ENSAYO

INCIDENCIA DE LOS PROCESOS EN LA EMPRESA

POR

DANIEL LOAIZA RUIZ

PRESENTADO A

MARIA YANETH OSORIO CARO

INSTRUCTOR

PALMIRA VALLE DEL CAUCA

2020
 INTRODUCCION

Si analizamos un poco la historia nos damos cuenta que anteriormente en una

determinada organización los procesos eran demasiado básicos, en sus inicios no
se manejaba tanta cantidad de información como la tenemos hoy día, se manejan
las diferentes actividades de manera manual, no se tenía idea hasta donde se
visionan los sistemas de información, tanto así que a la hora de tomar decisiones
se llevaban registros en papel, lo que hacía que al cierre de cierto periodo se
presentaran inconformidades y perdida de información. Sin embargo, esto no
afectaba del todo su funcionamiento. Con el paso del tiempo, el avance
tecnológico se implementó en distintas organizaciones, esto era directamente
proporcional al capital de la empresa, se iba cambiando poco a poco los procesos,
se migraba de lo manual a lo sistemático, de hecho, actualmente vemos algunas
empresas que aún manejan ciertos procesos de forma manual.

Así mismo, la incidencia de los procesos en una empresa es muy importante, ya

que va muy de la mano con la sistematización de los mismos. Para algunos
empleados es una desventaja ya que algunos procesos que llevaba a cabo cierta
persona, ahora se reemplaza por un sistema de información con cierta maquinaria
que lo hace eficaz, mientras que por otra parte, una empresa lo ve como ventaja
ya que está en mejoramiento continuo, haciendo que así su servicio o producto
final sea de calidad. Cabe resaltar como se mencionó con anterioridad, son pocas
las empresas que llevan a cabo sus procesos con exactitud.

Además, la escalabilidad, crecimiento, orden y calidad de una empresa se basa en

los procesos, ya que a través de ellos se lleva un control de los mismos, lo cual
permite que se establezcan relaciones de optimización y automatización, esto no
es con el fin de reemplazar la mano humana por decirlo así, sino más bien
avanzar de manera sistemática y tecnológica para alcanzar el éxito. Es importante
sacar a colación que si una empresa quiere prosperar se requiere implementar
dentro de su árbol de proceso estrategias que minimicen los fallos, errores, tener
un plan de mejoramiento continuo, mesas de ayuda y así resolver todos los
incidentes que se presenten, con el fin de que el usuario final no solo disfrute de
su servicio y/o producto sino también lo recomiende con otros usuarios.

Debido a esto, la ISO (Organización Internacional de Normalización, International

Organization for Standardization), promueve desde el año 1947 que fue fundada,
el uso de estándares desde productos manufacturados, tecnología, seguridad
alimentaria, agricultura y sanidad con el objetivo de facilitar la creación de
productos y servicios que sean seguros, fiables y de calidad. Estos estándares
ayudan a las organizaciones a aumentar la productividad.
¿Por qué es importante implementar los sistemas de información en una
empresa?

Durante los últimos años se han multiplicado los estudios tendentes a analizar la
información como factor clave para la toma de decisiones en la empresa, clave de
la gestión empresarial, y eje conceptual sobre el que gravitan los sistemas de
información empresariales. Se considera que la información es un recurso que se
encuentra al mismo nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, que
hasta el momento habían constituido los ejes sobre los que había girado la gestión
empresarial. Si la Teoría económica tradicional mantenía el capital, la tierra y el
trabajo como elementos primarios de estudio, la información se ha convertido,
ahora, en el cuarto recurso a gestionar.

En cualquier empresa, los directivos toman decisiones, preparan planes y

controlan las actividades utilizando la información que pueden obtener, ya sea de
fuentes formales o por medio de canales informales, tales como conversaciones
cara a cara, llamadas telefónicas, contactos sociales, etc. Los directivos afrontan
un entorno que se caracteriza por una creciente complejidad e incertidumbre. En
estas circunstancias, y en teoría, el directivo debería ser capaz de definir el tipo de
información que requiere y obtenerla. Sin embargo, en la práctica no ocurre de
esta forma sino que los directivos realizan su labor en función de la información
disponible y accesible. Así, la mayoría de decisiones son tomadas sin disponer de
un conocimiento absoluto, ya sea porque la información no está disponible o
porque supondría un coste muy elevado el adquirirla

A pesar de la dificultad para obtener la información, los directivos necesitan

información relevante en base a la cual realicen sus funciones de planificación,
control y toma de decisiones. La información representa los datos transformados
de forma significativa para la persona que los recibe, es decir, tiene un valor real o
percibido para sus decisiones y para sus acciones, La relación entre los datos y la
información es equivalente a la que existe entre la materia prima y el producto
acabado. Una información será significativa en cuanto que sea útil como materia
prima para una decisión determinada.

A pesar de que todos los directivos necesitan información, no la necesitan del

mismo tipo. El tipo de información requerido dependerá de diversos factores: nivel
jerárquico, labor que se está realizando, confidencialidad, urgencia, Nuestro
mundo es el mundo de la información. Multitud de libros, revistas y periódicos se
presentan todos los días a los posibles lectores. A pesar de ello, la capacidad
humana es limitada y solamente una pequeñísima cantidad de toda esa
información llega a su conocimiento.
Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta
como un sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas. se puede
dividir la empresa en los siguientes sistemas: comercial, de operaciones,
financiero, de personal, y de información. El sistema de información se relaciona
con el resto de sistemas y con el entorno. Un sistema de información en la
empresa debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla, con
las transformaciones necesarias,

El papel de la informática

Pasa a ser fundamental en el sistema de información de la empresa. Dado el

importante papel que los sistemas de información tienen asignado, consideramos
que las organizaciones actuales no pueden ser dirigidas eficiente y eficazmente
sin sistemas de información que son construidos utilizando una serie de
tecnologías de la información.

La mayoría de los problemas que aparecen en los sistemas de información

empresariales están relacionados con aspectos organizativos, sociales o
humanos, frente a los escasos problemas referidos a aspectos técnicos.
Actualmente todas las empresas utilizan ordenadores. Por lo general, se utilizan
microordenadores, también conocidos como ordenadores personales o Pc. Las
organizaciones grandes utilizan diversos sistemas computarizados, incluyendo
desde grandes ordenadores, que suelen ser denominados mainframes, hasta
miniordenadores y los más utilizados, microordenadores

Los Sistemas de Información para la Gestión son un conjunto de herramientas que

combinan las tecnologías de la información (hardware + software) con
procedimientos que permitan suministrar información a los gestores de una
organización para la toma de decisiones.

Almacenar y presentar
Recopilar
procesar información a
datos
datos los gestores
Podemos afirmar que estos sistemas se componen de tres funciones; la
recopilación de datos, tanto internos como externos; el almacenamiento y
procesamiento de información; y la transmisión de información a los gestores.
Los ejecutivos de las compañías requieren datos para tomar decisiones pero no
pueden dedicar tiempo para extraer la que necesitan del conjunto total recibido

Hasta el momento el lector debe conocer cuáles son las necesidades informativas
que debe conocer un gestor para la implementación de un sistema de información
para la toma de decisiones, previo análisis de la estructura medioambiental en la
que se encuentra la empresa, y, a su vez, los tipos de Inteligencia Competitiva, y
por tanto las posibles estrategias para monitorear el entorno, y capturar la
información necesaria, que luego se transformará en conocimiento.

Hay dos tipos de programas informáticos: programas del sistema y aplicaciones.

Los programas del sistema administran los recursos del sistema computarizado y
simplifican la programación.

Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. Ejemplos

de aplicaciones: programas de hoja de cálculo o procesadores de texto. Los
sistemas de información son desarrollados en las empresas para ayudar en el
desempeño de las tareas que en ellas se realizan.

Así, podemos encontrar un sistema de registros médicos en un hospital, un

sistema de registros criminales en las comisarías, un sistema de pago de nóminas
en todas las empresas, sistemas de inventarios en los supermercados, sistemas
de automatización de oficinas, etc.

Todo sistema de información lleva a cabo una serie de funciones que pueden ser
agrupadas en: – Funciones de captación y recolección de datos. – Funciones de
almacenamiento. – Tratamiento de la información. – Distribución o diseminación
de la información.
 DIRECCION EMPRESA

Estratégico-táctico y operativo

SUBSISTEMA SUBSISTEMA SUBSISTEMA

SUBSISTEMA
Marketing producción
Financiero R humanos

OBJETIVOS METAS

PLANES ESTANDARES

SISTEMAS DE INFORMACCIÓN

MEDIR COMPARAR

DATOS E SISTEMAS DE NEGOCIOS INFORMES

INFORMACIÓN DOCUMENTOS
COMPUTERIZADOS

BASE DE DATOS
El uso innovador de las nuevas tecnologías ha impactado en las empresas de casi
todos los sectores. Los Ceos deben comprender mejor el papel de la tecnología en
la transformación y el crecimiento de su empresa en la nueva era digital.

Los mayores disruptores de las compañías tradicionales son las empresas

tecnológicas, que están utilizando sus habilidades para entrar y mejorar mercados
antiguos con nuevas innovaciones y avances tecnológicos. Algunos ejemplos de
estas compañías son Amazon, Netflix, Airbnb, Apple, Google y Facebook. Con el
surgimiento de estas nuevas compañías, hemos visto cómo sus competidores se
desvanecen debido a su incapacidad para adaptarse y transformarse.

La encuesta Watermark Board Diversity Survey 2016 pone de manifiesto cómo las
habilidades tecnológicas insuficientes destacan en los ejecutivos a nivel de
dirección y CEO. El 53,6% de estos directivos tienen antecedentes contables,
financieros y legales, y por otro lado, solo el 4% cuenta con las habilidades para
aprovechar la tecnología para el crecimiento de la compañía.

Este informe, y otras investigaciones similares, muestran que existe un serio déficit
en el número de CEOs y miembros de la junta directiva hábiles cuando se trata de
avances tecnológicos.

Cómo la tecnología puede ayudar a las empresas a crecer

Las nuevas tecnologías pueden ayudar a los CEOs a impulsar las ventas,
aumentar la rentabilidad, agilizar los procesos y dirigir a su empresa hacia un
futuro innovador de ingresos y crecimiento de capital. Las herramientas que los
CEOs deben entender e implementar y que tienen mayor probabilidad de
promover el crecimiento y la transformación de la compañía son:

 CRM: El director de Altimeter Group, Brian Solis, afirmó que “las empresas
están en desventaja si implementan la tecnología sin pensar en las
interacciones de los clientes con esa tecnología y con la compañía”. Los
CRM, como HubSpot, te permiten administrar contactos y datos de clientes
para crear estrategias e interacciones que tengan a tus clientes como
núcleo.
 Marketing automation: Mediante el marketing automation puedes enviar
mensajes personalizados a una gran base de datos de clientes y hacer un
seguimiento de los resultados. Esta herramienta ayuda a tus equipos de
Marketing a conseguir leads cualificados y enviarlos a Ventas, agiliza los
procesos y aumenta el retorno de la inversión (ROI).
 Web analytics: Utiliza los análisis para identificar y medir lo que realmente
le importa a tu empresa, y usa tus conocimientos para crear campañas de
alto rendimiento que impulsen las ventas.
  Business Intelligence: es una metodología que tiene por objetivo aumentar
el rendimiento de una compañía y su competitividad mediante una
inteligente organización de sus datos, como pueden ser resultados de
operaciones diarias, transacciones, entre otros. Echa un vistazo a las
mejores herramientas de business intelligence.

Un CEO que entiende los avances tecnológicos puede usar estas herramientas en
su negocio para alcanzar su máximo potencial. Al comprender e implementar la
tecnología correcta en tu empresa, puedes mejorar la productividad, la precisión y
la rentabilidad. Sin duda, estas herramientas también mejorarán la experiencia del
cliente, lo que impulsará las ventas y convertirá a los clientes en leales
embajadores de tu marca.

Para la transformación y el crecimiento empresarial, es esencial que todos los

CEOs dominen los avances tecnológicos para tener éxito en la nueva era digital.
Tu estrategia corporativa, políticas, ingresos, operaciones y experiencia del cliente
se verán impactados positivamente por el uso correcto de la tecnología, y ayudará
a que tu negocio prospere.
 CONCLUCIÓN
Las tecnologías de la información se han hecho omnipresentes en el mundo
empresarial, La estandarización de los programas, el bajo coste de los equipos y
la facilidad en la conectividad hacen de las ti algo próximo a una commodity o
artículo al alcance de todo el mundo, este tipo de tecnologías per se no provoca
ninguna ventaja competitiva, puesto que su uso básico está al alcance de todos
los competidores, sino que deben acompañarse de determinados elementos,
generalmente de carácter intangible, que facilitan el funcionamiento de la
organización a través de una mejor distribución de la información. El conocer
todas las ventajas e inconvenientes de la red, sus limitaciones y posibilidades, ya
sea de manera general, dentro de un sector, o para una empresa en particular, y
saber combinar este conocimiento con la visión de negocio de los directivos, son
elementos clave para el éxito en el comercio electrónico.

Iniciando el término de todos los puntos que enlazan la conformación, he

concluido que las áreas de la empresa, siempre serán indispensables, puesto que
las actividades más importantes que se desempeñan para alcanzar los objetivos,
son precisamente, planteadas y llevadas a cabo por cada departamento.
Generalmente una empresa está formada por al menos 5 a 6 áreas funcionales
básicas Dirección General, Administración y Recursos Humanos, Producción,
Finanzas y Contabilidad, Publicidad y Mercadotecnia e Informática, pero puede
estar formada por muchas más. Ya que estas fases son sumamente importantes
para el desarrollo de las misma, teniendo claro que va de mano con los controles
de seguridad para una mejora y ratificación de los propósitos, definiendo así los
controles como los mecanismos preventivos y correctivos acogidos por la
empresa que permitan realizar detección y corrección de errores en los procesos
realizados, verificando que estos cumplan con la normatividad que los rige.

Es importante que los sistemas de información de las empresas cumplan con

ciertos controles generales los cuales están relacionados con las actividades
desarrolladas en los procesos de la organización (administrativos, aplicación,
seguridad). Siendo así que para esto necesitas herramientas de funciones
prioritarias como Las tecnologías de información que cumplen un papel
importante dentro de la empresa se puede considerar como un recurso para
responder a la realidad empresarial y que son programas que se pueden utilizar
para suplir una necesidad en el área de informática y facilitar el trabajo y permitir
que los recursos sean aplicados dentro y fuera de las organizaciones competitiva,
y alcanzar los objetivos trazados. Herramientas de uso primordial para una
realización de una empresa y el sostenimiento de la misma que son: Correo
electrónicos, Un sitio web medio apropiado, Software para compartir archivos,
Aplicaciones de video conferencia o llamadas, Las redes sociales, entre otras.
 BIBLIOGRAFIA

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