Reglamento de los registros Públicos  

TÍTULO VIII

ARCHIVO REGISTRAL

CAPÍTULO I

CONTENIDO DEL ARCHIVO REGISTRAL Y SU CONSERVACIÓN

Artículo 108.- Documentos que integran el archivo registral

El archivo registral está constituido por:

a. Las partidas registrales que constan en tomos, fichas movibles, discos ópticos y
otros soportes magnéticos;
b. Los títulos que han servido para las inscripciones, las solicitudes de inscripción con
las respectivas esquelas de observación y tacha;
c. Los índices y los asientos de presentación, organizados a través de libros o sistemas
informáticos.

Artículo 109.- Custodia de libros antiguos

Las Oficinas Registrales mantendrán en custodia los antiguos libros de censos, tributos y
gravámenes perpetuos, así como de hipotecas y otros que se llevaban conforme a la diversa
legislación que ha normado los Registros Públicos.

Artículo 110.- Copias de respaldo de los documentos del archivo registral

Las oficinas registrales, deberán conservar copias de respaldo de los documentos del
archivo registral, utilizando cualquier forma de reproducción que garantice su
intangibilidad.

La Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, dictará las disposiciones

necesarias para la implementación progresiva de lo establecido en el párrafo precedente y
establecerá cuáles serán los documentos que necesariamente deberán contar con copias de
respaldo.

Artículo 111.- Prohibición de salida de documentos del archivo registral

Los documentos del archivo registral permanecerán siempre en las Oficinas Registrales
respectivas, no pudiendo ser trasladados a otro lugar, salvo cuando la autoridad judicial lo
requiera o lo disponga la jefatura de la oficina registral por razones debidamente
justificadas.
Artículo 112.- Lugar de realización de diligencias referidas a los documentos del
archivo registral

La exhibición, pericia, cotejo o cualquier otra diligencia, referida a los documentos del
archivo registral, ordenada por el Poder Judicial o el Ministerio Público, se realizará en la
sede de la Oficina Registral donde se conserven los documentos correspondientes.

Excepcionalmente, cuando la autoridad judicial determine que por razones técnicas o de

otra índole no pueda efectuarse la diligencia en la sede de la Oficina Registral respectiva,
la diligencia se realizará fuera de ella. Para tal efecto, el Registrador o el funcionario
designado, trasladará personalmente el o los documentos requeridos para que se practique
la diligencia, procediendo a su inmediata devolución al concluir ésta.

En caso de no existir copia de seguridad o microarchivo del instrumento, antes de efectuar

el traslado a que se refiere el párrafo anterior, se procederá a obtener copias certificadas del
documento, formando un duplicado del título requerido, al cual se adjuntará el mandato
respectivo.

Artículo 113.- Forma de archivar los títulos

Los documentos a que se refiere el literal b) del artículo 108 del presente Reglamento, se
archivarán por orden cronológico de presentación y se empastarán formándose legajos. Sin
perjuicio de la validez de los sistemas de microfilmación actualmente autorizados, la
Superintendencia Nacional de los Registros Públicos, podrá disponer el archivamiento de
dichos documentos a través de sistemas de reproducción informática o micrograbación.

Artículo 114.- Preservación de documentos en peligro de deterioro

Cuando se deterioren determinadas fojas de los libros o fichas de inscripción y las mismas
no se encuentren digitalizadas o reproducidas y exista el peligro de que desaparezca su
contenido, se procederá a transcribirlas a nuevas partidas. En la partida nueva se dejará
constancia del hecho de la transcripción y del tomo y folio en que corre la inscripción
primitiva.