Sistema de Gestión de Calidad

MANUAL DE PERFILES
Y FUNCIONES POR CARGO

Versión 1

MA-08-001

GESTION HUMANA
 MANUALES DE Doc. No. MA-08-001
PERFILES Y Rev. 1
FUNCIONES POR Pagina: 2 de 6
CARGO Fecha: 06-Ago.-09

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO: Líder Comercial

DIVISION: Administración

SITIO DE TRABAJO: Oficinas Comeca

JEFE INMEDIATO: Gerente General

CARGOS QUE LE REPORTAN: Ninguno

2. DESCRIPCIÓN DEL CARGO

Responsable de elaborar las propuestas comerciales y licitaciones, administrar los

contratos adjudicados, liquidar facturas y realizar el cierre de las órdenes de trabajo.

2.1 FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO

1. Revisar el correo electrónico a primera hora del día y durante el transcurso del
mismo, con el propósito de identificar novedades o solicitudes por parte de los
funcionarios de la organización, clientes y demás entidades.
2. Atender la solicitud de cotización de los clientes, recibiendo la información necesaria
con requerimientos, planos y especificaciones técnicas.
3. Verificar el plano, las especificaciones y cuantificar la cantidad de materiales,
cantidad de trabajos en tiempo y elaborar APU.
4. Elaborar propuesta comercial teniendo en cuenta especificaciones del cliente,
análisis de requerimientos, alcance del proyecto, cálculo de cantidades y
presupuesto.
5. Mantener registro organizado de las ofertas comerciales enviadas,
6. Someter a aprobación de la Gerencia las ofertas comerciales antes de ser enviadas
al cliente.
7. Enviar al cliente la oferta comercial solicitada en papelería de COMECA y/o por
medio electrónico de ser requerido.
8. Realizar seguimiento a las ofertas enviadas al cliente.
9. Recibir la oferta del proyecto y contrato aprobados por el cliente y realizar
verificación contra la cotización enviada. Evidenciando esta actividad en el Registro
de revisión de contrato.
10. Enviar copia de todos los contratos preliminares a la revisoría fiscal para efectos de
verificación de responsabilidades impositivas en cuanto a impuestos y o cláusulas

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accesorias que existan en detrimento de los intereses de Comeca.

11. Realizar la apertura de las órdenes de trabajo asignando consecutivo y detallando la
información pertinente de acuerdo a las especificaciones del cliente.
12. Convocar reunión de apertura de órdenes de trabajo, citando a los responsables de
proceso y dando claras instrucciones de los requerimientos y especificaciones del
cliente.
13. Generar el acta de apertura de orden de trabajo y entregar copia a los responsables,
en la reunión de apertura.
14. Generar la pro forma para facturación por avance o terminación de obra y entregar a
Líder de Contabilidad para generación de factura.
15. Realizar conciliaciones de cantidades y valores facturados y fabricados
despachados sobre todos los contratos terminados antes de la última factura, para
evitar que dejemos de facturar kilos fabricados.
16. Enviar facturas al cliente y actualizar en el sistema de información de la
organización.
17. Realizar cuentas de cobro.
18. Realizar cuadro comparativo de presupuesto de orden de trabajo versus los costos
reales ejecutados por OT.
19. Realizar liquidaciones sobre trabajos adicionales en una O.T. (Orden de Trabajo) en
lo referente a materiales y tiempos de trabajo, si las variaciones son altas se genera
una nueva O.T. y si es pequeña se agrega un consecutivo a la O.T.
20. Realizar el cierre de las órdenes de trabajo.
21. Presentar informes a la Gerencia y generar los indicadores de gestión de su área.
22. Ser parte activa del comité de calidad.
23. Mantener continua comunicación con el cliente durante el proceso de negociación y
entregar la información requerida por este.
24. Cumplir con los procedimientos que constituyen el Sistema de Gestión de Calidad.
25. Realizar seguimiento y medición a la satisfacción del cliente.
26. Recibir y gestionar las quejas, reclamos y/o sugerencias manifestadas por el cliente,
27. Otras funciones asignadas por su Jefe inmediato y necesarias para el desarrollo de
la labor Comercial de la organización.

3. REQUISITOS DEL CARGO

EDUCACION
Requiere formación profesional en Ingeniería Mecánica, Civil, Industrial o afines, con
conocimientos comerciales y financieros, estimación de costos ejecución de presupuestos
para la industria metalmecánica y sistemas de gestión de calidad.

EXPERIENCIA
El cargo requiere mínimo 2 años de experiencia en el área comercial.

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ENTRENAMIENTO
Para conocer adecuadamente las funciones asignadas a su cargo, requiere ocho (8) días
de entrenamiento en el puesto de trabajo.

INICIATIVA Y JUICIO
El cargo exige la definición de estrategias que permitan alcanzar desde el área comercial,
el cumplimiento de los objetivos de rentabilidad de la organización. Por lo cual requiere
monitorear el sistema de costeo de los proyectos, teniendo en cuenta el tipo de fabricación
y el valor unitario de los consumibles, equipos y demás elementos utilizados en la
producción.

CAPACIDAD DE REDACCION
En el desarrollo de su trabajo debe generar cotizaciones, facturaciones, informes de
gestión y mantener comunicaciones con el cliente externo, por lo cual requiere una buena
capacidad de redacción.

HABILIDADES TECNICAS ESPECIFICAS

Interpretación de planos estructurales y/o metal mecánicos, manejo de paquete office.
Microsoft Project y Autocad (nivel básico), dominio del idioma inglés, capacidad de servicio
al cliente y negociación.

COMPETENCIAS PERSONALES:

Intelectuales
Para ejercer satisfactoriamente el cargo, la persona debe contar con espíritu comercial,
capacidad de análisis, negociación y persuasión. Agilidad para generar ideas y nuevas
estrategias, orientación al cliente y excelente aptitud de verbal.

Emocionales
Persona con autocontrol y autorregulación, trabajo bajo presión, capacidad para organizar
el trabajo y orientación a la resolución de problemas.
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Sociales
Persona extrovertida, diplomática, servicial, con capacidad de liderazgo y buen manejo de
relaciones interpersonales.

Ética y valores
Persona honesta, responsable, comprometida, determinada, disciplinada, con capacidad de
autogestión y sujeción al cumplimiento de las normas y políticas organizacionales.

4. RESPONSABILIDADES

POR MAQUINAS Y EQUIPOS

Responde por los equipos de cómputo y elementos periféricos a su cargo.

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POR PROCESO Y CALIDAD

Responde por la generación de ofertas comerciales y facturación de órdenes de trabajo.
Fallas en el análisis económico de los proyectos, liquidación de facturas y cierres de
órdenes de trabajo, pueden comprometer la liquidez de la organización y la utilidad
esperada en los negocios.

El Líder Comercial también es responsable de medir la satisfacción del cliente, mediante la

aplicación de encuestas y demás herramientas de obtención de datos.

POR REGISTROS E INFORMES

Responde por registro de apertura de órdenes de trabajo, contratos de proyectos
adjudicados, informe de saldos pendientes por facturar, registro de presupuesto por OT,
registros de cotizaciones, kilogramos facturados vs. despachados y facturación mensual.

POR INFORMACION CONFIDENCIAL

Tiene acceso a información de estados financieros, costos y precios unitarios.

POR TITULOS VALORES

No posee responsabilidad por títulos valores.

5. EXIGENCIAS DEL CARGO

ESFUERZO FISICO
Para el desempeño de sus funciones permanece sentado en su puesto de trabajo y efectúa
pocos recorridos en las instalaciones de la organización, siendo así el esfuerzo físico bajo.

ESFUERZO MENTAL
Se requiere un esfuerzo normal para la mayoría de las actividades, necesitando mayor
concentración en las revisiones de contratos, análisis económico de proyectos y liquidación
de facturas.

ESFUERZO VISUAL
Requiere un esfuerzo visual normal y constante para la mayoría de las actividades que
realiza.

ESFUERZO AUDITIVO
Para la mayoría de las labores que ejecuta, requiere de un esfuerzo auditivo bajo.

HABILIDADES FISICAS
No se requieren habilidades físicas específicas para el cargo.

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6. CONDICIONES DE TRABAJO

CONDICIONES AMBIENTALES

Las actividades realizadas en oficina se desarrollan en ambiente controlado de iluminación

y temperatura.

JORNADA DE TRABAJO
Diurna.

CONDICIONES DE RIESGO Y SEGURIDAD

El trabajador está expuesto a factores de riesgo físico, ergonómico y psicolaborales tales
como: fatiga visual, fatiga muscular, estrés, cansancio o lumbalgias, entre otros; por lo cual
debe realizar pausas activas.

LUGAR DE TRABAJO
El trabajo se realiza en las instalaciones de Comeca.

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