PARFUM S.A.

JUNTA ACCIONISTA

GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVO ASESORÍA LEGAL

GERENTE COMERCIAL CONTADOR COORDINADOR GENERAL JEFE DE APOYO TECNOLOGICO

AUXILIAR CONTABLE TRANSPORTADORES

SECRETARIA
VENDEDORES
Estructura Organizacional.

Gerente general: Alejandra Rojas.

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y
deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto
durante la jornada de trabajo.
 Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto y largo plazo.
 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como también de las
funciones y los cargos.
 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.
 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las
desviaciones o diferencias.
 Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la secretaria las reuniones, aumentar el
número y calidad de clientes, realizar las compras de materiales, resolver sobre las
reparaciones o desperfectos en la empresa.
 Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el personal adecuado
para cada cargo.
 Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo,
personal, contable entre otros.
 Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
 Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

Contador: Jhon Gutiérrez.

Colaborar, analizar y proponer los métodos y procedimientos para realizar los registros
contables, tributarios y financieros de la empresa.
• Analizar y proponer los métodos y procedimientos para realizar los registros contables,
tributarios y financieros de la institución.
• Colaborar con la empresa en los aspectos relativos a sus funciones.

Gerente administrativo: Jeisson Rodríguez.

Supervisa las operaciones de apoyo de una organización. Se asegura de que exista un buen
flujo de información efectiva y de que los recursos sean empleados correctamente en todo
el negocio.
Dependiendo de la organización, un gerente administrativo puede asumir una amplia
variedad de responsabilidades como las siguientes:
  Planificación de negocios.
 Gestión de proyectos.
 Finanzas:
 Elaboración de presupuestos.
 Realizar investigaciones sobre la reducción de costos.
 Gestión de cuentas por cobrar / por pagar.
 Recursos Humanos:
 Reclutamiento y entrenamiento de personal.
 Procesamiento de nómina.
 Informar sobre el desempeño de los empleados.
 Gestión de oficinas e instalaciones.
 Tareas de oficina:
 Redacción de contratos.
 Uso de sistemas de bases de datos.

Gerente comercial:
Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar eficientemente el sistema comercial,
diseñando estrategias que permitan el logro de los objetivos empresariales, dirigiendo el
desarrollo de las actividades de marketing y las condiciones de venta de los servicios
postales
y afines.
 Definir, proponer, coordinar y ejecutar las políticas de comercialización orientadas
al logro de una mayor y mejor posición en el mercado.
 Definir y proponer los planes de marketing, y venta de la Empresa.
 Representar a la Empresa en aspectos comerciales ante corresponsales, organismos
internacionales, negociar convenios y administrar los contratos que se suscriban
con éstos.
 Implementar un adecuado sistema de venta de servicios a cargo de la empresa y de
terceros a nivel nacional.
 Organizar y supervisar el desarrollo de políticas, procedimientos y objetivos de
promoción y venta de los servicios que ofrece la Empresa.
 Investigar y prever la evolución de los mercados y la competencia anticipando
acciones competitivas que garanticen el liderazgo de la Empresa.
 Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución.
 Evaluar la creación de nuevos servicios postales identificando nuevas
oportunidades de negocio.
  Controlar que los objetivos, planes y programas se cumplan en los plazos y
condiciones establecidos.
 Establecer ventajas competitivas donde se ofrezcan servicios de la Empresa,
procurando obtener las mejores participaciones en el mercado.

Secretaria:
Apoyar al Gerente en todas las actividades propias del trabajo secretarial.
 Recepcionar, clasificar, registrar y tramitar la correspondencia que ingresa o egresa
a la Gerencia.
 Tomar dictados, realizar trabajos mecanográficos y redactar la correspondencia que
se solicite.
 Mantener debidamente clasificados los archivos de la documentación recibida y
emitida por las gerencias de la Empresa, a fin de facilitar su rápida ubicación.
 Atender y efectuar las comunicaciones necesarias para citas y solicitudes de
información que le sean requeridas.
 Preparar la agenda de actividades de la gerencia, estableciendo las coordinaciones
necesarias para su conocimiento y cumplimiento.
 Remitir a las Sub Gerencias la copia de los documentos normativos que apruebe la
Gerencia General para conocimiento y aplicación de las mismas.
 Atender a los directivos, empleados y personal externo que soliciten concertar
entrevistas con la Gerencia.
 Realizar el seguimiento y control de los expedientes y documentos elaborando
informes periódicos sobre la situación de los mismos.
 Mantener en forma reservada los asuntos que por su naturaleza así lo requieran.
 Mantener actualizado el archivo de documentos normativos.
 Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente.

Auxiliar Contable:
No existe una regulación o una normativa que indique de forma definitiva las funciones que
debe cumplir un auxiliar contable, pero en líneas generales deben cumplir con las siguientes
tareas:
1- Operaciones comerciales
El auxiliar contable debe apoyar al contador en la realización de operaciones ordinarias y
extraordinarias relacionadas con la compra de insumos requeridos para las operaciones de
la empresa. En este sentido, busca y compara presupuestos para que en la empresa se
decida a quién comprarle. Una vez que se tome la decisión, el auxiliar contable es quien
registra al proveedor y emite el cheque de pago.
Otra de las tareas de un auxiliar contable es gestionar pagos a proveedores y pagos de
servicios públicos.
2- Gestión de inventario
Un auxiliar contable también tiene la responsabilidad de llevar el registro y el control del
inventario de activos institucionales y de insumos para oficina.
Así mismo, en muchas ocasiones se le pide que lleve el control de la depreciación de dicho
inventario.
3- Facturación
La elaboración y el control de las facturas es una de las tareas que ocupa la mayor parte del
tiempo de un auxiliar contable.
Su deber es registrar todas las facturas que emite la empresa, cumpliendo con las
normativas institucionales y legales que apliquen. El auxiliar contable elabora las facturas,
las ingresa en el sistema que tenga la empresa, las registra como cuentas por pagar y vela
porque el pago sea hecho de acuerdo con las condiciones establecidas con el cliente.
Esta tarea debe hacerse con estricto orden y exactitud, puesto que esa información incide en
los resultados de los reportes de egresos de la empresa y afecta las cuentas de los
proveedores.

4- Conciliaciones bancarias
Esta función consiste en conocer con exactitud cómo se encuentran las cuentas bancarias de
la empresa y compararlas con el registro de cuentas por cobrar y por pagar de la propia
empresa, con el objetivo de que no haya discrepancias entre una cosa y otra.
De este modo se pueden detectar posibles descuidos en los registros de alguna cuenta por
cobrar o que ya se haya pagado. De igual forma sirve para verificar la exactitud del registro
que se lleva desde la empresa.

5- Elaboración de informes
Al auxiliar contable también se le asigna la redacción de los informes contables, que son los
registros detallados de todos los bienes muebles e inmuebles de la organización. Asimismo,
el auxiliar contable redacta los informes financieros que detallan en forma textual el dinero
que posee la empresa.
Dichos informes son un requisito cuando se van a solicitar créditos bancarios, o pueden ser
requeridos por entes gubernamentales cuando se debe hacer alguna gestión ante estos.
6- Proyección de estados financieros
El contador es el responsable de elaborar esta proyección, pero el auxiliar contable lo apoya
dándole todos los insumos que requiere para su elaboración.

De igual modo, el auxiliar contable suele ser quien prepara los documentos que servirán de
soporte para tal proyección.

7- Preparación de declaraciones fiscales

Toda empresa tiene obligaciones fiscales y tributarias ante el gobierno de su país, y el
auxiliar contable apoya en las gestiones que implica el cumplimiento de esas obligaciones.
Normalmente se trata de recabar información fiscal de la empresa, llenar formularios y
pagar aranceles o impuestos.
También debe guardar los comprobantes de estas gestiones para luego presentarlos ante las
entidades de control que las soliciten.

Coordinador general:
Responsable de coordinar, ejecutar y controlar las actividades administrativas de la
empresa.