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7. Salidas de la revisión por la dirección: Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las
decisiones y acciones relacionadas con:
a) las oportunidades de mejora
b) cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad
c) las necesidades de recursos
DESARROLLO DE LA REUNION
1. El estado de las acciones desde revisiones por la dirección previa
Por ser el primer informe de Revisión por la Dirección, no hay acciones desde revisiones por la dirección previa.
Sin embargo, como parte del mejoramiento continuo de Secretaría de Hacienda se relaciona a continuación los
resultados y logros (huellas) de la Secretaría de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Montería:
Gracias a un gran esfuerzo financiero y a la disciplina fiscal, nuestra ciudad logró sanear sus finanzas y
salir de la Ley 550. Montería se encontraba en Ley 550 desde el mes de julio del año 2004 y gracias a la
excelente gestión del Gobierno de la Ciudad se pudo firmar el acta de terminación de la misma el 15 de
agosto de 2019. Durante este periodo se pagaron acreencias por valor de 115.813 millones de pesos. Es
importante destacar el aumento de los ingresos corrientes que ha registrado el Municipio, un hecho que
denota la confianza del contribuyente con la administración de la ciudad y la existencia de credibilidad
en la inversión de los recursos.
Debido a la confianza de los contribuyentes en las inversiones realizadas por el Gobierno de la Ciudad
y a la gestión de cobro realizada por la Secretaría de Hacienda, el Municipio de Montería incrementó
sus ingresos corrientes de libre destinación-ICLD, lo que le permitió pasar a Categoría Primera, a partir
de la vigencia 2019. El gobierno de Montería Adelante mantuvo los gastos de funcionamiento por debajo
del límite de su categoría, lo cual repercutió directamente en una mayor inversión económica, social y
en obras públicas en la ciudad.
Las operaciones de manejo de deuda de los créditos que fueron desembolsados en la vigencia 2015, la
actual administración municipal logró una reducción significativa en la tasa de interés, pasando de una
tasa del DTF+3.75 a DTF+2.5 en el caso de la deuda del Grupo Aval (Banco de occidente, Banco de
Bogotá, y Banco Popular); para Bancolombia la tasa de interés del DTF+3.3 disminuyó al DTF+2.2; para
los nuevos créditos desembolsados en la vigencia fiscal 2019, por un valor total de $30.000 millones se
logró una tasa DTF+2.0. En este sentido las operaciones de manejo de deuda disminuyeron el costo
promedio de la deuda anterior, lo cual fue una exitosa gestión de la Secretaría de Hacienda Municipal
de la actual administración, lo que se vio reflejado en una disminución en los gastos financieros por
concepto de intereses de la deuda.
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ACTA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
VERSIÓN 1
Tasa DTF
Entidad Bancaria Tasa DTF Actual
Anterior
Grupo Aval (Banco de occidente, Banco de
DTF+3.75 DTF+2.5
Bogotá, y Banco Popular)
Bancolombia DTF+3.3 DTF+2.2
Davivienda y Bancolombia (Nuevo
- DTF+2.0
Crédito)
Se cuenta con un software propio del Municipio de Montería, para la administración de las Rentas
Municipales, facilitando la forma de pago del Impuesto Predial Unificado a los contribuyentes de nuestra
ciudad. Estos pagos se pueden realizar a través de la página web de la Alcaldía de Montería con tarjetas
de crédito Visa o Mastercard, Vía Baloto y Grupo Éxito (Éxito, Carulla y Surtimax). Así mismo, el botón
de pago PSE, a través de Placetopay. También se implementó un programa de integración, vía Web
Service, entre el Municipio y entidades bancarias autorizadas para realizar la labor de recaudo, lo cual
nos permitió ofrecer a los contribuyentes pagos al sistema del Área de Rentas en tiempo real y con total
protección a los datos.
Como estrategia para mejorar el flujo de información entre el sistema de información del proceso de
Rentas con los procesos de Tesorería y Contabilidad del sistema integrado de información SIIM, se
mejoró y se puso en funcionamiento la herramienta desarrollada para la Secretaría de Hacienda, que
permite importar la información de recaudos de los diferentes impuestos que se facturan y pagan en el
sistema de Rentas, de tal forma que el flujo de la información sea pueda realizar de forma diaria y sin
que medie digitación alguna, sistema automatizado. La herramienta además de integrar la información
producida en el sistema del proceso de Rentas, permite parametrizar la información previa que se
requiere para que la herramienta haga los cruces de información de manera adecuada a la base de
datos SIIM.
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2. Los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la
calidad
De conformidad con el análisis de los cambios en el contexto de las cuestiones externas e internas de la Secretaría
de Hacienda del Municipio de Montería, que afecten el SGC, se documenta en el análisis de contexto externo e
interno de conformidad con el SGC y que son parte de los requisitos de la Norma ISO 9001:2015 son:
AMENAZAS
En el año 2019 no se han presentado planificación de cambios al sistema de gestión de la calidad, sin embargo,
se definió el procedimiento SHP-E004-19 planificación de los cambios y formato SHF-E006-19 planificación de
cambio.
CAMBIOS CI CE
No Aplica para el presente informe
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3. La información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las
tendencias relativas a:
a) SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y LA RETROALIMENTACIÓN DE LAS PARTES INTERESADAS
PERTINENTES
La satisfacción del cliente en las Secretaría de Hacienda fue medida desde dos perspectivas: Seguimiento de
PQRS y Encuesta de Satisfacción a las partes interesadas.
Se presenta los resultados de las encuestas de satisfacción realizadas a los contribuyentes y Secretarías de la
Alcaldía durante los meses de agosto, septiembre y octubre del año 2019.
CALIFICACION OBTENIDA
% ESTADO DE
PERIODO T OT AL INVALIDAS
SAT ISFACCION SATISFACCION
E VALUADOS
E ne ro 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Fe bre ro 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Marzo 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Abri l 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Mayo 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Juni o 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Jul i o 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Agosto 13 13 1 00,00% SAT ISFE CHO
Se pti e m bre 18 2 20 1 00,00% SAT ISFE CHO
Octubre 35 3 38 1 00,00% SAT ISFE CHO
Novi e m bre 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
Di ci e m bre 0 #¡DIV/0! #¡DIV/0!
TOTAL 66 5 0 71 1 00,00% SAT ISFE CHO
Con respecto a los resultados de la encuesta de satisfacción del cliente, la variable con mayor puntaje de
calificación corresponde a satisfecho, ésta buena calificación se soporta en el consolidado de los radicados del
año 2019 (Solicitudes, peticiones, quejas y reclamos) tramitados a través del software “Impuestos PLUS” las cuales
cumplen con la atención y las respuestas al ciudadano dentro de los tiempos establecidos por ley, evidenciando
un porcentaje de cumplimiento del 98% en respuesta a dichos trámites.
Porcentaje de
Meses Total Radicados
cumplimiento
Enero 979 98%
Febrero 1113 99%
Marzo 1433 100%
Abril 1252 99%
Mayo 1220 100%
Junio 1001 99%
Julio 1374 99%
Agosto 985 95%
Septiembre 1185 93%
Octubre 1036 98%
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Por otra parte, se muestra el seguimiento a la atención de PQRS realizado por la Oficina de Control Interno, a
través del “Informe seguimiento PYXIS Secretaría de Hacienda” emitido por el jefe de control interno Dra. Mónica
Haddad Sofan, de conformidad como lo establece el acuerdo 060 de 2001 del archivo general de la nación
utilizando el software PYXIS, dando respuesta a solicitudes de partes de entes de control y personas naturales;
donde se evalúa con calificación de buen desempeño a la Secretaría de Hacienda del Municipio de Montería.
VIGENCIA 2019
ESTADO DE LA SOLICITUD
Mayo Junio Julio Agosto Septiembre
Solicitudes ejecutadas 191 277 316 343 377
solicitudes pendientes 0 0 0 0 0
Solicitudes sin responsable 0 0 0 0 0
Total solicitudes 191 277 316 343 377
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0
7.1.3 7.1.4 7.2
Adicionalmente se realizó sensibilización los días 9, 10 y 11 de octubre de 2019 a todo el personal de la Secretaría
de Hacienda, para incentivar el reporte de las no conformidades que puedan presentarse en la ejecución de los
procesos, asimismo, se divulgó el SHP-Q003-19 procedimiento acciones correctivas mejoras.
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PROCESO DE
TESORERÍA conciliar los saldos de los libros bancarios. En Ejecución
TESORERÍA
La auditoría se realizó el 17 octubre de 2019 y el plan de auditoria permite ver los criterios y los requisitos de la
norma ISO 9001:2015 y los procesos específicos que fueron auditados, así mismo, en el informe fue presentado
a cada proceso donde se evidencia el resultado del estado del sistema de gestión de calidad.
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Se logró el cumplimento de los objetivos iniciales de auditoría, así mismo se logró desarrollar de acuerdo al plan
de auditoria planteado el ejercicio del primer ciclo de auditoría interna. Se evidencia compromiso del personal
de la Secretaría de Hacienda con el desarrollo de la auditoria interna, pues se contó con la disposición y
colaboración de todos para la observación, toma de evidencias, revisión de documentos y entrevistas.
Se pudo evidenciar que la auditoría interna fue un proceso confiable, cumplió con el procedimiento establecido
y obtuvo resultados acordes al estado del sistema de gestión de calidad, generando oportunidades de mejora
que están siendo trabajadas por los procesos. Ver resultados en el “Informe de auditoría Interna 2019”
j) OPORTUNIDADES DE MEJORA
El comité de calidad se reúne trimestralmente para realizar avances y seguimiento a la revisión por la dirección.
En este espacio se analizan todas las entradas y salidas de la revisión requeridas por la norma y se analiza el
estado del sistema de gestión de calidad, generando oportunidades para la mejora continua.
De acuerdo con el análisis del contexto se concluye trabajar con las siguientes oportunidades:
Credibilidad y confianza de la ciudadanía en la nueva administración
La objetividad, imparcialidad y neutralidad, así como el acceso fácil a los servicios que presta
la Secretaría de hacienda
Avances de las tecnologías de la información y las comunicaciones
Modernización tecnológica mediante el uso de las TICS
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A continuación, se proponen oportunidades de mejora con el fin de que el Sistema de Gestión de Calidad sea
conveniente, adecuado, eficaz, eficiente y efectivo; bajo el mejoramiento continuo:
Reforzar el plan de la formación identificada para la Secretaría de Hacienda como necesarias para
fortalecer la competencia del personal.
Se recomienda un análisis de quejas y reclamos que permita generar planes de acción para eliminar las
causas y medir la eficacia de los planes emprendidos.
5. REVISIÓN POLÍTICA DE CALIDAD Y OBJETIVOS DE CALIDAD
Se revisó la política y los objetivos de calidad, no se considera necesario hacerle cambios ya que su definición
fue éste año (2019), sin embargo, se analizó la pertinencia a corto plazo de la política de calidad y objetivos de
calidad, se hace claridad que esta debe ser revisada en cada una de las reuniones del comité de calidad con el
fin de actualizar si es necesario en pro del cumplimiento del direccionamiento estratégico de la Secretaría de
Hacienda.
6. RESULTADOS DE LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
El sistema de Gestión de Calidad es adecuado porque: En el ciclo de auditoría interna de calidad aplicado en la
vigencia del año 2019 se verificó la conformidad del Sistema de Gestión de Calidad pudiéndose comprobar la
capacidad del mismo para cumplir los requisitos legales, reglamentarios, de la norma ISO 9001:2015, de la
Secretaría de Hacienda y las partes interesadas.
El sistema de Gestión es conveniente porque: Está alineado con la misión y visión de la Secretaría de Hacienda
existiendo coherencia entre estas y la política de calidad, los objetivos de calidad e indicadores de gestión.
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El sistema de Gestión es eficaz, eficiente y efectivo porque: los resultados obtenidos de la evaluación del servicio
prestado en la Secretaría de Hacienda, es satisfactorio para las partes interesadas, como se pudo evidenciar en
las encuestas de satisfacción aplicadas.
Porque los resultados del sistema son útiles para la toma de decisiones en
SI ES ADECUADO
pro del mejoramiento continuo y en la generación de valor agregado
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