Estrategia de SI y

el entorno
organizacional
ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN
MG. JUAN ARENAS
Índice
Diseño de la relación Estrategia SI y organización.
Cultura en la relación - KMS.
Organización con el cliente.
El rendimiento TI y la organización.
Diseño de la relación -
Introducción
Una organización incluye estructura, sistema, estilos de gestión, cultura,
roles, responsabilidades, habilidades, solo por mencionar las
principales.
Jackson (1987) clasifica a una organización como el conjunto de cuatro
componente:
◦ Maquina, en una organización puede conocer sus reglas y así controlar sus
operaciones.
◦ Organismo, la organización es un conjunto de subsistemas interactuando
juntos y tratan de mantener un “estado estable”.
◦ Cultura, se basa en la idea de que la consideración primordial en cualquier
organización es su funcionamiento como una estructura social.
◦ Sistemas coactivo, apoya el status quo o el mantenimiento de las estructuras
de poder existentes. Ante un elemento radical se debate si debe entrar en la
estructura vigente.
Diseño de la relación -
Introducción
Mintzberg (1991) también realiza una clasificación de la organización y
lo divide en siete fuerzas:
◦ Dirección, refiere a la dirección de la estrategia o visión.
◦ Habilidad, la habilidad o conocimiento que tiene la organización.
◦ Innovación, cubre los requerimientos de adaptación y aprendizaje al cambio.
Como descubrimiento de producto, por ejemplo.
◦ Concentración, es el requisito para ciertas partes de la organización.
Concentrar sus esfuerzos, por ejemplo, en mercados específicos.
◦ Eficiencia, es como afrontar el problema de costo-beneficio.
◦ Cooperación y Competición, son los catalizadores de la cultura. Mientras la
cooperación ayuda a “empujar hacia una idea”, la competición se basa en el
conflicto.
Diseño de la relación -
Introducción
Estas fuerzas mencionadas por Mintzberg (1991) se ven relacionadas a
los tipos de formas de una organización (emprendimiento, profesional,
maquina, diverso, adhocracia).
Estas fuerzas dominan a las formas de organización.
Por ejemplo la organización "máquina" se ve que está dominado por
una búsqueda de la eficiencia.
No necesariamente una organización cuadra en las fuerzas y formas
definidas anteriormente, pero mediante el uso del modelo se puede
llegar a un mejor entendimiento de la organización.
Diseño de la relación -
Introducción
En resumen una organización se puede caracterizar porque cuenta con:
◦ Rutinas y procesos de negocios, Todas las organizaciones, entre ellas las
empresas de negocios, se vuelven muy eficientes con el tiempo debido a que
los individuos en la empresa desarrollan rutinas para producir bienes y
servicios.
◦ Políticas organizacionales, Las personas en las organizaciones ocupan
distintos puestos con diferentes especialidades, problemas y perspectivas.
◦ Cultura organizacional, Todas las organizaciones tienen suposiciones
fundamentales, invulnerables e incuestionables (por los miembros) que
definen sus metas y productos. La cultura organizacional abarca este
conjunto de suposiciones sobre los productos que debe elaborar la
organización, cómo debe crearlos, en dónde y para quién.
Diseño de la relación -
Introducción
Características de una organización se divide en:
◦ Entornos organizacionales, Las organizaciones residen en entornos de los
que obtienen recursos y a los que suministran bienes y servicios.
◦ Estructura organizacional, todas las organizaciones tienen una estructura o
forma.
Diseño de la relación -
Introducción
No hay un “camino mágico” para lograr la mejor combinación.
Lo cierto es que la organización debe lograr la forma mas apropiada
para que su estrategia y su posición de competitividad sean las mejores.
Actualmente se cuenta con la globalización en mercados, intensificación
de competencias, aceleración del ciclo de vida de productos y un
crecimiento complejo con los proveedores, clientes, estado y otros
involucrados en la organización.
Diseño de la relación -
Introducción
Entonces, para ser competitivos las organizaciones deben reconocer
que la responsabilidad, flexibilidad e innovación son atributos del éxito.
La información juega un papel critico en la organización.
Por otro lado las TI son responsable de gran parte de la rigidez y la
inflexibilidad. (estándares, comportamientos automáticos)
Pero las tecnologías ayudan a crear nuevas formas de organización.
El desafío no solamente es crear nuevas formas de organización sino
identificar las cuestiones criticas que deben ser administradas por
medio de la transformación TI.
Todo esto se logra planteando el destino de una organización.
Diseño de la relación – Destino
Una organización define su destino basado en tres términos:
◦ La visón, se trata de precisar el destino de una organización. La precisión del
destino de cada organización es única.
◦ Análisis de las deficiencias, se trata de un entendimiento critico de donde se
encuentra la organización con respecto a la visión. El rol de TI es importante.
◦ Gestión de la migración, la preocupación es los procesos de gestión del
cambio que buscan asegurar la transición de lo antiguo a lo nuevo.
Incorporar SI o TI para involucrar el cambio del negocio.
Diseño de la relación – Destino

Obstáculos para la nueva organización

Diseño de la relación –
Transformando el negocio

Marco para la transformación de negocio

Cultura de una
organización
Cultura de una organización
La cultura puede ser visto inherente dentro de una organización que
puede ser entendida y descrita, pero hay un grupo (por ejemplo, área
gestión) que es capaz de controlar.
Esta compuesta por patrones de creencias de todos sus miembros.
La cultura se puede crear o manipular.
una organización está en una mejor posición para incorporar estrategias
de información que están en consonancia con la cultura existente y
cualquier cambio cultural para ser visto en curso.
Por lo que, la organización tiene que determinar cuál es su "cultura“,
cómo está cambiando y donde están sus principales influencias.
Cultura de una organización

Componentes de una cultura organizacional

Cultura de una organización
Entonces generar cambios en la organización genera un impacto en la
cultura.
La cultura puede ayudar o impedir algún cambio.
Formular y aplicar estrategias para mejorar el uso de la información en
las organizaciones implica inevitablemente algún tipo de cambio.
Diseño de la relación – Redes
Otro concepto interesante que va ayudar a entender la estrategia son
las redes de comunicación.
Las redes de una organización son creadas en respuestas al mercado.
Las redes deben incluir: la tercerización, alianzas que añaden valor,
alianzas estratégicas, redes de trabajo.
Con una estructura de redes la empresa puede enfocarse en lo que hace
bien y tercerizar lo que otras empresas saben hacer bien.
Diseño de la relación – Redes
Existen tres tipos de redes en una organización:
◦ Redes internas, surge para capturar los beneficios empresariales y de
mercado sin tener en cuenta la participación de la externalización. Se
construye la innovación y el incremento de rendimiento.
◦ Redes estables, donde típicamente parte de los empleados son externos y
dicho personal inyecta flexibilidad en la cadena de valor global.
◦ Redes dinámicas, proporciona tanto la especialización y flexibilidad.

Las TI ayudan en la facilidad de comunicación y coordinación entre las

redes de la organización.
Cultura y redes como SI
Existe SI que permiten obtener, manejar y transmitir conocimiento que es
obtenido por la comunicación de personas.
La cultura ayuda a la información de la empresa a ser transmitida por toda
la organización.
Los sistemas de gestión de conocimiento (KMS) juegan un rol interesante.
KMS ayudan a incrementar la calidad y velocidad de creación de
conocimiento y distribución de una organización.
Así como existe SI que tiene como objetivo dar soporte a la gestión de
información como: SI de gestión y ejecutivos o los sistemas de soporte
decisión.
Existe los SI que proveen información no estructurada a los profesionales y
gerente como son los Sistemas de gestión de conocimiento (KMS).
Cultura en la relación – KMS y
la cultura organizacional
Los KMS emergen compensando las limitaciones de sistemas de
información de expertos, debido que el conocimiento estaba solo en
una plataforma.
La gestión de conocimiento es un método de sistematizar y activar la
gestión de ideas, información y conocimiento del empleado.
Los KMS entienden que el conocimiento no solo esta en los datos
guardados en los sistemas, sino en el comportamiento del empleado en
el uso.
Los KMS tiene como objetivo ayudar a organizar, interpretar la
experiencia obtenida por parte del capital humano de una empresa.
Cultura en la relación – KMS y
la cultura organizacional
PROCESO DE CREACIÓN DE
CONOCIMIENTO
La transmisión de conocimiento no
es nuevo.
Existe una tabla de creación de
conocimiento presentado por
Nonaka en 1994.
Cultura en la relación – KMS y
la cultura organizacional
TI sirve como habilitar de conocimiento. Conectando a la gente con
información y desarrollando un entorno organizacional que conduzca a
compartir el conocimiento tácito.
Combate la barrera de la poca comunicación.
Cultura en la relación – KMS y
la cultura organizacional

Matriz de cultura de información.

 Cultura en la relación

Resumen de sistemas de información

Aprendizaje de la organización
Si bien la organización puede medir su aprendizaje por medio del
rendimiento. Existe otra manera que mide el grado de la naturaleza
social.
Se entiende que una organización que comparte conocimiento aprende
mucho mas rápido y mejor.
Para ello se debe revisar su KMS para determinar como esta prendiendo
la organización.
Aprendizaje de la organización–
Marco para analizar
Para determinar el analizar del conocimiento y aprendizaje de la
organización se debe determinar los cinco procesos del conocimiento:
◦ Construcción, este es el proceso a través del cual se añade o sustituye nuevo
material dentro de la acción colectiva del conocimiento. Dicha transferencia
entre colectividades sociales implica un cierto grado de construcción dentro
del aprendizaje de la organización.
◦ Organización, este proceso por el cual el cuerpo del conocimiento es
relacionado, clasificado o integrado con otros. El establecimiento y
mantenimiento de las relaciones del nuevo conocimiento construido.
◦ Almacenamiento, una vez que una experiencia u observación ha pasado por
una prueba y ha sido ratificado como conocimiento es necesario guardarlo
en un lugar. Aquí los SI juegan un rol importante.
Aprendizaje de la organización–
Marco para analizar
Para determinar el analizar del conocimiento y aprendizaje de la
organización se debe determinar los cinco procesos del conocimiento:
◦ Distribución, un tema critico para la organización es distribuir el
conocimiento en el lugar donde es necesario aplicar. En la actualidad los SI
también juegan un rol importante, porque los Si tiene herramientas de
comunicación y distribución muy avanzados.
◦ Aplicación, existe mucho conocimiento inútil que se aplica en la practica. No
hay posibilidad de obtener algún tipo de mejoras en el rendimiento. Por lo
que la aplicación es una parte necesaria para cualquier sistema de
aprendizaje de la organización.
Relación con el
cliente
Organización con el cliente
Con el nacimiento de la economía electrónica surgieron nuevas
demandas para la organización: respuestas rápidos, creación de
conocimiento compartido e interconexión de tecnologías.
Por lo que soporte al cliente es una estrategia imperativa para cualquier
organización.
Pensar en un soporte al cliente es tan necesario como mejorar el
producto.
Por lo que se da énfasis en el apoyo al cliente manejado desde SI.
Organización con el cliente
El soporte a los clientes requieren:
◦ Respuestas mucho mas rápidos que resuelvan las consultas o problemas de
los clientes.
◦ Inteligencia y rapidez para la creación, captación, compartimiento y acceso
dar conocimiento sobre productos y servicios complejos.
◦ Mas soporte dinámico para productos que frecuentemente son modificados
o cambiados.
◦ Mas colaboración para resolver problemas con otras compañías.
◦ Tomar ventajas de nuevos canales electrónicos y redes abiertas para
comunicar y colaborar con el cliente.
◦ Mas soporte a prueba de fallas para clientes críticos.
Organización con el cliente
El rendimiento TI y la
organización
Existen muchas interrogantes de como medir el impacto de TI y el
rendimiento del negocio.
¿Cómo el costo de TI y los beneficios pueden ser evaluados a lo largo
del ciclo de vida?
Existen dificultades que impiden medir el rendimiento:
◦ No pueden obtener una justificación suficiente y evaluar la practica
económica.
◦ Para organización de uso intensivo de TI es difícil medir el impacto de TI con
otras actividades.
◦ A pesar de los altos gasto en TI existe un poco entendimiento de SI y TI.
El rendimiento TI y la
organización
La paradoja de la productividad TI, la noción que a pesar de grandes
inversiones en TI por muchos años, es difícil de describir donde ocurren
los beneficios de TI, en el caso si los hubo.
Existen cuatro explicaciones para la paradoja:
◦ Errores de medición.
◦ Tiempo de retraso debido al aprendizaje y ajuste.
◦ Redistribución.
◦ SI/TI no son realmente productivos para una organización.
El rendimiento TI y la organización
– Evaluación al ciclo de vida
Una manera de evaluar su desempeño por medio del ciclo de vida de los
sistemas.
Para ello es necesario realizar las siguientes actividades:
◦ Identificar la red de beneficios alineados a la estrategia y priorización.
◦ Identificar tipos de beneficios genéricos.
◦ Desarrollar un conjunto de medidas basados en CRITERIOS financieros, de
servicio, entrega, aprendizaje y técnicos.
◦ Enlazar esas medidas a necesidad de medidas particulares en el desarrollo,
implementación y post-implementación.
◦ Asegurar cada conjunto de ejecución de medidas, desde la parte estratégica
hasta la operacional.
◦ Establecer responsabilidades para el seguimiento de las medidas y regular su
revisión.
◦ Regular la revisión para el portafolio actual, relacionar esto con el directorio y los
objetivos.
El rendimiento TI y la organización
– Evaluación al ciclo de vida

Evaluación de SI/TI y gestión del ciclo de vida

El rendimiento TI y la organización
– Evaluación al ciclo de vida

Ejemplo: Componentes para medir los objetivos de negocio por TI/SI

El rendimiento TI y la organización
– Completando el ciclo
No solamente se debe evaluar por medio de las fuentes de información
de una empresa.
También debe tomarse en cuenta el éxito del gobierno.
Para ello se necesario ver los siguientes temas:
◦ Como TI puede contribuir a diferenciarse a la organización de sus
competidores, proveyendo una ventaja competitiva.
◦ Como TI puede ser estrategia en el fundamento de los logros de una
organización. Una critica al presente y futuro de la estrategia de la
organización.
◦ El grado de incertidumbre sobre el entorno del negocio y las necesidades en
términos de TI.
El rendimiento TI y la organización
– Completando el ciclo

Ejemplo: tomar la decisión sobre tercerización.