paralelos entre

archivos y
bibliotecas
Gestión documental

Presentado por

Instructora
 Introducción

En el siguiente trabajo seda a conocer una definición

de archivos y bibliotecas, sus diferencias entre ellas,
sus orígenes, los diferentes usuarios a la hora de
solicitar alguna, sus presupuestos en cuanto a sus
organizaciones y una diferencia en cuanto su
organización.
Se hace un paralelo con sus diferencias y semejanzas
de archivo y biblioteca.
Definición de archivo

En el ámbito de la Administración, se conoce con el

nombre de Archivo al conjunto de documentos a los
cuales se les ha designado un lugar preciso y una
forma determinada de organización, a fin de
resguardar los documentos elaborados y recibidos
por una institución específica, a fin de poder tener
un sitio en el cual consultar las actividades
administrativas de dicha empresa.

Definición de biblioteca

Por su parte, la Biblioteca constituye un lugar que

también se dedica al resguardo de documentos,
pero específicamente de libros. Es decir, mientras el
Archivo se encarga de resguardar textos, que se
encuentran dispuestos en hojas sueltas o un grupo
de hojas, las Bibliotecas se encargan del resguardo,
clasificación y organización de libros. Al igual que
con el archivo, el ejercicio de resguardar libros ha
dado origen también a la ciencia de la
Bibliotecología, así también como a la
especialización del Bibliotecólogo.

Diferencias entre archivos y la biblioteca

No obstante, las diferencias sustanciales del objeto de
resguardo que existe entre los Archivos y las Bibliotecas, los
especialistas en ambas áreas han descrito otras diferencias
de peso en cuanto a otros aspectos importantes como sus
orígenes, metodologías, formas, objetivos e incluso diferentes
legislaciones. En este sentido, resulta pertinente entonces
marcar algunas de las principales diferencias entre este tipo
de sistemas organizativos:

En cuanto a su origen
Tal vez el primer aspecto que la Archivística y la
Bibliotecología resaltan como diferencia entre ellas es el
distinto origen que conllevan sus objetos de resguardo. De
esta forma, el Archivo sería una entidad de resguardo y
clasificación de documentos, cuya producción y acumulación
se da en base a procesos naturales, propios del trabajo
administrativo. Por otro lado, la Biblioteca es un poco más
planificada, y lejos de recibir los libros de forma natural,
existe una intención de creación, la cual se manifiesta a
través del hecho mismo de la compra, canje o donación de
libros.
En cuanto a su dependencia
Así mismo, otra de las principales diferencias que puede
darse entre los Archivos y las Bibliotecas está ligado a sus
niveles de dependencia. De esta forma, el Archivo es una
entidad organizativa que se forma y crece en torno al
funcionamiento de una institución específica. Por su parte,
las bibliotecas no necesitan de una institución y su trabajo
administrativo para formarse y crecer, puesto que su ejercicio
es independiente a una institución.
En cuanto a su presupuesto
No obstante, debido a sus diferentes metabolismos se
establece también una diferencia sustancial en cuanto a sus
respectivos crecimientos y los presupuestos ligados a estos
hechos. En este sentido, los Archivos no precisan de ningún
tipo de presupuesto, pues al ser un proceso natural, éste irá
creciendo en base a como lo alimente el ejercicio
administrativo de una institución. En tal caso, en algún
determinado momento sí requerirá de mucho más espacio.
Por su parte la Biblioteca, al no ser un proceso natural sino
incentivado a través de la compra o canje de libros, sí está
sujeta a la aprobación y obtención de presupuestos, que se
traduzcan en la adquisición de más ejemplares que ayuden a
esta entidad a crecer
En cuanto a sus usuarios
También se presenta una clara diferencia entre Archivo y
Biblioteca en cuanto a su tipo de usuarios. Por un lado, el
Archivo es una entidad organizativa que representa interés
para el personal interno de la institución que lo ha creado
para resguardo de su gestión. En cuanto a la Biblioteca, sus
usuarios en realidad están constituidos por cualquier
persona, que desee investigar el contenido diverso que puede
resguardar, por lo que sus usuarios pueden ser tanto interno
como externo.

En cuanto a su organización
Finalmente, al ser objetos de resguardo distinto, claramente
los tipos de organización varían de una entidad a otra. Por
ejemplo, los Archivos se encuentran organizados en fondos,
que a su vez están conformados por sub-fondos, secciones,
series y subseries. No obstante, al depender y estar en
constante alimentación por parte de la institución a la que
pertenecen también cuentan con un tipo de vida, después de
la cual son destruidos, para dar espacio a nuevos
documentos. Con referencia a las Bibliotecas el proceso se da
de forma diferente, dando paso colecciones según los géneros,
las cuales a su vez pueden estar clasificadas en subgéneros.
A diferencia del Archivo, los libros no son destruidos, sino
que por el contrario la Biblioteca siempre busca crecer en
cuanto a la cantidad de objetos en resguardo.
DIFERENCIAS Y SEMEJANZAS

ARCHIVO BIBLIOTECA

Préstamo interno Préstamo externo

Se maneja en archivos de documentos Se maneja múltiples ejemplares

Los documentos textuales se dividen en innumerables Las obras impresas normalmente son libros o series de
tipos documentales, que se presentan sueltos o agregados periódicos, unidades físicamente separables, casi siempre
(expedientes) o reunidos en unidades de instalación y que encuadernados y se pueden identificar por su autor, titulo,
pueden ordenarse siguiendo distintos criterios lugar y fecha de publicación

Por sus características físicas se describen los documentos Por las características que tienen las obras impresas por su
en unidades colectivas organización se clasifican individualmente.

Los documentos textuales son producidos normalmente en

Las obras impresas son el producto de una actividad
la ejecución de actividades orgánicas y su significación se
cultural y su significado se relaciona con temas
relaciona directamente con la actividad que resulto en su
seleccionados por su autor.
producción.

Se hace necesario organizar los documentos de acuerdo a

Las obras impresas se clasifican por materias
su origen

Las unidades documentales no son conjunto unitario ni en

Pueden clasificarse las unidades que tienen existencia
cuanto a los tipos documentales ni en cuanto al contenido
separada.
sustantivo

Tanto las operaciones físicas como las mentales difieren a

la hora de organizar, ordenar o instalar los documentos
El archivista organizara los documentos con principios
textuales y los libros. El bibliotecario debe conocer el
básicos archivísticos.
esquema de clasificación y las técnicas empleadas para
clasificar y catalogar.

El archivo se origina natural y fluidamente, solo precisa la

existencia de una institución generadora de actividades. No La biblioteca se forma por compra, por donación, permuta.
necesita presupuesto para firmarse. Su volumen depende Su volumen depende de un presupuesto económico.
de la mayor gestión de la institución productora.

En el archivo por series documentales, dentro de cada En la biblioteca se hace pieza por pieza, es decir libro por
grupo o sección. libro, independiente.

El tipo de usurarios en los archivos son: Internos (personas Usuarios internos y externos se clasifican de acuerdo al
que laboran en la misma entidad). Externos tipo de biblioteca en: usuarios infantiles, usuarios de la
(investigadores, estudiantes, profesionales y públicos en comunidad en general, usuarios escolares, usuarios
general). universitarios, usuarios investigadores

Bibliografía
https://educacion.elpensante.com/ archivo-y-biblioteca/