La obtención de utilidades obviamente proviene en gran parte de ventas, ya que éste es el

motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con efectividad, ventas

no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se inconforma y la oportunidad de

tener utilidades se disuelve. Entonces, sin inventarios, simplemente no hay ventas.

El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en las micro y pequeñas

empresas es poco atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, políticas o sistemas

que le ayuden a esta fácil pero tediosa tarea.

En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que su descontrol

se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y desperdicios, pudiendo causar un

fuerte impacto sobre las utilidades. En el presente estudio ejemplificaremos el control de

inventarios de una empresa restaurantera, dado que este tipo de negocios combinan las funciones

comerciales, de producción y servicios, y es que sin el efectivo control de los inventarios, las

fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten automáticamente en

debilidades.

EOQ es el sistema que nace para conseguir que los costes de inventario sean lo más bajos

posible, una de las prioridades de todas las empresas que trabajan con almacenes. Dentro de una

empresa logística el control de inventarios es una de las partes más críticas.

Este sistema ya se utiliza desde hace muchos años, también es conocido por sus siglas en

español modelo CEP (Cantidad Económica de Pedido) o por lote económico de pedido.

Concretamente fue en el 1913 cuando Ford Whitman Harris lo puso en marcha, aunque para ser

realistas, se popularizó en 1934 de la mano de R.H. Wilson. Este modelo toma sus siglas de la
palabra en inglés Economic Order Quantity, cuya traducción al castellano sería Cantidad

Económica de Pedido.

El modelo tiene en cuenta una demanda constante y conocida a priori, y en base a esto trata de

saber que mediante el coste de mantenimiento de un inventario y el costo de ordenar el pedido se

puedan obtener las cantidades óptimas a pedir, todo ello minimizando el coste de inventario al

máximo.

Ejemplo de EOQ

Veinteluces es una empresa que ofrece soluciones de iluminación para calles y hogares. La

empresa no tiene un control específico de inventario, por lo que busca reducir su costo de

inventario determinando la cantidad óptima de pedido de bombillos estándar.

 La demanda (D) es de 1200 unidades por año.

 El costo de ordenar (S) es 20 por orden.

 El costo anual de mantener (H) por unidad es 0,3 por unidad.

 Días de trabajo al año: 240 días.

¿Cómo calcular la cantidad económica de pedido? ¿El número de veces que vamos a pedir? ¿En

qué momento debemos pedir? ¿Cuánto nos va a costar ordenar y mantener ese inventario?

Paso 1: Debemos calcular la cantidad óptima de pédido. Bastará con reemplazar los valores de

demanda, ordenar y mantener sobre la fórmula del EOQ.

Paso 2: Con el EOQ calculado, ya podemos obtener la cantidad de veces que debemos ordenar

en el año, dividiendo la demanda entre Q*.

Paso 3: Un dato que debemos tener son los días de trabajo por año. Si dividimos este dato sobre

la cantidad de veces que debemos hacer un pedido, obtendremos el lead time o el tiempo entre

una orden y otra.

Paso 4: Para calcular el punto de reorden, antes debemos calcular la demanda promedio. Esto no

es más que dividir la demanda anual sobre el número de días de trabajo. El resultado lo

multiplicaremos por el lead time.

Paso 5: Calculamos los costos de ordenar, mantener y el costo total reemplazando los datos con

base en la formula.

El paso a paso descrito tiene este aspecto e incluye las formula del EOQ.
Fíjate entonces que en este ejercicio resuelto la cantidad óptima de pedido (Q*) es de 400

unidades por orden, y que en el año se realizarán tres ordenes de pedido (N), cuyo tiempo entre

una y otra será de 80 días (L). La empresa sabe que debe colocar una orden de pedido justo

cuando el inventario llegue a un nivel de 400 unidades (R).

¿Pero qué pasa si con la compra de determinada cantidad, nuestro proveedor nos dice que nos

dará un descuento especial? Sigue leyendo…

EOQ con descuentos por cantidad

En el modelo anterior, consideramos el costo de cada unidad (C) independiente del tamaño del

lote. En la realidad, es común que a determinada cantidad, obtengamos un descuento sobre el

precio de la unidad. Estamos hablando del modelo de cantidad económica de pedido con

descuentos por volumen.

Esta variante del EOQ considera que en la medida en que el tamaño del lote es mayor, se puede

acceder a mayores descuentos sobre el producto. Sin embargo…

¿Será lo mismo el costo de mantener inventario de 1000 unidades que el de 5000 unidades?

Evidentemente será mayor si hablamos de 5000. La cuestión es que, si bien se disminuye el costo

del producto debido a los descuentos por cantidad, los costos de mantener serán mayores en la

medida en que adquiero más producto.

Las variables y formulas que usaremos serán las mismas que en la técnica EOQ clásico, a

excepción del costo de mantener por unidad (H); que ya no será un costo constante por unidad

por año si no que será reemplazado por IC, siendo (I) un porcentaje del precio de la unidad (C).

Ejemplo cantidad económica de pedido con descuentos por cantidad

Luz Verde es una empresa que comercializa linternas.  El proveedor le menciona que, si hace

una compra mayor podría darle un descuento sobre el costo de la unidad.

Para tomar una decisión, el gerente de compras de Luz Verde debe escoger una alternativa

que minimice el costo de inventario.

 S: El costo de ordenar es 60 por orden.

 D: La demanda anual es de 35000 linternas.

 I: El costo de mantener es del 10% como porcentaje del costo por unidad.

Paso 1: Calcular la cantidad óptima de pedido para cada descuento de la tabla. Recuerda que el

costo de mantener (H) se expresa como la multiplicación del porcentaje del costo de mantener y

el costo por unidad.

Paso 2: En caso de que la cantidad a ordenar sea muy baja como para aplicar al descuento, el Q*

será el resultado de ajustas hacia el intervalo superior más próximo. Dicho de otra forma, si la

cantidad a ordenar calculada para cada caso no está entre el rango, cámbialo asignando la menor

cantidad posible del rango, este será el nuevo Q* para ese descuento.

Si la cantidad a ordenar es mayor que el intervalo de descuento, se descarta, pues no aplica para

el descuento.
Paso 3: Calcula el costo total para cada rango de descuento. Usa el Q* del paso 1 si  está entre el

rango; o Q* del paso 2, en caso de que lo hayas ajustado. Las formulas son las mismas que las

del EOQ clásico, solo recuerda que H es IxC.

Paso 4: Elige el rango que presente el menor costo de inventario.

Observa que Q*1 se encuentra en el rango de 1000 a 1500 unidades y Q*2 entre 1501 a 2000

unidades; por lo tanto no se ajustan y se usa el resultado del calculo. En cambio el resultado de

Q*3 no está entre el rango de 2001 a 2500 unidades, por ende se ajusta hacia arriba, es decir

2001.
 ¿Cuál es la mejor opción para Luz Verde?

La mejor opción es el rango 3.

Si bien la opción del rango 3 tiene un costo de mantener mayor (como era de esperarse), el costo

de ordenar y del producto compensa este incremento y termina siendo la mejor opción.

Otros datos como el lead time, punto de reorden o número de pedidos se calculan igual que en el

EOQ clásico.

Modelo cantidad económica a producir (POQ)

No siempre un proveedor está en capacidad de suministrarnos el producto de forma completa e

instantanea. Es más, a veces la misma empresa evita que sus pedidos se entreguen completos y

en una fecha específica.

¿Por qué?

Porque un pedido también puede ser entregado de forma parcial a través del tiempo. Esto puede

beneficiar tanto al proveedor, por ajustarse a su capacidad de entrega; como a la empresa, que

tiene limitaciones para almacenar la cantidad que requiere o desea recibir pedidos o producir solo

en períodos de tiempo concretos.

¿Qué es el modelo POQ? También conocido como EPQ, el modelo de cantidad económica a

producir (lote económico de producción) es una variante del EOQ original, que considera que la

entrega de inventario se realiza de forma parcial pero a ritmo constante, (lo que denominamos el

período t), para después comenzar a ser consumido. (T- t).

Este modelo agrega como nuevas variables la tasa de demanda diaria y la tasa de producción

diaria.

Además de las variables consideradas en los ejemplos anteriores, tenemos que:

 p= tasa de producción: Es la cantidad de producto que se logra producir en el período de

tiempo t.

 d= tasa de demanda: Es la cantidad que se demanda, por lo general se expresa en

unidades diarias.

 t= tiempo de producción: Es el tiempo en que se genera y consume inventario

simultáneamente.

 T= Tiempo entre pedidos: Es el tiempo que transcurre entre un pedido de producción y

otro, que es lo mismo que la suma del tiempo de producción y consumo simultaneo y el

tiempo de solo consumo.

Los demás supuestos se mantienen iguales a los de modelos anteriores. La demanda es

determinística (conocida con certeza). El costo de mantener (H) se define como IxC, siendo I un

porcentaje del costo por unidad. La cantidad de pedido es constante. El tiempo desde que se

genera una orden de pedido (o corrida de producción) hasta que llega o finaliza, debe ser

conocido.

¿Con dudas? Vamos con un ejemplo de lote económico a producir.

Ejemplo de lote económico a producir EPQ o POQ

FitnessYEP es una empresa que comercializa artículos para gimnasios y centros deportivos. El

pronóstico de demanda para el artículo «PESA DE 20kg» es de 2000 unidades.

La empresa trabaja 240 días al año, por ende estima su demanda promedio en 8,33 (8) unidades

diarias, sin embargo produce 12 unidades diarias.

Estima que el costo de mantener es del 12% como porcentaje del costo por unidad, y que el costo

de una unidad es de $35. El costo de colocar una orden es de $20. El tiempo de entrega de su

proveedor desde que se coloca la orden hasta que se recibe es de 3 días.

Tenemos entonces que:

 D=2000 unidades por año.

 d=8 unidades diarias.

 p=12 unidades diarias.

 H=12%*35=4,2 anual por unidad.

 S=$20

La empresa requiere conocer:

1. El número óptimo de unidades por lote (Q*)

2. El nivel de inventario máximo

3. El tiempo entre pedidos (T)

4. El tiempo de producción (t)

5. El tiempo en que solo se consumirá el inventario

6. La cantidad de pedidos al año (N)

7. El nivel de inventario en que deberá colocar otra orden (R)

8. El costo anual de ordenar

9. El costo anual de mantener

 10. El costo total anual de inventario

Los cálculos se realizan considerando todos los decimales.

  Sistemas de Control de Inventarios

Existen dos sistemas muy conocidos y utilizados para el registro de las operaciones relacionadas

con el Inventario y el Costo de Venta o costo de la mercancía vendida; estos son:

 Sistema de Inventario Periódico: Los saldos de la cuenta inventario permanecen sin cambios

ya que las entradas se registran en la cuenta compras. Consiste fundamentalmente en contar y

valorar las existencias de mercancías en una fecha determinada para su control y conocimiento.

Se puede realizar trimestralmente, semestralmente o anualmente. Este sistema es usado

generalmente en empresas pequeñas, teniendo como desventaja que no se puede conocer la

cantidad del inventario sin antes efectuar una toma física. Además, este sistema tampoco permite

conocer en una fecha cualquiera cual es el costo de venta del producto, pues para ello también se

necesita de una toma física y el registro de los asientos de cierre de manera de poder determinar

el costo de los productos vendidos.

Las características más importantes son:

1. Las cuentas utilizadas son compras, gastos de importación, fletes en compras, por los

aumentos y descuentos, bonificaciones, descuentos y rebajas en compras, devoluciones en

compras, por las disminuciones.

2. El monto de las ventas se lleva al día a precios de ventas, pero no así el costo de lo que se ha

vendido. El costo es determinado al final del período contable y es necesario conocer el

inventario inicial y el inventario final (a través de una toma física).

Ejemplo

El día 31 de enero de 2013 realizamos conteo a la mercancia y establecimos que el total de

zapatos de referencia 1535 tenía un costo de $27495.

SE PIDE: Establecer el costo de ventas y el inventario final

1435
Inventarios    
  DEB     HABE
 E R
 
27495
 
 
               
27495

ESTE VALOR CORRESPONDE AL SALDO EN LA CUENTA DE INVENTARIOS QUE VIENE DEL PERIODO ANTERIOR,

RECORDEMOS QUE TODO "INVENTARIO FINAL" DE UN PERIODO ES EL "INVENTARIO INICIAL" DEL SIGUIENTE PERIODO.

1. Compramos mercancia por valor de 80.000 mas IVA. La compra la efectuamos el

01 de enero de 2013 a crédito
6205 Compra de 2408 Iva
Mercancias Descontable
DEB HABE DEB HABE
  E     R   E     R
   
80000 12800
   
   
                               
80000 12800

2205
Proveedores
DEB HABE
  E     R
 
  92800
 
 
               
  92800

2. Compramos mercancías por valor de $30,000 más IVA. La compra la efectuamos

el 03 de enero de 2013 a crédito

6205 Compra de 2408 Iva
Mercancias Descontable
DEB HABE DEB HABE
  E     R   E     R
   
80000 12800
30000 4800
   
                               
110000 17600

2205
Proveedores
DEB HABE
  E     R
 
  92800
  34800
 
               
  127600

3. Vendemos mercancias por valor de $125,000 mas IVA. La venta la efectuamos el

04 de enero de 2013 a crédito.

4135 Comercio al por

may y al x menor 2408 Iva Generado
DEB HABE DEB HABE
  E     R   E     R
   
125000 12800
4800
    20000
   
                               
0 125000 17600 20000
1305 Clientes
DEB HABE
  E     R

 
145000  
   
 
 
               

  0

4. De la primera compra devolvemos mercancias por valor de $10000. La

6225 Devoluciones, 2408 Iva devolución se

rebajas y desc en cpras Generado
DEB HABE DEB HABE efectuo el 8 de
  E     R   E     R
    enero de 2013.
10000 12800
4800
    20000
  1600
                               
0 10000 17600 21600

2205
Proveedores
DEB HABE
  E     R
 
92800
  34800
11600  
 
               
  127600
 5. Nos devuelven mercancias por error en tallas. el Valor de la mercancia Vendida

es de $5000. La devolución se efectuo el 10 de enero de 2013

4175 Devolución en
Ventas 2408 Iva Generado
  DEBE     HABER   DEBE     HABER
   
5000   12800
4800
    20000
  1600
  800
                               
5000 0 18400 21600
1305 Clientes
  DEBE     HABER
 
145000  
  5800
 
   
 
               
145000 5800

Luego de un conteo físico al final del mes establecimos que el total de zapatos de la referencia

1535 tiene un costo de $78,125

EJECUTAMOS EL JUEGO DE INVENTARIO

 Cuenta PUC

1435 Inventario Inicial: 27.495

6205 (+) compras de mercancía 110.000
Devoluciones en
6225 (-) Compra 10.000
Compras
(=) netas 127.495
(-) Inventario
Final 78.125
(=) Costo de Ventas 49.370

EFECTUAMOS LA CONTABILIZACION
6205 Compra de
1435 Inventarios     Mercancias 6225 Devol En compras
HABE
  DEBE     HABER   DEBE     HABER   DEBE     R
     
  10000  
27495  
78125   110000  
       
   
                                               
78125 27495   110000 10000  

6135 Costo de Ventas  

SUMAMOS DEBITOS Y CRÉDITOS PARA ESTABLECER
  DEBE     HABER SUMAS IGUALES
 
49370  
  DEBITOS CREDITOS

  137495 137495
 
               
49370 0 DIFERENCIA 0

Sistema de Inventario Continuo o Perpetuó: Consiste en el registro y control permanente,

constante y sistemático de los artículos comprados o terminados, de los artículos vendidos, etc.,

es decir, el registro contable en la cuenta de inventario de todas las generaciones que signifiquen
aumento o disminución de las existencias físicas, así como cualquier modificación en el costo

unitario de las mismas.

Este sistema tiene las siguientes características:

1. La cuenta de compras, gastos de importación y fletes en compras, no se utilizan, ya que se le

cargan directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas cuentas que signifiquen

incrementos en unidades y precios). En relación con cuentas llamadas devoluciones en compras,

descuentos, rebajas y bonificaciones en compras tampoco se utilizan, ya que le abonamos

directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas que significan disminuciones en

unidades y precios).

2. El costo de venta se lleva en forma continua, ya que al momento de vender, se determina y

registra este costo (cargándole a la cuenta) y su contrapartida es un crédito a la cuenta de

inventarios de mercancías; No se necesita un conteo físico de las existencias para efectuar el

asiento de cierre. Sin embargo, el conteo físico se realiza como una medida de control

interno para comprobar la efectividad del sistema y en caso de ser necesario medidas correctivas,

se realizan los ajustes correspondientes.

3. Las devoluciones en ventas, también afectan a la cuenta de inventario de mercancía, ya que al

producirse esta, se va a cargar a la cuenta de inventario de mercancía el monto correspondiente

de la devolución, con crédito a la cuenta de costo de ventas.

Ejemplo:

1. Se vende 1.000.000 en mercancías con una utilidad del 25% el costo del producto. Iva del

19% y Retención en la fuente por compras de 2.5%.

Contabilización: (Plan de cuentas colombiano)

Venta.

Cuenta Debito Crédito

1305 (Clientes) 1.165.000

1355 (Retefuente) 25.000

4135 (Ventas) 1.000.000

2408 (Iva) 190.000

Costo de venta.

1.000.000/1.25 = 800.000.

Nota. En este ejemplo el precio de venta es el costo más una utilidad del 25% sobre el costo.

Como no tenemos las tarjetas Kardex, sacamos el costo dividiendo el precio de venta en 1.25%.

Contabilización:

Cuenta Debito Crédito

6135 (Costo de venta) 800.000

1435 (Inventario) 800.000

2. Se compran mercancías por 500.000. Iva del 19% y Retención en la fuente por compras del

2.5%.

Contabilización:

Cuenta Debito Crédito

1435 (Inventarios) 500.000

2408 (Iva) 95.000

236540 (Retefuente) 12.500

2205 (Proveedores) 582.500

Nota.
Recordemos que el impuesto a las ventas que se paga en las compras, es un pasivo de carácter

débito, el cual podemos descontar del Iva que se ha generado en la venta, de modo que el valor a

pagar por Iva será la diferencia entre el valor crédito menos el valor debito de la cuenta 2408.

El Impuesto a las ventas y la Retención en la fuente, correspondientes a las devoluciones de

compras y ventas, se contabilizan acreditando o debitando directamente la respectiva cuenta, tal

y como se manejan las devoluciones en compras en el sistema de inventarios permanente.

El inventario es una parte primordial de muchas empresas. Esencialmente, el inventario es el

almacenamiento de los productos que se veneran a los consumidores con el fin de obtener una

utilidad. Además, en algunos casos, el inventario también incluye lo que la empresa utiliza para

mantener el negocio en marcha y funcionando, por ejemplo, el inventario de varias familias de

productos es necesario, si su negocio es vender tanto de forma personalizada como al por mayor.

Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestión inadecuada de

ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, el deterioro y la pérdida del

mismo. La mala gestión de inventario en un almacén o en una empresa puede incluso resultar en

el robo: elementos de almacenamiento pueden ser robado sin el conocimiento de la empresa, si el

inventario no está bien rastreado. Si un empresario no sabe lo que tienen en el almacenamiento,

no puede saber qué es lo que debe ordenar. Si el balance es perecedero, los elementos que hay en

el almacenamiento pueden quedar en residuos y el costo de los fondos de la propia empresa

podría aprovecharse mejor.