COLEGIO NACIONAL DE EDUCACIÓN

PROFESIONAL TECNICA
PLANTEL 155
MÓDULO: COORDINACIÓN DE SERVICIOS DE
HOSPEDAJE
DOCENTE: LAT MARIANA FUENTEVILLA
RODRÍGUEZ
ALUMNA: ANA MARIEL SANTIAGO SANTIAGO
ESPECIALIDAD HOSPITALIDAD TURÍSTICA
CUARTO SEMESTRE
GRUPO: 4106
Actividad del tema C:
“RELACIÓN DEL CONCIERGE
“CON OTROS DEPARTAMENTOS”

Ana Mariel Santiago Santiago 4106

 Tema C: Instrucciones departamentales
 Limpieza del lobby  Correspondencia
para huéspedes
 Se les notificará de cualquier
desperfecto en las habitaciones  Disponibilidad en el hotel

 Cambios de habitación
 Notificará la falta de
algún insumo
 Recepción de huéspedes
 Apoyo en la supervisión
de las áreas del hotel
 Transmisión de mensajes
urgentes

 Reciben a los grupos

 Cortesías
 Pronóstico de ocupación
 Coordinación de itinerarios,
 Se encarga de reservaciones
extras o cambios en las hab.
 Entradas y salidas de grupos
 Salidas de grupo
conferencias y excursiones.
 Si alguien del grupo solicita algún tipo de
necesidad por algún cumpleaños o
necesita algún detalle, el depto. De GyC
se comunica con el Concierge.

Ana Mariel Santiago Santiago 4106  Entradas y salidas de grupos

 –
 Solicitudes
El Concierge puede avisar a ama de llaves cuando se requiera la limpieza de algún área del hotel o alguna
habitación.
Ya sea que encuentre algún desperfecto en la habitación o algún insumo faltante; el Concierge deberá
hacer aviso al departamento de ama de llaves.

El Concierge debe ser informado sobre la disponibilidad de habitaciones por parte de ama de llaves, ya sea
para brindar información en caso de que el recepcionista no se encuentre o para llevar una relación del
status de las habitaciones.

En caso de recibir quejas de la habitación por parte de algún cliente/huésped, el Concierge debe hacer
aviso de esto al departamento de ama de llaves.

 Procedimientos
El procedimiento para una comunicación efectiva entre ambos departamentos es por vía telefónica, debido
que por esta vía la comunicación suele ser más rápida lo cual es muy útil cuando se necesita hacer un aviso
de último momento o se requiere el apoyo del Concierge de manera rápida.
Para atender las solicitudes requeridas, el Concierge necesita llenar un formato o pasar un formato al
departamento de ama de llaves en el cual incluya lo que necesita, su queja, amonestación, observación,
etc., (ya sea que el huésped o él hayan solicitado la queja).

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  Políticas

Antes de realizar algún tipo de tarea o mandar algún recado por necesidad del cliente, el Concierge debe
asegurarse de tener todos los datos correctos y seguido de esto deberá plasmarlos en un formato o solicitud
formal (en dado caso de que fuese necesario).

Se debe evitar que le huésped/cliente note la comunicación, esto se hace para evitar que lo tomen como
desorganización por parte del hotel.

–
 Solicitudes
Puede que se necesite que el Concierge reciba a algún grupo o que de la bienvenida a algún cliente.

Recepción puede solicitar que el Concierge de un aviso al personal o realice algún tipo de encargo.
En algunos casos el departamento de recepción deberá solicitar la ayuda del Concierge para hacerles
entrega a los huéspedes de correspondencia o paquetes. Por esto mismo el Concierge debe estar informado
sobre el número de habitación de los huéspedes, esta relación la puede pedir ahí mismo en recepción
En dado caso de que el recepcionista no se encuentre; el Concierge puede encargarse de realizar el
check-in del huésped/cliente.
 Procedimientos

La comunicación entre ambos departamentos se lleva de manera verbal, por mail o también por teléfono.
El Concierge se encuentra dentro del área de conserjería la cual prácticamente se haya en el lobby, por lo
tanto ambas áreas están muy cerca.

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 El proceso es simple:

1. Recepcion se comunica con el Concierge

2. Le da a conocer la necesidad o el encargo que se presenta
3. Concierge toma nota de todo para realizar un formato en caso de ser necesario
4. Realiza lo que recepción le pide
5. Comunica a recepción que la tarea está realizada y eso es todo.

 Políticas
La comunicación debe llevarse bajo mandato de quien se encuentre supervisando en ese momento y
respetando las políticas del hotel tomando en cuenta los horarios establecidos por el hotel.
Antes de realizar algún tipo de tarea o mandar algún recado por necesidad del cliente, el Concierge debe
asegurarse de tener todos los datos correctos y seguido de esto deberá plasmarlos en un formato o solicitud
formal (en dado caso de que fuese necesario).
La comunicación debe llevarse a cabo siempre de manera ordenada, disciplinadamente y respetando tanto
al personal como al cliente/huésped.

–
 Solicitudes
En algunos casos el departamento de reservaciones requerirá del apoyo del Concierge para realizar alguna
reservación extra, ya sea de restaurante, la renta de un área o inmueble, etc.
También puede que en algunos casos un cliente requiera den algún favor o pida un encargo para cuando
llegue al hotel, en ese momento es responsabilidad de reservaciones hacer aviso a recepción para que este

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 se comunique con el Concierge y pueda cumplir con lo que el cliente/huésped ha solicitado, aunque
preferentemente se comunican de manera directa reservaciones y Concierge para la efectividad y rapidez
de esta tarea.
 Procedimientos

La comunicación entre el Concierge y el departamento de reservaciones se suele hacer de forma directa

comúnmente (sin departamentos de por medio), ya sea por teléfono o por mail.

En estos casos reservaciones tiene o se les es otorgada una tarea, la cual se la asignan al Concierge, el
Concierge toma nota de esto para realizar un formato si es necesario y despues lleva a cabo la tarea. Al
concluirla se comunica con el departamento de reservaciones para informarles que ha concluido y cuál fue
el resultado.
 Políticas

La comunicación debe llevarse a cabo siempre de manera ordenada, disciplinadamente y respetando tanto
al personal como al cliente/huésped.
Se debe evitar que le huésped/cliente note el proceso de comunicación, esto se hace para con la finalidad
de evitar que lo tomen como falta de organización por parte de los departamentos y del hotel mismo.
El Concierge debe tomar nota de cualquier cargo extra que se hizo o de cualquier reservación que deba
hacerse para evitar confusiones y malos entendidos. En caso de solicitar la reservación de algún habitación
de último momento, se debe avisar tanto a recepción como a reservaciones para que esto sea subido al
sistema y se eviten conflictos futuros.

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 Solicitudes
GyC muchas veces le pide al Concierge que le dé la bienvenida a algún grupo que este por visitar el hotel.

En ocasiones se le solicita al Concierge que realice un itinerario para las actividades que se vaya a realizar
durante el día por la llegada de algún grupo al establecimiento.
Puede que en una visita algún huésped/cliente requiera de un detalle para algún amigo, familiar o
acompañante, entonces hacen aviso al Concierge para que pueda tomar nota de lo que se necesita y para
cuándo y llevarla al encargado de grupos y convenciones y así lograr el objetivo.
 Procedimientos

El procedimiento que el Concierge utiliza para mantenerse en comunicación con grupos y convenciones es
verbal o por mail; comúnmente utilizan mucho el teléfono ya que es más fácil para estar en comunicación
ambos departamentos con lo que el huésped necesite.
 Políticas
Esta comunicación debe mantenerse fuera de la vista del huésped/cliente ya que esto no muestra mucha
organización o en algunos casos puede llegar a desesperar al cliente/huésped.
Antes de realizar algún tipo de tarea o mandar algún recado por necesidad del cliente, el Concierge debe
asegurarse de tener todos los datos correctos y seguido de esto deberá plasmarlos en un formato o solicitud
formal (en dado caso de que fuese necesario).
Si se requiere hacer un gasto extra para comprar algún material o insumo que el cliente pida, el Concierge
debe hacer aviso de esto al departamento de grupos y convenciones para que este se encargue de reponer
el dinero o informarle a contabilidad, siempre tomando notas y llevando una relación de las compras hechas.

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 https://www.entornoturistico.com/el-concierge-y-la-singularidad-de-su-funcion/

https://coggle.it/diagram/Wis8ljMSHgAB51Ct/t/relaci%C3%B3n-del-departamento-concierge-con-otros-departamentos

https://prezi.com/6djjmjcru2b0/relaciones-interdepartamentales-con-el-departamento-de-grupo/

https://coggle.it/diagram/Wis8ljMSHgAB51Ct/t/relaci%C3%B3n-del-departamento-concierge-con-otros-departamentos

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