Universidad Latina de Panamá

Auditoria Gerencial

Examen Final

Evaluación de las funciones operacionales

Villarreal, David
Rodríguez, Katrina

Docente: Eugenia Maria Reseda Castillo

Fecha: Panamá 2 de Diciembre de 2019
 Evaluación de las funciones operacionales
Identificación y definición de funciones operacionales

Constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia, economía y

transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el
conocimiento y el estudio de las funciones facilitan indudablemente el control de
las mismas y ayuda a seleccionar de manera adecuada a los directivos.

Independientemente del giro, existen funciones operacionales que en cierta forma

son generalizadas, lo cual le permite tanto al profesional de la administración
como a la persona que evalúa conocer fácilmente la operación; de cualquier forma
siempre es recomendable identificarse con el giro en cuestión.

Tales funciones operacionales son las más representativas, pero hay

organizaciones que las integran en forma diferente para alcanzar los objetivos de
su interés. Las organizaciones del sector público y privado (aunque se trate de
empresas que tienen el mismo giro) agrupan sus actividades en forma diferente,
con lo cual impactan diferentes factores de magnitud, visión y estrategia
administrativa.

Las Funciones Operacionales, se refiere a las funciones de administración,

finanzas, mercadotecnia, operaciones, recursos humanos y abastecimientos, las
cuales son susceptibles de ampliarse o reducirse.

Auditoria Funcional

La auditoría funcional es un campo de la auditoría administrativa relacionado con

las funciones operacionales. De manera que la auditoría funcional representa un
examen integral o específico de las funciones operacionales de una organización,
con la finalidad de verificar su desarrollo y detectar deficiencias o desviaciones en
este sentido.

Elementos de la Auditoría Funcional

Cada organización diseña, determina, aprueba e implementa en forma estratégica

sus áreas funcionales, mismas que al operar de manera conjunta le permitirán
alcanzar sus objetivos.

Enfoque de la Auditoria Abarca el examen y evaluación de las áreas funcionales

de una organización social, consideradas como unidades por evaluar y actualizar.
La administración y las finanzas

La administración y las finanzas son funciones administrativas, cuyas actividades

muchas veces se realizan en las organizaciones de manera separada. La
administración hace referencia a la coordinación y utilización eficiente de recursos,
mientras que las finanzas buscan la optimización de las diferentes decisiones de
inversión y las relativas al financiamiento, con la finalidad de maximizar la riqueza
de los accionistas, en el caso del sector privado, y de lograr el equilibrio, cuando
se trata del sector público. Las finanzas tienen relación con la contabilidad y la
economía

Evalúan:

-Existencia de un manual de organización que norme la actuación en la empresa,

el cual debe estar aprobado, en uso y ampliamente difundido.

-Clarificación de los niveles de autoridad.

-La existencia de los formatos de descripción de puestos y el conocimiento de

éstos por parte de los interesados.

-Efectividad y observancia de las políticas, reglamentos y prácticas de trabajo, así

como la realización de adecuaciones habituales a éstas en caso de ameritarse.

-Establecimiento y funcionamiento de canales de comunicación que faciliten la

transmisión y recepción de mensajes de manera clara, directa y rápida.

-Funcionamiento de los sistemas administrativos, respecto a los cuales se debe

tomar en cuenta la opinión del usuario y considerar la contribución final hacia la
alta gerencia.

-Sistema de información gerencial y su aportación a la actividad de los ejecutivos

de la organización y la toma de decisiones.-Aplicación de acuerdos surgidos de las
juntas operativas, así como de las del Consejo de Administración y la Asamblea
General de Accionistas o Consejo Directivo.

-Seguimiento periódico de las medidas de seguridad para salvaguardar las

instalaciones y el equipo de la organización.

Mercadotecnia

Las organizaciones le dan un énfasis significativo a la elaboración de su producto

o prestación del servicio, ya que su capacidad depende en gran medida de esto.
Para obtener buenos resultados en este sentido, prestan atención a las exigencias
del consumidor. Las preferencias del consumidor potencial representan un
indicador que dispara la ofuscación de la organización (ya sea como fabricante o
como distribuidor), para conquistarlo y convencerlo de la generosidad de su
producto o servicio. En general, la función de mercadotecnia se identifica con la
acción de investigar y percibir tanto las necesidades como los deseos de los
consumidores y del mercado en general, para con ello elaborar productos o
proporcionar bienes y servicios de una calidad superior a la de los competidores.
Los elementos fundamentales de esta área son: el mercado, el consumidor, la
relación de actividades del área y la contribución para alcanzar las metas.

Evalúan:

-Funcionamiento de los canales de distribución, de acuerdo con las características

propias del mercado y del producto o servicio.

-Observancia de las políticas de precios de venta con respecto a su vigencia.

-Actuación del personal que integra la fuerza de ventas y eficiencia de la

organización interna para coordinarlos.

-Factores considerados para la delimitación de zonas y rutas en el mercado.

-Determinación de estrategias para atacar el mercado.

-Seguimiento a resultados de investigaciones de mercado y acuerdos

considerados.

-Existencia de un flujo de operaciones para el levantamiento de un pedido o

solicitud del servicio y, naturalmente, para su entrega o prestación.
 Desarrollo del Caso

Recomendaciones:

Se debe tener una organización en el área de trabajo

Dividir las funciones de cada colaborador ya que esto nos ayuda a que la empresa
tenga un mejor control y que no todo lo haga solo una sola persona porque si esa
persona falta o se va del trabajo deja todo revuelto y si se tiene una dispersión de
funciones se pueden evitar posibles fraudes

Las actividades deben estar cada una detallada con claridad de que debe hacer
cada uno para que tengan una mejor efectividad en el desarrollo de cada una de
cuando se tiene que hacer y cómo se debe hacer.

Se le debe prestar atención a todos los aspectos que lleva la empresa ya que
todos son relevantes para el funcionamiento de la misma

Al momento de seleccionar un nuevo personal debe hacer de la manera correcta

ya que seleccionar un nuevo personal no es un juego es algo importante ya que
este es el que nos ayudara a que la empresa logre su mejor desempeño en cada
una de las tareas y estemos posicionados como una de las mejores empresas se
deben realizar los debidos pasos como el de la aplicación de la prueba de
personalidad y la de conocimiento de manera consistente con su debida
documentación adecuada y hacer siempre capacitaciones ya que esta es muy
importante para que nuestro personal tenga conocimiento y este actualizado de lo
último que hay en su campo ya que los beneficia a ellos y a la empresa para que
logren un mejor desempeño además que cuenten con la seguridad y higiene
debida.

En lo correspondiente con la nómina de los colaboradores es muy importante

tener todo esto organizado y para esto se debe contar con un sistema efectivo que
capte las horas de los colaboradores para que la empresa lleve un buen control
como y teniendo este sistema nos facilita tener un control y poder realizar los
pagos en el tiempo que es tener una persona responsable realizando este trabajo
ya que si esto se hace como es los empleados respetaran y serán más fieles a sus
trabajo porque así como se exige a ellos ustedes como empresa también deben
cumplir con sus responsabilidades .

Se deben tener personal responsable en cada departamento de la empresa para

que los que se encarguen de la administración de prestaciones hagan su trabajo
de la manera debida y tenerles un sistema que haga que s u trabajo sea más
eficiente y eficaz y no tengan carencias en la administración del mismo en donde
se respeten las reglas y los beneficios establecidos por la empresa que se
cumplan de la manera debida en que se acordó.

La empresa debe hacerse respetar y para esto deben comenzar organizándose

bien ellos para que los colaboradores estén bien organizados también y la
empresa tenga un mejor funcionamiento y desempeño en sus tareas diarias que
es lo que toda empresa desea y los encamine hacia el éxito en todas sus tareas.

B). Nuestra opinión es que la organización interna de esta empresa se lleva a

cabo de manera ineficiente por lo que debido a esto se obstaculizan la eficiencia
de la ejecución de las operaciones.

Por lo cual se van generando dificultades en el funcionamiento del sistema.

Debemos tener presente que la organización interna es una debilidad en las
empresas, sin embargo se deben comprometer con la organización y llevar a cabo
correctamente las políticas, procedimientos y requisitos establecidos por el bien de
la empresa.

Dentro del ambiente laboral se presentan varias deficiencias como la

multifuncionalidad de varios puestos de trabajo, la desactualización de los perfiles
de los puestos. Los mismos hacen que la empresa no funcione a su 100%
ocasionando deficiencias. También en el proceso fiscal, el sistema computarizado
de nómina no presenta información fiscal adicional, esto puede tener problemas
legales para la empresa y se debe solucionar lo antes posible.
 OPERACIONES

En el ambiente productivo y de servicio, la operación tiene un lugar primordial, ya que la

actividad de transformación de insumos para obtener un producto o servicio se basa en
lineamientos normativos que deben observarse para cuidar las especificaciones y la
calidad integral.

El término operaciones, hoy en día, es la acepción técnica generalmente aceptada en el

medio organizacional para describir lo que anteriormente se conocía como producción.
Aunque se ha llegado a afirmar que las dos funciones básicas de una organización son
precisamente la de operaciones y la de mercadotecnia, dentro del proceso de actividades
que necesariamente se deben realizar para producir bienes y servicios con alta calidad,
competitivos, de costo y precio razonables.

Objetivo

Examinar el funcionamiento general de las operaciones para corroborar su efectividad en

cuanto a sistematización y control, así como en lo correspondiente a las actividades
analíticas inherentes, entre las cuales se encuentran las relativas al diseño y
funcionamiento del sistema de operación, localización, organización y distribución de la
planta; manejo y control de materiales; factor humano supervisor y administración de los
procesos.

¿Por qué son tan importantes las Operaciones?

 Más del 80% de los profesionales de una empresa están dedicados a la operativa y
a pesar de ello muchas empresas no se preocupan de lograr aumentar su
eficiencia.

 Las actividades de las Operaciones conllevan un gran porcentaje de los costes en

cualquier organización, por lo que un porcentaje muy grande de los ingresos de la
mayoría de las empresas se destina a la función de Operaciones.

 El Cliente contacta con los profesionales de Operaciones (ya sea en el servicio o en

producto cuando empieza a usarlo), por lo que una empresa tendrá más
compradores repetitivos y será más competitiva cuanto mejor estén optimizadas
todas las actividades que afectarán al servicio ofrecido a los clientes.
  Las Operaciones se relacionan de forma combinada con el resto de las funciones
empresariales. Toda organización hace marketing (vende), se financia
(contabilidad) y produce (operaciones), y es importante saber cómo funciona la
actividad de dirección de operaciones. Por tanto, la dirección de Operaciones
proporciona una buena oportunidad a las organizaciones para mejorar su
rentabilidad, su competitividad y su servicio a la sociedad, por medio de la entrega
de un servicio excelente y a unos costes competitivos.

RECURSOS HUMANOS

La función de recursos humanos implica un proceso de abastecimiento, formalización,

desarrollo, evaluación, administración y retención del personal en sus diferentes niveles,
así como consolidar la aportación que realiza éste a la organización a la que pertenece.

El perfil que debe cubrir el titular de esta área es el siguiente: disposición al trabajo en
equipo, facilidad de relacionarse, conocimiento del giro de la organización, conocimientos
teóricos y prácticos de la disciplina, disposición para trabajar con base en resultados,
identificación plena con la misión, visión de la empresa, y enfatizar en el papel de
comunicólogo y conciliador.

En el medio empresarial, público y privado se emplean diversos términos para referirse al

área que desempeña esta función, entre ellos el de administración de recursos humanos,
dirección de personal, selección y contratación, personal, gerencia de recursos humanos,
relaciones laborales y jefatura de recursos humanos.

Objetivo

El objetivo examinar el área en forma general o específica a efecto de corroborar el

cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos, tales como: objetivos;
políticas; procedimientos; sistemas; reglamentos; aspectos legales relativos a la seguridad
social, vivienda y ahorro, así como el clima laboral relacionado a la administración del
ingreso, desarrollo y separación del personal.

Importancia

La verdadera importancia de los recursos humanos de toda la empresa se encuentra en su

habilidad para responder favorablemente y con voluntad a los objetivos del desempeño y
las oportunidades, y en estos esfuerzos obtener satisfacción, tanto por cumplir con el
trabajo como por encontrarse en el ambiente del mismo. Esto requiere que gente
adecuada, con la combinación correcta de conocimientos y habilidades, se encuentre en
el lugar y en el momento adecuados para desempeñar el trabajo necesario.

Funciones

El departamento de recursos humanos es el que se encarga de muchas tareas

relacionadas con el personal de la empresa. Tiene una serie de funciones que le
caracterizan dentro de la empresa, y las cuales la hacen una figura imprescindible en
muchas empresas.

Algunas de sus funciones básicas son:

 El reclutamiento, para la búsqueda y atracción de candidatos en el momento en

que lo necesitan
 La selección, con el proceso adecuado para contratar a la persona más idónea al
puesto
 La contratación, una vez se ha seleccionado la persona adecuada y se quiere
mantener una relación formal
 La capacitación y el desarrollo, para mejorar los conocimientos, actitudes y/o
capacidades de las personas en la empresa

Algunas de las funciones, concretando más, del departamento de recursos humanos en la

empresa son:

 La incorporación del personal en la empresa, pasando por todos los procesos

necesarios hasta que la persona se adapta a su puesto
 La educación y capacitación del personal, un proceso que debe ser continuo
 La administración de sueldos, beneficios y prestaciones, con todo lo que ello
conlleva y procurando la satisfacción de los trabajadores en pro de la empresa
 El liderazgo, para que los trabajadores sean inducidos o influidos de cara a un
mayor rendimiento en su trabajo
 La motivación de los trabajadores para un mejor desempeño
 Favorecer la comunicación dentro de la empresa
 Crear las políticas generales de la administración de los recursos humanos y de
personal
 Mantener actualizados la documentación y registros del personal
 Realizar los trámites administrativos de cargas familiares, accidentes de trabajo,
licencias médicas, etc.
 Asesorar al personal sobre derecho laboral
 Controlar los horarios de trabajo y asistencia
  Crear programas de bienestar y recreación
 Promoción, retención y manejo de trabajadores clave o talentos
 Evaluación y control del desempeño
 Dirección y creación de equipos de trabajo

ABASTECIMIENTO

La función de abastecimiento se identifica con el proceso de adquirir bienes y servicios

para la organización en estado óptimo de calidad, cantidad, precio, condiciones de
entrega, financiamiento, cumplimiento en general y otorgamiento de fianzas de acuerdo
al caso, aspectos clave para lograr las metas trazadas. La relevancia de esta función está
en que es la primera actividad en donde la organización ahorra. Para ello es preciso que su
titular y equipo de trabajo se desenvuelvan en un marco de ética y honestidad.

En el campo organizacional, público y privado se utilizan diferentes denominaciones para

esta función, entre las cuales se encuentran las de administración de materiales,
coordinación de materiales y compras, siendo esta última la más empleada junto con la de
adquisiciones, que es el concepto oficial en el sector público de nuestro país.

Algunas de las actividades propias de la función de abastecimiento son las siguientes:

• Presentación de requisición de material.

• Confirmación de existencias.
• Búsqueda de posibles fuentes de abastecimiento.
• Análisis de las propuestas económicas y técnicas recibidas.
• Registro de la operación como pasivo.
• Utilización del artículo o servicio.
Objetivo

El objetivo es examinar el área en forma general o específica, a efecto de corroborar el

cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos para su óptima administración
y obtener los productos, mercancías o servicios en las mejores condiciones para la
organización.
Garantizar el cumplimiento de lo establecido implica observar aspectos referentes a la
necesidad de los pedidos, calendarización de los mismos, selección del proveedor nacional
o extranjero.

El proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas:

 Definición de requerimientos
 Selección del mecanismo de compra
 Llamado y recepción de ofertas
 Evaluación de las ofertas
 Adjudicación y formalización
 Ejecución y gestión del contrato

CONCLUSIONES

Para concluir, podemos resaltar varios puntos dentro de la importancia que tienen las
funciones operacionales dentro de una organización. Cada una de las secciones
investigadas influyen de manera directa a la funcionalidad de la empresa. En conjunto,
todas las secciones buscan tener una estrategia bien definida donde cada una se
desarrolle al máximo de su capacidad.

Podemos mencionar varios objetivos que buscan las funciones operacionales de una
organización, entre ellas, la búsqueda de la calidad absoluta que la diferencia de las
demás. Para esto, los diferentes departamentos de la empresa deben estar enfocadas en
todas las fases operativas de la misma.

Algunas de las funciones que resaltan en conjunto todas las funciones operacionales
pueden ser las siguientes:

 Definición de estrategias de desarrollo en el mercado.

 Administración de los recursos, desde los destinados a producción y
administración, hasta los de distribución.
 Elaboración de los presupuestos de cada proceso empresarial.
 Creación de alianzas estratégicas dentro de su sector de actividad.
 Afianzar el desarrollo operacional de todos los departamentos de la
organización.
La división funcional constituye el punto de partida para lograr la eficiencia, eficacia,
economía y transparencia en las operaciones realizadas en las organizaciones, ya que el
conocimiento y estudio de las funciones operacionales facilita indudablemente el control
de las mismas ayudando a seleccionar de manera adecuada a los directivos.
Las organizaciones le dan un énfasis significativo a la elaboración de su producto o
prestación del servicio, ya que su solvencia depende en gran medida de esto. Para obtener
buenos resultados en este sentido, prestan atención a las exigencias del consumidor.

La toma de decisiones también influye en el proceso de cómo se van a lograr los objetivos
que tenga planteados la organización. La misa constituye un aspecto primordial de la alta
gerencia. Es parte fundamental del proceso de planeación, ayuda a mantener la armonía y
la eficiencia organizacional.

Esperando que el trabajo haya sido de su agrado.

 Infografía
https://prezi.com/u48m8_o5wamv/evaluacion-de-las-funciones-operacionales/

https://www.academia.edu/35675581/Evaluacion_de_las_funciones_operacionales
_docx

https://factorialhr.es/blog/que-son-recursos-humanos-definicion/

https://www.gestiopolis.com/que-es-abastecimiento/

http://impconsultores.com/que-son-las-operaciones-en-una-empresa/

https://www.agendaempresa.com/68864/importancia-de-la-gestion-de-
operaciones-en-la-empresa/