Tipos de archivo

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en

Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
Artículo 23 de la ley 594 de 2000.
Archivos de Gestión

Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden
estar en un lapso de 1 a 5 años.

De acuerdo al ciclo vital de los documentos se desarrollan las siguientes etapas:

 Producción
 Recepción
 Distribución
 Trámite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

Archivo Central

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de

gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
En el archivo central se desarrollan las siguientes etapas:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
Archivo Histórico

El archivo histórico es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo

central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de
archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. También puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o por
expropiación.
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final
Desarrollo

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

Actividades del registro de documentos:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

Actividades de la radicación de documentos:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación

con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos
Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la
empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como

referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitent Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes e
entrada

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y
prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello. 

En el sello debe aparecer:

 el número de registro
 la fecha
 el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación 

 Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

          SALIDA

Referenci Fecha  Nº  Clase  Anexos  Destinatario Asunto

a orden
de
salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva

un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
 único
 o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

Recepción, envío y registro de correspondencia

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta,

hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el
Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado
para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

      1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.
      2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
      3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
      4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no                 utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
      5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará
en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El
número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento
para su posterior seguimiento. 

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos
documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir
una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en
doble ejemplar.
Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que
emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.

devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.