CÓDIGO: M-TIC-03

MANUAL DE POLITICAS DE VERSIÓN: 01

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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MANUAL DE POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DEPARTAMENTO DEL META – ADMINISTRACIÓN CENTRAL

“Este manual es de propiedad exclusiva de la Administración Departamental por lo cual no

debe ser reproducido, distribuido, corregido o prestado, total o parcialmente por cualquier medio sin
la previa autorización de la Administración Departamental, el secretario (a) de TIC, Ciencia,
Tecnología e Innovación”.

SECRETARÍA DE TIC, CIENCIA,

TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN

REVISÓ APROBÒ

SECRETARIO DE TIC, CIENCIA, REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

TECNOLOGÍA E INNOVACIÓN
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Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 3
2. OBJETIVO .................................................................................................................. 3
3. ALCANCE ................................................................................................................... 3
4. DEFINICIONES ........................................................................................................... 3
5. RESPONSABLES ....................................................................................................... 5
6. DESARROLLO ............................................................................................................ 5
6.1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACIÓN: ............................................................................................................. 5
6.2. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
PERSONALES ............................................................................................................... 6
6.2.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias y del departamento ....... 6
6.2.2. En relación con el funcionamiento del Departamento ....................................... 6
6.3. DERECHOS DE LOS TITULARES ...................................................................... 6
6.4. DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTAL ................................. 7
6.5. DATOS SENSIBLES ........................................................................................... 8
6.6. DATOS DE MENORES DE EDAD ....................................................................... 8
6.7. AUTORIZACION DEL TITULAR .......................................................................... 9
6.7.1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN.............................. 9
6.8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS .............................. 9
6.9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS ................................... 10
6.9.1. CONSULTA ................................................................................................... 10
6.9.2. RECLAMOS ................................................................................................... 10
7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES Y ACTUALIZACIONES .............................................................. 11
8. HISTORIAL ............................................................................................................... 11
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1. INTRODUCCIÓN

El presente manual regula el tratamiento de la información personal recolectada y

administrada por la Administración Departamental como consecuencia del desarrollo de su
objeto social. Su elaboración responde al cumplimiento de las obligaciones previstas en el
artículo 13 del decreto 1377 de 2013, con lo que se busca garantizar el derecho fundamental
de habeas data y todos aquellos regulados mediante la ley 1581 de 2012.

El manual documenta y recoge los cambios organizacionales que se han adoptado para
plasmar los procedimientos estandarizados de recolección, custodia y tratamiento de los
datos personales.

2. OBJETIVO

Establecer las pautas y lineamientos para proteger los datos personales registrados en
cualquier banco o base de datos que permita realizar operaciones, tales como la
recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, por parte de la Administración
central del Departamento del Meta, de conformidad a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012,
1266 de 2008, y la demás normatividad vigente.

3. ALCANCE

Esta política es de aplicación en todas las dependencias y procesos pertenecientes al

sistema de gestión integrado identificados en el mapa de procesos de la Administración
Departamental.

4. DEFINICIONES

Para los efectos de este manual se determinan los siguientes términos:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida

al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca
de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la
forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los
datos personales.
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Bases de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
titular o cuyo uso indebido pueda generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas,
la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición, así como los relativos a la salud, a la vida sexual, y los
datos biométricos.

Dato público: es el dato que no sea semi-privado, privado o sensible. Son considerados
datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión
u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.

Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma
o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable
del tratamiento.

Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos,
que, para este caso, será la Administración Departamental.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales

como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encarado

del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o datos
personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro
y fuera del país.
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Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos

dentro o fuera del territorio de la Republica de Colombia cuando tenga por objeto la
realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

5. RESPONSABLES

 Secretaria Tic/CTeI.
 Comité Técnico de Seguridad de la Información.
 Dueños de los procesos: Deben conocer y velar por la aplicación las disposiciones de
este documento.

6. DESARROLLO

6.1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA

INFORMACIÓN:

En cumplimiento de la ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para
la protección de datos personales y sus decretos reglamentarios”, El Departamento del
Meta – Administración Central es el responsable del tratamiento de sus datos personales.

La Gobernación del Meta se encuentra ubicada en Colombia, en la ciudad de Villavicencio,

en las direcciones:

- Sede principal: cra 33 nº 38-45 plaza libertadores – centro teléfono (+57) 8 6818500
línea gratuita 018000129202
- Secretaría de salud: calle 37 nº 41-80 barzal alto, teléfono 6620157 – 6620140
- Sede gestión de recursos físicos: Cra 23 nº 33-117 san francisco, teléfono 6702977

La Administración Departamental dispone del número PBX: (+57)8 6818500 – Línea

gratuita: 01 8000 129 202

Se cuenta con una página web institucional: www.meta.gov.co

Existe actualmente la oficina de atención al ciudadano para la recepción de solicitudes,

peticiones, quejas y reclamos ubicada en la Administración Departamental o también se
pueden comunicar por el correo electrónico: oficinaatencionalciudadano@meta.gov.co
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6.2. FINALIDAD Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS

DATOS PERSONALES

Los datos personales que el departamento recolecte, almacenen, use, circule y suprima,
serán utilizados para alguna de las siguientes finalidades:

6.2.1. En relación con la naturaleza y las funciones propias y del

departamento

El tratamiento de los datos se realizará con la finalidad de las funciones propias del
departamento, en las disposiciones contenidas en la ley 1581/2012 y el decreto 1377 de
2013 demás normas que los modifiquen, adiciones, sustituyan o complementen.

6.2.2. En relación con el funcionamiento del Departamento

 Recurso Humano

El tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o

prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica
entablada con el departamento (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios,
judicantes, practicantes y aspirantes a cargos).

 Proveedores y contratistas del departamento

El tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo del
proceso de gestión contractual de productos o servicios que la practicante requiera para su
funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

 Seguridad en instalaciones del departamento

El tratamiento se realizará para la vigencia y seguridad de las personas, los bienes e

instalaciones del departamento.

6.3. DERECHOS DE LOS TITULARES

El titular de la información recopilada por la Administración Departamental tendrá́ los

siguientes derechos:
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 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al departamento como

responsable y encargado del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros
ante datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
 Solicitar la prueba de autorización otorgada a la Administración Departamental como
responsable y encargado del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe
como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10
de la ley 1581 de 2012.
 Ser informado por la Administración Departamental como responsable del
tratamiento y encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha
dado a los datos personales del titular.
 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones
a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido
por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo una vez agotado el trámite del
que trata el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
 Revocar la autorización otorgada a la Administración Departamental y/o solicitar la
supresión del dato incluido en la base de datos cuando en el tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y
comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han
incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la constitución.
 Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objetivo de
tratamiento.

6.4. DEBERES DE LA ADMINISTRACIÓN DEPARTAMENTAL

En su condición de responsable de la información la Administración Departamental es

consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los
datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas
a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar
a dichos datos la Administración Departamental solo hará́ uso de los datos personales para
las finalidades expresadas por el titular, en respeto de la ley 1581 de 2012 que versa sobre
la protección de datos personales puntualmente a lo mencionado en el artículo 17.

Por tanto, la Administración Departamental se compromete a cumplir a cabalidad y de forma

permanente con los preceptos que a continuación se mencionan:
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1) Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de

sus derechos referidos a sus datos personales.
2) Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir
perdida, consulta, uso o acceso no permitido o fraudulento.
3) Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en
los términos que para ellos tiene fiado el artículo 14 de la ley 1581 de 2012 en cuanto
al tiempo de respuesta.
4) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de
sus labores como empleados de la Administración Departamental deben conocer la
misma.
5) Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando de
presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o
existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
6) Cumplir estrictamente con la ley 1581 de 2012 al igual que con los decretos que la
reglamenten y con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de
Industria y Comercio.

6.5. DATOS SENSIBLES

El titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier información sensible solicitada
por la Administración Departamental, relacionada, entre otros, con datos sobre su origen
racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos
humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de salud.

Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles excepto cuando:

 El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento.

 El titular se encuentre incapacitado física o jurídicamente, y el tratamiento de estos
datos sea necesario para salvaguardar su interés vital. Se debe contar con la
autorización de sus representantes legales.
 El titular haya hecho manifiestamente públicos sus datos, o sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
 El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.

6.6. DATOS DE MENORES DE EDAD

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El suministro de los datos personales de menores de edad es facultativo y debe realizarse

con autorización de los padres de familia o representantes legales del menor.

Está prohibido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo

aquellos datos que sean de naturaleza pública (Art. 7 Ley 1581 de 2012) y cuando dicho
Tratamiento cumpla los siguientes parámetros y requisitos:

 Responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

 Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales

6.7. AUTORIZACION DEL TITULAR

Sin prejuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento se requiere la

autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

6.7.1. CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

 Información requerida por la Administración Departamental en ejercicio de sus

funciones legales o por orden judicial.
 Datos de naturaleza pública.
 Casos de urgencia médica o sanitaria.
 Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos
o científicos.
 Datos relacionados con el registro civil de las personas.

6.8. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

El titular puede realizar la consulta o reclamación por medio escrito, verbal o presencial en
la sede principal de atención que se encuentra ubicada en Colombia, en la ciudad de
Villavicencio, capital del Departamento del Meta, en las direcciones:

 Sede principal: Cra 33 nº 38-45 plaza libertadores – centro teléfono (+57) 8 6818500
línea gratuita 018000129202
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 Secretaría de salud: Calle 37 Nº 41-80 barzal alto, teléfono 6620157 – 6620140

 Sede gestión de recursos físicos: Cra 23 nº 33-117 san francisco, teléfono 6702977

La Administración Departamental dispone del número PBX: (+57)8 6818500 – Línea

gratuita: 01 8000 129 202.

Se cuenta con una página web: www.meta.gov.co Existe actualmente la oficina de atención
al ciudadano para la recepción de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos ubicada en la
Administración Departamental o también se pueden comunicar por el correo electrónico:
oficinaatencionalciudadano@meta.gov.co

6.9. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS

La administración departamental deberá establecer un procedimiento que estandarice el

proceso para que los usuarios ejerzan sus derechos respecto a:

6.9.1. CONSULTA

Sobre la información de sus datos personales se absolverán en un término de 30 días

hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible responder la consulta dentro de dicho termino, se informará al

interesado antes del vencimiento de los treinta (30) dias, expresando los motivos de la
demora y señalando la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

6.9.2. RECLAMOS

Los titulares o sus causa-habitantes que consideren que la información contenida en una
base de datos de la Administración Departamental debe ser objeto de corrección,
actualización o supresión, o que adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante la
Administración Departamental, a través de cualquiera de los canales de comunicación
descritos anteriormente; y éste deberá contener la siguiente información:

 Nombre e identificación del titular

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 Dirección de correspondencia física o electrónica para la notificación

 Municipio de residencia y números de contacto
 Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
 Anexar los documentos y demás pruebas que se pretendan hacer valer.

7. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE

DATOS PERSONALES Y ACTUALIZACIONES

La presente política rige a partir de su expedición y las bases de datos sujetas a tratamiento
se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en
el punto 6.2 del presente documento. Los términos de estas Políticas podrán ser
modificados en cualquier momento y dichas modificaciones entrarán en vigencia desde el
momento en que se publiquen.

8. HISTORIAL

IDENTIFICACION DE
VERSION VIGENCIA
CAMBIOS
01 1 de Enero de 2018 Versión inicial