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Factores Comunes para Organizar Un Evento
Factores Comunes para Organizar Un Evento
6. Elaboración del
presupuesto, necesidades y
patrocinadores
Una vez completado todo lo anterior, debes detectar las posibles
necesidades y carencias para tu evento. Por ejemplo, los
micrófonos, los equipos de audio-vídeo, mesas, asientos,
proyectores, etc. Tienes que encargarte de contratar todo el
equipo necesario (técnico, catering, decoración…) y de dejar
bien cerrado todo lo que te tenga que ver con el material gráfico
y las acreditaciones.
Es necesario elaborar una estimación inicial del
presupuesto. Debes cerrar los gastos básicos: el espacio de
celebración, el catering, el montaje y desmontaje, los carteles,
las acreditaciones, la comunicación, el personal, etc. Aquí te
dejo un enlace donde puedes obtener un modelo
de plantilla para el desarrollo de un presupuesto para un evento.
Otro paso fundamental es la búsqueda de
patrocinadores para cubrir tu evento, normalmente puedes
buscar en función de las necesidades que vas a tener en tu
evento y establecer un intercambio de servicios con ellos o sino
elaborar un buen plan de opciones que les vas a ofrecer a los
patrocinadores a cambio de una contribución económica. Es
importante que busques patrocinadores afines a tu sector y a tu
público objetivo para que también puedas sacarle provecho a
sus servicios y que les dejes muy claro toda la visibilidad y
repercusión que van a lograr con tu evento.
7. Cómo promocionar un
evento
¡Ya están todos los pasos! ¡Es hora de dar a conocer tu evento!
Prepara folletos, publica anuncios, convoca a los medios de
comunicación, realiza llamadas telefónicas y visita a los
patrocinadores potenciales.
Puedes promocionar el evento a través de varias formas, a
través de una landing page con la información del evento,
mediante inscripción online, publicidad en medios específicos
del sector del evento, redes sociales, banners para la web,
colaboraciones con otros bloggers del sector para que hablen
del evento, etc.
Mi recomendación es que explotes las redes sociales, tu blog y
que tengas un hashtag asociado a tu evento. Asimismo, si lo ves
necesario puedes recurrir a publicidad mediante Facebook
Ads,Twitter Ads, Instagram Ads e incluso campañas de Google
Adwords. Aquí te dejo un artículo de Elena Charameli, experta
en Adwords y SEM, donde explica detenidamente cómo hacer
anuncios en Facebook. Debes también ir realizando un
seguimiento de las confirmaciones y si lo ves necesario enviar
recordatorios a los invitados.
8. Tipos de presidencia y
el anfitrión
Una figura que debes tener muy en cuenta si es un evento muy
formal, es el anfitrión, es decir, la persona con mayor rango de
la institución que acude al evento. En muchas ocasiones, esta
persona no está definida y es la propia entidad o marca la que
hace de anfitrión. En este caso lo más importante es el producto
y la institución. El anfitrión debe cumplir unas funciones
específicas, entre ellas, presidir el evento. En caso de que no lo
presida se coloca a la derecha o a la izquierda de su invitado de
honor. Las
presidencias comunican
visualmente los mensajes que el evento
quiere comunicarCLIC PARA TUITEAR La presidencia es la
zona reservada para el anfitrión y sus invitados principales.
Existen muchos tipos de presidencias y actualmente se utiliza
n escenografías minimalistas donde la imagen de la marca os y c
olores corporativos destacan sobre el resto de mobiliario. Una
vez elegido el tipo de presidencia se debe tener en cuenta la num
eración
9. Puesta en escena:
Planificación y ejecución
Durante la celebración del evento se ejecutarán todas las
actividades planificadas en el pre-evento. Para que la ejecución
sea perfecta se hará una reunión previa con todo el
personal involucrado. Durante el desarrollo de un evento lo
más importante es la coordinación, ya que normalmente
intervienen diferentes profesionales.
[Tweet «La producción es toda la fase de planificación y
organización que hará posible el directo del evento.»]
Es recomendable, hacer un ensayo de todo el evento al menos
con 24 horas de antelación, para asegurar que todo está
correcto.
10. Organigrama y
Cronograma
Debes tener en cuenta el organigrama del equipo de
producción, su jerarquía. Te encargarás de asignar las
responsabilidades y las tareas a cada uno de los involucrados
del evento. Te recomiendo hacer también un cronograma de
actividades, es decir, una lista de todas las acciones que se
van a llevar a cabo con sus fechas previstas de comienzo y
final. Es importante tener un plan de necesidades, es decir, un
documento que contemple la parte técnica y escenográfica
necesaria para llevar a cabo el programa del evento.
11. Cómo lograr ser
Trending Tópic durante el
evento
Si has elegido un buen hashtag, fácil de recordar y lo has
difundido bien antes del evento ahora solo toca reforzarlo
durante el evento para que los asistentes lo usen y
así conseguir ser Trending Topic. Aquí te dejo unos consejos
de cómo conseguir ser TT con tu hashtag durante el evento y de
cómo usar Twitter en los eventos:
Haz emisiones en streaming para potenciar el uso del
hashtag
Destácalo en todos los sitios posibles: en las pantallas,
folletos, agenda del evento, etc.
Haz algún sorteo o concurso para que los asistentes se
animen a participar
Anuncia a los ganadores por Twitter
Geocaliza todos tus tweets así será más fácil ser Trending
Topic
Pide apoyo a los mejores twitteros y bloggers para que
compartan tweets con el hashtag, así tendrás más impacto
Comparte contenido visual y que impacte
Monitoriza bien el hashtag e interatúa con los asistentes
¡los RT también cuentan!
Incluye enlaces y llamadas a la acción en tus tweets
Trabajando bien estos aspectos estoy segura que conseguirías
que tu evento se convierta en Trending Topic, puedes recurrir a
varias herramientas para monitorizarlo y medir su
impacto como por ejemplo Metricool, TweetBinder, Tweetdeck,
Hootsuite entre otras.
13. Agradecimientos
Es imprescindible dedicar parte de tu tiempo a dar gracias a los
que hicieron posible el evento: equipo, proveedores, invitados,
asistentes, medios de comunicación, entre otros. También es
esencial, facilitarle a los medios de comunicación el dossier del
evento.
15. Elaboración de
reporte y sugerencias
Finalmente, tras la evaluación y el análisis de los resultados
obtenidos, debes plasmarlo en un reporte con conclusiones y
sugerencias, para transmitírselo al cliente.
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Espero que te haya sido útil estos pasos para organizar un
evento, no obstante, si echas en falta alguna acción no dudes
en dejar tu aportación. ¡Estaré encantada de seguir ampliando
este post!