Administración Visual y las 5’S

La administración visual
La Administración Visual es un conjunto de técnicas que:
 Exponen los desperdicios o Muda para que pueda eliminarlos y prevenir su recurrencia.
 Hacen que los estándares de operación de la organización sean conocidos por todos los empleados
para que puedan seguirlos fácilmente.
 Mejoran la eficiencia del espacio de trabajo a través de la organización.
La Implementación de estas técnicas requiere 3 pasos:
 Organizar su espacio de trabajo usando el método conocido como las 5 S’s (Clasificar, Poner en
orden, Limpiar, Estandarizar, y Mantener – Sort, Set in order, Shine, Standardize, and Lostain ).
 Asegurarse que todos los estándares de trabajo requeridos e información relacionada esté visible en
el lugar de trabajo.
 Controlar todos los procesos del lugar de trabajo exponiendo y deteniendo errores – y previniéndolos
en el futuro.

Las técnicas de Administración Visual permiten a la organización hacer lo siguiente:

1. Mejorar la calidad del “ciclo-completo-por-primera-vez” de los productos o servicios creando un
ambiente que:
 Prevenga la mayoría de los defectos y errores antes de que ocurran.
 Detecte los errores y defectos que ocurran y permita una respuesta y corrección rápida.
 Establezca y mantenga estándares de cero errores, defectos y desperdicios.
2. Mejorar la seguridad del espacio de trabajo y la integridad del empleado:
 Quitando riesgos.
 Mejorando la comunicación al compartir información abiertamente a través de la organización.
 Conforme con todos los estándares de trabajo, reportando desviaciones, y respondiendo
rápidamente a problemas.
3. Mejorar toda la eficiencia de su lugar de trabajo y equipo, permitiendo a su organización cumplir con
las expectativas del cliente.
4. Reducir los costos totales.
Propósito
Crear un lugar de trabajo organizado, eficiente y limpio que tenga procesos y estándares de trabajo claros,
ayuda a la organización a reducir los costos. También, la satisfacción del trabajo de los empleados mejora
cuando su ambiente de trabajo les permite de forma sencilla hacer su trabajo bien.
Áreas a las que se enfoca
Se puede ganar control sobre los procesos de manufactura o de negocios efectivamente enfocándose en las
siguientes áreas:
 Actividades de valor-agregado. Estas son actividades que cambian la forma o función de los
productos o servicios.
 Distribución de la información. Es la distribución de la información correcta a las personas correctas
en el momento correcto, en la forma más útil posible.
 Inspecciones en la fuente. El objetivo de estas inspecciones es descubrir la fuente de errores que
causen defectos ya sea en productos o procesos de negocios.
 Cantidades de material y flujo. Todas las operaciones de trabajo deben ser en cantidades correctas
de material o pasos de procesos.
 Salud y seguridad. Todos los procesos de trabajo, facilidades y diseño y procedimientos de equipos
(maquinaria) deben contribuir a mantener un lugar de trabajo seguro y sano.
Es más efectivo enfocarse en las áreas listadas arriba y su relación con seis aspectos de los procesos de
producción o negocios:
1. La calidad de los materiales que llegan, están en-proceso, y van de salida.
2. Procesos de trabajo y métodos de operación.
3. Equipo, maquinas, y herramientas.
4. Almacenamiento, inventarios, y suministros.
5. Seguridad y entrenamiento en seguridad.
6. Distribución de la información.
Para tener control de los procesos, debe entender los “tres actuales”:
 El lugar o localización actual en donde ocurre el proceso.
 Los trabajadores actuales que están en esa ubicación.
 Los procesos actuales que se realizan en esas localidades.
Mapear los procesos ayudará a entender los tres actuales.

Implementación
Antes de que empiece a implementar las técnicas de administración visual, asegúrese de hacer lo siguiente:
 Elija un empleado de cada equipo de trabajo que encabece el programa y elimine cualquier barrera
que su equipo encuentre.
 Capacite a todos los empleados involucrados en las técnicas de administración visual detalladas más
adelante.
 Diga a todas las personas de todas las áreas de su planta u oficina que estarán involucradas en el
programa. También dar “aviso” a otros empleados o departamentos que podrían ser afectados.
 Crear áreas de almacenamiento (“etiquetas rojas”) para mantener material que será retirado de los
sitios de trabajo en su planta o edificio.
 Crear una localidad para suministros que necesitará según progrese en su programa de
administración visual.
 Coordinar el programa con su departamento de mantenimiento y cualquier otro departamento del
que necesite apoyo.
 Esté seguro de que todos los empleados entiendan y sigan las regulaciones y procedimientos de
seguridad de la organización y siempre que se realicen cambios.

Control visual
Andón es un sistema que evidencia los problemas o defectos en el proceso a partir de luces y sonidos que
son activados por el propio trabajador (cuerda andón) parando la línea y dedicando un tiempo “mínimo” a
corregir la condición anormal. Esto ayuda también a que el responsable investigue la raíz del problema y tome
medidas a tiempo para evitar que el defecto o la anormalidad sigan produciéndose. Si no puedes controlar
esto entonces no estamos controlando el proceso y centraremos nuestros esfuerzos en analizar productos
acabados con posibles deficiencias o defectos.

Los controles visuales están íntimamente relacionados con los procesos de estandarización. Un control visual
es un estándar representado mediante un elemento gráfico o físico, de color o numérico y muy fácil de ver. La
estandarización se transforma en gráficos y estos se convierten en controles visuales. Cuando sucede esto,
sólo hay un sitio para cada cosa, y podemos decir de modo inmediato si una operación particular está
procediendo normal o anormalmente. Un control visual se utiliza para informar de una manera fácil entre otros
los siguientes temas:
 Sitio donde se encuentran los elementos
 Frecuencia de lubricación de un equipo, tipo de lubricante y sitio
donde aplicarlo
 Estándares sugeridos para cada una de las actividades que se
deben realizar en un equipo o proceso de trabajo
 Dónde ubicar el material en proceso, producto final y si existe,
productos defectuosos
 Sitio donde deben ubicarse los elementos de aseo, limpieza y
residuos clasificados
 Sentido de giro de motores
 Conexiones eléctricas
 Sentido de giro de botones de actuación, válvulas y actuadores
 Flujo del líquido en una tubería, marcación de esta, etc.
 Franjas de operación de manómetros (estándares)
 Dónde ubicar la calculadora, carpetas bolígrafos, lápices en el sitio de trabajo