DESARROLLO ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3

MARIA ISABEL GONZALEZ

TATIANA OLAYA TRUJILLO

FLOR NIDIA BARRERA GUEVARA

Gerente de Proyecto

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

REGIONAL TOLIMA
CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS
TECNÓLOGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL FICHA 1828515
IBAGUÉ, 18 DE MARZO DE 2020
 CUESTIONARIO CIRCULAR EXTERNA 005 DE 2012

1. ¿Con que fin se aplica la digitalización en las entidades?

a. Para facilitar el trámite, distribución y consulta de documentos públicos, y

que, dentro del marco de la iniciativa de Cero Papel, ayudar con el medio
ambiente.
b. Para minimizarle costos a la empresa.
c. Para tener una conservación total de los documentos.
d. Ninguna de las anteriores.

2. ¿La CIRCULAR EXTERNA 005 DE 2012 nos habla de?

a. La manera de minimizar costos en una entidad.

b. recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y
comunicaciones oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero
papel.
c. Estándares mínimos en procesos de administración de archivos y gestión
de documentos electrónicos.
d. Ninguna de las anteriores.

3. ¿A que se refiere el término “DIGITALIZACION”?

a. Proceso por medio del cual un documento de papel o en cualquier otro

formato análogo es transformado a un formato digital'
b. Imprimir
c. Proceso en el cual un documento se elimina de forma definitiva.
d. Ninguna de las anteriores.

4. ¿Uno de los factores mas importantes de la digitalización en una

empresa es?

a. Su preservación a largo plazo.

b. El público en general tiene acceso a toda la información de la entidad.
c. Se eliminan fácilmente.
d. Ninguna de las anteriores.

5. ¿Quién aprueba la digitalización de información en una entidad?

a. El comité de archivo de cada entidad.
b. La secretaria.
c. El dueño de la empresa
d. Todas las anteriores.

6. ¿Desde que año usamos el proceso técnico de microfilmación en

nuestro país?

a. 1950
b. 2000
c. 1997
d. De 2000 al 2020

7. ¿Qué es la microfilmación?

a. La microfilmación es una técnica de archivamiento de documentos basado

fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos de papel, en
otro de un material sintético muy resistente y durable.
b. Proceso en el cual se le saca fotocopia a diferentes documentos.
c. Ninguna de las anteriores.

8. ¿Para qué sirve la microfilmación?

a. Nos facilita el acceso.

b. Su eliminación es más rápida.
c. Para preservar imágenes a largo plazo, reconstruir documentos y
almacenar archivos de manera segura y efectiva.

9. ¿Cuándo se recomienda recurrir a la microfilmación?

a. Cuando se busca un ahorro de espacio en almacenes.

b. Para proteger la información de riesgos como robo, incendio, daño por
humedad, insectos o roedores.
c. Para agilizar el acceso, localización y consulta de la información.
d. Todas las anteriores.

10. ¿Cuál es el primer paso que se debe hacer para iniciar un proyecto de
digitalización?
a. Lo primero que se debe hacer es un riguroso análisis de legar, costo-
beneficio y de tiempo.
b. Eliminar toda la documentación.
c. Hacer fotocopiado.
d. Ninguna de las anteriores.

11. ¿Qué elementos clave debe incluir un proyecto de digitalización?

a. Definición del alcance y declaración de la finalidad y usos previstos de los

documentos y registros digitalizados.
b. Metas y beneficios esperados del proyecto.
c. Equipos y recursos de planificación, control y ejecución de la digitalización,
antes, durante y después del proceso y control de calidad.
d. Todas las anteriores.

12. ¿Qué significa la sigla SGDE?

a. Sistemas de gestión de documentos electrónicos.

b. Sistema de gestión documental.
c. Sistema de gestión de documentos elaborados.
d. A y B son correctas.

13. ¿A que se refiere la frase “DIGITALIZACION CON FINES

ARCHIVISTICOS”?

a. Proceso que requiere el uso y aplicación tanto de estándares técnicos como

de normas archivísticas expedidas por el Archivo General de la Nación y
adoptadas por el Comité de Archivo de la entidad.
b. Proceso técnico archivístico.
c. Sistema de gestión de documentos.
d. Ninguna de las anteriores.

14. ¿De qué nos habla la ley 527 de 1999?

a. Del acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de
las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se
dictan otras disposiciones.
b. Es la ley general de archivos.
c. Nos habla de la digitalización de documentos.
d. Ninguna de las anteriores.

15. ¿De que nos habla el proceso “Digitalización con fines de

contingencia y continuidad del negocio”?

a. Este proceso es realizado para asegurar la disponibilidad de información en

caso de catástrofes, de forma que se garantice la continuidad de las
operaciones de una Entidad una vez superada la emergencia.
b. Proceso realizado para asegurar la información en caso de incendio o
inundación.
c. Asegura la información en caso de un terremoto.
d. Todas las anteriores.

16. ¿Para el Archivo General de la Nación la digitalización de documentos

puede tener al menos tres tipos de aplicaciones, para cada una de las
cuales es posible adoptar diferentes características y estándares, de
acuerdo con las necesidades de cada entidad, estas son:

a. Digitalización con fines de control y trámite

b. Digitalización con fines archivísticos.
c. Digitalización con fines de contingencia y continuidad del negocio.
d. Todas las anteriores.

17. En la CIRCULAR EXTERNA 005 DE 2012, nos hablan mucho de la ley

594 de 2000, ¿de qué nos habla esta ley?

a. Es la ley general de archivos.

b. Es la ley “cero papeles”.
c. Es la ley de digitalización de documentos.
d. Ninguna de las anteriores.

18. ¿Qué es la iniciativa cero papel?

 a. Directriz del Gobierno Nacional enmarcada dentro del Plan Vive Digital y en
cuyo desarrollo participan además del Programa Gobierno en Línea del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el
Archivo General de la Nación, la Alta Consejería para el Buen Gobierno y el
Departamento Administrativo de la Función Pública.
b. Una norma para ahorrar espacio en los archivos.
c. Un decreto que nos habla de como podemos minimizar gastos en una
empresa.
d. Ninguna de las anteriores.

19. ¿Cuál es la ley anti tramites?

a. Ley 019 de 2012

b. Ley 594 de 2000
c. Ley 527 de 1999
d. Ninguna de las anteriores.

20. ¿Qué significan las siglas DAFP?

a. Departamento Administrativo de la Función Pública.

b. Derechos administrativos de personal Publico.
c. Derechos administrativos de formación al público.
d. Ninguna de las anteriores.

21. A que pertenece la siguiente definición “entendida como aquella que se

hace con el cumplimiento y uso de estándares previamente adoptados por
los organismos competentes y por el Archivo General de la Nación, de
acuerdo con las necesidades de cada entidad o la naturaleza de los
documentos y avalada por una instancia u organismo autorizado.”

a) Digitalización con Fines de Control y Trámite

b) Digitalización con Fines de Contingencia y Continuidad del Negocio.
c) Digitalización Certificada
d) Digitalización con Fines Archivísticos

22. Que es necesario incorporar en los procesos de digitalización?

a) El uso de metadatos
b) Todas las anteriores
c) El uso de software
d) El uso de excel
23. Para que son necesarios los procesos de digitalización?
a) Para que los documentos se deterioren
b) Para que el sistema colapse
c) Para facilitar los procesos de recuperación y consulta
d) Ninguna de las anteriores

24. A que pertenece la siguiente definición “principios, políticas y

estrategias que controlan las actividades destinadas a asegurar la
estabilización física y tecnológica y la protección del contenido intelectual
de los materiales”
a) El uso de metadatos
b) La preservación digital
c) El deterioro de los documentos
d) La incorrecta preservación digital

25. Como pueden ser llamados los documentos electrónicos?

a) Objetos Digitales
b) Objetos en soporte papel
c) Documentos sonoros
d) B y C

26. Que valores garantizan las acciones y procedimientos de los

documentos electrónicos?
a) Autenticidad
b) Integridad
c) Inalterabilidad
d) Todas las anteriores

27. Que implica la preservación de documentos de archivo?

a) Creación de una nueva versión de los documentos
b) Eliminación de documentos en soporte papel
c) Creación de documentos sonoros
d) Técnicas para el deterioro de los documentos

28. Porqué los resultados de la preservación digital pueden variar?

a) Dispositivo de almacenamiento físico
b) El formato
c) El ambiente físico y tecnológico
d) Todas las anteriores
29. Qué acuerdo reglamentó las pautas para las comunicaciones oficiales en
las
Entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas y
estableció los lineamientos y procedimientos que permiten a las unidades de
correspondencia cumplir con los programas de gestión documental, para la
producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta
de los documentos.
a) El Acuerdo No. 060 del AGN de 2001
b) Circular Externa 005 de 2012
c) Decreto 019 de 2012
d) Ninguna de las anteriores

30. Que permite la iniciativa cero papel?

a) Iniciar procesos electrónicos
b) Utilizar más papel
c) Comprar más papel del que usamos
d) Ninguna de las anteriores

31. Que se requiere implementar para permitir el intercambio de

comunicaciones oficiales electrónicas?
a) Los documentos en papel
b) Utilizar más resmas de papel
c) Los sistemas electrónicos
d) Un sistema eléctrico

32. Que deberá analizar el comité de archivo de cada entidad?

a) Procedimientos
b) Tecnologías
c) Medios adecuados para implementar la gestión de comunicaciones oficiales
por medios electrónicos
d) Todas las anteriores

33. Para que se deben tener en cuenta los estándares de interoperabilidad?

a) Complicar el intercambio de mensajes de datos
b) Facilitar el intercambio de mensajes de datos
c) Realizar más documentos en papel
d) Realizar menos documentos en papel

34. Cual es el propósito de la iniciativa cero papel?

a) Mejorar la eficiencia del estado
b) Generar economía en procesos administrativos
c) Fortalecer la transparencia de la administración pública
d) Todas las anteriores
35. Cuál es el objetivo de un programa de gestión documental?
a) Controlar el trámite de cualquier documento desde su producción
b) Agrupar los documentos en expedientes y series o subseries documentales
c) Organizar a partir de los instrumentos archivísticos
d) Todas las anteriores

36. Los documentos que son parte de los archivos de la entidad obedecen a
un proceso natural de gestión ¿Cuál es?
a) Agruparse de forma ordenada en expedientes
b) Mantener el vínculo archivístico
c) El deterioro de los documentos
d) A y B

37. Que debe garantizar la administración de archivos dentro de un PGD?

a) Adecuada conservación
b) Gestión integral de los documentos
c) Adecuada organización y disponibilidad
d) Todas las anteriores

38. se puede verificar el cumplimiento de los requisitos del sistema de

gestión documental mediante la aplicación de:
a) Ninguna de las anteriores
b) Fichas de evaluación
c) Guía Técnica colombiana
d) Fichas de trabajo

39. la gestión documental en el marco de la iniciativa cero papel debe

contemplar estándares que permitan la preservación a largo plazo de los
documentos electrónicos, por lo tanto se deben cumplir unos criterios.
¿Cuáles son algunos de ellos?
a) El aseguramiento de los documentos en todo su ciclo vital
b) Procesos archivísticos dentro del concepto de archivo total
c) La preservación de los documentos electrónicos producidos o recibidos en
particular, aquellos que hagan parte del patrimonio documental del país.
d) Todas las anteriores

40. Es necesario que las entidades públicas acuerden unas leyes para la
utilización de medios tecnológicos ¿Cuáles son esas leyes?
a) Directiva Presidencial No. 04 del 2012
b) Decreto – Ley 019 de 2012
c) Ley 1437 de 2011
d) Todas las anteriores
GLOSARIO:

ARCHIVO: Edificio o local donde se conservan los documentos ordenados y

clasificados que produce una institución, personalidad, etc., en el ejercicio de sus
funciones o actividades.

BUSQUEDA: Acción de buscar.

CONSULTA: Búsqueda de información en una fuente de documentación para

aprender una cosa o para aclarar una duda.

DESARROLLO: Acción de desarrollar o desarrollarse.

DIGITALIZACION: Acción de digitalizar.

GESTION: Acción o trámite que, junto con otros, se lleva a cabo para conseguir o
resolver una cosa.

OBSERVACION: Acción de observar o mirar algo o a alguien con mucha atención

y detenimiento para adquirir algún conocimiento sobre su comportamiento o sus
características.

PROCESO: Conjunto de fases sucesivas de un fenómeno o hecho complejo.

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS: son herramientas con propósitos específicos,

que tienen por objeto apoyar el adecuado desarrollo e implementación de la
gestión documental y la función archivística.

MICROFILMACION: Es un proceso fotográfico, que consiste en capturar la

información que tiene los documentos y plasmarlos en rollos de microfilm,
capturando en promedio 8000 imágenes por rollo tamaño carta.

TRAMITE: Paso que, junto con otros, debe realizarse de forma sucesiva para
solucionar un asunto que requiere un proceso.
 BIBLIOGRAFIA
Circular Externa 5 de 2012. [Archivo General de la Nación].Recomendaciones para
llevar a cabo Procesos de Digitalización y comunicaciones Oficiales Electrónicas
en el marco de la Iniciativa Cero Papel. Septiembre 11 de 2012.