METODOLOGÍA PARA LA GESTIÓN DEL DESEMPEÑO DR1172

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Proceso: Gestión del talento humano

GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

La Gestión del desempeño consiste en la revisión periódica y formal de los resultados de trabajo,
que se efectúa de manera conjunta entre líder y Servidor. Es un instrumento para que los líderes de
todos los niveles mantengan una comunicación sistemática con los servidores, acerca de la forma en
que se van cumpliendo los objetivos y metas de trabajo previamente definidos. Implica alinear el
propósito individual con el propósito colectivo, teniendo como punto de partida las líneas
estratégicas y directrices del Plan Maestro.

La Gestión del desempeño es un proceso completo que va desde comprender cómo cada servidor
contribuye al logro de la estrategia corporativa, la definición de los objetivos al inicio del período de
evaluación, el seguimiento continuo de su cumplimiento, la evaluación formal de los mismos que se
realiza una vez al año, hasta los planes de desarrollo individual y su seguimiento.

OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

 Garantizar la alineación organizacional y la capacidad de implementación de la estrategia a

través de las personas.
 Monitorear la contribución individual de los servidores a los resultados de la organización.
 Mantener niveles de eficiencia y productividad en las diferentes áreas acorde con los
requerimientos de la Empresa.
 Dar oportunidades de desarrollo, crecimiento y condiciones de participación a todos los
miembros de la Empresa, considerando tanto los objetivos empresariales como los
individuales.

VENTAJAS

 Mejorar el desempeño mediante la retroalimentación.

 Dar claridad a las expectativas que poseen los líderes respecto al desempeño de sus
servidores, definiendo claramente que se espera de ellos.
 Detectar necesidades de formación y desarrollo.
 Indicar errores en la descripción del cargo.
 Identificar desafíos externos: El desempeño puede verse afectado por circunstancias
particulares de la vida de la persona, como la familia, la salud, etc.
 Promueve que cada uno realice una autobservación y establezca acciones para su desarrollo.

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LINEAMIENTOS QUE ENMARCAN EL PROCESO DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO EN LA EMPRESA

 La evaluación debe favorecer el desarrollo de los servidores en las dimensiones del SER, el
SABER y el HACER.
 El desempeño evaluado corresponde al comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre
del año, independientemente de la fecha en la que se realice la evaluación final.
 La evaluación de desempeño que se realiza anualmente, es diferente a aquellas evaluaciones
que se realizan para validar el período de prueba o para otros fines.
 Tanto la definición de objetivos, el seguimiento, la evaluación final, debe ser registrada en el
sistema SAP
 La fuente oficial de consulta de los resultados de la evaluación del desempeño individual, es
el sistema SAP.
 Los servidores que son incluidos en el proceso de evaluación final, serán los que hayan
ingresado a la Empresa hasta el 30 de junio del año evaluado.
 El evaluador no necesariamente debe ser el jefe inmediato del evaluado; éste puede delegar
la tarea de evaluación en otro servidor, teniendo como fundamento que la persona
designada, debe tener una participación directa en el proceso en el cual se encuentra el cargo
a evaluar, además de tener un conocimiento general y específico del cargo y de sus
responsabilidades.
 Es responsabilidad del líder o evaluador realizar la retroalimentación al servidor sobre los
resultados de la evaluación del desempeño.
 El jefe podrá registrar todas las evidencias, tanto de logros como de desaciertos, con el fin de
sustentar el resultado de la evaluación.
 Se exceptúan de esta medición aquellos servidores que durante el período evaluado
trabajaron menos de tres meses por haber estado suspendido o retirado temporalmente de
sus responsabilidades.
 Servidores que presenten restricción o recomendación médica: Los servidores con restricción
médica, dada su condición que implica rotación por diferentes puestos durante el año,
deberán ser evaluados por todos los jefes que tuvo durante el ciclo de desempeño, a través
del formato “Evaluación desempeño personal con restricción médica”. El evaluador envía el
registro a Gestión del Talento Humano quien analiza, consolida y archiva la información.
 La medición del desempeño no aplica en los siguientes casos:
 Personal en período de formación.
 Aprendices y practicantes, serán evaluados por los coordinadores de práctica por parte
de la respectiva universidad, y por parte de la Empresa.

DEFINICIONES ESPECIALES PARA EVALUADOS

 Retiro de servidores: Un servidor que se retira durante el primer semestre del año, no es
necesario evaluarlo.

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 Ausencias y vacaciones de evaluados: Ante una ausencia o vacaciones de un empleado, este

solo será evaluado si ha permanecido ejerciendo sus funciones un periodo superior a 3
meses.
 Cambio de cargo: Si un servidor es promovido a otro cargo antes del 30 de agosto, su nuevo
jefe deberá definirle nuevos objetivos, los cuales serán evaluados hasta el 31 de diciembre
del mismo año de la promoción. Para estos casos no realizará evaluación final de los objetivos
definidos en el cargo anterior. En el caso de que el servidor sea promovido a otro cargo
después del 30 de agosto, no se le definirán nuevos objetivos, y deberá ser evaluado por el
jefe que lo tuvo a cargo hasta la fecha de promoción, éste jefe deberá cerrar la evaluación
teniendo en cuenta la proporcionalidad de los meses que ocupó el cargo. Su nuevo jefe solo
le definirá objetivos hasta el siguiente año.
 Si durante el período de medición final del desempeño el servidor a evaluar se encuentra en
licencia o no asiste a la Empresa, la evaluación se realizará en su ausencia. El evaluador debe
indicar expresamente esta condición en los formularios y es responsable de comunicar el
resultado al servidor cuando éste se reintegre a sus labores.

DEFINICIONES ESPECIALES PARA EVALUADORES

 Nuevos evaluadores: Ante el ingreso a la Empresa de un nuevo servidor que actuará como
evaluador después del 30 de agosto, este debe realizar la evaluación de las personas que
tendrá a cargo acompañado de su jefe inmediato o el evaluador que tenía estas personas
asignadas.
 Ascensos o cambios de puesto: Para realizar el cambio de puesto o ascenso de un evaluador
posterior a 30 de agosto, este debe hacer las evaluaciones de su equipo, proporcionales al
tiempo que va corrido del año.
 Retiro de evaluadores: Si durante el período de evaluación se presenta el retiro de un
evaluador, el personal que tenía pendiente por evaluar debe ser evaluado por el jefe
inmediatamente superior o quien éste designe.
 Ausencias y vacaciones de evaluadores: Las ausencias previstas no deben afectar la
evaluación del desempeño, ya que estas deben ser programadas con antelación. Ante
ausencias inesperadas el jefe inmediatamente superior al evaluador ausente debe informar
a Gestión del Talento Humano para solicitar la reasignación de evaluador.
 Un servidor que se retira de la empresa antes del 30 de agosto, no es necesario evaluarlo.

COMPONENTES DE LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

1. Objetivos: Peso 50%

 El jefe o evaluador define dos (2) objetivos. El peso de los dos objetivos debe sumar 70%

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 El servidor define un (1) objetivo. El peso de este objetivo es del 30%

 Para las áreas/procesos donde varias personas desempeñan la misma función, se definen los
tres objetivos en una mesa de trabajo conformada por al menos 1 servidor de cada cargo
para que todos estén representados en la mesa, quienes además establecerán los
indicadores y metas para el período de medición. El líder de proceso o evaluadores, divulgan
los objetivos definidos al resto de servidores del área/proceso a quienes les aplica la
medición.

 Los objetivos de desempeño del período a evaluar se deben definir con base en:
 Proyectos – objetivos estratégicos
 Ficha del Proceso FP
 Responsabilidades del cargo

Definir la meta de cada objetivo, especificando el nivel de actuación que corresponde a cada
calificación: Insatisfactorio, Mejorable, Logro, Excede.

Los objetivos deben tener al menos un indicador de:

 Tiempo (fecha(s) en que se alcanzará el objetivo)

 Cantidad (horas de formación, incremento de servicios, personas atendidas)
 Calidad (atributos de calidad, mejoramientos, características del servicio)

2. Competencias: Peso 50%

De acuerdo al Modelo de competencias 2017, se han definido estos tipos de competencias para cada
cargo:

 Competencias corporativas: asociadas a los valores y son las que deben tener todas las
personas que trabajen en la empresa.
 Competencias de rol: son las asociadas al cargo y para aquellos que tienen personas a cargo
tendrán una adicional.
 Competencias de área: asociadas a las áreas que dependen de la Gerencia General.

De acuerdo a esto, se tendrá presente que la competencia no se asocia a un nivel esperado, si no

que se considera que la competencia está desarrollada, cuando en las mediciones, bien sea para
selección o desarrollo, aparece una puntuación a partir de 30.

Los cargos tendrán asociadas 5 competencias corporativas, una de área y una o dos de rol, esto
último para aquellos que tienen personas a cargo. Es decir, un cargo tendrá 7 u 8 competencias
máximo. Cada año se definirán que competencias corporativas se medirán y por defecto se medirá
la(s) de rol y de área.
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ESCALA DE CALIFICACIÓN DEL DESEMPEÑO

40: EXCEDE:
 Superó las expectativas en todas las competencias requeridas del cargo, objetivos y metas
planeadas del año.
 Los logros se realizaron en áreas inesperadas.
 La persona en esta categoría demuestra habilidades excepcionales para exponer las
competencias y los valores organizacionales.

30: LOGRO:
 Los requisitos de desempeño se cumplieron, las metas y objetivos se lograron.
 Los servidores en esta categoría siempre cumplen con las expectativas y en ocasiones las
superan demostrando las competencias y los valores organizacionales.

20: MEJORABLE:
 El rendimiento es inferior a las expectativas.
 Se requiere fortalecer en varios aspectos.
 Acompañamiento: Requiere un tiempo mayor de lo habitual y seguimiento por parte del
supervisor.

10: INSATISFACTORIO:
 El desempeño esta consistentemente por debajo de las expectativas.
 Una calificación en este nivel requiere fortalecer en todos los aspectos.
 Requiere excesiva atención y supervisión.

LOS RESULTADOS Y SU IMPACTO

 La meta mínima de desempeño definida por la Empresa es de estar en el nivel de “Logro”.

 Para poder participar en las diferentes convocatorias internas, y postularse para apoyo a
estudio, se debe haber obtenido como mínimo Logro.
 Servirá para ayudar a la empresa a tomar decisiones en la administración de personas.

ETAPAS PARA GESTIÓN DEL DESEMPEÑO

Socializar y tener claridad sobre:

 Los Objetivos Estratégicos
 Los objetivos de cada Gerencia
 Los objetivos de cada Área
 Los objetivos del proceso

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Luego se definen las etapas de proceso de gestión del desempeño así:

1. Etapa de Definición de objetivos: Es la etapa en la cual se definen (3) objetivos para cada servidor,
teniendo como marco de referencia los Objetivos estratégicos, la Ficha de proceso y las
responsabilidades del cargo según aplique.

Se destina un tiempo máximo de 30 días calendario para culminar la etapa y registrar en la

herramienta los objetivos, indicadores, porcentajes y metas (niveles de actuación).

Una vez definidos se deben subir al sistema SAP siguiendo los pasos:
- Ingresar a la transacción APPCREATE.
- Elegir el formulario correspondiente según el empleado a evaluar.
- En la pantalla resultante elegir al evaluado al cual se le va a realizar la evaluación.
- Presionar el icono Especificar destinos.
- En la pantalla resultante, ingresar los 3 objetivos, sus indicadores y metas, en cada uno de
los cuadros para “modificar nota” ubicados en la columna: acuerdo de objetivos (nota).
- Editar el peso correspondiente a cada objetivo en la columna “ponderación”, donde la
sumatoria de los tres debe ser 1,00
- Presionar Grabar y el formulario queda creado.

2. Etapa de seguimiento: Es la etapa en la cual se realiza la revisión formal del desempeño con el
fin de validar el cumplimiento parcial de los objetivos, y establecer acuerdos de ser necesario.
Implica un espacio de retroalimentación sobre lo más relevante de la gestión del servidor, y lo
hechos que han tenido impacto sobre los resultados hasta el momento. Durante esta etapa el
evaluador también podrá realizar ajuste de objetivos individuales para los casos de nuevos
ingresos, promociones, cambios de cargo, cambios en la Empresa o cambios de prioridades en
sus responsabilidades. Los seguimientos se registran en el sistema.

Durante todo el ciclo de gestión del desempeño, se deben recopilar y registrar todas las
evidencias de logros y desaciertos, de manera que se pueda sustentar la calificación en la
evaluación final.

Se debe registrar mínimo un seguimiento al año de los dos programados de acuerdo al

cronograma anual.

Para registrar el seguimiento en el sistema SAP se deben seguir los pasos descritos a continuación:

- Ingresar a la transacción APPCHANGE.

- digitar período de validez correspondiente al año del 01.01.XXXX al 31.12.XXXX
- elegir el calificador y / o el calificado
- Señalar todos los status

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- Presionar el icono ejecutar

- En la pantalla resultante elegir la persona a la cual se le va a realizar el seguimiento
- Registrar el seguimiento de cada objetivo en la última columna calificación final (nota),
los cuadros de texto de “crear nota”.
- Si requiere modificar algún objetivo, se ingresa al cuadro correspondiente “modificar
nota” ubicado en la columna: acuerdo de objetivos (nota).
- Si se quiere adjuntar evidencia se hace por el botón anexos
- Presionar el icono Revisión
- Grabar

3. Etapa de Evaluación de desempeño final: Es la etapa en la cual se realiza la evaluación definitiva

del período evaluado, retroalimentando al servidor sobre lo observado y exponiendo las
evidencias para justificar el resultado obtenido. El jefe o evaluador califica los objetivos y realiza
la medición de las competencias. La empresa definirá que competencias se medirán en cada
ciclo. Se asigna un tiempo máximo de 30 días calendario para esta etapa.

Para registrar la evaluación final en el sistema SAP se deben seguir los pasos descritos a
continuación:

- Ingresar a la transacción APPCHANGE.

- Digitar período de validez correspondiente al año del 01.01.XXXX al 31.12.XXXX
- Elegir el calificador y / o el calificado
- Señalar todos los status
- Presionar el icono ejecutar
- En la pantalla resultante elegir la persona a la cual se le va a realizar la evaluación
- Registrar la calificación al frente de cada objetivo en la columna calificación final
(casillas blancas): 10-20-30-40
- Registrar medición de las competencias al frente de cada indicador conductual (casillas
blancas): 10-20-30-40
- Si se quiere adjuntar evidencia se hace por el botón anexos
- Presionar el icono ejecución
- Presionar el icono concluir
- Grabar

Los Objetivos: se evalúan de acuerdo con la siguiente escala:

10: Insatisfactorio
20: Mejorable
30: Logro
40: Excede

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Medición de competencias: el evaluador realiza la medición a través de un cuestionario que

contiene las competencias a evaluar para cada cargo:

1 competencia Corporativa
1 competencia de Nivel/Rol
1 competencia: si tiene personas cargo
1 competencia de Área

Cada Competencia tiene 6 indicadores conductuales que se evalúan de acuerdo con la

frecuencia:

10: Pocas veces

20: Con alguna frecuencia
30: Con Mucha Frecuencia
40: Ejemplarmente

Los componentes a evaluar son: (Ver el DR1194 Manual de competencias y Guías de desarrollo).

4. Publicación de resultados: La puntuación final del desempeño: resulta de promediar el resultado

de los objetivos con el de las competencias, quedando clasificado en los siguientes rangos:

Rangos Clasificación del Resultado Final

1 19 Insatisfactorio
20 27 Mejorable
28 36 Logro
37 40 Excede

El servidor recibirá un correo automático con el resultado final de su evaluación

Cuando el servidor no está de acuerdo con la calificación definida por el Jefe o evaluador, podrá
solicitar segundo calificador, que para todos los casos es el jefe superior del evaluador, a quien le
expondrá sus razones y será este jefe quien define la calificación final. El plazo máximo que tiene el
servidor para solicitar el segundo calificador es de 5 días hábiles contados a partir de la notificación
de la primera calificación y lo hará mediante correo electrónico dirigido tanto al evaluador como al
superior de éste con copia a la Jefe de Gestión del Talento Humano.

Para consultar los resultados de la evaluación del desempeño:

- se accede por el icono evaluación del desempeño en Metronet
- se digita el año a consultar
- presiona el botón de resultados

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5. Planes de Desarrollo Individuales: Todos los servidores, independientemente de los resultados,

deben elaborar su plan de desarrollo individual, eligiendo una o dos competencias que se
requieran fortalecer o potenciar. El Servidor consulta las guías de desarrollo de competencias
definidas en el DR1194 Manual de competencias y Guías de desarrollo, para construir su plan,
seleccionando las actividades de aprendizaje experiencial, social y formal con las cuales se
compromete a practicar para alcanzar el desarrollo esperado. El servidor también podrá plantear
otros compromisos o recomendaciones realizadas por el Jefe inmediato. Envía su plan de
desarrollo individual al Jefe quien lo debe validar, ingresar al sistema en el siguiente ciclo de
desempeño y hacer el seguimiento en la etapa respectiva.

6. Presentación de informe: El área de Gestión del Talento Humano realiza el informe final con los
resultados, socializando a cada Gerente los resultados correspondientes a su equipo.

Se entrega un informe general y detallado a la Gerencia Administrativa.

Control de cambios

Versión
Descripción del cambio
modificada
Versión 6 Se detalla más ampliamente el paso a paso en SAP, tanto para cada una de las
etapas .
Versión 5 Se establece la mesa debe estar conformada por al menos 1 servidor de cada
cargo para que todos estén representados en la mesa.
Se aclara que Cuando el servidor no está de acuerdo con la calificación definida
por el Jefe o evaluador, podrá solicitar segundo calificador, que para todos los
casos es el jefe superior del evaluador, y lo hará mediante correo electrónico
dirigido tanto al evaluador como al superior de éste con copia a la Jefe de Gestión
del Talento Humano.
Se detalla el paso a paso para registrar en la herramienta SAP los objetivos, el
seguimiento y la evaluación final.
Se menciona que el servidor recibirá un correo automático con el resultado final
de su evaluación
Se adiciona la manera de consultar los resultados de la evaluación final
Versión 4 Se define que también las áreas o procesos donde varias personas desempeñan
la misma función, se conforman una mesa de trabajo para definir los objetivos,
y se elimina el mínimo de personas que deben conformar la mesa.
Se adiciona el párrafo: “El plazo máximo para solicitarlo es de 5 días hábiles
contados a partir de la notificación de la primera calificación”.
Se modifica el responsable de consolidar las evaluaciones de desempeño del
personal con restricción médica.
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Versión
Descripción del cambio
modificada
Se ajusta la descripción de la actividad de elaboración del plan de desarrollo
individual.
Se elimina la actividad de compartir los resultados de desempeño en los grupos
primarios.
Versión 03 Se modifican las etapas del proceso, se elimina “concertación” y se cambia por
“Definición”. Se eliminan los pasos de aceptación en el sistema por parte del
evaluado tanto para la definición de objetivos como para la evaluación final. Se
establece que son 3 objetivos, el Jefe define dos y el servidor define uno. Para
los casos en que un evaluador tenga 20 o más personas a cargo, los tres
objetivos de definirán en una mesa de trabajo.
Se modifica la escala de medición de competencias y se homologa con la escala
de objetivos así (10-20-30-40)
Se establece que todo servidor debe tener un plan de desarrollo individual,
independientemente del resultado obtenido en su desempeño.
Se cambia el nombre de la escala “Mínimo aceptable” por “mejorable”.
Se incluye método de evaluación para personal con restricción médica.
Se incluye publicación de resultados.

Elaborado por:

Profesional 1 Gestión del Talento Humano, Tatiana Martinez Londoño

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