TEMA

Práctica 6

SUSTENTANTES
Alexandra Antonenko 2017-1751
Ailine Acosta 2017-0508
Nelsy Cuevas 2017-0604
Josue Santiago 2017-0243
Samuel Guzmán 2017-1758

GRUPO
84070

ASIGNATURA
Gerencia de Servicios

MAESTRA
Lourdes Soularys De León Ramírez
INTRODUCCION
En el documento a continuación se estará presentando un estudio de tiempo y
movimiento aplicado al procesamiento de las solicitudes de compra por parte de
Analistas de Compra. La finalidad principal, es identificar si la empresa cuenta con
suficiente personal para realizar tal trabajo, determinar cuánto tiempo tarda un analista
de compras con cada solicitud. En base a los estudios realizados se podrá ver la
situación actual de la empresa y realizar las mejoras en proceso. Así, el estudio
contendrá los cálculos de tiempo promedio normal, tiempo estándar, % de aplicación,
tiempo real, volumen mensual, Horas hombres requeridas y personal requerido para
poder procesar las 30 solicitudes diarias que llegan desde el Gerente del Área de
solicitante.
CUERPO
Primero, se realizó el estudio de las premisas dadas en la descripción del caso.
Desde el principio fue mencionado que eran 40 solicitudes procesadas diariamente.
Pero, debido a que se pidió analizar únicamente el departamento de Analistas de
Compra, se hizo el trabajo con 30 solicitudes, porque las otras diez fueron rechazadas
en el proceso anterior por el Gerente del Área del solicitante.
En segundo lugar, se realizaron los cálculos importantes del tiempo, como tiempo
promedio, % de aplicación, entre otros. El tiempo promedio se calculó sumando los
tiempos dados de cada proceso y dividido entre su cantidad, que eran 10 pruebas en
total. Dado el % de tolerancia se pudo resolver % de aplicación de cada actividad,
aplicando 1,17 a cada tiempo promedio resultante. Luego, en relación al volumen y %
de aplicación, se decidió ajustar la aplicación y dejar el volumen con una cantidad de
30 solicitudes. El tiempo real se calculó a través de multiplicar % aplicación por tiempo
estándar.
En tercer lugar, se hicieron cálculos para saber el volumen mensual de las solicitudes
que llegan a la empresa, que son 40 solicitudes diarias multiplicadas por 20 días
laborales, por tanto, 800 solicitudes en total. Para saber la cantidad de analistas de
compras requerido para procesar las 30 solicitudes diarias, se hizo la siguiente división:
Tiempo procesamiento unitario x Cantidad de solicitudes diarias) / horas-hombre disponibles

El tiempo de procesamiento unitario se calculó, tras sumar los resultados de tiempo

real de cada proceso que se daba a la solicitud de compras. Por último, las HH
requeridas para que 2 analistas realicen el trabajo se calcularon mediante la siguiente
fórmula:
(Tiempo procesamiento unitario x Cantidad de solicitudes diarias) / dos analistas

Resultó que son 1,479 minutos diario o 24 horas en total que tienen que trabajar los 2
analistas para poder procesar las 30 solicitudes. Así, se puede visualizar que
departamento de analistas de compras necesita urgentemente más personal para
poder trabajar 8 horas y procesar las 30 solicitudes diario.
A continuación, se presenta el cuadro con cálculo de personal realizado:
 MUESTRA DE TIEMPOS Volumen HH personal
PROCESOS, ACTIVIDADES Volumen
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Promedio Estándar 7% % aplicación Tiempo Real mensual requeridas requerido
Recibe la solicitud de
compra aprobada por el
Gerente del área Solicitante
y realiza la gestión para la
obtención de cotizaciones. 21,35 30,14 24,42 22,5 25,5 30,73 21,42 33,17 22,83 21,32 25,334 27,10738 100% 27,10738 30
Genera orden de compra a
favor de la opción más
económica que se ajuste a
lo solicitado, imprime y
gestiona la firma del
Vicepresidente de Compras
y del Vicepresidente
Financiero. 23,81 28,05 23,24 26,2 22,3 23,13 29,22 25,18 25,15 22,17 24,835 26,57345 100% 26,57345 30
Escanea orden de compra 800 1,479 6.17
firmada. 4,35 4,32 4,42 4,35 4,41 4,32 4,43 4,36 4,31 4,31 4,358 4,66306 100% 4,66306 30
Redacta correo electrónico
dirigido al suplidor, anexa
la orden de compra
escaneada y la remite al
suplidor para el despacho
de los bienes. 8,66 8,62 8,71 9,05 8,72 8,84 8,9 8,66 9,02 8,62 8,78 9,3946 100% 9,3946 30
Recibe los bienes
comprados, los remite al
área solicitante y notifica
vía correo electrónico. 20,77 25,94 21,82 24,8 20,8 21,73 27,83 23,79 23,73 20,72 23,19 24,8133 100% 24,8133 30
Si cuestan más de 10,000
pesos, los registra como
activos. 11,27 11,23 11,32 11,7 11,3 11,45 11,51 11,27 11,63 11,23 11,39 12,1873 50% 6,09365 30
98,64544 40x20

a. ¿Cuántas solicitudes puede procesar un Analista de Compras en una jornada laboral completa?

Horas hombre/tiempo procesamiento unitario = 480/98,64544= 4 solicitudes

b. ¿Cuántos Analistas de Compras se requieren para procesar la cantidad de solicitudes recibidas en un día?

(Tiempo procesamiento unitario x Cant. solicitudes diarias) / horas-hombre disponibles = (98,64544x30)/480= 6,17 empleados

c. ¿En cuánto tiempo un Analista de Compras puede procesar 600 solicitudes?

(600xtiempo procesamiento unitario)/horas-hombre disponibles = (600x98,64544)/480= 123,31 días

Desde que se obtuvieron los resultados, se pudo observar que hay una falta grave de
personal, y con solo 2 analistas se podrá procesar 8 solicitudes diarias, mientras que se
requieren 30. Por consiguiente, se necesita contratar por lo menos 4 analistas de
compras más para poder procesar las solicitudes a tiempo. El resultado de los
empleados tiene decimales, (6,17) lo que quiere decir, que se necesitarán aumentar las
horas laboras, porque con 6 empleados se logran sólo 29 solicitudes en vez de 30, por
esto la solución sería aumentar las horas de trabajo, por lo menos, a una media hora
más, que serían 498 minutos diario.

A continuación, se presentará el flujograma de todos los procesos.

FLUJOGRAMA

RECOMENDACIONES

-Solicitante:
 Hacer la solicitud con días de anticipación para que se pueda plantear una cantidad
especifica por día y, claro está, que el personal pueda cumplir con dichas órdenes.
 Recomendamos que las ordenes sean directamente con un analista de compras y que este
analice y notifique al gerente de compras para que se registre o verifique si algo está mal
en el proceso. Entendemos que con este método se ahorra más tiempo.
-El gerente de área solicitante:
 El gerente recibe y cotiza lo solicitado, este se encargara de enviar la confirmación con su
respectiva cotización o en caso de algún problema en el proceso, envía el rechazo de la
compra con su respectiva información del problema.
-El solicitante:
 Recibe la confirmación de su solicitud de compra o el rechazo de su solicitud,
dependiendo como este su proceso o el problema que se presente.
-El analista de compras:
 Recomendamos que inmediatamente se le envié la confirmación al solicitante y este
autorice la compra, el analista de compras contacte al proveedor y asigne a este lo
solicitado.