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ABC DACAR OFFICE

PROGRAMA DE COMUNICACIÓN DE PARTICPACION Y Versión 1
CONSULTA
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Fecha de
TRABAJO Actualización

OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Establecer los mecanismos de comunicación, participación y consulta de los diferentes actores

que intervienen en ABC DACAR OFFICE y a quienes va dirigido el sistema de gestión de salud
y seguridad en el trabajo.

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Motivar a los clientes internos y externos de ABC DACAR OFFICE a participar y crear en
ellos una conciencia de trabajo seguro, que se refleje en comportamientos para mantener
y/o mejorar la salud y el bienestar físico y mental de los trabajadores.

 Apoyar la cultura de prevención y reporte de condiciones inseguras que la organización

quiere implementar.

 Asegurar que la información pertinente de SST se comunica a y desde los empleados y

otras partes interesadas.

1. ALCANCE

Este programa va dirigido a todos los trabajadores de ABC DACAR OFFICE, nuevos o
antiguos.

3. DEFINICIONES

Elemento del programa: Tipo de documento o medio por utilizar para el proceso de
comunicación.

Emisor: Persona que informa o comunica.

Receptor: Persona o personal a quien va dirigida y recibe la comunicación.

Responsable: Persona encargada de vigilar y coordinar el proceso de comunicación.

Periodicidad: Frecuencia de emisión de la comunicación.

Actividad o reporte: Tipo de información por comunicar por parte del emisor.

Comunicación: Proceso a través del cual se transmite un mensaje de interés, en el cual hay un
receptor y un emisor.
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Participación: Proceso mediante el cual se hacen aportes a un sistema de acuerdo al rol

desempeñado y al interés generado por el beneficio mutuo.

Consulta: Proceso mediante el cual es posible obtener más información requerida.

4. PROCEDIMIENTO PARA LA COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA

4.1 COMUNICACIÓN

ABC DACAR OFFICE utilizará como métodos de comunicación diferentes medios con los que
cuenta para facilitar este proceso, entre ellos se incluyen los comunicados internos, las
carteleras, correos electrónicos, memorandos, capacitaciones, oficios, reuniones. El objetivo
primordial de este proceso es establecer los medios para que la empresa ponga en
conocimiento de sus trabajadores los riegos en su trabajo, los programas y estrategias que se
implementan en la IPS para fomentar y garantizar la salud y seguridad en el trabajo, los
compromisos de la empresa y las obligaciones del trabajador en SST, las capacitaciones
programadas, los cambios dentro el ámbito de trabajo, entre otros.

4.1.1 Comunicaciones Internas

Los medios usados pueden ser físicos: cartelera, entrega de fotocopias; verbales:
capacitaciones o comunicaciones telefónicas; visuales: por medio de videos; electrónicos:
mensajes en los mails. La información que se comunica depende de los temas que manejan los
niveles de la organización o los procesos; a continuación se mencionan la información que se
comunica:

° Políticas y Objetivos del SG SST

 Requisitos Legales
 Responsabilidades
 Quién es el Representante del SST
 Peligros identificados en las actividades que desarrollan los trabajadores
 Programas de gestión del SST como: Programa de estilos de vida saludables, manejo seguro
de EPP
 Procedimientos de trabajo seguro
 Gestión del Vigía SST y quien lo representa
 Resultados de las investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo, así como de las
enfermedades profesionales; a través de por ejemplo las lecciones aprendidas.
 Plan de Emergencias y los procedimientos operativos normalizados para los tipos de
emergencias.
 Resultados de la revisión por la Dirección.
 Estado de las acciones correctivas y preventivas del SG SST
 Cambios del SG SST
La empresa también podrá comunicar los programas, políticas o riesgos a los trabajadores
través de los procesos de inducción y re inducción que se realizan; además, se refuerza
específicamente las medidas de control y la prevención a través del programa de capacitación.
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4.1.2 Comunicaciones Externas

De la empresa hacia las partes interesadas. Cuando se envía comunicaciones externas se hace
en hojas con membrete de la compañía, y se archivan los documentos con registro de recibido.
Las comunicaciones se controlan estableciendo un consecutivo interno general y único.

ABC DACAR OFFICE al recibir correspondencia lo hará a través de los funcionarios de

atención al usuario, quienes sellaran con fecha, hora y firma de recibido. Posteriormente se la
presenta a la Gerencia o Dirección Administrativa, excepto las que vengan a nombre propio de
algún funcionario de la compañía, de tal forma que el Gerente o Dirección Administrativa las
dirige al responsable de responder cada comunicación externa y a su vez le hará seguimiento
verbal o por mail a los asuntos de importancia.

ELEMENTO
DEL
EMISOR RECEPTOR RESPONSABLE PERIODICIDAD ACTIVIDAD, REPORTE
PROGRAM
A

Publicar todos los

Grupo aspectos concernientes a
interno: la empresa que sean de
Empleado interés colectivo.
s Comunicación por parte
Seguridad y Según
de la Gerencia o del
Cartelera SST Salud en el necesidades del
coordinador SST.
Trabajo sistema
Grupo Información sobre
externo: resultados del Sistema
SST y RS, cumpleaños y
Visitantes actividades
motivacionales.

Gerente,
Temas de elección del
Direcció Gerente,
Grupo gerente: seguridad en el
n Dirección
Comunic interno: Según lugar de trabajo, cuidado
administ administrati
ado Empleado necesidades del de la salud, cuidado del
rativa, va,
interno s, grupos sistema medio ambiente,
Coordin Coordinador
de Interés Responsabilidad Social,
adores es de áreas
entre otros.
de áreas

Correos SST Empleado Seguridad y Según Informar y actualizar la

electróni s Salud en el necesidades del información de las
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actividades de la
cos Trabajo sistema empresa, los factores de
riesgo, capacitaciones

Aspectos concernientes a
la empresa que sean de
interés colectivo.
Información sobre
resultados del Sistema
Empleado SST. Seguridad en el
s lugar de trabajo, cuidado
Correos Vigía Según de la salud
electróni SST Vigía SST necesidades del
Responsa Las opiniones,
cos sistema
ble SST inquietudes, problemas y
solicitudes de los
trabajadores con relación
a aspectos del Sistema
SST y RS

Condiciones inseguras de
trabajo

Informar y actualizar la
Grupo información de las
externo: actividades de la
Folleto empresa, los factores de
Visitantes
visitante riesgo a los cuales nos
y Atención al
y SST Continuamente. encontramos expuestos y
comunida usuario según
comunid las actividades en
d de la necesidad
ad Responsabilidad Social
oficina
que se implementan una
vez ingresen a nuestras
instalaciones

(Carta SST Grupo Seguridad y Una vez al año Se hará participe a

de externo: Salud en el entidades como
Invitació Trabajo l autoridades, si es
n y/o Cruz roja necesario, a través del
participa y envió de una carta de la
ción) Bomberos empresa que especifique
Simulacr la actividad a desarrollar.
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os y
atención
de
emergen
cia

Proceso
s de Temas de elección:
inducció seguridad en el lugar de
n y re Empleado Seguridad y trabajo, cuidado de la
Según
inducció SST s, grupos Salud en el salud, cuidado del medio
necesidad
n de Interés Trabajo ambiente, factores de
riesgo y peligros, entre
Capacita otros.
ción

4.2 PARTICIPACIÓN

Las participaciones deben ser de carácter positivo y preferiblemente predictivo, para contribuir
con el mejoramiento continuo, puede también transmitir los problemas o inquietudes; todo por
medio verbal o escrito

 Los aspectos en los que participan los trabajadores son entre otros los siguientes:
 Investigaciones de accidentes, casi accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
 Identificación de peligros en los lugares de trabajo por medio de comunicaciones con el
Vigía de SST, las inspecciones de seguridad.
 En los cambios de objetivos y políticas del sistema de gestión SST.
 Atendiendo auditorías tanto administrativas como operativas.
 En las sesiones de capacitación aportando sus conocimientos y o experiencias
relacionadas.
 Reportes de incidentes o accidentes de trabajo.

Actividades participación trabajadores.

MÉTODO DE PARTICIPACIÓN

Procesos de identificación de Los trabajadores participan a través de la realización de

peligros, valoración de riesgos y Análisis de Trabajo Seguro, Inspecciones de seguridad
determinación de controles
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Investigación de incidentes Investigar los accidentes reportados por el trabajador,

vinculando a mismo trabajador en la investigación; es decir,
participa el trabajador accidentado y los trabajadores testigos

Desarrollo y revisión de políticas Se divulgan en las carteleras para conocimiento y generación

y objetivos SST de sugerencias.

Representación en asuntos SST Existe el VIGIA SST donde los representantes con
participación de trabajadores del área operativa, Brigadas de
emergencias, Comités de convivencia

4.3 CONSULTA

ABC DACAR OFFICE afecten. También los directivos y el nivel asistencial podrán hacerse
consultas a entidades externas con el visto bueno del gerente, cuando haya inquietudes acerca
de las actividades a desarrollar en el sistema de gestión. Así mismo los trabajadores pueden
realizar consultas al coordinador o responsable de SST o al vigía de SST, por ejemplo algunos
temas de consulta pueden ser: normatividad legal, procedimientos operativos normalizados
para las emergencias, respuesta de sugerencias de acciones preventivas o de quejas y
reclamos. Todo esto utilizando los medios de comunicación ya definidos en el presente
documento.