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Restringir o validar datos (MDB)

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NOTA La información recogida en este tema sólo se aplicará a bases de datos de
Microsoft Access (.mdb).

Microsoft Access proporciona diversas formas de controlar cómo los usuarios introducen datos en una base
de datos. Por ejemplo, se puede establecer un límite para los datos que un usuario puede introducir en un
campo mediante la definición de una regla de validación para ese campo. Si los datos que el usuario
introduce en el campo rompen la regla, Access mostrará un mensaje que indique al usuario qué clases de
entrada están permitidas. Otro método de controlar la entrada de datos es crear una máscara de entrada
para restringir los tipos de valores que pueden especificarse en las posiciones de un campo. Estas sencillas
formas de validación y restricción se pueden llevar a cabo mediante el establecimiento de propiedades de
campos en tablas o mediante el establecimiento de propiedades de controles en formularios.

En la mayoría de los casos, es preferible definir la validación y restricción de los datos mediante la
configuración de las propiedades del campo en la vista Diseño de la tabla. De esta forma, siempre que se
emplea ese campo en un formulario, la regla de validación del campo y otras propiedades se aplican a las
entradas de datos realizadas con el formulario.

No obstante, si los datos especificados en un control de un formulario no son dependientes de un campo de

una tabla y si es necesario restringir o validar la entrada de datos, las propiedades deberán definirse en el
formulario. Además, existen situaciones en las que deben utilizarse macros o código de
Microsoft Visual Basic para aplicaciones junto con un formulario para realizar validaciones más complejas.
Por ejemplo, tal vez desee poder omitir la regla de validación o comparar los valores de diferentes tablas.

Uso de tipos de datos y propiedades de campo para limitar o validar datos de tablas

Microsoft Access ofrece varias formas de controlar cómo se especifican datos en los campos de una
tabla.

Lo primero que se debe tener en cuenta es si un campo tiene un tipo de datos adecuado. Por ejemplo,
los campos Fecha/Hora solamente permiten la entrada de formatos de fecha y hora válidos. Si
actualmente está utilizando un campo de Texto para dicha información, puede resultar conveniente
cambiar el campo a uno de Fecha/Hora.

Se pueden establecer propiedades de campo que proporcionen un mayor control de los valores que se
pueden escribir en el campo:

• Para campos Numéricos, se puede elegir entre diversos tamaños de campo para controlar el tipo
y el intervalo de valores que pueden incluirse.
• Para campos de Texto, se puede establecer el número máximo de caracteres que pueden
incluirse.
• Para todos los campos, excepto los campos Autonumérico (que generan sus propios datos),
puede necesitar la inclusión de datos en el campo.
• Para campos de Texto, Fecha/Hora y Numérico, puede definir una máscara de entrada para
proporcionar espacios vacíos para rellenar y es posible controlar qué valores se pueden incluir
en dichos espacios vacíos.
• Para todos los campos, excepto Objeto OLE, puede impedir que se incluyan valores duplicados
en un campo o combinación de campos.

Reglas de validación

Las reglas de validación permiten definir una regla que limite lo que ha de aceptarse. Estas reglas se
imponen cada vez que se agregan o modifican datos, ya sea a través de la vista Hoja de datos de la
tabla, un formulario dependiente de la tabla, una consulta de datos anexados, una
consulta de actualización, código de Visual Basic para aplicaciones o la importación de datos de otra
tabla. Se pueden definir dos clases de reglas de validación: reglas de validación de campo y reglas de
validación de registro.

• Una regla de validación de campo se utiliza para comprobar el valor insertado en un campo,
cuando el usuario sale del mismo. Por ejemplo, puede definir ">=10 And <=100" como regla de

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validación de un campo Numérico para permitir únicamente la inclusión de valores

comprendidos entre 10 y 100.
• Una regla de validación de registro controla cuándo se puede guardar un registro completo. Al
contrario que las reglas de validación de campo, las reglas de validación de registro pueden
hacer referencia a otros campos de una misma tabla. Esto resulta útil cuando se desean
comparar valores de diferentes campos. Por ejemplo, puede definir "[FechaObligatoria]<=
[FechaPedido]+30" como regla de validación para una tabla Pedidos. Esta regla asegurará que
la fecha especificada en el campo FechaObligatoria esté en los 30 días siguientes a la fecha
indicada en el campo FechaPedido.

Cuando se rompe una regla de validación de campo o de registro, Access muestra un mensaje donde
informa al usuario de los datos que puede introducir.

Utilizar una macro o un procedimiento de evento para la validación de datos

En la mayoría de los casos, se puede comprobar la correcta introducción de los datos en un control de
un formulario estableciendo la propiedad ReglaDeValidación (ValidationRule) del control, o
estableciendo reglas de validación de registro o de campo en la tabla base de la que depende el
control. Las macros y los procedimientos de evento proporcionan una mayor capacidad y flexibilidad
para validaciones más complejas.

Use una macro o un procedimiento de evento para validación de datos si:

• La regla de validación tiene condiciones para más de un valor del formulario. Por ejemplo,
podría comprobar si dos de tres campos están llenos antes de guardar un registro.
• Desea mostrar distintos mensajes de error para distintos tipos de errores en el campo. Por
ejemplo, si el valor introducido es mayor que el rango aceptable, puede mostrar un mensaje y si
es menor que el rango aceptable, puede mostrar otro mensaje.
• Desea que el usuario pueda pasar por alto las reglas de validación. En este caso, puede mostrar
un mensaje de advertencia pidiendo al usuario que confirme los datos.
• La validación contiene referencias a controles de otros formularios o contiene una función.
• Tiene una regla de validación que puede emplear para más de un formulario, y desea definir la
regla una vez y, a continuación, hacer referencia a ella en cada formulario.

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