ENSAYO

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EVALUAR LA INFORMACION DOCUMENTAD?

La evaluación de la información documentada de un sistema de gestión de

calidad, cumple una importancia muy alta en índices que lleva a cabo los
resultados que derivan dentro de la organización o empresa, trata de tener todo de
manera adecuada; lo legal, lo probatorio, lo organizado, todo correcto para cuando
llegue el momento de algo que se concluye se pueda tener prueba de todo lo
implementado dentro de la empresa. Así, podemos decir, que la evaluación de la
información documentada es uno de los papeles más importantes dentro de un
sistema de gestión de calidad, pues es el soporte de lo que este en proceso o
haya finalizado.

Podemos definir la documentación de una empresa constituye su capital

intelectual, es decir el saber hace que se ha adquirido con la experiencia, por
cuanto de no preservarse debidamente ese conocimiento logrado este sin lugar a
dudas se podría perder, ya que hay varias razones muy importantes que tiene la
documentación para un sistema de gestión de calidad, entre ellas podemos
destacarla estandarización de los procesos ya que para que un proceso sea
debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al hacerlo se
asegura que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están
escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un
proceso es establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los
resultados esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y el
tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y
alcanzar los objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación
ayuda a mantener el enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los

registros, que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la
información contenida en formatos diligenciados durante los procesos y que nos
va a suministrar evidencia o soporte de la realización de determinadas actividades,
porque los registros nos permiten conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión
de una empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos
representan los criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de
auditoría, y de la comparación de estos dos tipos de documentos se establecen
los hallazgos de auditoría que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Basado en esto, las empresas buscan por medio del Sistema de Gestión de
Calidad el éxito total de sus procesos y la satisfacción final de sus clientes internos
y externos, buscando una motivación sutil para seguir siéndole fiel a los productos
y servicios que la compañía implemente, así, como principal motivo, debe ser cada
proceso que este en el modo del Sistema de Gestión de Calidad. Por lo anterior,
se concluye que todos los procesos deben ser eficaces a la hora de intervenir de
manera de en términos de calidad, viéndolo desde el punto de vista del S.G.C., y
por esto, la evaluación de la información documentada cumple una gran
importancia, pues adecua lo que está bien y lo que no, todo, según la norma NTC
ISO 9001, guía del desarrollo total del Sistema de Gestión de Calidad en las
organizaciones