COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL ACTIVA

INTRODUCCCION

en este trabajo de exposición trataremos el tema de la comunicación organizacional que

es muy importante porque la comunicación organizacional en las empresas es un conjunto
de técnicas y actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan
dentro de la empresa , para con sus miembros y la sociedad , con la finalidad de influir en
las opiniones ,actitudes ,relaciones y conductas de estos ,para respaldar así el logro de sus
objetivos acrecentando de una u otra forma la productividad .
Hablaremos de los factores que influyen como
el clima organizacional , el clima laboral ,el liderazgo en la organización,la empatía y la
asertividad.
También hablaremos de los criterios de planificación de la comunicación organizacional .
También se hablara de la funciónes de la comunicación de la empresa ,canales y medios
,habilidades de una comunicación efectiva ,ventajas de la comunicación asetiva,clara y
discreta ,barreras de la comunicación organizacional,niveles de comunicación
organizacional,tipos de comunicación organizacional ,y estrategias de la comunicación
organizacional .
 LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL

1. DEFINICIÓN.

La comunicación es un proceso dinámico e irreversible, intencional y complejo, mediante el

cual intercambiamos e interpretamos mensajes significativos en un contexto determinado.
Es un proceso que progresa en el espacio y en el tiempo, es irrepetible e irreversible: La-
comunicación es una función de carácter estratégico, un elemento de progreso que viabiliza
la eficacia la vida institucional, económica. Y política, por lo que constituye un valor social,
ya que fomenta la participación en nuestras sociedades democráticas., Es un instrumento
de gestión que poseen las empresas actuales para innovar, mejorar la calidad de la
dirección anticipar los cambios y propiciar la toma de decisiones. En la empresa, la
comunicación es un elemento que media para convencer, persuadir, influir e
informar sobre los objetivos que persigue la empresa. La comunicación es una
herramienta estratégica para la gestión de empresas. Es decir, es un instrumento de
gestión, de dirección que dependencias políticas, de las estrategias y de las posiciones que
adopta una empresa en cada situación concreta.

Concepto: Se llama comunicación empresarial al conjunto de técnicas y actividades

encaminadas a facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se dan dentro cié la empresa,
para con sus miembros y la sociedad, con la finalidad de influir en las opiniones,
actitudes, relación es y conductas de éstos, para respaldar así el logro de sus objetivos
acrecentando de una u otra forma la productividad.

2. FACTORES QUE INFLUYEN.

a) EL CLIMA ORGANIZACIONAL.- Uno de los principales capitales con que cuenta

cualquier empresa, es su capital humano, de cuyo desempeño depende en gran
medida, la propia efectividad de la organización. Los individuos dentro de la
organización, interactúan constantemente y establecen relaciones con compañeros,
superiores, subordinados, al igual que con procedimientos, estructuras y políticas. El
conjunto de relaciones establecidas por los integrantes de la empresa, conforman el
clima organizacional, que se puede definir como el indicador del estado de salud de la
 empresa. El diagnostico de clima organizacional, es un procedimiento que permite
identificar aspectos como; liderazgo, conflictos, relaciones interpersonales,
colaboración, cohesión de grupo, satisfacción en el trabajo y motivación. Permite
identificar problemas; así como localizar y alcanzar posibles alternativas para
solucionarlos.

b) EL CLIMA LABORAL.- El "clima laboral" es el medio ambiente humano y físico en el

que se desarrolla el trabajo. Tiene que ver con la satisfacción y por lo tanto influye
directamente en la productividad. Está relacionado con los directivos, con el personal,
es decir con su manera de trabajar y de interactuar unos con otros. Es la alta dirección
la que proporciona o no el buen clima laboral-dentro de una empresa, todo esto
gracias al uso de técnicas precisas. Mientras que un "buen clima" sitúa hacia objetivos,
generales de una organización, un "mal clima" destruye el ambiente de trabajo
ocasionando conflictos y por lo tanto afectando en lo que es la productividad.

c) EL LIDERAZGO EN LA ORGANIZACIÓN.- EI líder no lo es por su capacidad o

habilidad en sí mismas, sino porque estas características son percibidas por' el g/upo
cómo las necesarias para lograr el objetivo. El líder es un instrumento de guía para el
grupo, sus habilidades personales son valoradas en la medida que le son útiles al
grupo. El líder tiene que distribuir el poder y la responsabilidad entre los miembros de
su grupo. La finalidad última de un líder es realizar la misión con la ayuda de su grupo,
y para hacerlo tienen tres objetivos principales:

• Lograr el compromiso y cooperación de su equipo

• Poner al grupo en acción para alcanzar los objetivos acordados.

• Hacer el mejor uso de las destrezas, las energías y los talentos del equipo.

d) LA EMPATIA.- La empatía es la capacidad {habilidad) de "ponerse en el lugar del

otro", como dice el refrán de "caminar un rato en sus zapatos". Es la habilidad-
consciente para poder reconocer, comprender y apreciar lo sentimientos de los
demás". El ser empatía Implica,' ser capaz de "sintonizar" emocionalmente a las
personas. E las organizaciones esta capacidad es muy valiosa .y exigida, aun cuando
es de las habilidades menos desarrollado por nuestra cultura. Valoramos mucho más
nuestra propia visión que la ajena y tendemos a cerrarnos a le interpretaciones de
 otros. La empatía es la fuente que permite construir equipos de trabajo exitosos. La
falta de es destruye. El proceder con empatía no significa estar de acuerdo con el
otro. No implica dejar de lado las propi; convicciones y asumir como propias la del
otro. Es más, se puede estar en completo desacuerdo con alguien, $ por ello dejar de
ser empáticos y respetar su posición, aceptando como legítimas sus propias
motivaciones. U persona empática es alguien que cuenta con una buena capacidad
de escucha, hábil en leer "pistas" no verbales.

Sabe cuándo hablar y cuando no, todo lo cual le facilita el camino para influenciar y
regular de manera constructiva las emociones de los demás, beneficiando así sus
relaciones interpersonales. Pueden ser buenos negociadores orientados hada un
escenario donde todas las partes salgan ganando.

e. ASERTIVIDAD,- Es la habilidad personal que nos permite expresar sentimientos,

opiniones y pensamientos, en el momento oportuno, de la forma adecuada y sin negar ni
desconsiderar los derechos de los demás. Es decir, nos referimos a una forma para
interactuar efectivamente en cualquier situación que permite a la persona ser directa,
honesta y expresiva. El principio de la asertividad es el respeto profundo del yo, sólo al
sentar tal respeto, podemos respetar a los demás. La conducta asertiva, defienden los
derechos propios de modo que no queden violentados por los otros o ajenos. Una
conducta asertiva facilita un flujo de información en los grupos de trabajo y potencia la
creación de más de una solución a los posibles problemas laborales que vayan surgiendo,
dichos problemas cuando surgen y son transmitidos de forma asertiva reciben diversas
alternativas y puntos de vista permitiendo una resolución adecuada. La esencia de la
conducta asertiva puede ser reducida a cuatro patrones específicos: La capacidad de
decir "no", La capacidad de pedir favores v hacer requerimientos. La capacidad de
expresar sentimientos positivos y negativos, v La capacidad de iniciar, continuar v
terminar conversaciones.

3. ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS DE PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN

ORGANIZACIONAL?

Organizar y sistematizar la comunicación en la empresa significa racionalizar y encontrar un

lenguaje común que permita desarrollar una comunicación estable y metodológica explícita
 Existen 6 puntos importantes
1. Que sea accesible a todos
2. Que sea atractiva
3. Que las acciones no contradigan a las palabras
4. Que sea periódica utilicen varios medios (correos electrónicos, afiches, periódico mural,
etc.)
5. Que sea estándar (que todos usen los mismos formatos).
6. Establecer con claridad: Qué se quiere comunicar, Cómo se va a comunicar, Saber cómo
hacerlo, Analizar cómo lo puede recibir la gente, Propiciar una cultura de empresa.

4.-FUNCIONES DE LA COMUNICACIÓN EN LA EMPRESA.

• Que el trabajador sepa cuál es su función, qué hace bien y qué no hace también
• Evitar el aislamiento en la empresa y crear un buen clima laboral
• Comunicar a los trabajadores sus funciones y todo lo que sea necesario
• Un buen trabajo en equipo
• Comunicación de noticias, eventos, informaciones y promociones sobre la empresa
» Relación con la empresa y comunicación de crisis en caso de que sea necesario
• Comunicar una identidad y filosofía corporativa
• Promover la cultura empresarial
• Favorecer un feedback o retroalimentación entre los componentes de la empresa
• Dar la bienvenida y dar a conocer a los nuevos empleados, facilitando la integración y
participación
• Una correcta herramienta para el mantenimiento del talento y los trabajadores
• Promover la formación en la empresa.

La función principal es facilitar un correcto y eficiente funcionamiento de la empresa, dar a

conocer y conseguir sus objetivos según su misión, visión y valores. Una empresa que no
comunica, ni da a conocer, no existe.

5. CANALES Y MEDIOS.

a. INTERNET: Es una red de ordenadores conectados entre sí para compartir datos y

recursos, esta conexión se realiza habitualmente a través de líneas telefónicas. Internet es
una red mundial que se ha formado al unirse las redes nacionales que estaban previamente
aisladas. Es parte de la sociedad del conocimiento. Facilita la conexión inmediata, búsquedas
temáticas, reservas de salas, disminución de papelería interna, acceso a material compartido,
links a consultores y sitios externos, altas de proveedores, consultas de nóminas de
empleados, promociones de temas importantes a través de las diferentes herramientas de la
comunidad virtual.

b. CORREO ELECTRONICO: Sí la información no es urgente, se puede solicitar por

teléfono, por fax, o bien por medio de una carta para que la envíen por correo, como, por
ejemplo, el solicitar un catálogo de productos con sus características y precios. Cuando la
información es importante, es mejor enviarla por correo certificado.

c. MENSAJERÍA: Para recoger y enviar información escrita, importante, original o

urgente, lo mejor es hacerlo a través de mensajeros. Estas ofrecen tarifas especiales a las
empresas, según su volumen y regularidad del trabajo.

d . E-MAIL: Es una vía rápida de comunicación, con altas posibilidades de segmentación y

listado de envíos, ya sea por ubicación geográfica, áreas de negocio. Incluso, en una
depuración mayor, es posible cruzar estas variables. La desventaja del e-mail es su escasa
recordación y el alto tráfico que a veces provoca una alta saturación del medio, lo que obliga
cada vez más a ser creativos en los asuntos y sintéticos en los mensajes, Cuando el mensaje
tiene como punto de llegada los mandos altos y medios de la Compañía, el e-maii puede ser
un buen medio: bajo costo, llegada al instante, posibilidad de personalización. No así si el
mensaje está destinado a operarios de una empresa que no cuentan con una PC como
herramienta de trabajo habitual.

d. AFICHES, GIGANTOGRAFÍAS Y CARTELERAS: Las grandes empresas con gran

cantidad de oficinas y dependencias suelen contar con una Red de Carteleras exclusivas para
Comunicación Interna. No obstante, cuando se realizan grandes lanzamientos internos
muchos Comunicadores prefieren utilizar espacios poco ortodoxos y formatos innovadores,
como por ejemplo las gigantografías. La selección del afiche o cartelera dependerá del
tránsito y la visibilidad. El cuidado de la actualización de las carteleras y la renovación de
contenidos es prioritario para mantener la efectividad del canal por lo que es habitual
organizar redes de facilitadores que colaboren en esta tarea. Una de las cualidades de estos
carteles está en la Creatividad, el impacto visual y el poder de síntesis.

e. TELÉFONO/FAX: La búsqueda de información por teléfono suele ser muy rápida y

eficaz. Es muy importante disponer de un lista telefónica de elaboración propia con todos los
teléfonos y fax de interés para la empresa: clientes, proveedores, fabricantes, distribuidores,
centros de información, de documentación, librerías, información telefónica y asociaciones del
sector. Es importante señalar que la información obtenida por teléfono es muy rápida, pero no
es oficial, ni confiable, si no es confirmada por escrito vía fax, correo o personalmente.

6. ¿CUÁLES SON LAS HABILIDADES DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA?

El ser conscientes de la forma en que uno mismo transmite algo a través de gestos,
expresiones faciales y posiciones del cuerpo, tratando que estos refuercen las palabras,
incrementará el éxito en lograr comunicar lo que se desea. Como consecuencia de esto, se
logrará una mejor comprensión de lo que los demás quieren transmitir. En este punto, a
manera de ejercicio, podría resultar útil que los participantes enuncien situaciones en las que
las personas envían mensajes contradictorios por los canales verbal y no verbal. Uno de los
componentes de una comunicación clara, efectiva y sana es la ASERTIVIDAD, definida como
la habilidad para expresar opiniones y sentimientos de manera clara, directa y en el momento
oportuno, haciendo respetar los propios derechos y respetando los derechos de los demás.
La asertividad se basa en el derecho de toda persona a expresar lo que siente, piensa y cree,
pero con respeto y sin dañar a los demás. Por lo tanto es un equilibrio entre la pasividad y la
agresividad. Ser asertivo implica la habilidad de saber decir “no” y "sí” de acuerdo a lo que
realmente se siente y piensa; expresar dudas, temores y opiniones, aunque los demás no
estén de acuerdo.

VENTAJAS DE LA COMUNICACIÓN ASERTIVA, CLARA Y DIRECTA:

• Incrementa la confianza en sí mismo y la autoestima.

• Favorece la obtención del aprecio y respeto propio y de los demás.
• Proporciona bienestar familiar, ya que el que expresa, siente alivio y disminución de la
tensión interna.
• Permite la satisfacción de necesidades y deseos.
• Favorece el establecimiento de relaciones interpersonales constructivas y maduras
basadas en el respeto mutuo,

¿QUÉ NOS EXIJE LA COMUNICACIÓN ASERTIVA A LAS PERSONAS? Nos exige los
siguientes:

a) Reconocer, aceptar y entender en forma clara los propios sentimientos, pensamientos y

deseos.
b) Controlar los sentimientos y/o emociones de tal manera que el temor, la ansiedad o la
 cólera no impidan expresar lo que realmente se quiere decir.
c) Expresar los sentimientos, pensamientos y deseos en forma clara, honesta y en el
momento y situaciones oportunos. Para evitar las ambigüedades, es necesario ser directo
y asumir la responsabilidad de lo que se dice, por ejemplo iniciar la comunicación con
palabras como: ‘Yo quiero”, “Yo pienso”, “Yo opino’’.
d) Confirmar lo que se ha escuchado para evitar interpretaciones y malos entendidos. Es
por esto Importante hacer preguntas como: ¿Estás diciendo qué...? "Por lo que me dices
entiendo qué...”, “¿Lo que quieres decir es que no estás de acuerdo conmigo?” o, si no se
ha comprendido: “No entendí”, “¿Me lo podrías volverá explicar?”.

7. Barreras de la comunicación organizacional

» Barreras semánticas. Tiene que ver con el significado de las palabras orales o escritas.
Cuando no precisamos su sentido, estas se presentan a diferentes interpretaciones y así el
receptor entiende no lo que dijo el emisor, sino lo que su contexto cultural le indica.
• Barreras psicológicas. Hay muchos factores mentales que impiden aceptar o
comprender una idea, algunos de ellos son: No tener en cuenta el punto de vista de los
demás, sospecha o adversión, preocupación o emociones ajenas al trabajo, timidez,
explicaciones insuficientes, sobrevaloración de sí mismo, etc. Para obtener resultados se
necesita únicamente hablar. A veces es necesario explicar, convencer, observar su
actuación y también dejarle que ella le hable a usted. Esto nos trae a nuestro objetivo final:
comprender a otros. Algunas de las causas que contribuyan para formar barreras
psicológicas son: Altos status (título), poder para emplear o despedir, uso de sarcasmo,
actitud despótica, crítica punzante, uso de conocimientos precisos y detallados, facilidad en
el uso del lenguaje, maneras demasiado normales, apariencia física imponente, interrumpir
a los demás cuando hablan,
• Barreras fisiológicas: De este tipo son las que impiden emitir o recibir con claridad y
precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del emisor o receptor, porque
afecta a los sentidos.
• Barreras físicas: La distancia y el exceso de ruido dificultan la comunicación, así como las
interferencias en el radio o el teléfono. Estas barreras debemos tomar en cuenta, a fin de
eliminarlas.
• Barreras administrativas: Son aquellas causadas por las estructuras organizacionales,
como mala planeación y deficiente operación de los canales.
• La filtración: es la manipulación de la información del emisor para que sea vista más
favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las percepciones de lo que es
 importante de aquellos que resumen están presentes en los resultados de la información, lo
que hace imposible que los receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical
es la estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.
• Percepción selectiva en el que los receptores ven y escuchan selectivamente según
necesidades, motivaciones, experiencia, antecedentes lo que no permite percibir las
realidad e interpreta a su modo.
• Defensa: Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en formas que
reducen su habilidad para lograr entendimiento- mutuo, respondiendo en formas que
retardan la comunicación eficaz
• Lenguaje: La edad, la educación y los antecedentes culturales son variables que influyen
en el lenguaje que una persona usa. Las palabras varían su significado los contextos de la
comunicación.

8. ¿CUÁLES SON LOS NIVELES DE LA COMUNICACIÓN?

Cuando se habla de nivel de comunicación se está haciendo mención a la cantidad y calidad
de información que puede ser recibida y transmitida en el proceso. Así, el nivel de
comunicación dependerá de los canales que se utilicen. Tal n ve! se rá mayor si se realiza en
doble vía, que si tiene lugar en un solo sentido.
Comunicación en doble vía significa que un emisor y un receptor intercambian mensajes, de
modo que se mantiene un flujo regular de comunicaciones. Pueden ser cara a cara o sin una
presencia física. A nivel institucional, la comunicación cara a cara y en doble vía se puede
producir por alguno de los siguientes métodos:
• Entrevistas • Círculos de calidad
• Reuniones • Consejos, comités
• Comunicación de instituciones a grupos • Contactos informales

Las comunicaciones en un solo sentido se realizan por escrito, utilizando algunos de los
siguientes procedimientos:
• Informes • Boletines
• Memos • Encuesta?
• Manuales • Vitrinas
• Hojas informativas • Buzones de sugerencias

Existen también, otros tipos de comunicación a diferente nivel que los dos considerados,
tales como:
• El teléfono • Mensajes inherentes a actuaciones de
tipo social,
 • La megafonía paros, etc.
• Medios audiovisuales • Los rumores

9, ¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?

A) COMUNICACIÓN VERTICAL Generada entre elementos que están situados a

niveles jerárquicos diferentes. Debería funcionar paralelamente, en dos sentidos:
ascendente y descendente. A través de la comunicación descendente la dirección
pretende brindar conocimientos, orientación o información a los trabajadores.
Trabajos de investigación destacan la importancia de que los directivos
mantengan a los trabajadores informados acerca de la marcha general de la
institución y de sus objetivos estratégicos, de las novedades en el mercado, de la
situación del entorno socioeconómico de la empresa, etc. a fin de hacerlos
partícipes de los intereses institucionales. Por otra parte, la gerencia debe ser
sensible y receptiva respecto a la necesidad de retroalimentarse y captar el
parecer de los trabajadores (comunicación ascendente). Mantener operativas las
vías de tal comunicación permitirá a la gerencia optimizar decisiones referidas a:
Organización; Planificación; Previsión; Orientación; Coordinación .
B) COMUNICACIÓN HORIZONTAL. Generada entre personas que ocupan el mismo
nivel de responsabilidad. También tiene sus inconvenientes, basados muchas veces en
razones de desconfianza e incomprensión a nivel personal, de rivalidad a nivel
profesional, de falta de un lenguaje común o de separación física.

C) COMUNICACIÓN EXTERIOR. Comunicación que se mantiene con personas ajenas a la

institución.

10. ¿CUÁLES SON LAS ESTRATEGIAS DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL?

Desde el punto de vista estratégico, la gerencia debe plantear de manera clara los
objetivos institucionales en el marco político de comunicación documentada y orientadora.
Este documento debe ser leído a todos los trabajadores, debe buscar equilibrar la
satisfacción de las necesidades obrero-patronal. De no darse podría acarrear las
siguientes consecuencias negativas:
• La ausencia de una versión fidedigna de hechos sobre los que exista sensibilización,
amén del no afrontamiento oficial de temas controvertidos. Todo lo cual generará
ingente cantidad de rumores, infundios y opiniones negativas para los intereses
institucionales,
• La tergiversación en el trato de temas parecidos, siendo abordados de forma distinta
en los diversos escalones de la institución. El costo a pagar se verá reflejado en la
ineficacia y en una pobre imagen corporativa.
. La filosofía de comunicación deberá incluir herramientas y estrategias para comunicar de
modo riguroso, claro y oportuno a los trabajadores: las metas, planes, objetivos,
actividades y temas candentes (conflictos coyunturales).
• Determinar una periodicidad informativa que no deberá ser alterada por ninguna causa.
• Propiciar el flujo de comunicación en doble vía.
• Comunicar apropiadamente los acontecimientos importantes tan pronto sea posible,
de modo que se estimule el flujo de ideas y opiniones.
. Garantizar a los trabajadores la oportunidad de discutir sobre su situación y actuación,
con su inmediato superior
• Hacer explícito por qué se decide no comunicar sobre ciertos temas.
Fomentar la comunicación efectiva practicando y capacitando, tomando como prioridad:
Expresión verbal, Escritura y lectura,Escucha,Comunicación no verbal .

CONCLUSIONES

La comunicación organizacional es una base muy importante en las empresas

Aparte delos recursos tangibles e intangibles de la empresa el recurso humano es muy

importante

Los factores que influyen en la comunicación organizacional son el clima laboral , el liderazgo
en la organización , la empatía y la asertividad .

Los canales y medios también son la base para la comunicación en la empresa

Para ser líder debemos tener varias características como empatía y asertividad