SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDA

INSTRUCTIVO METODOLOGÍA ADMINISTRACIÓ

Elaborar el mapa de riesgos hace parte de todo el proceso de administración del riesgo. Entendido éste como todo aspecto o suceso q
objetivo es elevar la capacidad y la calidad en el funcionamiento de la institución, gara

ETAPA 1 Establezca el contexto de su proceso (usuario de metodología) en la Universidad y con el entorno de acuerdo a los
siguientes factores generadores de riesgo:

FACTORES DE RIESGO INTERNOS: FACTORES DE RIESGO EXTERNO

Talento Humano Economicos
Sistemas de Información Socioculturales
Recursos Financieros Orden Público
Identificación del Procedimientos y reglamentación Legales y Normativos
Riesgo Comunicación Tecnológicos
Infraestructura Ambientales
Salud Ocupacional

Los factores de riesgo le ayudaran a determinar las causas que originan el riesgo, para ello podrá utilizar el diagrama
causa - efecto

ETAPA 2 El riesgo se mide de acuerdo al impacto y la probabilidad para ubicarlo en la matriz de priorización inicial

PROBABILIDAD: Frecuencia que podría presentar el riesgo.

3. ALTA: Es inevitable que el riesgo se presente
2. MEDIA: Es factible que el riesgo se presente
1. BAJA: Es muy poco factible que el riesgo se presente

IMPACTO: Forma en la cual el riesgo afecta los resultados del proceso.

Análisis del Riesgo
3. ALTO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en alto grado al proceso.
2. MEDIO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado medio al proceso tendría .
1. BAJO: Si el riesgo llegara a presentarse, afecta en grado bajo al proceso

Nota: Cada proceso deberá individualizar la escala de calificación del riesgo basado en información objetiva y/o datos
históricos.

ETAPA 3
Una vez ubicados los riesgos en la matriz de priorización, se identifica si existen controles asociados, si son aplicados,
están documentados y son efectivos, con el fin de determinar la posición del riesgo en la matriz de vulnerabilidad.

Control: Es toda acción que tiende a prevenir o mitigar los riesgos, significa analizar el desempeño de los procesos,
evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado. Los controles proporcionan un modelo operacional de
seguridad razonable en el logro de los objetivos. Tipos:

Tipos de Control:

Dirección: se diseñan para crear guías que permiten el cumplimiento de los resultados.
Valoración Detectivo: se diseñan para identificar si resultados indeseables han ocurrido después de un acontecimiento.
del Riesgo Preventivo: está diseñado para evitar o limitar la posibilidad de materialización de un riesgo.
Correctivos: se diseña para corregir los resultados indeseables que se han observado
 Valoración
del Riesgo

Calificación del Control

Calificación Situación:
1 Documentados, aplicados y efectivos
2 Aplicados, efectivos y No documentados
3 Aplicados y No efectivos
4 No aplicados
5 No Existen controles

ETAPA 4 De acuerdo a los nivel de exposición del riesgo, el proceso (usuario de la metodologia) establecerá si corresponde:

o Acciones preventivas de acuerdo al tipo de tratamiento, para lo cual deberá seguir el procedimiento de acciones
correctivas, preventivas y de mejora SGC-PRO-006

o Plan de mitigación, para lo cual deberá emplear el formato de Plan de mitigación

Acciones Preventivas
Se deberá tener en cuenta:

- Recursos asignados en el presupuesto

- Relación costo - beneficio
- Accion que conlleve a "Compartir" se deberá concertar previamente con el proceso o entidad - involucrada.
- Accion que conlleve a "Transferir" se deberá concertar previamiente con la entidad involucrada y contar con las
autorizaciones administrativas pertinentes.

Tratamiento del Riesgo:

o Evitar: Implementar acciones direccionadas a prevenir la materialización del riesgo

o Reducir: Implementar acciones orientadas a disminuir la probabilidad y el impacto del riesgo
o Transferir: Implementar acciones que permitan traspasar las pérdidas a una entidad externa.
o Compartir: Implementar acciones que permitan la cooperación entre los procesos.
o Asumir: Aceptar el riesgo

Manejo del Riesgo

Plan de Contingencia
Se deberá tener en cuenta:

- Recursos asignados
- Relación costo - beneficio
- Planes de contingencia que se hayan formulado previamente o actividades que el proceso ha establecido con
anterioridad.

Indicador de Monitoreo de Riesgo

Se debe formular un indicador que permita monitorear el comportamiento del riesgo respecto al tratamiento y las
acciones emprendidas.

Seguimiento al Mapa de riesgos

Se hará a traves del formato "seguimiento", y podrá ser realizada a través de procesos de autoevaluación, auditorias de
calidad, evaluación de la Oficina de Control, comité de calidad y auditorias externas por parte de organismo
certificadores, entes de control u otro que lo requiera.
EMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ODOLOGÍA ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
te como todo aspecto o suceso que afecte el buen cumplimiento de la misión de los procesos o procedimientos de la institución. El
onamiento de la institución, garantizando la eficiencia y la eficacia de los procesos.

Caracterice el riesgo de acuerdo a los conceptos siguientes:

Riesgo: Posibilidad de que ocurra un acontecimiento que impacte el alcance de los objetivos y resultados de la Institución o empresa

Clase: determine qué clase de riesgo es el identificado, de acuerdo a la siguiente clasificación: Estratégico, Imagen, Operacional, Financiero, Contable,
Presupuestal, Cumplimiento, Tecnología, Información, Transparencia, Laborales, Ambiental, Derechos Humanos.

Descripción: se refiere a las características generales o las formas en que se observa o manifiesta el riesgo identificado.

Consecuencias: corresponde a los efectos ocasionados por el riesgo.

Causas: Es lo que origina el riesgo, son el punto de partida para el planteamiento de acciones preventivas. Las causas se deben establecer a partir de
los factores internos y externos que se establecieron en el contexto. Para determinar las causas se podrá utilizar el diagrama causa - efecto.

Matriz de Priorización inicial

3. ALTA 3 6 9
PROBABILIDAD

2. MEDIA 2 4 6

1. BAJA 1 2 3

1. BAJO 2. MEDIA 3. ALTA

IMPACTO

Esta matriz de priorización no tiene en cuenta los controles asociados a la prevención o mitigación del riesgo

MATRIZ DE VULNERABILIDAD DEL CONTROL

9 9 18 27 36 45

6 6 12 18 24 30
PRIORIZACIÓN INICIAL

4 4 8 12 16 20

3 3 6 9 12 15

2 2 4 6 8 10

1 1 2 3 4 5
 1 2 3 4 5
Documentados, Aplicados Aplicados, Efectivos y No
Aplicados, No efectivos No aplicados No existen
y Efectivos documentados

VALORACIÓN DEL CONTROL

NIVEL OPCIÓN DE
EXPOSICIÓN TRATAMIENTO ACCIONES A TOMAR
RIESGO

Se deberá implementar inmediatamente las acciones preventivas que conlleven a evitar,

reducir, transferir o compartir el riesgo de acuerdo al procedimiento del Sistema de Gestión
GRAVE Evitar de Calidad.
Reducir
Riesgos con calificación Transferir Las acciones preventivas tomadas deberán conllevar a implementar nuevos controles que
superior o igual a 10 Compartir prevengan la materialización del riesgo y a mitigar el impacto.

Se debe implementar el plan de contigencia frente a a estos riesgos.

Se deberá implementaracciones preventivas que conlleven a reducir, transferir o compartir

el riesgo de acuerdo al procedimiento del Sistema de Gestión de Calidad.
MODERADO Reducir
Se deberá implementar acciones preventivas que conlleven a mejorar o documentar los
Transferir
Riesgos con calificación entre 4 controles existentes.
Compartir
y9
La implementación de un plan de contingencia estará sujeto a las necesidades del usuario de
la metodología

LEVE
Se debe realizar seguimiento a los riesgos con el fin de verificar su impacto, probabilidad y la
Riesgos con calificación inferior Asumir valoración de los controles.
o igual a 3
 MAPA DE RIESGO

Proceso
CONTEXTO Objetivo
IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN

No
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Estado
(Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
VULNERABILIDAD
INICIAL

Estratégico MEDIA ALTO 1 No existen

 IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN

No
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Estado
(Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
VULNERABILIDAD
INICIAL
 IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN

No
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Estado
(Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
VULNERABILIDAD
INICIAL
 IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN

No
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Estado
(Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
VULNERABILIDAD
INICIAL
 IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN

No
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Estado
(Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
VULNERABILIDAD
INICIAL
 IDENTIFICACIÓN ANÁLISIS VALORACIÓN

No
PRIORIDAD CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO Estado
(Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
VULNERABILIDAD
INICIAL
 VERSION

FECHA

TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
INDICADOR DE
TIPO ACCIÓN
RIESGO
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
INDICADOR DE
TIPO ACCIÓN
RIESGO
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
INDICADOR DE
TIPO ACCIÓN
RIESGO
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
INDICADOR DE
TIPO ACCIÓN
RIESGO
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
INDICADOR DE
TIPO ACCIÓN
RIESGO
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
INDICADOR DE
TIPO ACCIÓN
RIESGO
 Proceso
CONTEXTO Objetivo
IDENTIFICACIÓN

No
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN

1
CACIÓN ANÁLISIS

CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO

 MAPA DE RIESGO

SIS VALORACIÓN

PRIORIDAD Estado
CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
INICIAL (Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
VULNERABILIDAD TIPO ACCIÓN
TO

INDICADOR DE
RIESGO
 Proceso
CONTEXTO Objetivo
IDENTIFICACIÓN

No
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN

1
CACIÓN ANÁLISIS

CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO

 MAPA DE RIESGO

SIS VALORACIÓN

PRIORIDAD Estado
CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
INICIAL (Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
VULNERABILIDAD TIPO ACCIÓN
TO

INDICADOR DE
RIESGO
 Proceso
CONTEXTO Objetivo
IDENTIFICACIÓN

No
CLASE RIESGO DESCRIPCIÓN

1
CACIÓN ANÁLISIS

CAUSA CONSECUENCIA PROBABILIDAD IMPACTO

 MAPA DE RIESGO

SIS VALORACIÓN

PRIORIDAD Estado
CONTROL EXISTENTE TEMPORALIDAD DEL TIPO DE
INICIAL (Máximo 3 controles) CONTROL CONTROL
 TRATAMIENTO
NIVEL DE
RIESGO
VULNERABILIDAD TIPO ACCIÓN
TO

INDICADOR DE
RIESGO