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“Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”
DIRECTIVA N° 000-2018-DG-ENSFJMA
I. OBJETO
Establecer los procedimientos que permitan atender de manera oportuna las solicitudes;
llámese para el presente documento de gestión “requerimientos” de bienes y/o servicios que
soliciten las diferentes áreas usuarias de la Escuela Nacional Superior de Folklore José María
Arguedas, cuyos montos sean iguales o inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas
Tributarias, y que se encuentren fuera del ámbito de aplicación de la Ley N° 30225 Ley de
Contrataciones del Estado de acuerdo al literal a) del artículo 5° Supuestos excluidos del
ámbito de aplicación sujetos a supervisión1 y su modificatoria según D. L. N° 1341
II. FINALIDAD
Coadyuvar al uso eficiente y eficaz de los fondos públicos asignados a la Escuela Nacional
Superior de Folklore José María Arguedas, para la contratación de bienes y servicios,
mediante mecanismos transparente, en forma oportuna y bajo las mejores condiciones de
precio, calidad y establecer secuencia de los documentos mínimos que debe tener los
expedientes de contrataciones y adquisiciones de bienes y servicios cuyos montos sean
iguales o inferiores a ocho (08) UIT.
III. ALCANCE
Directiva N° 000-2018-DG-ENSFJMA “Normas y Procedimientos para la Contratación de Bienes y Servicios cuyos montos sean Iguales
o Inferiores a ocho (08) Unidades Impositivas Tributarias - UIT”.
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José María Arguedas
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Ley N° 30693 - Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2018.
D. S. N° 054-2002-ED - Reglamento General de la Escuela Nacional Superior de Folklore
José María Arguedas.
D.S. N° 380-2017-EF - Aprobación de la U.I.T. para el año 2018.
Decreto Legislativo N° 1341 - Decreto Legislativo que modifica la Ley N° 30225 Ley de
Contrataciones del Estado.
Decreto Supremo N° 056-2017-EF - Modifica el Reglamento de la Ley N° 30225
aprobado con Decreto Supremo N° 350-2015-EF
Las contrataciones por montos iguales o inferiores a 8 UIT, son aquellas adquisiciones no
programadas en el Plan Anual de Contrataciones - PAC, que se realizan mediante
acciones directas encontrándose dentro de los supuestos excluidos del ámbito de aplicación
sujetos a supervisión de la Ley.
La adquisición de bienes o contratación de servicios por montos menores a una (01) UIT.,
podrán ejecutarse con una (01) cotización siempre y cuando el proveedor satisfaga los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por el área usuaria, debiéndose tener
en cuenta en este caso la oportunidad de atención.
La adquisición de bienes o contratación de servicios por montos iguales o mayores a una (01)
UIT deberá contar como mínimo con tres (03) cotizaciones que satisfagan las
especificaciones técnicas solicitadas por el área usuaria. Las cotizaciones presentadas,
deberán ser en formato original, con el sello y firma del proveedor o representante legal en
original, no se aceptarán copias fotostáticas simples.
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VI.1.3 El requerimiento elaborado y presentado por el área usuaria, a través del
Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA-MEF, será de acuerdo a
las actividades programadas y presupuestadas, con indicación de la meta y
monto asignado (Referencial) de ser el caso, siendo esta área usuaria, la
encargada de definir con precisión las especificaciones técnicas o términos
de referencia de los bienes y/o servicios a contratar, con indicación expresa
de cantidad, calidad, plazo de entrega o cumplimiento de prestación,
penalidad, entre otros.
Servicio de Capacitación
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contratación, la existencia de pluralidad de marcas y postores, la pertinencia
de realizar ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a
contratar, de ser necesario. Para elaborar el estudio de mercado se deberá
tener en cuenta lo siguiente:
VI.2 COTIZACIONES
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VI.2.6 La cotización presentada deberá de contener obligatoriamente:
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Original de la Carta de autorización para el pago con abono directo
en cuenta bancaria, señalando el Código de Cuenta Interbancaria -
CCI; nombre de la entidad bancaria; y firmado conforme al DNI. 3
Impreso legible de la Constancia de RNP - Registro Nacional de
Proveedores; de Inscripción para ser Participante, Postor y
Contratista, como proveedor de servicios (De corresponderle).
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VI.2.10 El área usuaria es responsable de elaborar las descripciones,
especificaciones técnicas o términos de referencia del bien y/o servicio según
corresponda, definiendo con precisión las características, condiciones y
cantidad a contratar, donde no se hará referencia a marcas, nombres
comerciales, patentes, diseños o particularidades a fabricantes determinados,
ni descripción que oriente la contrata de marca, fabricante o tipo de producto
específico, salvo que haya sido previamente aprobado por el titular de la
entidad.
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conforme a lo establecido en el artículo 11° literal j) de la Ley N° 30225
Ley de Contrataciones del Estado.
Adjunto el formato impreso del Registro único de Contribuyente - RUC
(reporte aplicativo de la SUNAT), donde se pueda verificar la profesión u
oficio, y la actividad económica del proveedor, vinculado a la adquisición
de bienes o al servicio a ejecutarse, como requisito indispensable.
Adjunto el formato impreso de la Constancia Electrónica de Inscripción en
el RNP - Registro Nacional de Proveedores, para ser Participante, Postor
y Contratista (reporte aplicativo del OSCE) - Organismo Supervisor de las
Contrataciones del Estado.
VI.2.20 Las cotizaciones no podrán tener una antigüedad mayor a treinta (30) días
calendarios, salvo que el proveedor indique en su oferta un plazo superior.
Para ser consideradas en el cuadro comparativo de precios (Estudio del
mercado) que ofrece el mercado se podrá actualizar el costo total de dicha
propuesta mediante comunicación expresa del proveedor, indicando que su
propuesta sigue vigente o ha sido actualizada manteniendo las características
técnicas de los bienes, servicios o consultorías ofertadas.
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VI.2.25 El valor de la contratación de compras será determinado en función a
cotizaciones que pueden provenir de personas naturales o jurídicas que se
dediquen a las actividades materia de la contratación, incluyendo fabricantes.
La cotización ganadora:
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c) La solicitud se efectúa dentro del día hábil siguiente de aprobado el estudio de
mercado por el área de abastecimiento.
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luego remitir mediante documento de certificación presupuestal aprobado y
firmado.
ORDEN DE COMPRA:
Formato: “Ingreso por Compra” emitida por el SIGA-MEF y deberá estar firmado
por el responsable de almacén y por el jefe del área de abastecimiento.
Informe Técnico de conformidad por el responsable del Centro de Cómputo,
cuando se trate de adquisición de equipos de cómputo, fotocopiadoras,
impresoras, programas informáticos (softwares) y otros equipos de oficina; y del
profesor y/o docente responsable del departamento de música, cuando se trate
de adquisición de instrumentos musicales.
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Formato: “Acta de Conformidad de Bienes” emitida por el SIGA-MEF, deberá
de estar firmado por el responsable de almacén, el proveedor, el jefe del área de
abastecimiento y por el Director y/o representante autorizado del área usuaria.
Factura original, Impreso legible de la Factura Electrónica, Boleta de Ventas; con
su respectiva Guía de Remisión, debidamente autorizados por la SUNAT.
Otros documentos que sustenten lo actuado para la contratación de bienes.
ORDEN DE SERVICIOS:
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Después de emitida la orden de compra o de servicio y/o contrato, los plazos para
el cumplimiento de la prestación del contratista se computan en días calendarios
y se contabilizan desde el día hábil siguiente de su notificación al contratista.
De la fiscalización posterior
Los documentos que sustentan la fiscalización posterior deberán formar parte del
expediente de contratación.
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ofrecido, intentado pagar o recibir u ofrecer en el futuro algún pago, beneficio
indebido, dádiva o comisión en relación con la orden y/o contrato.
Ampliación de plazo:
La entrega del bien o prestación del servicio se efectuará dentro del plazo
establecido en la orden y/o contrato, salvo casos fortuitos o de fuerza mayor
debidamente comprobada que impidan al contratista entregar el bien o prestar el
servicio.
El área de Abastecimiento, previo pronunciamiento del área usuaria y/o del área
Técnica, según corresponda, notificará su decisión en el plazo de 10 días hábiles,
computados desde el día siguiente de presentada la solicitud del contratista.
Modificaciones convencionales:
Las partes pueden acordar otras modificaciones al contrato siempre que las
mismas deriven de hechos sobrevinientes al perfeccionamiento del contrato que
no sean imputables a alguna de las partes, permitan alcanzar su finalidad de
manera oportuna y eficiente, y no cambien los elementos determinantes del
objeto de la contratación.
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total de la orden emitida, dicha penalidad deberá ser consignada en la Orden de
Compra o de Servicio a emitirse.
VI.9 PENALIDADES
Otras penalidades
La entidad, puede prever otras penalidades. Las penalidades por mora y las otras
penalidades que se establezcan pueden alcanzar cada una un monto máximo
equivalente al diez por ciento (10%) del monto del contrato vigente, o de ser el
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caso, de la prestación parcial que debió ejecutarse. Estas penalidades se
deducen de los pagos a cuenta o del pago final, según corresponda.
Las causales para la resolución del contrato, serán aplicadas de conformidad con el
artículo 36° de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado y su modificatoria
aprobado con Decreto Legislativo N° 1341; y del artículo 135° del D.S. N° 350-2015-
EF Reglamento de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado y su
modificatorio aprobado con Decreto Supremo N° 056-2017-EF.
VI.11 ANTICORRUPCIÓN
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Compra. El responsable de almacén registrará en el aplicativo SIGA-MEF el
ingreso de los bienes según formato: “Ingreso por Compra” y después de
verificar las especificaciones técnicas del producto, con el representante del área
usuaria emitirá reporte del formato denominado: “Acta de Conformidad de
Bienes - Ingresos Por Compras”, la misma que debe ser firmado por el
proveedor, el responsable de almacén y el representante del área usuaria.
e) La entrega del bien o servicio se realizará dentro del plazo establecido en las
Órdenes de Compra y /o Órdenes de Servicios, según las especificaciones
técnicas señaladas en los términos de referencia (TDR), salvo en el caso de
fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, que impidan a los
proveedores entregar en el tiempo establecido el bien o el servicio requerido, lo
cual se regirá por las normas del Código Civil. Se deberá indicar en dichos
documentos las penalidades legales que se aplicarán definitivamente.
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continuación del trámite y posteriormente proceder a la entrega de los bienes al
área usuaria previa presentación del pedido de comprobante de salida (PECOSA)
suscrita por el funcionario responsable.
a) EL COMPROMISO
b) EL DEVENGADO
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c) PAGO Y GIRO
1.º. En caso la Entidad lleve a cabo contrataciones cuyos montos sean iguales o inferiores a
ocho (08) IUT, pero superiores a una (1) UIT, la información de dichas contrataciones
realizadas en el mes debe ser registrada y publicada bajo responsabilidad
administrativa y funcional por el área de abastecimiento en el Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado - SEACE, debiendo efectuarse ello dentro del plazo máximo
de diez (10) días hábiles del mes siguiente.
3.º. Se debe tener en consideración, que un empleado público, durante el ejercicio del cargo,
se encuentra impedido de ser participante, postor, contratista y/o subcontratista en
cualquier contratación pública que se realice dentro del territorio nacional; mientras que,
desde el momento en el que deja el cargo y hasta doce (12) meses después de
producido dicho evento, está impedido de participar únicamente en las contrataciones de
la Entidad de la que formó parte siempre que por la función desempeñada hubiera tenido
o tenga influencia, poder de decisión, o información privilegiada sobre el proceso de
contratación, o cuando su participación le genere un conflicto de intereses.
En conclusión, un empleado público, cualquiera sea el régimen laboral bajo el cual este
contratado, se encuentra impedido de ser participante, postor o contratista en las
contrataciones llevadas a cabo por las entidades en el marco de la normativa de
contrataciones del Estado, siempre que no esté incurso en alguna excepción a dicho
impedimento, contemplada en alguna ley o norma con rango de ley.
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VIII. GLOSARIO
Área Usuaria: Es la unidad orgánica de la Escuela Nacional Superior de Folklore “José María
Arguedas”, responsable de elaborar los requerimientos de contratación de bienes y servicios
a través del Sistema Integrado de Gestión Administrativa - SIGA y de solicitar la disponibilidad
presupuestal correspondiente para el cumplimiento de sus objetivos y metas operativas, en
concordancia con sus actividades funcionales, programas o proyectos en ejecución.
Área Técnica: Dependencia que por su organización o personal calificado, cuenta con
capacidad de formular, revisar o dar conformidad a especificaciones técnicas y/o términos de
referencia de bienes o servicios a contratar.
CCI: Siglas del Código de Cuenta Interbancario, el que sirve para la realización de las
transferencias electrónicas o depósitos en cuenta a personas naturales o jurídicas la
obligación que esta deba realizar ante un tercero.
Contratación: Es la acción que debe realizar la Escuela Nacional Superior de Folklore José
María Arguedas a través de la Oficina de Administración, para proveerse de bienes o
servicios, asumiendo el pago del precio o de la retribución correspondiente con fondos
públicos y demás obligaciones derivadas de su condición como contratante.
Ejecución del Gasto: Es el proceso a través del cual se atienden las obligaciones de gasto
con el objeto de cumplir las metas del pliego presupuestario conforme a los créditos
presupuestarios autorizados en sus respectivos presupuestos institucionales.
Específica del gasto: Responde al desagregado del objeto del gasto y se determina según el
Clasificador de los gastos Públicos.
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Gasto pagado: Proceso que consiste en la efectivización del cheque emitido, la carta orden y
la transferencia electrónica; se sustenta con el cargo en la correspondiente cuenta bancaria.
Gasto Girado: Proceso que consiste en el registro del giro efectuado sea mediante la
emisión del cheque, la carta orden o la transferencia electrónica con cargo a la
correspondiente cuenta bancaria para el pago parcial o total de un gasto devengado
debidamente formalizado y registrado.
Orden de Compra u Orden de Servicio: Documento que formaliza los acuerdos de manera
explícita, el cumplimiento es de carácter obligatorio; el requerimiento del área usuaria para
adquirir un bien o servicio asume carácter de contrato al ser aceptado por el proveedor, asi
mismo garantiza la contraprestación para el pago del bien o servicio.
Una de las mayores ventajas de este sistema informático es que permite interfases entre el
SIAF y SIGA en la carga de Marco Presupuestal Modificado(PIM), Programación de
Compromiso Anual (PCA), Metas aprobadas, Presupuesto Inicial de Apertura(PIA). Así como
interfases entre el SIAF y SIGA de la Certificación de Crédito Presupuestario (CCP),
Compromiso Anual Compromiso Mensual, y Devengado para la Adquisición de Bienes,
Servicios y Viáticos.
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N° 01 Cotización
N° 02 Carta Autorización para pago con abono en cuenta Interbancaria.
N° 03 Declaración Jurada
N° 04 Pedido de Servicio / Pedido de Compra.
N° 05 Acta de Conformidad de Servicios
N° 06 Acta de Conformidad de Bienes
N° 07 Ingreso por Compra.
X. FLUJOGRAMA ADJUNTO
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