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1. Objetivo
Especificar el trámite y los principios a tener en cuenta para la eliminación de material de
archivo.
2. Principios básicos:
Garantizar que los documentos se vuelvan ilegibles, y por lo tanto que no puedan
volver a utilizarse como documento;
3. Alcance
Debe ser aplicado por los responsables de los archivos de gestión y central de todas las
dependencias o entidades operadoras de servicios de la SDIS
Inicia con la solicitud de eliminación del responsable del archivo que va a hacer la eliminación
y termina con la firma del acta de eliminación por el responsable de Gestión ambiental en la
entidad
4. Pasos
1. Cuando la eliminación se haga a través de terceros, la entidad debe contratar con personas
naturales o jurídicas especializadas, que garantice el cumplimiento de los dos principios básicos
enunciados.
Debido a que este material debe tener un tratamiento especial, bien sea por
incineración en hornos especiales o por coprocesamiento, siempre siguiendo normas
de seguridad y preservación medioambiental.
o Soportes de tela o papel con tratamientos químicos a base de ácidos: Por lo general la
documentación planimétrica presenta soportes vegetales o telas de impresión (Drafting
Cloth), que debe ser separados, ya que requiere tratamientos especiales de aislamiento,
debido a los gases o los residuos químicos emitidos al momento del proceso.
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Cuadro de clasificación de residuos, color de recipiente y rótulos respectivos. Ver MANUAL DE PROCEDIMIENTO PARA
LA GESTION INTEGRAL DE LOS RESIDUOS HOSPITALARIOS Y SIMILARES EN COLOMBIA MPGIRH. Ministerio del
Medio Ambiente y Ministerio de Salud. Resolución 01164 de 2002.