PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN Y
CONTROL DE
DOCUMENTOS

Aprobado por: Versión: 01

Vigente desde:
22 / May / 2013
__________________________
Gerente Administrativo Código HSEQ-P-08

Sistema Integrado de Gestión

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DOCUMENTOS Código HSEQ-P-08

Establecer los parámetros generales para la elaboración, revisión,

aprobación y/o actualización de documentos del Sistema Integrado
PROPÓSITO: de Gestión de TUVACOL S.A., al igual que definir las condiciones
para su distribución, conservación y almacenamiento, con el fin de
facilitar el respectivo control, entendimiento y consulta.

Proceso SIG: Gestion HSEQ

Este procedimiento aplica a todos los documentos y registros del

Sistema Integrado de Gestión de TUVACOL S.A., e inicia con la
Alcance:
identificación de la necesidad de creación, modificación o anulación
de documentos, hasta la divulgación y disposición final del mismo.

Gerente General, Gerente Administrativo y/o líder de proceso: Son los

encargados de la revisión y aprobación de los documentos del
Sistema Integrado de Gestión.
Autoridades:
Asistente de Gestión Integral: Es el encargado de la elaboración y
control de documentos, garantizando que se realicen de acuerdo a lo
establecido en este procedimiento.

DOCUMENTOS:

• No Aplica.

REGISTROS:
Documentos
relacionados: • Formato HSEQ-F-01: “Solicitud de creación, modificación,
eliminación o copia de documentos”.
• Formato HSEQ-F-02: “Listado maestro de documentos”.
• Formato HSEQ-F-04: “Control de distribución de copias
controladas”.
• Formato HSEQ-F-05: “Proforma de los procedimientos”.

GENERALIDADES:
Generalidades
• La redacción de los documentos debe ser clara, precisa y
y/o Definiciones:
coherente, de tal manera que se facilite su comprensión y no
permita falsas interpretaciones. Debe evitarse el uso de jergas y
extranjerismos; si ello es absolutamente indispensable debe

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colocarse su significado en el capítulo de definiciones.

• Los documentos del SIG de TUVACOL S.A. serán elaborados

por el personal operativo y el líder del proceso al que pertenece
el documento, con apoyo del asistente de gestión integral.

• Los documentos correspondientes a procesos operativos serán

revisados y aprobados por el líder del proceso, mientras que, los
documentos de tipo estratégico y de seguimiento y mejora,
serán aprobados por la Gerencia general y/o administrativa.

• La documentación será controlada de forma centralizada y su

publicación en la red estará a cargo de un solo administrador,
quien garantizará que los documentos estén vigentes y
disponibles para consulta por parte de todo el personal.

• Las necesidades de elaboración, modificación o eliminación de

un documento pueden originarse a partir de las inquietudes de
cualquier colaborador de la empresa.

• Es responsabilidad de cada funcionario consultar permanente la

documentación pertinente a su proceso y garantizar su
actualización.

• Los documentos del SIG deben describir acciones y actividades

reales y deben ser redactados en tiempo presente, modo
impersonal y sin errores ortográficos.

• El Manual de funciones no se manejará como un consolidado,

sino que se individualizará y codificará un documento para cada
cargo de forma particular.

DEFINICIONES:

• Caracterización de procesos: Documento que describe las

características generales del proceso, esto es, los rasgos
diferenciadores del mismo.

• Copia controlada: Documento que por naturaleza del mismo es

necesario entregar una copia, la cual debe estar controlada para
entrega de versiones posteriores.

• Difusión: Utilización de cualquier medio de comunicación para

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dar a conocer la información del SIG.

• Documento: Información y su medio de soporte. El medio de

soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico,
muestra patrón o una combinación de estos (Ejemplo: Registros,
procedimiento documentado, etc.).

• Documento controlado: Documento que por su incidencia es

necesario establecerlo, documentarlo, implementarlo y
mantenerlo.

• Documentos de origen externo: Documento generado por

terceros, que incide en el Sistema Integrado de Gestión y que
por su importancia es necesario mantenerlo controlado.

• Documento obsoleto: Es aquel documento que derivado de un

cambio o de su eliminación pierde su vigencia.

• Formato: Documento empleado para registrar la información

necesaria para la realización de un proceso o actividad.

• Guía: Es un documento que establece recomendaciones o

sugerencias que faciliten la ejecución de las actividades a las
que aplica. No se considera de obligatorio cumplimiento.

• Instructivo: Documento que detalla una actividad o conjunto de

actividades inherentes a un proceso o procedimiento y que, por
su grado de complejidad o por facilidad de comprensión,
requiere aclararse.

• Listado maestro de documentos: Relación ordenada de los

documentos que forman parte del SIG, el cual sirve para
conocer la última versión aprobada de un documento.

• Manual: Documento que recoge lo esencial, básico y elemental

de un tema determinado.

• Manual del Sistema Integrado de Gestión: Documento base

del sistema integrado de gestión, en el que se describen los
fundamentos y la estructura del mismo.

• Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una

actividad o un proceso. Es recomendable que los

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procedimientos definan como mínimo: quién hace qué, dónde,

cuándo, por qué y cómo.

• Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o

que interactúan para generar valor y las cuales transforman
elementos de entrada en resultados.

• Programa: Es un documento que sirve para dar estructura a la

planeación y logro de objetivos específicos, aportando gran
precisión de las acciones y de los recursos necesarios para su
realización.

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o

proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

• Versión: Indica mediante un número la cantidad de veces que

se ha modificado el documento.

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1. ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Para presentar los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad en

TUVACOL S.A., se debe tener en cuenta los siguientes criterios:

1.1. PORTADA

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de TUVACOL S.A. llevan una
portada con las siguientes especificaciones:

Se coloca el logo de la empresa, seguido del título del documento en el centro de

la hoja, en la parte inferior se insertará el cuadro de aprobación del documento, tal
como se muestra a continuación:

Aprobado por: Versión: x

Vigente desde:
dd/mmm/aaaa
__________________________
Cargo de quien aprueba Código

Y finalmente, se identifica como documento del Sistema Integrado de Gestión.

1.2. ENCABEZADO

Todos los documentos del SIG, se identifican con un encabezado que contiene:

Logotipo con la identificación del Sistema Integrado de Gestión

Nombre del documento
Versión del documento
Fecha de aprobación o vigencia del documento
Código del documento

Versión: x
Vigente desde:
NOMBRE DEL DOCUMENTO dd / mmm / aaaa
Sistema Integrado de Gestión
Código

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1.3. PIE DE PÁGINA

Está en todas las páginas del documento, excepto en la portada.

Todos los documentos deberán tener como pie de página, el siguiente texto: “Este
documento es propiedad exclusiva de TUVACOL S.A. Prohibida su reproducción
total o parcial sin previa autorización por parte la Gerencia Administrativa.”,
seguido del registro de número de hojas del documento, el cual se debe escribir
en el lado superior derecho del documento.

Este documento es propiedad exclusiva de TUVACOL S.A. Página x de xx

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1.4. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión se identificarán mediante

un código alfanumérico, que aparece en el encabezado de todas las páginas, y se
compone de:

Dos primeros caracteres, que identifican el proceso al que pertenece el

documento:

- GE: Gerencia y Estrategia

- HSEQ: Health, security, enviroment and quality.
- GC: Gestión Comercial
- LA: Logística de Abastecimiento
- LD: Logística de Distribución
- GH: Gestión Humana
- GII: Gestión de Infraestructura e Insumos

Uno o dos caracteres más, que identifican el tipo de documento, así:

- M: Manuales
- MF: Manual de funciones
- PL: Planes
- PR: Programas
- C: Caracterizaciones
- P: Procedimientos
- I: Instructivos
- F: Formatos
- RI: Reglamentos internos
- G: Guías

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Finalmente llevará dos caracteres numéricos que identifican el consecutivo del tipo
y proceso al que pertenece el documento (01, 02, 03,…)

1.5. VERSIÓN DE LOS DOCUMENTOS:

Una vez aprobado, el documento comenzará en la versión 1 e irá

incrementándose en uno a medida que sufra cambios de fondo, los cuales son
reportados mediante el formato “Solicitud de creación, modificación, eliminación o
copia de documentos” por el responsable del proceso al coordinador de calidad o
quien haga sus veces.

En los casos en que solo se cambien algunas palabras y estas no cambien el

sentido de la actividad descrita no amerita una nueva versión, pero siempre se
debe realizar la solicitud de cambio del documento para que quede registrado.

Existe una proforma para la creación de todos los procedimientos, que se

encuentra bajo el nombre “GI-F-05 PROFORMA DE LOS PROCEDIMIENTOS”.

Los formatos están exentos de llevar una portada con las características
anteriores, pero deberán cumplir con los numerales: 1.2; 1.4; 1.5.

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2. CONTROL DE DOCUMENTOS

Los documentos correspondientes al Sistema Integrado de Gestión se controlan

con el desarrollo de la siguiente metodología:

Registro u otro
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN Responsable
documento de
(Que) (Como) (Quien)
referencia

El colaborador de la compañía que

identifique la necesidad de Formato GI-F-01
elaboración, modificación o “Solicitud de
Identificar la eliminación de un documento, debe Funcionarios creación,
1. necesidad exponer la justificación mediante el y/o Líder del modificación,
documental formato “Solicitud de creación, proceso eliminación o
modificación, eliminación o copia de copia de
documentos”, el cual se presenta documentos”
directamente al asistente de gestión
integral.

Revisar y analizar la solicitud, para Formato GI-F-01

Asistente de
decidir si la propuesta es aceptada. “Solicitud de
Gestión
Una vez se tome la decisión, se debe creación,
Aprobar la Integral
2. diligenciar el formato GI-F-01: modificación,
necesidad
“Solicitud de creación, modificación, eliminación o
Líder del
eliminación o copia de documentos” y copia de
proceso
se comunica al responsable del documentos”
proceso y al colaborador.

Se debe verificar si existe algún

documento que pueda revisarse para
incluir los nuevos temas o se requiere
la elaboración de un documento Asistente de
totalmente nuevo. Gestión
Borrador del
Elaboración o Los documentos se deben elaborar o Integral
documento
3. modificación del ajustar de acuerdo con la metodología
elaborado o
documento establecida en éste procedimiento y Funcionarios
modificado.
contando con la participación del y/o Líder del
personal involucrado en el proceso, proceso
con el fin de obtener consenso y
aplicabilidad en las disposiciones
incluidas en dicha documentación.

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Borrador del
Revisar el documento y plantear los documento con
ajustes que se considere necesarios, anotaciones.
Revisar borrador remitiéndolo nuevamente al Asistente Líder del Formato GI-F-05
4. de Gestión Integral para que realice
de documento proceso “PROFORMA
los cambios. DE LOS
PROCEDIMIENT
OS”.
Gerente
Una vez realizados los cambios general y/o
Aprobar el sugeridos, el funcionario competente administrativo Documento
5.
documento para aprobar el documento, de aprobado
acuerdo con lo establecido, debe Líder del
aprobar la publicación del documento. proceso

Se debe asignar código y versión al

documento según el control
Asignar código y Asistente de
documental y el Listado Maestro de Documento
6. versión al Gestión
Documentos. codificado
documento Integral
Igualmente, se deberá identificar la
versión anterior del documento y
marcarlo como documento obsoleto.
Actualizar el Asistente de Formato GI-F-02
La novedad del documento se debe
7. listado maestro Gestión “Listado maestro
registrar en el Listado maestro de
de documentos Integral de documentos”
documentos.

Una vez el documento esté

debidamente firmado, se procede a su
publicación y difusión.
Asistente de
El documento se debe socializar con Formato GI-F-04
Gestión
Publicar y el personal involucrado en el proceso “Control de
Integral
8. difundir el de forma que tengan conocimiento de distribución de
documento su contenido y ubicación. copias
Líder del
controladas”
proceso
En caso de ser necesario emitir una
copia controlada, se debe dejar
registro de su entrega mediante el
formato GI-F-04: “Control de
distribución de copias controladas”.

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Una vez socializado el documento, se

debe entrenar al personal de forma
Líder del Documento
9. Entrenamiento que realice sus actividades conforme
proceso aprobado
lo establecido en él, y resaltando su
obligatorio cumplimiento.

Formato GI-F-01
“Solicitud de
creación,
La documentación es archivada en
modificación,
medio magnético, en formato pdf
eliminación o
protegido contra cambios y no lleva
copia de
firma de aprobación.
documentos”
Las copias controladas cuya emisión
Archivar los Asistente de Formato GI-F-02
sea requerida, deben contar con la
10. documentos y Gestión “Listado maestro
firma correspondiente, por lo que se
registros Integral de documentos”
maneja una copia original
centralizada y administrada por el
Formato GI-F-04
asistente de gestión integral, velando
“Control de
por la debida conservación,
distribución de
protección y trazabilidad de los
copias
mismos.
controladas”

Documento final

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