práctica la recepción, radicación, registro,
distribución y embalaje de diferentes tipos de documentos implementados en la
administración documental.

DESARROLLO
Vale la pena resaltar la importancia de la Administración Documental como el eje de la
gestión y trámite que se realiza con los documentos. Por esta razón, se debe catalogar
como un proceso que encadena a la comunicación empresarial, tanto interna como
externa, la cual se apoya en soportes físicos que van dirigidos a una entidad o
funcionario determinado.

La administración documental se puede entender cómo, el proceso de elaboración de

documentos, debidamente planeados y organizados a partir de una normatividad
determinada, como respuesta a una solicitud o trámite de las comunicaciones internas y
externas de una empresa, las cuales soportan el proceso administrativo y apoyan la
exactitud de la toma de decisiones.

De esta manera, la documentación documental posee una finalidad la cual es regular la

gestión de archivos, ya que a través de la administración se recopilan datos, los cuales
se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido. A su vez,
ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento, brindar una
comunicación asertiva o solicitar una respuesta y realizar una acción como persona
natural o como empresa.

Posteriormente se ejecuta el envío o despacho del documento creado con sus

respectivos soportes, de manera que garantice su llegada al destino final. Sólo cuando
es firmado, empacado, entregado y registrado debidamente en la Unidad de
correspondencia, se puede decir que se cumplió el fin que tenía implícito el documento
y que la administración documental logró su objetivo en la archivística 1.

 Cuadro ilustrativo de la 5 diferentes documentos con su respectiva recepción,

radicación, registro, distribución y embalaje
TIPO DE RECEPCIÓN Y RADICACIÓN REGISTRO DISTRIBUCIÓN EMBALAJE
DOCUMENTOS REVISION DE
DOCUMENTO
CARTA Se recibe una La recepción de Para el registro Se refiere a que Para este
carta en la este documento de la carta se los documentos paso después
alcaldía de orito no debe tener ni inicia lleguen a su lugar de haber leído
putumayo la cual tachones ni diligenciando el de destino, por lo el contenido
procede del enmendaduras, la formato. tanto, donde dice de la carta y
colegio san numeración será Se inicia con el pase A, es a dando
pedro, se revisan consecutiva y en radicado ósea donde debe ir el respuesta a
sus datos y el orden en que el número que documento, para esta se realiza
características, haya llegado la se entregó la esto se debe el respetivo
inicialmente se le carta, se revisa el carta a la tener una planilla envió de esta
verifica que el radicado que es alcaldía. de control de a donde
documento sea para dónde va el La fecha correspondencia corresponda
competencia de documento a El remitente y que lleva el # del dejando una
la empresa, quien va dirigido y el cargo radicado, la copia de la
siendo a quien si corresponde a Dirección fecha, el misma. Se
se dirige. Su la alcaldía. Asunto, remitente de debe tener en
asunto y firma de Luego si cumple radicado y la quien lo envía y cuenta que la
quien lo radica. con todo lo fecha con el el asunto. empresa en
Si el documento pertinente se debe que llego la Quien recibe el este caso la
no lleva la firma colocar el sello del carta, anexo, documento debe alcaldía debe
de quien lo recibido de pase A es firmar y colocar la garantizar la
radico no tiene correspondencia, donde se le fecha en que lo presentación
ninguna validez el cual contiene dará respuesta recibió para que de la carta ya
y debe ser fecha y hora de a la carta, en este no se tenga que esta es de
devuelto a la este recibido de la observaciones inconvenientes. papel.
entidad quien lo carta y la firma de si tiene alguna Además, debe
envía. quien recibe y copia anexa. ir dentro de un
revisa el sobre de
documento. manila.
QUEJA O Por medio de la Se realiza el La empresa Se da respuesta En sobre de
RECLAMO A llamada radicado toma un a la queja o manila se
OPERADOR telefónica pertinente y nos registro de la reclamo por pone la queja
TELEFÓNICO podemos realizar dan un numero llamada y le medio de correo por escrito si
la queja y por consecutivo el asignan un electrónico o no se está de
medio de las cual debemos número llamada acuerdo con la
diferentes esperar mínimo consecutivo telefónica respuesta de

1
Administración de documentos en el entorno laboral,
http://gestiondocumentaljacardonaz.blogspot.com.co/2014/05/administracion-de-documentos-en-el.html
 opciones que 15 días hábiles para dar la empresa y
nos permite el para obtener respuesta a la se envía por
operador respuesta misma. medio de una
podemos entidad
presentar la trasportadora
misma de paquetes
hacia la
dirección del
operador.
MEMORANDO Se coloca la Se entrega a la La persona Se deja una Se entrega
POR LLAMADO fecha, persona a quien firma el copia en la hoja personalment
DE ATENCIÓN destinatario y va dirigido. recibido. de vida y se e a los
departamento, archiva. destinatarios.
quien realiza el
llamado de
atención asunto.
SOLICITUD DE Se solicita con Se radica en el Se firma la La respuesta se La respuesta
VACACIONES las personas del departamento de planilla de recibe 15 días se hace de
área de personal recursos registro de hábiles después, manera física
mínimo con dos humanos. entrega o donde te indican con el área de
meses de control de cual es la fecha recursos
anticipación. documentos. de inicio y de humanos ya
En la solicitud terminación de que se debe
llenamos fecha, las vacaciones. firmar una
nombres, copia de la
apellidos y carta; para
cargo, que ellos la
departamento de folien en
recursos nuestra hoja
humanos, fecha de vida.
en la que
solicitamos las
vacaciones.
CORREO La dependencia La dependencia Planilla de Hace entrega de Este puede
ELECTRÓNICO recibe de otras receptora registra registro de los documentos ser medio
unidades y radica en la documentos. con sus electrónico.
administrativas planilla de control respectivos
solicitudes o de anexos si los hay
documentos comunicaciones a la dependencia
para su trámite, internas el destinataria y
consulta o documento, esta verifica el
información, señalando datos documento y da
utilizando los como: nombre y constancia del
diferentes código de la recibido.
medios y dependencia
soportes de la remitente, numero
entidad. de radicación,
La receptora fecha y hora del
recibe y verifica recibido, nombre
firmas folios, del funcionario
copias, anexos y responsable del
todos aquellos trámite, anexos y
datos que la tiempo de
entidad haya respuesta si lo
regulado en amerita.
reglamentos o
procedimientos,
además observa
el estado y
conservación
documental
EJEMPLOS DE ENVIÓ DE DIFERENTES TIPOS DE DOCUMENTOS

 CARTA
Es una comunicación escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se
emplearán para responder oficios, suministrar información y presentar solicitudes
internas y externas. Podrán ser dirigidas a personas naturales y/o jurídicas, según sea
el caso. Se utiliza el estilo bloque extremo. Cuando se trate de comunicaciones
externas se imprime un original con logo para el destinatario y una copia con marca de
agua para la Oficina para la Administración de Documentos; si es interna únicamente se
expedirá una con marca de agua. En el evento que la comunicación interna o externa
sea para varios destinatarios, se anexa la relación de estos donde se indicará el
tratamiento, nombre, cargo y la unidad o entidad para el caso de las externas.
- MÁRGENES: superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm.
- PAGINACIÓN: se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).
- PARTES DE LA CARTA CÓDIGO: consignar al margen izquierdo los números
que identifican la unidad productora. CIUDAD: en la oficina productora se anota
el nombre de la ciudad.
- DATOS DEL DESTINATARIO: no colocar negrilla ni subrayar, no use
abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el
nombre de la ciudad aun tratándose de correspondencia local. Escriba el nombre
del departamento o país cuando va dirigida a otro lugar.
- ASUNTO: (opcional) constituye la síntesis del tema de la carta, expresado
máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen
izquierdo de la hoja.
- SALUDO: ejemplo: Apreciado doctor Ramírez.
- TEXTO: se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar
el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por carta.
- DESPEDIDA: expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
- DATOS DEL REMITENTE: nombres y apellidos en mayúsculas sostenida, en
caso de no contar con la información de los dos apellidos, el remitente firmará en
igualdad de condiciones. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se
anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. El remitente es el jefe de la
Unidad (Oficina, División, Grupo de Trabajo, Rector, Presidente o Secretario de
Comité) según lo autorizado en las políticas y procedimientos de la Institución.
- ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro,
pendón, plegable, equipo, entre otros).
- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: consignar uno de los nombres y la primera letra
del apellido en mayúscula inicial.

 CIRCULAR
Comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el
mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la
Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés
común, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Rector General.
Cuando se trate de circulares externas se imprime un original con logo para la
respectiva publicación y una copia con marca de agua para la Oficina para la
Administración de Documentos; si es interna únicamente se expedirá una con marca
de agua y se anexa la relación de los destinatarios donde se indicará el tratamiento,
nombre, cargo y la unidad.
- MÁRGENES: superior 5 cm., izquierdo 4 cm., inferior y derecho 3 cm-
- PAGINACIÓN: se escribe el número de página entre dos y tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).
- PARTES DE LA CIRCULAR TÍTULO Y NÚMERO: título ¨CIRCULAR¨, centrado,
en mayúsculas sostenidas sin negrilla. El número será asignado por la Oficina
para la Administración de Documentos.
- CÓDIGO: número que identifica la unidad productora. Al margen izquierdo se
escribe el código de la unidad al cual corresponde la circular interna o externa
según sea el caso.
- CIUDAD Y FECHA: para circular interna: escriba ciudad, seguida de coma ( , ).
- DESTINATARIO: nombre de los cargos, grupos de personas naturales o
jurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).
- ASUNTO: constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras,
con mayúscula inicial y sin subrayar.
- TEXTO: se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar
el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto
por Circular.
- DESPEDIDA: expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su
gentil colaboración.)
- DATOS DEL REMITENTE: nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial.
- ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.
- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: consignar uno de los nombres y la primera letra
del apellido con mayúscula inicial.
 MEMORANDO:
Es una comunicación escrita de carácter interno. Debe elaborarse en papel bond
tamaño carta a espacio sencillo, el cual se empleará para transmitir información, dar
orientaciones, pautas, hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con
la gestión de la entidad. No se utiliza de una jerarquía menor a una mayor, pero sí a
una igual.
- MÁRGENES: superior e izquierdo 3 cm., inferior y derecho 2.5 cm.
- PAGINACIÓN: se escribe el número de página entre dos a tres centímetros del
borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlíneas
debajo del número de página se escribe el primer párrafo de la(s) página(s)
subsiguiente(s).
- PARTES DEL MEMORANDO: se coloca con mayúsculas sostenida, centrado y
sin negrilla MEMORANDO.
- CÓDIGO: después de dos tabulaciones, consignar los números que identifican
la unidad productora.
- CIUDAD Y FECHA: seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad
y la fecha se colocará en la Oficina para la Administración de Documentos.
- PARA (DATOS DEL DESTINATARIO): después de dos tabulaciones, se debe
escribir en mayúsculas sostenida el nombre del funcionario a quien va dirigido el
 memorando. En la línea siguiente escribir el cargo. DE: seguido de dos
tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de la unidad productora.
- ASUNTO: constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación de dos
tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúscula inicial y sin
subrayar.
- TEXTO: se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Se debe
redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; omitiendo temas
personales y tratando sólo un asunto por memorando.
- DESPEDIDA: expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma ( , )
(Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto ( . ) (Agradecemos su
gentil colaboración.).
- DATOS DEL REMITENTE: nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No
utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con
mayúscula inicial. El remitente es el jefe de la unidad.
- ANEXOS: (opcional) consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo (cd, libro,
pendón, plegable, equipo, entre otros).
- DATOS DEL TRANSCRIPTOR: consignar uno de los nombres y la primera letra
del apellido con mayúscula inicial.
 ANEXOS

FORMATO DE RECIBIDO DE DOCUMENTOS

 SELLO RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

REGISTRO DE DOCUMENTOS

FORMATO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA

 WED GRAFIA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTO SOBRE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Fundación

Universitaria Luis Amigó:
http://www.funlam.edu.co/uploads/generalinternet/Reglamentos/MANUAL.ARCHIVO.pdf

Distribución de tipos de documentos: https://www.youtube.com/watch?v=ST5T3Ds8EB0

Administración de documentos en el entorno laboral:

http://gestiondocumentaljacardonaz.blogspot.com.co/2014/05/administracion-de-documentos-en-
el.html