INTRODUCCION CLASE DE

DOCUMENTOS

Los documentos constituyen instrumentos, escrituras o escritos con que se prueba, confirma o
justifica alguna cosa, al menos, que se aduce con tal propósito, los mismos, por su naturaleza se
pueden clasificar en públicos o privados.

El documento público, que el otorgado o autorizado, con las solemnidades requeridas por la ley,
por un registrador, notario, secretario judicial u otro público competente para acreditar algún hecho,
la manifestación de una o varias voluntades y la fecha en que se producen.

En cuanto al documento privado; redactado por las partes interesadas, son testigo o sin ellos, pero
sin ser intervenidos de registrador, notario u otro funcionario público que le de fe o autoridad.

En la actividad administrativa se distingue por su carácter documental, es decir, por reflejarse en

documentos que constituyen el testimonio de la mencionada actividad. Los documentos son el
soporte en el que se materializan los distintos actos de Administración y la forma externa de dichos
actos.

El documento asegura la pervivencia de las actuaciones administrativas al constituirse en su

soporte material. Se garantiza así la conservación de los actos y la posibilidad de demostrar su
existencia, sus efectos y sus posibles errores o vicios, así como el derecho de los ciudadanos a
acceder a los mismos.

Clase de documentos

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de

información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida
o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada

por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su
acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
 DOCUMENTO DE DOCUMENTO
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Son toda la información
generada, enviada,
Son los determinados por el recibida, almacenada o
lugar donde se encuentra acumulada por medio
toda la información electrónico. También se
CLASES DE
producida o recibida por encuentran documentos
DOCUMENTOS
una entidad pública o electrónicos de archivos
privada en razón de sus que cumplen su acción
actividades o funciones durante todo el ciclo vital
documental, como son los
archivos de
gestión, central e
histórico

 El registro este
 Recoge
acogido en un
información en un
medio, cuya
medio cuyos
información se
símbolos solo
hace accesible a
pueden ser leídos
través de símbolos
por un ordenador
implícitos en él.
DIFERENCIAS  Su contenido
 El contenido es
puede ser
inseparable de
separado de su
su medio o
soporte original,
soporte.
para ser transferido
 Su valor probatorio
a otros.
se mide por las
 Su autenticidad
características de
depende del
autenticidad, entre
hardware y
ellas la firma
software
en el cual fue
creado, y esta
solo se podrá
mantener si se
conserva en su
estructura original.
  Es una
constatación que
permite
comprobar el
desarrollo de una
 Permite fácil
actuación
acceso a la
administrativa.
información.
 Nos permite
 Controla el acceso
USO comunicación, a
a la información por
otros órganos o
niveles de
unidades de la
seguridad y
administración o a
conservación a
terceros
largo plazo
interesados, ya sea
personas jurídicas
públicas y privadas
personas jurídicas
naturales