LINEAMIENTOS TRABAJO FINAL

Portada

DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA SU APLICACIÓN EN LA

FUNCIÓN ARCHIVÍSTICA EN EMPRESAS DEL SECTOR COMERCIO Y

SERVICIOS.

LEYDY CRISTINA ALZATE GIRALDO

DANIELA ALVAREZ QUINTERO

NELSON LEONEL USMA MEJÍA

LESLY VALENTINA MALDONADO VILLADA

VALERIA CASTELLANOS GARCIA

NEIDER ARIAS MUÑOZ

TECNÓLOGO GESTIÓN DOCUMENTAL

ID: 1694980

CENTRO DE COMERCIO Y SERVICIOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

MANIZALES, CALDAS

2019
 Página de agradecimientos
Tabla de contenido

GLOSARIO

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su

trámite y cuando su consulta es constante.

Archivos de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en

trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Conservación total: Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir,

los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen,

desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en

testimonio de su actividad y trascendencia. Asimismo, son Patrimonio documental de la

sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura.

Cuadros de clasificación documental: Esquema que refleja la jerarquización dada a la

documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y

subsecciones y las series y subseries documentales.

Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se

retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Digitar: Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra

guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y

otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Expediente mixto: conjunto de documentos de archivo, electrónicos y tradicionales,

relacionados entre sí y conservados por una parte en soporte electrónico, en el marco del

SGDEA y por otra, como expediente tradicional fuera del SGDEA*.

Fondos acumulados: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de

organización archivística.

Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de

manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Muestreo: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con criterios

cuantitativos y cualitativos.

Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos

durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su

medio y forma de registro o almacenamiento.

Recuperación: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los

documentos requeridos.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido

homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del

ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e

informes, entre otros.

Subserie documental: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,

identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tablas de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos

documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de

los documentos.
Tablas de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se

asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con

diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,

describirla y asignarle categoría diplomática

Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y

de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental

vigentes.

Trazabilidad: Creación, incorporación y conservación de información sobre el movimiento

y el uso de documentos de archivo.

 Resumen
Abstract
Introducción

1. Capítulo I contextualización del proyecto

1.1 Planteamiento del problema

Aunque haya una reglamentación establecida por el AGN en su circular externa 05 de

2012 (Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones

oficiales electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel). No todas las entidades públicas

y privadas la implementan, ya que no son conscientes que esto puede traer sanciones a la

organización y dejan a un lado la implementación del archivo.

La empresa AM COPPIANO no cuenta con un archivo constituido con condiciones

ambientales para la implementación de este, allí se observan documentos de diferentes

dependencias los cuales no están organizados, en dicho espacio se contempló un gran riesgo

para los documentos como es la humedad, la cual puede atentar contra la conservación de los

documentos.

Este fondo acumulado no cuenta con unidades de conservación ni estantes donde

deben estar organizados los documentos. Esta empresa tiene como segunda opción de

almacenamiento una bodega donde reposan los archivos históricos.

Una de las causas principales de esto es que la empresa no cuenta con personal

capacitado para la organización del archivo y tampoco hay un espacio considerable para la

ejecución de este. Como consecuencia de esto se pudo percibir que esta empresa no tiene un

manejo adecuado de los documentos que allí reposan, teniendo así una gran pérdida de

información.
 1.2 Pregunta de investigación
¿Cuál es el debido proceso para llevar a cabo la digitalización de la
documentación en las funciones archivísticas de la empresa AM COPIANO?

1.3 Objetivo general

Fomentar la iniciativa a la digitalización de la documentación en la función
archivística por medio de este proyecto en la empresa AM COPPIANO.

1.4 Objetivos específicos

 Diagnosticar la situación actual del archivo de la empresa AM
COPPIANO.
 Formular una adecuada manipulación de los documentos para la
digitalización basándose en la normatividad del AGN.
 Crear propuestas para la digitalización de los documentos en la empresa
AM
 COPIANOS.
 Evaluar y controlar la aplicación de la digitalización de acuerdo con las
tablas de retención y valoración documental.

1.5 Justificación

De acuerdo con la normatividad archivística vigente se pretende implementar la

digitalización de un archivo en las empresas públicas y privadas de la cuidad de Manizales,
por medio de la ley 594 de 2000 (Ley general de archivos) en su artículo 19, la cual autoriza a
las entidades públicas a aplicar procesos de automatización y la circular externa 05 de 2012
(Recomendaciones para llevar a cabo procesos de digitalización y comunicaciones oficiales
electrónicas en el marco de la iniciativa cero papel). La presente investigación se enfocará en
diagnosticar en qué estado se encuentra el archivo de la empresa AM COPPIANO, con el fin
de diseñar una estrategia para respectiva digitalización, teniendo en cuenta las políticas
institucionales, normas técnicas de calidad y de la misma manera normatividad vigente y
tecnologías disponibles.

La digitalización ha permitido que las empresas avancen y realicen mejoras en su

organización, se ha convertido en una herramienta de vital importancia ya que en cualquier
entidad se facilitan los procesos archivísticos; la posible pérdida de información le
ocasionaría a cualquier entidad perjuicios en su administración y problemas legales, si la
información no está salvaguardada adecuadamente.

Un programa de digitalización trae consigo grandes ventajas, la consulta rápida y

eficaz ahorra tiempo y espacio, por esta misma razón en el momento en el que algún
ciudadano requiera información se puede acceder rápidamente a través de distintos
dispositivos tecnológicos, evitando aglomeración, pues esto provoca una mala atención.
2. Capítulo II Referente teórico

2.1 Antecedentes

Antecedente 1:

Titulo: Formulación plan de conservación Archivo histórico Manizales,

Caldas, Occidente
Autores: Zuluaga Gómez Luisa Fernanda

Consulta: El Archivo Histórico de Manizales no cuenta con las características

que deben que deben cumplir las personas naturales o jurídicas que prestan
servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de los documentos
que representan la vida histórica y cultural de nuestra ciudad. El patrimonio
documental del municipio de Manizales no se encuentra sistematizado en su
totalidad, ni digitalizado para favorecer la consulta y conservación de los
documentos.

Justificación:
El proyecto conservación del Archivo Histórico de Manizales es importante
puesto que mediante el mantenimiento, sistematización y difusión de los
documentos históricos, estamos garantizando la conservación de una importante
parte de nuestra memoria, identidad y cultura y abrimos la posibilidad de
socializar este patrimonio documental para adentrarnos al pasado, conocer la
forma como nuestros mayores hicieron "camino al andar" y a partir de allí,
desarrollar sentidos de pertenencia con nuestra ciudad, su historia y su entorno.

Antecedente 2:

Título: MODELO PARA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS,

APLICADO A UNA OBRA: PERTENECIENTE A LA COLECCIÓN
LIBROS ANTIGUOS Y VALIOSOS DE LA BIBLIOTECA DE FILOSOFÍA
Y TEOLOGÍA MARIO VALENZUELA., S.J.

Autores: Cifuentes Cobos, Luis Carlos. (2007).

Planteamiento del problema

En la Biblioteca de Filosofía y Teología Mario Valenzuela. S.J., la colección de

libros antiguos y valiosos es una importante fuente en la elaboración de trabajos
investigativos1, muestra de ello son: La tesis doctoral del P. Múnera. S.J., titulada
“La producción teológica de la colonia”; la traducción del latín al español de las
obras de Lulio Raimundo2, trabajo elaborado por la Facultad de Filosofía de la
Universidad Nacional de Colombia. También el “Catálogo de la colección de
libros valiosos de los siglos XVI - XVIII del Museo de la Biblioteca del Colegio
Máximo”, por Blanca Lilia Forero3, trabajo de grado que fue laureado. No se
pueden desconocer las Obras Bibliográficas del P. José del Rey Fajardo, S.J.,4 las
cuales tuvieron como fuente primaria la Biblioteca Colonial de la Pontificia
Universidad Javeriana de Bogotá y su colección de libros antiguos y valiosos. Hay
que mencionar igualmente los trabajos investigativos del profesor: Manuel
Domínguez Miranda5; sobre la historia del Pensamiento Filosófico en Colombia,
1620 – 2000.

Estos trabajos muestran el valor y riqueza que posee esta colección, que no se
encuentra disponible a todos los usuarios. Los usuarios de la biblioteca son en su
mayoría estudiantes de pregrado y posgrado que utilizan principalmente los
servicios de consulta de la colección general, No utilizan la colección de libros
antiguos y valiosos para llevar a cabo labores de investigaciones académicas. Lo
anterior puede ser solucionado con la implementación de proyectos de
digitalización de este tipo de material para que todos los usuarios puedan tener
acceso a él y poder beneficiarse de este importante acervo documental.

Justificación

La documentación con valor histórico es considerada un activo importante en las

instituciones o entidades que la poseen, por lo que es común que exista un interés
en proteger y mantener adecuadamente este tipo de material, para que así
continúen siendo utilizados a través del tiempo. Por ello es necesario contar con
una arquitectura completa y robusta que tenga implícitamente el estudio de los
procesos e integre las partes que conforman un proyecto de digitalización de
documentos. Lo anterior hace que las unidades de información encuentren en la
digitalización de documentos una alternativa para preservar y recuperar
información, ya que esta garantiza la conservación en el tiempo de la información,
sólo que un soporte diferente: El electrónico, con las ventajas y aplicaciones que
ofrecen los sistemas de cómputo. Esto hace más accesible este tipo de material a
los estudiantes y toda la comunidad Javeriana, favoreciendo el desarrollo
académico y complementando la formación con acervos documentales que, como
la Colección que posee la Biblioteca favorece el libre acceso a ellos, por lo que se
impulsa y promueve la actividad investigativa en la cual la colección de libros
antiguos y valiosos que posee la Biblioteca Mario Valenzuela. S.J., es fuente de
gran conocimiento.
 2.2 Tópicos del marco teórico:

Marco conceptual:

1. ¿QUE ES LA GESTION DOCUMENTAL?

La gestión documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y
recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación, teniendo en cuenta estas actividades a continuación se publican
los Instrumentos Archivísticos implementados en el Departamento Administrativo de
Función Pública, en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos" y
demás disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación – AGN. [ CITATION Fun \l
3082 ]

Ley que establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística
del estado y comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades
privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente
ley.

2. DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS

Proceso tecnológico que permite convertir un documento en soporte análogo (papel,

video, casettes, cinta, película, microfilm) en uno o varios archivos digitales que contienen la
imagen codificada, fiel e íntegra del documento.[CITATION Arc19 \l 3082 ]
Ventajas de la digitalización
Protección: Medidas de seguridad contra el robo que deberán ampliarse también a
sistemas de seguridad informática contra intervenciones no autorizadas que puedan modificar
los documentos
Conservación de los documentos: Las medidas de conservación preventiva actuarán
en tres frentes:

 Protección de los soportes de los agentes de deterioro físico y biótico.

 Defensa de los contenidos de los virus informáticos.
 Reproducción de los documentos, tanto para disponer de copias de seguridad
como para luchar contra la obsolescencia.
Control de la información: esta característica tiene dos dimensiones
  La velocidad y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a
la automatización de los instrumentos de descripción, junto con su necesaria
normalización
 El aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la
posibilidad de acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la
institución productora mediante la construcción de intranets (que ofrecen durante la
producción de los documentos también la capacidad de intercambiar, compartir y
participar en su creación por diversos actores) — como desde el exterior por usuarios
ajenos a la organización a través de internet.[ CITATION Est01 \l 3082 ]
Existen criterios para decidir qué información debe ingresar al sistema digital, entre
estos: estado físico de la documentación, riqueza histórica e investigativa y estadísticas de
consulta entre otros. Teniendo en cuenta el costo que implica digitalizar, antes de iniciar este
proceso se deben analizar aspectos como:

 El soporte de transacciones costosas.

 Frecuencia de consulta, manipulación y reproducción.

 Documentos que deben ser conservados a largo plazo

 Documentos homogéneos en su forma, tamaño y contenido.

 Representan una gran masa documental.

 Documentos que han sido preparados previamente para el proceso Todo el material
archivístico que se encuentre en condiciones físicas que impidan su manipulación y uso, son
candidatos a ingresar al sistema digital.

2.1. FASES DEL PROCESO DE DIGITALIZACION DE LOS DOCUMENTOS:

IDENTIFICACION:

Ajusta el equipo de acuerdo al soporte del documento a digitalizar.

Realiza la programación para la digitalización.
Selecciona los documentos a digitalizar y establece los parámetros de la digitalización.
Verifica el tiempo de retención en la Tabla de Retención Documental.
Verifica la disponibilidad final del documento en la Tabla de Retención documental.
Define la digitalización de acuerdo a la Tabla de Retención Documental teniendo en cuenta
las series o Subseries contenidas en ella.
En el caso de documentos centralizados confronta los documentos a digitalizar con el
Inventario Único de cada UAA.
 CLASIFICACION:
Cada UAA deberá clasificar y ordenar los documentos partiendo de las Tablas de
Retención Documental o del Listado Maestro de Registros en el caso de los
documentos de apoyo, antes del proceso de captura con la finalidad de garantizar el
cumplimiento del proceso en todas sus fases. La adecuada clasificación permite
definir si la captura se realizará de forma unitaria (uno a uno) o de forma masiva por
lotes.
Si la captura es unitaria se ordenarán cronológicamente los documentos.
Si la captura es masiva se deberán clasificar y después ordenar cronológicamente.

PREPARACION
Si la captura es unitaria se ordenarán cronológicamente los documentos. Si la captura
es masiva se deberán clasificar y después ordenar cronológicamente los documentos.

 Captar la imagen clara y fiel del documento.

 Agilizar el proceso.
 Evitar el deterioro de los documentos que se encuentran en mal estado.

 Depuración: Retirar y eliminar los duplicados, así como documentos de apoyo no

útiles. Esta actividad se realiza teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental
y el Listado Maestro de Registros.
 Limpieza: Tiene como propósito eliminar la suciedad acumulada que dificulta la
lectura de los documentos.
 Retirar ganchos, clips y todos los objetos metálicos.
 Si se trata de tomos es necesario retirar los empastes.
 Corrección del plano: Los documentos no deben presentar dobleces, pliegues u otra
clase de distorsiones que puedan entorpecer el proceso de digitalización
 Unión de rasgaduras, roturas y cortes: Las rasgaduras, roturas y cortes son deterioros
que afectan la estructura del soporte, estos deterioros son generalmente ocasionados
por la incorrecta manipulación, almacenamiento o sistemas de agrupación como
ganchos de cosedora o ganchos legadores inadecuados.
 Foliación: Foliar los documentos del mismo expediente y controlar la continuidad
cronológica entre un documento y otro. 6 Conservación: Llevar un control estricto de
los documentos que se van digitalizando y guardar los originales de acuerdo a la
disposición final determinada en la Tabla de Retención Documental o en el Listado
Maestro de Registros.

3. DIGITALIZACION O CAPTURA:
 En esta fase se obtiene la imagen digital del documento original del soporte
papel. La digitalización de un documento soporte físico que pueda ser escaneado por
medios electrónicos se realiza a través de un proceso automático. Se obtendrá como
resultado un fichero con una imagen en la memoria del sistema al que está asociado el
dispositivo (escáner). Este documento debe fiel al documento original representar la
apariencia, forma y contenido y minimizar las variaciones que se puedan presentar.
Una vez digitalizado el documento se puede optimizar la imagen electrónica. Esta
optimización comprende aspectos tales como: la moralización, reorientación,
eliminación de bordes negros u otros relacionados con la imagen del documento en
físico original, siempre respetando la geometría en tamaño y proporción.

4. RECONOCIMIENTO DE DATOS E INDEXACIÓN

Esta fase está relacionada con digitalización y se puede realizar simultáneamente,
el objetivo es la extracción de la información relevante contenida en el documento, con el
fin de facilitar su tratamiento posterior.
Una vez reconocidos los datos se debe:

 Reunir la información identificativa de los documentos.

 Asegurar que se haya generado el número de ficheros definidos.
 Asegurar que el formato del fichero contiene la imagen digital.

5. CONTROL DE CALIDAD
El documento electrónico obtenido a través de un proceso de digitalización debe
ser fiel al contenido original y garantizar su integridad, las variaciones mínimas están
relacionadas con los colores o tonos. La calidad del documento electrónico resultado del
proceso de digitalización, al igual que los metadatos asociados, se determina por los
protocolos de digitalización previamente definidos. En esta fase se verifica que tanto la
imagen digital como los datos significativos obtenidos en el proceso de digitalización son
fieles al documento original y cumplen con los requisitos exigidos. Por esta razón el
proceso de digitalización debe ser acompañado de un plan de seguimiento rutinario que
permita garantizar la óptima digitalización en cada una de sus fases.

6. CARGA DE DATOS EN EL ARCHIVO DIGITAL

Una vez se dispone de todos los metadatos necesarios para cargar el documento
(reconocimiento de datos e indexación) y el propio fichero que contiene la imagen digital
del mismo, se puede proceder a la carga de toda la información en el archivo digital. Para
realizar esta fase del proceso es necesario definir la técnica que se aplicará para
comprimir el archivo y esta depende del formato utilizado, es necesario verificar si la
técnica seleccionada provoca en mayor o menor grado alguna perdida frente al
documento original, como disminución de nitidez, supresión de marcas de agua.

7. RECOMENDACIONES TÉCNICAS GENERALES

 Independientemente del escenario en que se realice la digitalización se

deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:
  Se debe tener claro el formato del documento electrónico y se recomienda
utilizar formatos a largo plazo.
 La serie documental y el tipo de documento son datos obligatorios para
almacenar un documento.
 Elegir la resolución que sea suficiente para capturar los detalles requeridos
por el grupo de trabajo.
 Elegir una profundidad bit que esté en consonancia con las características
de los documentos.
 Se debe comprobar que la resolución no limite el uso que se pretende
conseguir con las imágenes digitales.
 Selección adecuada del escáner teniendo en cuenta: el volumen diario, las
condiciones de la documentación y recurso humano disponible. [ CITATION
Uni15 \l 3082 ]

8. TABLAS DE VALORACION DOCUMENTAL:

Según el Archivo General de la Nación (AGN), las Tablas de Valoración

Documental -TVD- son el listado de asuntos o series documentales a los cuales se
asigna el tiempo de permanencia, así́ como su disposición final. Se elaboran para
intervenir los fondos acumulados de las entidades. AGN (Acuerdo 002 de 2004).
[ CITATION Sec17 \l 3082 ]

9. TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL:

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales,

a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer
cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos
de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez
finalice su vigencia o utilidad.[ CITATION Arc192 \l 3082 ]
 MARCO TEORICO:

A lo largo de los años se han presentado diversos cambios en la forma de transmitir

la información, hasta la actualidad siglo XXl se sigue utilizando el papel. El papel es
sin duda el material más utilizado en el mundo para plasmar la información debido a
la importancia de esta era necesario que se conservara, para dicha función fueron
creadas bibliotecas y archivadores los cuales funcionaron bien durante los siglos
XVll Y XlX, al pasar el tiempo se vio la necesidad de aplicar un nuevo programa de
gestión documental, pues este tipo de almacenamiento no conservaba totalmente la
información, con forme a todos estos cambios, la nueva gestión documental del
siglo XXl para conservar y almacenar la documentación dio surgimiento a un
proceso de digitalización.

Para iniciar el proceso de digitalización Microtek International, en el año 1984 crea el

primer scanner a blanco y negro con una resolución de 200 PPP, esta fue la primera
empresa en el mundo que da inicio con el proceso de transformar papel en una
imagen, en 1994 crean el primer scanner a color con una resolución de 600 PPP.

La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la

aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en
un documento en papel en una imagen digital.

En su guía sobre la digitalización de los documentos, Leonardo Guzmán, dice:

Establecer procedimientos digitales a partir de una política de organización

documental previa, parece ser el único esquema funcional viable de aplicación en
los archivos, salvo contadas excepciones que deben ser analizadas en entornos
particulares. La importancia que cobra la organización archivística en su conjunto,
cuando se pretende realizar implantaciones tecnológicas de imagen digital, es vital
para la garantía de éxito de un proyecto de esta naturaleza. Desde el punto de vista
metodológico, todo archivo que pretenda vincular a su operación imágenes digitales,
debe garantizar documentos preparados previa y suficientemente, con el fin de
encontrar en la tecnología una representación de dicha organización y no por el
contrario, el sustituto tecnológico de una administración documental deficiente y
carente de servicio. No es prudente, por tanto, promueve la informatización de
acervos desorganizados y carentes de acceso, sin posibilidad de uso de la
información. (Guzmán, 2010, pg. 10)
Es absurdo negar todas las ventajas que la tecnología aporta en un campo laboral,
un archivo que comience con un proceso de digitalización reducirá no solo la
inversión económica, sino que con él se podrá brindar en un corto tiempo un servicio
de consulta optimizado y su preservación. Está claro que el rol que cumple el
tratamiento documental dentro de un campo laboral administrativo y organizacional
de cualquier entidad influye en el buen desarrollo de sus funciones.

En Colombia el AGN (Archivo General de la Nación) es el ente regulador de las

políticas archivísticas, lo que ellos buscan es plantear lineamientos de normalización
de los procesos archivísticos y que de esta forma se preserve particularmente el
patrimonio documental de la nación.

Podemos decir entonces que, “la gestión documental abarca el ciclo de vida
completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial coherente que se le
da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas unidades
hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor
testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la trayectoria de la
entidad.” (Universidad de Málaga, 2009)

Por otro lado, se comenta que la gestión documental según Fernández Gil Paloma,
(1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos hasta su servicio,
pasando por su organización y descripción.”

Entonces en base a las ideas anteriores, podemos decir que la gestión documental,
es el tratamiento que se la da al documento desde su inicio, hasta su fin, a esto se
le da el nombre de ciclo vital, todo esto se lleva a cabo siguiendo las diversas
etapas que conlleva este ciclo por supuesto respetando el principio de orden original
y de procedencia.

Para que una organización pueda implementar la gestión documental es necesario

que también cuente con un programa que les permita lograr la transición sin ninguna
dificultad tanto para la organización, como para sus empleados. Myriam Mejía, en su
guía para la implementación de un programa de gestión documental (2006) define el
programa de gestión documental como “el conjunto de instrucciones en las que se
detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de gestión documental al
interior de cada entidad, tales como la producción, recepción, distribución, tramite,
organización, consulta, conservación, y disposición final de los documentos.” Es
decir, un programa de gestión documental puede ser entendido como un conjunto
de instrucciones que se le indican a la cada unidad dentro de la organización.
http://www.archivonacional.go.cr/pdf/articulos_ran/cruz%20mundet%20la
%20gestion%20de%20los%20documentos_ran_2009.pdf
http://publicaciones.acal.es/index.php/tabula/article/view/373

Marco normativo:

Ley 594 del 2000 ley general de archivos.

Los principios dictados en la Ley 11/2007 de acceso electrónico: principios de

accesibilidad, de interoperabilidad, de simplificación administrativa (por el cual se
reduzcan de manera sustancial los tiempos y plazos de los procedimientos
administrativos), etc.

el Decreto 232/2007 de medios, poniendo especial atención al Artículo 36: Copia

electrónica de documentos originales en papel y al Artículo 37: Compulsa electrónica
de documentos originales en papel.

la Ley 527 de 1999, la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, las demás normas
reglamentarias expedidas por el Archivo General de la Nación (AGN) y
específicamente, en desarrollo de la Política de Gestión Documental de la Entidad, se
expide la Política de Gestión de Documentos Electrónicos para el Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones; la cual tendrá como principio
fundamental la búsqueda permanente de la inclusión de las características de la
autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad, legibilidad, interpretación y
conservación pertinente en el tiempo, a lo largo del ciclo de vida de los documentos
generados en los distintos Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE)
y consolidados Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo
(SGDEA), independientemente de las tecnologías utilizadas en el proceso.

1. Capítulo III Recolección de información

a. Población, técnica del muestreo y muestra
Muestreo por conveniencia:
Este muestreo es probablemente la técnica de muestreo más común. Las muestras
son seleccionadas porque son accesibles para el investigador. Los sujetos son
elegidos simplemente porque son fáciles de reclutar. Esta técnica es considerada la
más fácil, la más barata y la que menos tiempo lleva.

Se escogió esta empresa porque se contactó a un tercero que tenía conocimiento

sobre ella se dieron a conocer unas ideas del cual les intereso la información ya
que es algo que les favorece tanto a ellos a como los que generaron la idea, con
qué fin se realiza esto, con el fin de darle un orden y seguir un protocoló en la
área de archivos de esta entidad generando una gran fluidez y eficacia en el
momento de manipular documentos.

b. Fuentes de información:

En este proyecto vamos a utilizar la fuente de información

secundaria ya que nuestra investigación se basa en datos
precisos en los cuales nos apoyamos en teorías,

c. Instrumentos de recolección de información

 Entrevista:

Este instrumento se va a realizar para conocer el proceso que tiene su empresa con respecto al
a la gestión documental en relación con la digitalización, esta va a ser realizada por
aprendices Sena del programa Tecnólogo en gestión documental. Id. 1694980

Este proceso se va a llevar a cabo bajo estricta transparencia y confidencialidad entre ambas
partes.

Nombre: _______________________________________________________
Empresa o institución : ____________________________________________
Cargo: __________________________________________________________

1. ¿Tienen archivo constituido en la empresa? ¿Por qué?

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2. ¿Se rigen bajo la normatividad del archivo general de la nación?
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3. ¿Qué tipos de documentos manejan?
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4. ¿Cuentan con una persona capacitada para manejar el área de archivo?
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5. ¿En qué unidades de conservación reposan los documentos?
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6. ¿Cuáles son los documentos más importantes en sus procesos?
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7. ¿Cuenta con áreas destinadas especialmente para el archivo?
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8. ¿Tiene conocimiento sobre los daños biológicos que afectan a los documentos?
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9. ¿Qué disposición final le dan a los documentos?
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10. ¿Implementan las Tablas de retención documental Y Tablas de valoración
documental?
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11. ¿Qué herramientas tecnológicas manejan en el área de archivo?
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12. ¿Cuentan con algún tipo de software documental?
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13. ¿Escanean los documentos?
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14. ¿Considera importante escanear los documentos?
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15. ¿Estarían dispuestos a utilizar un presupuesto destinado a la digitalización?
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16. ¿Qué tipo de papel utilizan normalmente?
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17. ¿Cuál es el estado general de la documentación?
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Cronograma de trabajo de campo excel.

a. Tabulación, graficación de la información

b. Análisis de la información

18. Capítulo IV Estudios técnicos

a. Prototipo del producto o del servicio

b. Matriz de recursos------
c. Ficha técnica del producto o servicio
d. Flujograma de procesos o protocolos
e. Micro localización

f. Macro localización
19. Capítulo V Estudio administrativo
a. DOFA
b. Plataforma estratégica (misión, visión, objetivos)
c. Organigrama
d. Matriz de cargos (nombre del cargo-perfil-tipo de contrato-funciones- salario)

20. Capítulo VI Estudio financiero

a. Ingresos
Los ingresos de AM COPPIANO provienen de los servicios que prestan tales como: Campañas,
Creaciones de Marcas Corporativas, Planeación de Medios, Realización Audiovisual. Logística,
Activación de Marca, Ferias, Eventos, Gobiernos Visibles, Trade y creación de sitios Webs. No hay
valores exactos, ni cifras de la cantidad de ingresos, ya que la empresa fue reservada con este tipo de
información y no nos suministró ningún tipo de dato relacionado con ello.

b. Egresos
Como ya sabemos la empresa AM COPPIANO no nos brinda este tipo de información por tanto
deducimos algunas en las que pueden generar egresos, algunas de estas son: la renta del mobiliario
en el cual la empresa realiza todas sus operaciones, otros es el pago a trabajadores y por ultimo los
suministros y equipos de oficina.

c. Presupuesto de inversión
Ya que es una empresa que se dedica a la publicidad sus inversiones iniciales van encaminadas a
productos como: equipos de cómputo, terreno para bodegas en las que guardan parte de los activos
de la empresa, o también otros intangibles como: pago de permisos o derechos requeridos por las
 diversas autoridades federales, estatales o municipales; licencias o franquicias entre muchas otras
inversiones.
d. Capital de trabajo
e. Fuentes de financiación.

Conclusiones

Recomendaciones

BIBLIOGRAFÍA

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publica/Tablas-de-Retencion-Documental-TRD

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Distrital de Hacienda: http://www.shd.gov.co/shd/tablas-valoracion-documental

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http://www.alegsa.com.ar/Dic/digitalizar.php

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http://www.uma.es/archgeneral/4.htm. [Consultada el: 10- enero-2007].

Mejía Miriam y otros. Guía para la implementación de un programa de gestión documental. Santafé de Bogotá:
Archivo General de la Nación, 2005. (http://www.archivogeneral.gov.co/agora/getfile.php3?key=1138129812&site
=agn&bn=agn_privadoagn)

Anexos