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OFICIO
TIMOTEO CUEVA LUZA

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DOCUMENTO ADMINISTRATIVO
Todo documento administrativo es una

comunicación escrita de carácter formal que se
utiliza tanto en la administración publica como en
la privada, con el fin de permitir el cumplimiento
de obligaciones y el goce de derechos
reconocidos por la Constitución Política , las leyes
y las normas internas de cada entidad o
institución.
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OFICIO
El oficio es un documento o comunicación escrita
de carácter netamente oficial, protocolario,
utilizado por las autoridades o funcionarios de las
diferentes dependencias públicas o privadas.
ÁREA DE DIFUSIÓN
 A nivel externo, establece comunicación con
personas ajenas a la entidad, especialmente con
aquellos que ocupan cargos directivos.
 A nivel interno, enlazan a los que desempeña

funciones de dirección dentro de una entidad o
institución
FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS
 Los oficios de circulación externa, son firmados
solamente por la máxima autoridad de la
institución o por quien hace sus veces.
abandonando asuntos específicos del trabajo.
 Los oficios de circulación interna, confirmados por

quien desempeñan cargos directivos en la
institución.
UTILIDAD Y FINES
 Tiene la función de relacionar a los
órganos administrativos de la más alta
jerarquía y por consiguiente debe ir
firmado por el máximo representante
legal de la Institución que lo emita.
 El oficio se usa para comunicar

disposiciones, consultas, órdenes,
informes o también para llevar a cabo
gestiones de acuerdos, de invitación, de
felicitación, de colaboración, de
agradecimiento.
PARTES DEL OFICIO
 ENCABEZAMIENTO.-Damos el nombre del
encabezamiento al extremo superior del
documento y comprende las siguientes partes:
membrete, nombre del año, lugar y fecha,
código, destinatario, asunto y referencia.
 TEXTO.- Denominamos texto a la parte central y

principal de todo documento. Las partes del
texto reciben el nombre de secciones, cuya
cantidad y denominación depende de cada clase
o tipo de documento.
 TÉRMINO.
1)Membrete
2)Nombre del año

3)Lugar y fecha
4)Código
5) Destinatario
Encabezamiento
6)Asunto
7)Referencia
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
Texto ……………………………..
1Antefirma
2Firma
3Postfirma
4Sello
5Anexo
6“con copia”
Término
7Pie de pagina
1. PARTES DEL ENCABEZADO
1. MEMBRETE:
Es la inscripción que identifica a la
institución, organismo, entidad o
empresa que remite el documento.
Ejemplo:
A LC
. V A
MINISTERIO DE EDUCACIÓN
L U IS E
RC
INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO

EL
I.S .T . “LUIS E. VALCARCEL” DE ILO
2. NOMBRE DEL AÑO.
En nombre de año es la denominación que da el gobierno a cada

año calendario, mediante ley o decreto supremo. Ejemplo:
2009 “AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS

EXTERNA”.
3. LUGAR Y FECHA.
El lugar y la fecha es la parte que indica dónde y cuándo se
elabora el documento. Comprende el nombre de la localidad y el
día, el mes y el año de su elaboración.
Ilo, 21 de noviembre de 2009.

Ilo, noviembre 23 de 2009.
En documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha

de diferentes maneras:
21 noviembre 09 21/11/09 21-11-09 09-11-21

4. CODIGO.
El código es la parte que individualiza al documento e

identifica a la institución y/o dependencia de la referencia.
Esta compuesta por:
El nombre completo del documento y la abreviatura de la

palabra “numero”, con mayúsculas. Por ejemplo: OFICIO
No.
El número correlativo asignado al documento, integrado

por tres dígitos, que se renuevan anualmente: 001.
Las dos ultimas cifras del año calendario en el cual se

redacta el documento, entre guiones: - 09-.
Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que

elabora el documento, separadas por guión o barra
inclinada. UJCM-DREMO.
5. DESTINATARIO.
Es la parte que identifica a la persona, dependencia,

institución o empresa a quien se remite el documento
6. ASUNTO.
Es el resumen o la síntesis del contenido de un
documento o del motivo que le da origen. Está integrado
por los siguientes elementos:
La palabra asunto seguida de dos puntos; y,

Una frase que sintetiza el contenido o el motivo del
documento, en forma breve y precisa, tipo telegrama.
Asunto: Concurso de plazas docentes
7. REFERENCIA
Es la parte que hace mención a los antecedentes del

documento que se elabora.
Es una parte complementaria porque su uso es opcional.

La llevan únicamente las comunicaciones que contestan o
reiteran documentos anteriores. Esta parte comprende:
El termino referencia (completo o abreviado) seguido de

dos puntos; y
El código y la fecha simplificados o abreviados del
documento que sirve de antecedente. Por ejemplo:
Ref.: Ofic. No. 123-09-OR

DE 21 de nov. de 2009
3. PARTES DEL TEXTO
1. NOTA SOBRE EL VOCATIVO.
Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de

empezar la redacción del texto.
Actualmente manuales de correspondencia moderna y

normas internas de los organismos del Sector Público, no
consideran al vocativo parte del documento administrativo.
Señor Director
Muy señor mío
De mi mayor consideración
2. CUERPO O TEXTO.
Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el

mensaje de la comunicación, en forma clara y precisa y
muy brevemente.
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de

su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de
Trabajo de nuestra Institución, se realizó las
OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se
efectuó con toda normalidad y éxito, confraternizando
deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del
Pueblo, localizado en Salcedo. Al mismo tiempo
agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
2. DESPEDIDA.
En la despedida debemos demostrar

amabilidad, cortesía. Existen, también,
expresiones conocidas.
Sin otro particular, aprovecho la

oportunidad para reiterarle las
consideraciones de mi estima personal.
3. PARTES DEL TERMINO
1. ANTEFIRMA.-Es la palabra o frase de cortesía
que se emplea cuando se ha concluido la
redacción del texto de un documento
administrativo, precede a la firma del
responsable de la comunicación. Pueden ser:
Atentamente,
Cordialmente,
Afectuosamente, entre otros.
2. FIRMA.- Comprende el nombre, el apellido o

los apellidos y la rubrica establecida y estilizados
de la persona que se responsabiliza el
documento.
3. POSFIRMA.- La postfirma es la parte que
identifica al responsable de la comunicación.
Esta compuesta por los siguientes elementos:
Profesión o grado académico, en forma

abreviada.
Nombre(es) y apellidos del con mayúsculas.
Lic. CARLOS GUTIERRES PORTALES
Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y

adjetivos se escriben con letra inicial
mayúscula:
Jefe de Planificación
4. SELLO.-EL sello es el instrumento que
autentica
o legaliza el documento que se envía: refrenda
la firma del responsable de la comunicación.
Este es de forma circular en los organismos
dependientes del Estado. Lo usan las personas
que tienen cargos directivos. Lleva el nombre de
sello de legalización.
5. ANEXO.- ES una parte opcional. Se emplea

únicamente cuando al documento que remitimos
hay necesidad de acompañar objetos u otros
documentos tales como: recibos, facturas,
certificados, testimonios, fotografías,
grabaciones, etc.
6. CON COPIA.- la con copia es la www.themegallery.com

parte que LOGO
identifica o hace mención a las autoridades,
Comprende los siguientes elementos:
Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase “con

copia”, así : c.c., y
La relación de las autoridades, dependencias y/o servidores a
quienes se remiten las copias del documento. Por ejemplo:
c.c.:
Dirección
Subdirección
Archivo.
7. PIE DE PAGINA.- el pie de pagina es la parte que identifica a

los responsables de la elaboración del documento. Comprende
las iniciales del nombre o nombres y de los apellidos de la
persona que se menciona en la postfirma y de aquélla que se
encargó de su mecanografiado o digitación
TCL: Dir.
mzs: sec.
ESTILOS FORMALES DE
REDACCIÓN
“--------------------”
---o--- ---, -----------
1. BLOQUE. ------------
------------
------------
El estilo bloque se caracteriza por iniciar

--------------------------------------
----------------------------------------------------------
la redacción de los párrafos----------------------------------------------------------
del texto sin
---------------------
dejar sangría. Sin sangría -------------------------------------------------------------

---------
---------------
O ---------
-------
--/--
OFICIO FORMATO A
. V
A L C
A
E
R
LUIS
CEL
I.S .T .
“LUIS E. VALCARCEL” DE ILO
“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “

Ilo, 18 de Junio de 2009
OFICIO N°005-09-ISTLEV.
N°005-09-ISTLEV.
SEÑOR : Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
ASUNTO : Eleva Informe
De mi mayor consideración:
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de
nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad
y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al
mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
Sin otro particular, aprovecho la oportunidad para reiterarle las consideraciones de mi estima personal.
Atentamente,
………………………………………………
Prof. TIMOTEO CUEVA LUZA.
DELEGADO DE DEPORTES
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.
2.SEMIBLOQUE “------------------------”
Éste se singulariza por comenzar la redacción
-----o-------
de
-------,----------
los párrafos del texto dejando sangría,
---------
---------
que por lo
general es de 5 espacios horizontales --------- en blanco,
el cual puede aumentar o disminuir, sólo y
únicamente es a inicio del
Con sangría
párrafo.
----------------------------------------------------
----------------------------------------------------
------------------------------
----------------------------------------------------
-----------
------------
o---------
----------
---/---
OFICIO FORMATO B
. V
A L C
A
E
R
LUIS
CEL
I.S .T .

Ilo, 2009 noviembre 21
OFICIO N°005-09-ESFA.
N°005-09-ESFA.
AL : Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de
Trabajo de nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda
normalidad y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia del ISTLEV, en el Club del Pueblo, localizado en
Salcedo. Al mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
Atentamente,
………………………………………………
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.
3. BLOQUE EXTREMO “-------------------”
El estilo bloque extremo se distingue por comenzar la
-----o-------
redacción de todas las partes del documento ---------en el margen
------,----------
izquierdo, a excepción del nombre del año---------

que mantiene su
ubicación habitual y del sello de legalización que se
---------
imprime al lado derecho de la firma -------------------------------------------------

-------------------------------------------------
---------------------------------------------
Todo al margen izquierdo -------------------------------------------------
---------------------------------------------
----------,
------o
--------
---/---
OFICIO FORMATO C
. V
A L C
A
E
R
LUIS
CEL
I.S .T .

Ilo, 21 de noviembre de 2009
OFICIO N°005-09-ESFA.
N°005-09-ESFA.
SEÑOR :
Ing. DARIO AQUINO YAPO
Director
ISTLEV - ILO
Av. La Cultura s/n
Presente
Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de su conocimiento que, de acuerdo al Plan Anual de Trabajo de
nuestra Institución, se realizó las OLIMPIADAS DEL CACHIMBO 2009, dicha actividad se efectuó con toda normalidad
y éxito, confraternizando deportivamente toda la familia de la ESFAP, en el Club del Pueblo, localizado en Salcedo. Al
mismo tiempo agradecemos por el apoyo brindado para este evento.
Atentamente,
………………………………………………
C.C.: Archivo
TCL: Dlg.
vsm: Sec.
TIPOS DE OFICIO
 Oficio Simple o Directo .- Este tipo de documento
se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido
a una sola persona.
 Generalmente en caso de una invitación, una

petición, agradecimiento o información de
eventos o actividades culturales o deportivas.
También cuando un gerente se dirige a una
empresa para gestionar algún servicio.
 Oficio Múltiple
Es un documento que se usa

cuando un mismo tema o texto
va dirigido a distintos y varios
destinatarios y por esta razón las
instituciones o dependencias
tiene hasta el número de oficio,
dejando puntos suspensivos para
escribir el nombre y el cargo de
destinatario, sólo para colocar
cuando el caso lo requiera;
además esto ayuda a agilizar el
proceso que dure la
documentación.
La estructura del oficio múltiple, básicamente,
es igual que la del oficio simple, no obstante es
importante recordar que:
3. El número de oficio es el mismo para todos los

ejemplares que se van a distribuir.
2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe

la palabra DISTRIBUCIÓN, que viene a ser la
última parte de este tipo de oficio (Observe en
el ejemplo).
Oficio de Transcripción.
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OFICIO

TIMOTEO CUEVA LUZA

Todo documento administrativo es una

 A nivel interno, enlazan a los que desempeña

 Los oficios de circulación interna, confirmados por

 El oficio se usa para comunicar

 TEXTO.- Denominamos texto a la parte central y

2)Nombre del año

INSTITUTO SUPERIOR TECNOLOGICO PÚBLICO

I.S .T . “LUIS E. VALCARCEL” DE ILO

En nombre de año es la denominación que da el gobierno a cada

2009 “AÑO DE LA UNION NACIONAL FRENTE A LA CRISIS

Ilo, 21 de noviembre de 2009.

En documentos de circulación interna, se puede abreviar la fecha

21 noviembre 09 21/11/09 21-11-09 09-11-21

El código es la parte que individualiza al documento e

El nombre completo del documento y la abreviatura de la

El número correlativo asignado al documento, integrado

Las dos ultimas cifras del año calendario en el cual se

Las siglas de la institución, empresa y/o dependencia que

Es la parte que identifica a la persona, dependencia,

La palabra asunto seguida de dos puntos; y,

Asunto: Concurso de plazas docentes

Es la parte que hace mención a los antecedentes del

Es una parte complementaria porque su uso es opcional.

El termino referencia (completo o abreviado) seguido de

Ref.: Ofic. No. 123-09-OR

Es una palabra o frase de cortesía que se utilizaba antes de

Actualmente manuales de correspondencia moderna y

Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el

Es un honor dirigirme a su digna autoridad para poner de

En la despedida debemos demostrar

Sin otro particular, aprovecho la

2. FIRMA.- Comprende el nombre, el apellido o

Profesión o grado académico, en forma

Lic. CARLOS GUTIERRES PORTALES

Cargo que desempeña, cuyos sustantivos y

5. ANEXO.- ES una parte opcional. Se emplea

6. CON COPIA.- la con copia es la www.themegallery.com

Encabezamiento que vienen a ser la abreviatura de la frase “con

7. PIE DE PAGINA.- el pie de pagina es la parte que identifica a

El estilo bloque se caracteriza por iniciar

dejar sangría. Sin sangría -------------------------------------------------------------

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “

ASUNTO : Eleva Informe

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “

ASUNTO : Eleva Informe

izquierdo, a excepción del nombre del año---------

imprime al lado derecho de la firma -------------------------------------------------

“AÑO DE LA UNIÓN NACIONAL FRENTE A LA CRISIS EXTERNA “

 Generalmente en caso de una invitación, una

Es un documento que se usa

3. El número de oficio es el mismo para todos los

2. En el oficio múltiple, necesariamente, se escribe

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