ANALISIS Y DISEÑO DE PUESTOS

OBJETIVO

Nuestro objetivo es poder utilizar de la mejor manera las técnicas de búsqueda,

selección y evaluación de personal, para lograr alcanzar los fines de la organización,
satisfaciendo las necesidades de los recursos humanos que la integran. Cuando
hablamos de necesidades, no solamente nos referimos a las económicas, sino
también a las que hacen al bienestar general de una persona, tratando de que ésta
pueda crecer profesionalmente en un clima social agradable y que sea compensada
equitativamente.

Creemos que la utilización de los recursos en forma efectiva y eficiente dentro de

una organización, es la clave del éxito de la misma. Al hablar de recursos no solo
nos referimos a los financieros, tecnológicos o técnicos, sino también a los
humanos. En la organización moderna, estos últimos son tan importantes como los
demás, y para poder obtener su máximo rendimiento, se les dedica gran parte de
los recursos económicos, se los especializa para que puedan utilizar la tecnología
existente tratando de mantener el mejor plantel a través de equitativas
compensaciones siguiendo su evolución dentro de la empresa.

INTRODUCCIÓN

Para que el profesional de la administración de Recursos Humanos pueda actuar

de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las
necesidades de su organización.

Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una

organización. En una compañía pequeña esta necesidad se puede atender
mediante un sistema manual, a medida que la organización se hace más compleja,
la información se maneja con sistemas computarizados.

ANÁLISIS DE PUESTOS

El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de

información sobre los puestos de una organización. Se debe aclarar que esta
función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas
que lo desempeñan

OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

Antes de estudiar cada puesto los analistas deben conocer la organización, sus
objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos)
y los productos o servicios que brindan a la comunidad. Estudian también informes
que la misma empresa genera o de otras entidades del mismo rubro e informes
oficiales. Provistos de un panorama general sobre la organización y su desempeño
los analistas:

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO

En una organización pequeña resulta una tarea simple. En una grande el analista
debe recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o a una investigación
directa con los empleados, supervisores y gerentes.

DESARROLLO DEL CUESTIONARIO

Tienen como objetivo la identificación de labores, responsabilidades,

conocimientos, habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto
específico

En el cuestionario, primero se procede a identificar el puesto que se describirá más

adelante, así como la fecha en que se elaboró. Muchos formatos especifican el
propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo.

Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores

desempeñadas, especialmente en los puestos gerenciales.

OBTENCIÓN DE DATOS

Dada la gran gama de ocupaciones que existen, no es posible aplicar siempre la

misma técnica para la recolección de datos. El analista deberá aplicar la
combinación más adecuada de ellas, manteniendo la máxima flexibilidad.
Una de las técnicas más usadas es la entrevista que le realiza el analista a la
persona que puede proporcionarle información del puesto (nivel operativo o
supervisores). Se puede basar en el cuestionario general. Otra es recabar
información de un grupo de expertos lo que da un alto grado de confiabilidad. Otra
alternativa es la verificación del registro de las actividades diarias del empleado,
según lo consigna él mismo en su cuaderno o ficha de actividades diarias. La
observación directa es otro método, pero susceptible de conducir a errores, ya que
se pueden perder detalles de las actividades.

APLICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

La información sobre los distintos puestos de una compañía puede utilizarse para
la descripción de puestos, especificaciones de una vacante y también para
establecer los niveles de desempeño necesarios para una función determinada.

Descripción de puestos: Es una explicación escrita de los deberes, las condiciones

de trabajo y otros aspectos relevantes de un puesto especifico. Es importante, para
preservar la comparabilidad, que se siga la misma estructura general para todos los
puestos aunque sean de diferentes niveles

 DATOS BÁSICOS
 RESUMEN DEL PUESTO
 CONDICIONES DEL TRABAJO
 APROBACIONES
 ESPECIFICACIONES DEL PUESTO
 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN SOBRE LOS RR.HH.
Las descripciones de puestos, las especificaciones y los niveles de desempeño
integran la base mínima de datos que necesitan los departamentos de personal y
permiten la toma de decisiones.

La base de datos se organiza con el postulado de que cada puesto es una unidad
básica. En ella la base son los puestos individuales, los que a su vez se organizan
en grupos laborales de acuerdo a su similitud. Por ejemplo, el puesto de telefonista
y el de recepcionista. El estudio cuidadoso de las actividades desempeñadas en
cada puesto permite establecer agrupaciones de actividades compatibles.
DISEÑO DE PUESTOS

Los puestos constituyen el vínculo entre los individuos y la organización, para ello
los especialistas en personal deben no solo obtener y mantener una fuerza de
trabajo idónea sino también poseer una comprensión profunda de los diseños de
puestos. El diseño del puesto requiere elementos organizativos relacionados con la
eficiencia, ambientales (habilidades, disponibilidad de los empleados y entorno
social) y conductales (autonomía y responsabilidad, variedad, identificación y
significado de la tarea y retroalimentación), considerados por el diseñador para crear
ocupaciones que sean productivas y satisfactorias.

Lo más difícil es encontrar un punto de equilibrio entre los elementos conductales y

la eficiencia. Para lograrlo se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

La productividad y la especialización: A medida que un puesto se hace más

especializado, sube también la productividad, hasta que elementos conductales
como el tedio hacen que se suspendan los avances de productividad. Por lo tanto
se podría aumentar la productividad si se reduce la especialización.

TÉCNICAS PARA UN NUEVO DISEÑO DE PUESTOS

El punto de interés en el nuevo diseño de puestos es si debe tener más

especialización o no. Para determinar esto, el análisis y la experimentación
constituyen los únicos medios.

ESPECIALIZACIÓN INSUFICIENTE: Cuando los especialistas en personal

consideran que los puestos no se encuentran suficientemente especializados,
proceden a la simplificación de las labores. Las tareas de un puesto pueden dividirse
en dos puestos. Las tareas que no resultan esenciales se eliminan con el fin de
diseñar puestos que incluyan menos tareas.

El riesgo de esto es el aburrimiento del empleado, problema que se da con más

frecuencia a mayor grado de preparación académica.

ESPECIALIZACIÓN EXCESIVA: Existen puestos de trabajo monótonos, rutinarios

y repetitivos que no ofrecen oportunidades de logro, reconocimiento social,
enriquecimiento psicológico y otras fuentes de satisfacción. Para incrementar la
calidad del entorno laboral de estas personas, los departamentos de personal
emplean técnicas como:

 La rotación de labores
 La inclusión de nuevas tareas
 El enriquecimiento del puesto

RECLUTAMIENTO DE PERSONAL

RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL EN LOS RECURSOS

HUMANOS

El reclutamiento y selección de personal es un proceso por el cual las empresas

contratan al personal adecuado para ocupar un puesto, el programa de
reclutamiento y selección de personal debe estar dentro de la planeación estratégica
de la empresa para que se encamine a cumplir los objetivos de la empresa. Este
proceso cuenta con 4 pasos básicos: análisis de necesidades de la empresa,
reclutamiento, selección e incorporación a la organización.

En la actualidad en las empresas es imperante que dentro de la planeación

estratégica se incluya el reclutamiento y selección de personal. Tener un personal
apto para nuestra operación es el punto clave ya que en estos momentos es más
importante tener un capital humano fuerte para poder así ser competitivos en un
mercado que cada vez se vuelve más exigente.

En el presente trabajo se definirán los conceptos de reclutamiento y selección de

personal.

ANTECEDENTES

En este mundo que cada día se vuelve más competitivo y más demandante las
empresas buscan ser más productivas, para esto se necesita de tecnología, calidad,
eficiencia y para todo esto lo más importante es tener al personal adecuado es por
esto que la planeación de recursos humanos ha tomado gran importancia dentro de
la organización. A medida que el capital humano cobra más importancia en las
organizaciones, éstos se vuelven más complejos, más exhaustivos y se tiende a
una mayor profesionalización del departamento de recursos humanos.

LA PLANIFICACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ES NECESARIA DEBIDO A

UNA SERIE DE FACTORES:

 Inestabilidad de la demanda del mercado

 Aumento del número de puestos de trabajo especializados.
 Necesidad de integrar la gestión de recursos humanos en el resto de la
gestión de la organización debido a la importancia que ha adquirido el capital
humano en las empresas en los últimos tiempos.

Llevar a cabo el reclutamiento y selección de personal conjunto a la planificación

estratégica permite a la empresa tener el personal adecuado y necesario para
cumplir sus objetivos

El departamento de Recursos humanos o Capital Humano es el encargado de llevar

a cabo este proceso y por ende debe estar preparado para poder asumir el reto de
seleccionar candidatos que cumplan con las características requeridas por el
puesto.

DESARROLLO

“El proceso de selección de personal consta de 4 etapas: a) Análisis de necesidades

de empleo (análisis y valoración de puestos); b) Reclutamiento (interno y externo);
c) Selección; d) incorporación a la organización.” (Editorial Vértice, 2007, pág. 2),
es decir que primero se inicia con analizar el puesto el cual requiere el personal, ya
sea de nueva creación o para mantenerlo en funcionamiento, después de realiza el
reclutamiento es decir la búsqueda de los candidatos ya sea dentro o fuera de la
compañía, después de hacer el reclutamiento se selecciona a el candidato que
cumpla con las características que el puesto requiere y por último se le da una
inducción al puesto y a la empresa.

Para poder realizar este proceso debemos hacer una planeación y como principio
de esta planeación es determinar el análisis y valoración de puesto ya que no
podemos realizar una correcta selección de personal si no sabemos hacia dónde
vamos dirigidos, es decir que características son las que requiere el puesto. Una
vez que se haya realizado el análisis de puesto ya es posible empezar el
reclutamiento de personal.

El proceso mediante el cual una organización trata de detectar empleados

potenciales, que cumplan los requisitos adecuados para realizar un determinado
trabaja, atrayéndolos en cantidad suficiente de modo que sea posible una posterior
selección de algunos de ellos, en función de las exigencias del trabajo y de las
características de los candidatos; teniendo en cuenta que el primer paso para atraer
candidatos reside en conocer la empresa y sus necesidades.

Esto quiere decir que la empresa va a realizar una serie de actividades para atraer
la atención de candidatos cualificados con el objetivo de ocupar los puestos de una
organización, se trata de llamar a una cantidad significante de candidatos para que
posteriormente se realice el proceso de selección. Cuando hablamos de
reclutamiento interno se trata de que la empresa está buscando candidatos dentro
de la misma organización, esto puede traer como ventaja la disminución en el
periodo de entrenamiento y mantiene la motivación del personal ya que se le permite
al trabajador poder subir de puesto (sentido vertical) o poder hacerlo en el mismo
puesto pero en diferentes sucursales (sentido horizontal).

Para realizar un reclutamiento externo la empresa cuanta con varias opciones para
poder lograrlo como son: base de datos de las solicitudes de personal, agencias de
colocación, centros de formación, internet, periódico. “La principal ventaja de este
reclutamiento es que existe la introducción de nuevas aportaciones a la empresa,
nuevos puntos de vista opiniones que pueden enriquecer a la empresa.
El producto final de este paso consiste en recabar todos los formularios de empleo
los cuales serán analizados y elegidos los que más se apeguen a las características
deseadas los cuales pasarán al siguiente paso el cual es la selección.

Cuando ya se han elegido los formularios de empleo se inicia la fase de selección

la cual puede definirse como “la elección del hombre adecuado para el cargo
adecuado, o más ampliamente, entre los candidatos reclutados, aquellos más
adecuados a los cargos existentes en la empresa, con miras a mantener o aumentar
la eficiencia y el desempeño laboral. Para poder realizar esto la empresa realiza
una serie de pruebas, valoraciones y entrevistas las cuales podrán permitir la
reducción de candidatos para elegir al idóneo para el puesto, sin embargo, no el
que tenga las calificaciones más altas es el indicado, se debe tener en cuenta varios
aspectos como por ejemplo la posible integración en un concreto ambiente laboral,
que englobará en su entorno los aspectos físicos y sociales. El fin de la selección
es encontrar personas adecuadas para el puesto que sean eficientes en el puesto.

Los tipos de pruebas objetivas más usuales son: pruebas técnicas que (son las
pruebas profesionales, específicas del puesto de trabajo a ocupar), pruebas
psicotécnicas (tratan de mostrar la carencia o posesión de determinadas aptitudes
y habilidades básicas y genéricas para el puesto de trabajo), pruebas psicológicas
(utilizadas para conocer la personalidad del candidato) y finalmente la entrevista
personal.

Este tipo de pruebas bien aplicadas y con plena conciencia de sus objetivos de
valoración, sirven para hacer la diferenciación entre candidatos, sin embargo,
muchas empresas no tienen el pleno conocimiento de cómo se aplican estas
pruebas lo que solo genera gastos en la organización, si no se cuenta con los
conocimientos necesarios este tipo de pruebas pueden ser solo un trámite más.
Podemos decir que la entrevista personal es la más efectiva en empresas
pequeñas, sin embargo, no se debe descartar en ningún tipo de selección.

Una vez que se eligió al candidato se realiza el proceso de inducción, en el cual se

les proporciona la información básica de los antecedentes que requieren para
desempeñar su trabajo en forma correcta. como son la historia de la empresa,
visión, misión, políticas, normas y valores entre otros. Esta inducción puede ser
informal y breve, hasta formal y larga, sin embargo, en cualquiera de los dos se les
proporcionan manuales o materiales impresos, ya sea de las políticas, los horarios,
las revisiones de desempeño entre otras. Al empleado nuevo también se le da una
capacitación la cual se define como “proceso para enseñar a los empleados nuevos
las habilidades básicas que necesitan saber para desempeñar su trabajo”

INDUCCIÓN DE PERSONAL
En el medio laboral, es muy común encontrarnos con el ingreso de personas que
llegan a nuestras organizaciones y, por diversas causas, no reciben una adecuada
capacitación básica que favorezca su integración rápida y efectiva a las empresas.

Se sabe que la efectividad de las acciones de un equipo de trabajo (independiente

del área específica de trabajo), dependerá de la forma como cada miembro de su
grupo realice el trabajo y lo integre con el resto del proceso productivo.

Esta condición está íntimamente relacionada con la forma como se lleven a cabo
los programas de inducción y entrenamiento en cada una de sus secciones y, la
correspondiente conexión entre ellas.

Elementos tan básicos como la presentación general de la organización y de sus

políticas, aspectos de seguridad, situaciones relativas al contrato laboral,
capacitaciones y programas de desarrollo específicos para su oficio, y factores de
riesgo entre otros, pueden presentarse como grandes obstáculos para lograr un
buen acople y facilitar el rápido desarrollo de las actividades para las que fue
contratada una persona; aun cuando es en estos momentos, al inicio de cualquier
labor, que más se necesita del apoyo, seguridad y aceptación para lograr la
adaptación e integración del personal, en pro de favorecer el inicio y desarrollo del
sentido de pertenencia por la empresa.

1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE UN PROCESO DE INDUCCIÓN Y

PLANTEAMIENTOS INICIALES
El propósito fundamental de un programa de inducción es lograr que el empleado
nuevo identifique la organización como un sistema dinámico de interacciones
internas y externas en permanente evolución, en las que un buen desempeño de
parte suya, incidirá directamente sobre el logro de los objetivos corporativos.

Para que un programa de inducción y entrenamiento sea efectivo, debe permitir

encausar el potencial de la nueva persona en la misma dirección de los objetivos de
la empresa, por lo tanto, se considera que todo proceso de inducción deberá
contener básicamente tres etapas que van en concordancia con la adecuada
promulgación y conocimiento de éstos:

INDUCCIÓN GENERAL

En esta etapa, se debe brindar toda la información general de la empresa que se

considere relevante para el conocimiento y desarrollo del cargo (dependiendo de
éste, se profundizará en algunos aspectos específicos), considerando la
organización como un sistema. Sin embargo, es importante considerar que todo el
personal de una empresa son vendedores o promotores (directos o indirectos) de la
misma, lo cual hace que sea fundamental una orientación de todos hacia una misma
imagen corporativa.

En esta etapa, se deberá presentar entre otros la siguiente información:

Estructura (organigrama) general de la compañía, historia, misión, visión, valores

corporativos, objetivos de la empresa, principales accionistas y dimensión o tamaño
de la empresa (ventas en pesos o toneladas al año).

Presentación del video institucional y charla motivacional.

Productos, artículos y servicios que produce la empresa, sectores que atiende y su

contribución a la sociedad.

Certificaciones actuales, proyectos en los que está trabajando la empresa y planes

de desarrollo.
Aspectos relativos al contrato laboral (tipo de contrato, horarios de trabajo, tiempos
de alimentación y marcaciones, prestaciones y beneficios, días de pago, de
descanso y vacaciones entre otros).

Programas de desarrollo y promoción general del personal dentro de la

organización.

Generalidades sobre seguridad social, reglamento interno de trabajo.

Los sistemas de retribución, reglamentos, régimen disciplinario y otros aspectos de

interés institucional, que sean pertinentes para el caso.

INDUCCIÓN ESPECÍFICA

En esta etapa, se debe brindar toda la información específica del oficio a desarrollar
dentro de la compañía, profundizando en todo aspecto relevante del cargo. Es
supremamente importante recordar, que toda persona necesita recibir una
instrucción clara, en lo posible sencilla, completa e inteligente sobre lo que se
espera que haga, como lo puede hacer (o como se hace) y la forma en cómo va a
ser evaluada individual y colectivamente.

Esta etapa, generalmente es liderada por el personal dirigente del cargo, quien
realizará la presentación del jefe inmediato, de los compañeros de trabajo y de las
personas claves de las distintas áreas. Entre otros, se deberá presentar la siguiente
información:

El tipo de entrenamiento que recibirá en su oficio: breve información sobre la forma

en que será entrenado en su oficio, el responsable y los objetivos del plan.

Estructura (organigrama) específica, y ubicación de su cargo y de todas las

personas con las que debe interactuar.

Diagrama de flujo de generación o producción de los productos y subproductos o

servicios, las maquinarias, equipos, instalaciones, herramientas y materiales
disponibles. En lo posible, hacer un recorrido por el lugar de trabajo.
La incidencia que tiene el área en que trabajará con relación a todo el resto del
proceso, cuáles son los clientes internos y externos con los que tendrá relaciones.

El manual de funciones para el cargo a desarrollar: en este se definen con la mayor claridad
posible las responsabilidades, alcances y funciones específicas del cargo a
desempeñar incluyendo su ubicación dentro del organigrama y del proceso
productivo, sus relaciones e interacciones con otras áreas y dependencias, los
planes de contingencias, los procedimientos para obtener ayuda de terceros, etc.

El sistema de turnos de producción, las rotaciones y los permisos: es necesario que

se le comunique lo relativo a horarios de trabajo, alimentación, pausas, permisos
para ausentarse del puesto de trabajo, cual es el sistema de rotación de los turnos,
etc.

EQUIPOS DE PROTECCIÓN PERSONAL REQUERIDOS EN LA SECCIÓN: es

preciso que antes de entregárselos, se desarrolle una capacitación que tienda a
generar la sensibilización y la consciencia necesaria en el empleado, para lograr
con mayor facilidad y grado de compromiso la aceptación de los mismos y la
adaptación a su uso permanente. Esta capacitación debe considerar como mínimo
los siguientes aspectos:

EL SISTEMA DE DOTACIÓN: es decir cómo y bajo que procedimiento puede el

empleado acceder a estos (préstamo o de dotación personal), tanto en horarios
diurnos como nocturnos y en días feriados.

EL MANTENIMIENTO: se refiere a la forma correcta de asearlos y guardarlos, con

el propósito de prolongar su vida útil y mantenerlos en las mejores condiciones de
uso.

Entrenamiento para uso correcto: el futuro usuario debe conocer con toda claridad
cual es la forma técnica y correcta para el empleo de los elementos de protección
personal. Es común que debido a la falta de esta información los protectores sean
utilizados en forma incorrecta disminuyendo por esta causa la eficiencia del mismo
con lo cual se somete el trabajador a una falsa protección. Se debe tener en cuenta
que aún cuando la persona manifieste que conoce el modo de usarlos, se debe
efectuar un reentrenamiento para verificar tal afirmación.

PROCEDIMIENTOS BÁSICOS DE EMERGENCIA: todo personal dirigente debe

cerciorarse de que, en la etapa de inducción, el trabajador conozca las emergencias
más comunes que se pueden presentar, las salidas y vías de evacuación, la
ubicación de los extintores y otros aspectos generales que la empresa considere
conveniente tratar en este momento, de acuerdo a la clase de riesgo de su actividad
económica.

Toda esta información debe tratarse con especificidad, dado que de ella dependerá
en buena medida el nivel de desempeño en el proceso del nuevo empleado.

Todos los aspectos tratados en este proceso, deben estar por escrito y se debe de
suministrar una copia al trabajador, para que los use como documentos de consulta
permanente. La empresa debe guardar registros escritos y firmados por el nuevo
empleado, como constancia de haber recibido la capacitación en todas las
actividades realizadas en este proceso de inducción.

EVALUACIÓN

Luego de finalizar el proceso de inducción, y antes de terminar o durante el período

de entrenamiento y/o de prueba, el personal dirigente del cargo debe realizar una
evaluación con el fin de identificar cuáles de los puntos claves de la inducción, no
quedaron lo suficientemente claros para el trabajador, con el fin de reforzarlos o
tomar acciones concretas sobre los mismos (reinducción, refuerzos y otros).

Esta evaluación se debe de hacer, con base en los documentos de registro donde
consta que se recibió la capacitación por parte del trabajador.

Adicionalmente, es recomendable, realizar evaluaciones periódicas de algunos

cargos y funciones específicas según criterios propios de cada empresa, ya que en
el día a día de la labores y ocupaciones, los procesos pasan a realizarse de forma
mecánica, y pueden ser causal de errores de proceso, daños de maquinaria y hasta
de promotores de riesgos accidentes.
Un buen proceso de inducción, no merece terminar en una falta de motivación.

Resaltando los beneficios de un buen proceso de inducción, y la importancia del

compromiso y acompañamiento por parte de los directivos de la organización

Es un hecho, que, de forma paralela al proceso de inducción, se debe ir presentando

una motivación por parte de los directivos del cargo (jefes inmediatos), como
acompañamiento y sostenimiento de un excelente ambiente laboral. Por lo tanto, no
se puede definir exactamente cuándo termina la inducción ni cuando empieza la
motivación; pero independiente de esto, al iniciarse cualquiera de los dos programas
se comienza a integrar al personal al desarrollo del sentido de pertenencia por la
empresa.

Los manuales y capacitaciones del personal, disminuyen los riesgos y los

accidentes al interior de la organización, y favorecen la promoción de una cultura
segura. Esto a su vez, se puede reflejar en la disminución del valor de las pólizas
de seguros, de los costos internos por incapacidades, ARP y otros.

El conocimiento y la capacitación específica en el área de trabajo, disminuye los

riesgos y daños de la maquinaria, de los procesos y del personal mismo. Esto se
puede reflejar en los costos de mantenimiento, disminución de producto no
conforme y accidentes de trabajo.

El conocimiento físico de la organización, evita las pérdidas de tiempo por

desconocimiento, genera bienestar en las personas (la mayoría de la gente no
pregunta por pena), y favorece el ambiente de trabajo; en cuanto al conocimiento
global de la organización, se favorece la buena imagen corporativa, y en ocasiones,
es generador de ventas indirectas por recomendación del personal de la empresa.