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SESIÓN 11: OPCIONES AVANZADAS I

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 OBJETIVO

En la presente sesión se va dar a conocer

cómo generar Macros con ayuda del
programa MS Project, de tal forma que la
programación del proyecto siga una
secuencia en donde se pueda automatizar la
información del mismo a través de comandos
y funciones, todo de manera sencilla.

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 CONTENIDO

OBJETIVO ............................................................................................................... 3

CONTENIDO .......................................................................................................... 4

INTRODUCCIÓN.................................................................................................... 5

OPCIONES AVANZADAS I .................................................................................... 6

MACROS ............................................................................................................ 6

Creación de una Macro ............................................................................. 6

GRABAR UNA MACRO EN MS PROJECT........................................................ 7

EJECUTAR UNA MACRO EN MS PROJECT ................................................... 10

MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA MACRO EN MS PROJECT .............. 11

PRINCIPALES APLICACIONES DE MACROS ................................................. 13

CAMPOS PERSONALIZADOS EN PROJECT .................................................. 14

Crear un campo personalizado............................................................... 14

Fórmulas personalizadas ........................................................................... 15

Indicadores gráficos .................................................................................. 17

PROJECTO EJEMPLO ...................................................................................... 20

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 INTRODUCCIÓN

En la presente sesión se mostrará cómo crear macros o aplicaciones que

procesan la data del proyecto a través de una serie de acciones que
combinan de manera específica los módulos de las tareas. Estas se
ejecutan pulsando una combinación específica de teclas que forman
parte de la programación o lenguaje de la fuente escrita de la macro.

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 OPCIONES AVANZADAS I

MACROS

Es una herramienta de la programación que permite utilizar diferentes

instrucciones a través de estilos o lenguaje de fuentes, de esta manera se
podrá dar formato a la programación repitiendo una serie de acciones
para las tareas y sus contenidos.

Por un lado, las macros automatizan el trabajo de las tareas ejecutando

la secuencia de estas de manera óptima a través de la ejecución de un
comando incorporado. Por otro lado, se pueden automatizar las tareas
comunes usando macros y así mejorar la eficacia general del trabajo.
Asimismo, toda tarea que se repita periódicamente es una buena
candidata para una macro.

Algunas de las tareas cotidianas que pueden automatizarse con macros

son:

- Apertura de un proyecto.
- Edición de un campo.
- Dar formato a una programación.
- Impresión de un informe.

CREACIÓN DE UNA MACRO

Para crear una macro, es necesario grabar una serie de acciones de
Microsoft Project. El proceso de grabar acciones en Microsoft Project es
similar a grabar sonidos con un magnetófono. Así como este aparato
graba sonidos en una cinta, Microsoft Project graba las acciones en una
macro.

Más tarde podrá ejecutar la macro, dando instrucciones a Microsoft

Project para que reproduzca las acciones que fueron grabadas.

La información que Microsoft Project almacena en una macro es un

código de “Visual Basic”. Si está familiarizado con la programación de
computadoras quizá desee perfeccionar este código con “Visual Basic”
para aplicaciones. También se puede crear directamente una macro
utilizando “Visual Basic” para aplicaciones.

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GRABAR UNA MACRO EN MS PROJECT

1. Primero seleccionamos la actividad o actividades que deseamos que

formen parte de la nueva macro. Luego, nos dirigimos hacia el menú de
Herramientas y seleccionamos la pestaña Vista, luego elegimos la
opción Macros y, a continuación, hacemos clic en Grabar macro.

2. Después, en el cuadro emergente Grabar Macro indicamos el Nombre

de la macro. Seguido a esto, se puede añadir un código al nombre de la
macro, este puede ser una letra o combinación de letras que deben de
escribirse de manera junta.

3. Seguidamente, debemos grabar la macro creada, para ello

seleccionamos la opción Grabar macro, haga clic en la ubicación dónde
desee almacenar la macro.

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- Para que la macro esté disponible siempre que utilice Project, haga clic
en Archivo global.

- Para que la macro esté disponible solo para el proyecto actual, haga
clic en Este proyecto.

4. Luego, en el cuadro "Descripción", escriba una descripción para la

macro.

5. Continuando, debemos seleccionar las opciones para que los campos

de entrada muestren la información de la actividad o actividades en
base a la referencia que desee asignarse en cuanto a posición.

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Por un lado, se debe de seleccionar la opción relativa para las filas de
esta manera la macro seleccionará las filas independientemente de la
posición de la celda activa, ya que graba referencias relativas a filas.
Pero si se desea que una macro seleccione siempre la misma fila,
independientemente de que primero se selecciona la celda, haga clic
en Absoluta (identificador) en las referencias de fila.

Por otro lado, si se seleccionan celdas al grabar una macro, la macro

seleccionará la misma columna (campo) cada vez que se ejecute,
independientemente de la celda seleccionada en primer lugar, porque
graba referencias absolutas a columnas.

6. Finalmente, hacer clic en Aceptar y, a continuación, realice las

acciones que desea grabar.

7. Para finalizar con la grabación, debemos de dirigimos hacia la barra

de herramientas, seleccionamos la pestaña Vista, luego Macros- Detener

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grabación, y así obtendremos finalmente una nueva macro en el
proyecto.

EJECUTAR UNA MACRO EN MS PROJECT

1. Para ejecutar la macro creada debemos de presionar las teclas de

método abreviado, para ello se debe de escribir CTRL + letra (para letras
minúsculas) o CTRL + MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), que se
estableció para la macro en su creación.
Asimismo, también puede acceder a la macro creada, usando la barra
de herramientas para ello nos dirigimos hacia la pestaña Vista, y a
continuación seleccionamos la opción Ver macros y en la ventana
emergente Macros, seleccionamos el nombre de la macro creada, luego
seleccionar Ejecutar.

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Finalmente, obtenemos el resultado de la ejecución de la macro, que
muestra las tareas seleccionadas en el instante de su creación, y que
además están contenidas en la misma.

MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA MACRO EN MS PROJECT

Para modificar el contenido de una macro, se deben de realizar los

siguientes pasos.

1.En la barra de herramientas elegimos la opción Ver Macros.

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2. Luego, en la ventana emergente seleccionamos el nombre de la
macro cuya descripción desee cambiar.

3.Seguido a esto, seleccionamos Opciones.

4. A continuación, se mostrará un cuadro donde se podrá modificar la

"Descripción" de la macro, en este se podrá escribir la nueva descripción
de la macro. Finalmente, seleccionamos la opción Aceptar.

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PRINCIPALES APLICACIONES DE MACROS

Las Macros en Project son útiles porque permiten la automatización de

tareas repetitivas. Por ejemplo, si se da cuenta que tales tareas necesitan
el mismo recurso para ejecutarse, o si son actividades que forman parte
de la ruta crítica, es necesario agrupar dichas actividades en una macro
que las contenga y las active de manera rápida.

De esta forma, podemos grabar macros para automatizar nuestros

trabajos y si tenemos conocimientos de VBA (“Visual Basic” para
Aplicaciones), conseguiremos hacer desarrollos para nuestras
planificaciones.

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CAMPOS PERSONALIZADOS EN PROJECT

CREAR UN CAMPO PERSONALIZADO

1. Nos dirigimos hacia el menú de Herramientas, y elegimos la
opción Proyecto, continuando se debe hacer clic en Campos
Personalizados.

2. Luego, aparecerá una ventana emergente que contiene diferentes

ítems disponibles para las vistas de tareas o recursos, seleccionamos el
ítem que vamos a usar. Después, en la lista tipo, seleccione el tipo de
campo que desea personalizar.

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3. Continuando, seleccionamos uno de los campos tipo, al cual luego
cambiaremos el nombre, seleccionamos la opción cambiar nombre, y en
el cuadro de diálogo que aparece cambiamos por un nuevo nombre, a
continuación, hacemos clic en Aceptar.

FÓRMULAS PERSONALIZADAS
Las fórmulas personalizadas sirven para calcular valores de los campos
personalizados creados, utilizan la lista de valores del campo creada
junto con operaciones que involucran a dichos campos.

Dentro de las principales aplicaciones de estas fórmulas encontramos a:

- Fórmulas que indican el número de días que hay entre la fecha de hoy
y la de fin de las tareas según lo programado.

- Calcular valores de trabajo realizado de las tareas frente al programado

o guardado en la línea base.

- Valores de costos en función del presupuesto. Entre otros.

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- Creación de fórmulas personalizadas:

1. Si se desea que el campo personalizado contenga una fórmula, haga

clic en fórmula. En el cuadro de diálogo que aparece, utilice las casillas
de campo y función para crear una fórmula y, a continuación, haga clic
en Aceptar.

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NOTA: La opción de fórmula solo está disponible si se ha definido una
fórmula para el campo, en Atributos personalizados.

INDICADORES GRÁFICOS
Asimismo, podemos asignar un indicador gráfico que sirve para identificar
de manera gráfica el campo, estos solo son aplicables para las filas no
resumen.

Para crear uno, primero debemos de agregar atributos personalizados o

una Lista de valores al campo en cuestión, para ello en el área de
atributos personalizados seleccionamos la opción Buscar. A
continuación, escribimos los diferentes parámetros limitantes del campo,
los cuales los ingresamos dentro de las columnas de valor y descripción.

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Después, nos dirigimos hacia la opción Indicadores gráficos,
seleccionamos la opción filas no de resumen y en el cuadro inferior
seleccionamos los rangos que deseamos en función de los valores
creados líneas arriba y asignamos símbolos o imágenes a cada prueba
establecida.

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6. Finalmente, debemos habilitar el campo creado en la vista de Hoja de
tareas insertando una columna que contenga el campo creado.

De esta manera obtenemos la representación gráfica de las tareas que

se encuentren retrasadas en cuanto a un 25% de la Línea base del
proyecto.

Por otro lado, puede añadir más columnas de campos creados en base
a lo que usted necesite, elija cómo desea que los valores del campo
personalizado se muestren en la vista de Hoja de Tareas. Además, puede
utilizar el mismo procedimiento para crear campos personalizados en
cuanto a recursos.

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PROJECTO EJEMPLO

Se tiene la programación del Proyecto “Proyecto Ejecutivo”, a partir de la

cual se mostrará cómo crear macros y campos personalizados con
ayuda del programa Ms Project. A través de ejecutar una serie de
procesos se podrá generar una macro que contenga instrucciones que
almacenan información de actividades y posteriormente, usando una
combinación de teclas, se pueda ejecutar dichas actividades de
manera rápida. Asimismo, la creación de campos personalizados
permite que las tareas y el valor de estas se muestren de manera
automática seleccionando dicho campo creado.

1. Para crear una macro primero debemos seleccionar las actividades

que corresponden a la fase de Reunión de coordinación, conjuntamente
con los caracteres de % completado, duración, costo final, comienzo, fin
y recursos.

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Luego nos dirigimos hacia el menú general y a continuación elegimos la
opción Vista y luego Macros- Grabar Macros, de esta manera se grabará
la informacion seleccionada en una macro.

Después en la ventana emergente ingresamos el nombre de la macro

“Macroparareuniones”, este nombre se debe de escribir de manera junta
sin espacio, y luego agregamos una letra “R” que sirva de codificaciones,
de tal forma que luego al usarla junto a la tecla Ctrl+ se active
automáticamente y muestre la información seleccionada.

Asimismo, en el recuadro de Guardar Proyecto seleccionamos la opción

Este proyecto para que la macro se guarde en el proyecto en cuestión.

Por otro lado, agregamos una descripción de la macro, como pertenece

a la fase de Gestión del proyecto, añadiremos las siguientes líneas:
“Paquete de trabajo que contiene a las reuniones (1 a 5) de coordinación
del plan del proyecto”. Luego, seleccionamos las opciones de referencia
para los campos de fila (relativa) y columna (absoluta), después
seleccionamos la opción Aceptar.

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Para terminar con la creación de la macro nos dirigimos nuevamente a
la barra de herramientas, seleccionamos la pestaña Vista, y luego
seleccionamos la opción Macros- Detener Macros.

Ahora, para comprobar que la macro se grabó de manera adecuada

ejecutaremos a la misma a través del uso de las teclas del método
abreviado (CTRL+R). Automáticamente se seleccionarán las actividades
del paquete de trabajo y los parámetros de cada actividad.

Asimismo, podemos ejecutar la misma a través del uso de las pestañas

del menú. Nos dirigimos hacia la opción Vista y seleccionamos la opción
de Macros- Ver macros. En el cuadro emergente, seleccionamos las
macros creadas para Este proyecto, de esta manera aparecerán las
macros creadas en dicha dirección, luego concluimos la acción
seleccionando Ejecutar.

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Finalmente, obtenemos el resultado de la ejecución de la macro en la
siguiente imagen.

2. Ahora, crearemos un campo personalizado para los costos de las

tareas del proyecto, para ello nos dirigimos hacia la pestaña Proyecto y
seleccionamos la opción de Campos personalizados. A continuación, en
el cuadro de Tipo seleccionamos la opción Costo, seguido en el área de
Campo, seleccionamos la opción de Costo 1 y procedemos a cambiar
el nombre de dicho campo “50% Costo línea base” el cual representa
valores en porcentaje del costo de las actividades que cumplen la
condición de estar incluidas dentro del 50% del costo de la línea base.

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Después, seleccionamos Indicadores gráficos dentro de la opción de
Valores para mostrar y añadimos valores que describan el costo en
función del porcentaje completado del 50% de la línea base.

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Finalmente nos dirigimos hacia la vista de Hoja de tareas y seleccionamos
una fila que no tiene un campo establecido, hacemos clic izquierdo
sobre la misma y seleccionamos el campo personalizados creado “50%
de Costo de la línea base”. Automáticamente el programa mostrará las
actividades que no cumplen con el costo establecido al 50 % del
proyecto.

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