1

PRESENTACION
Si nunca ha trabajado con un software de base de datos, éste es un buen momento para
aprender de forma general lo que son las bases de datos y la forma en que pueden ayudarle a
realizar el trabajo de una forma más eficiente. En manual descubrirá las características claves de
Microsoft Access que hacen que sea un excelente sistema de gestión de base de datos relacional
(SGBDR).

Microsoft Access va más allá de proporcionar solamente las características tradicionales de

un sistema de gestión de bases de datos. También es un sistema de desarrollo de aplicaciones
completo. Al igual que todas las buenas bases de datos relacionales, permite vincular información
relacionada fácilmente (por ejemplo, los datos de clientes y pedidos introducidos). No es sólo una
base de datos; también complementa otros productos de bases de datos, ya que posee varias
características potentes. Como su propio nombre indica, Access puede trabajar con datos
procedentes de otras fuentes, incluyendo muchos programas populares de bases de datos para PC
(tales como dBase, Paradox y Microsoft Fox Pro) y muchas bases de datos SQL (lenguaje de
consulta estructurado) sobre servidores, minicomputadoras y computadoras centrales. Además,
soporta totalmente la tecnología de vinculación e incrustación de objetos de Microsoft (OLE), de
modo que una aplicación Access puede ser o bien un cliente o bien un servidor para otras
aplicaciones, como por ejemplo Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point y Microsoft
Schedule+.

Access también dispone de un sistema de desarrollo de aplicaciones sofisticado para el

sistema operativo Microsoft Windows que facilita la elaboración de aplicaciones de forma rápida, sea
cual sea el origen de los datos. De hecho, es posible construir aplicaciones sencillas definiendo
formularios e informes basados en sus datos y vinculándolos con unas cuantas sentencias de Visual
Basic para Aplicaciones (VBA). Puesto que Access utiliza VBA, puede utilizar los mismos
conocimientos con otros productos, tales como Microsoft Visual Basic y Excel.

Para pequeños negocios (y para los especialistas que crean aplicaciones para
pequeñas empresas), Access es todo lo que se requiere para almacenar y gestionar los
datos utilizados en el desarrollo diario del negocio. Para la mayor parte de las empresas
de tamaño medio, Access acoplado con un Servidor SQL de Microsoft es la forma ideal de
incorporar nuevas aplicaciones de Windows con un costo reducido. Para grandes
empresas que poseen una gran inversión en aplicación de base de datos relacionales para
una computadora central y una proliferación de aplicaciones de escritorio apoyadas en
bases de datos de PC, Access proporciona las herramientas apropiadas para enlazar
fácilmente la computadora principal y los datos del PC con una única aplicación basada en
Windows.
2

ACERCA DE ESTE MANUAL

Este manual está dividido en cinco unidades de aprendizaje. En la primera se encuentran los
conceptos fundamentales de las bases de datos. La segunda unidad contiene los conceptos
necesarios para la manipulación de bases de datos y tablas.

En la tercera unidad se incluye la creación y manejo de consultas. En la cuarta unidad se

describen las instrucciones necesarias para la creación de formularios y en la quinta el manejo de los
mismos.

COMO UTILIZAR ESTE MANUAL

Para utilizar este manual:

• Lea cuidadosamente las instrucciones

• Ejecute las instrucciones como se indica

• Verifique el resultado obtenido

• Si el resultado obtenido no es el deseado, repita nuevamente el proceso.

• Si el resultado es el esperado, FELICITACIONES ha dado un gran paso.

OBJETIVO

Con el estudio de este manual, el usuario será capaz de aplicar conceptos

fundamentales, creando y manejando bases de datos, tablas, formularios y
consultas eficientemente.
 3

ÍNDICE GENERAL
UNIDAD 1 1

1. Conceptos Fundamentales de Bases de Datos 2

1.1. ¿Qué es y Para que Sirve una Base de Datos? 2
1.2 Cómo iniciar Access 2
1.3 Partes de la Pantalla 3

UNIDAD 2 4

2. Manipulación de Bases de Datos y Tablas 4

2.1 Cómo crear una Base de Datos en Blanco 4
2.2 Cómo crear una base de datos con el Asistente para bases de Datos. 7
2.3 TABLAS 11
2.3.1 Los Tipos de Datos y los Formatos 12
2.3.2 Cómo crear una tabla utilizando el Asistente para tablas 13
2.3.3 Cómo crear una tabla en la vista Diseño de tabla 16
2.3.4 Cómo establecer la clave principal 19
2.3.5 Cómo pasar de la vista Diseño a la vista Hoja de datos y viceversa 19
2.4 Cómo crear una tabla en la vista hoja de datos 20
2.5 Cómo editar los campos y sus propiedades 21
2.6 Cómo agregar campos 22
2.7 Cómo eliminar campos 23
2.8 Cómo eliminar una tabla 23
2.9 Cómo introducir un registro 23
2.9.1 Cómo reemplazar el contenido de una celda 24
2.9.2 Cómo seleccionar registros 24
2.9.3 Cómo eliminar registros 25

UNIDAD 3 25

3. Creación y Manejo de Consultas 25

3.1 Consultas 25
3.2 Cómo crear una consulta simple utilizando un Asistente para consultas 26
3.2.1 Otros asistentes para consultas 28
3.2.1.1 Asistente para consultas de referencias cruzadas 29
3.2.1.2 Asistente para consultas de buscar no coincidentes 29
3.2.1.3 Asistente para consultas de buscar duplicados 29
3.3 Cómo iniciar una nueva consulta en la vista Diseño de consulta 29
3.4 Cómo volver a ejecutar una consulta 30
3.5 Cómo abrir una consulta en la vista Diseño de consulta 31
4

3.6 Cómo agregar campos a una consulta 32

3.7 Cómo eliminar un campo de consulta 33
3.8 Cómo agregar criterios 33
3. 9 Cómo ver los resultados de la consulta 34

UNIDAD 4 35

4. Creación y Manejo de Formularios 35

4.1 FORMULARIOS 35
14.2 Cómo crear un formulario con el Asistente 35
4.2 Cómo crear un formulario desde el Inicio 37
4.2.1 Cómo agregar campos a un formulario 38
4.2.2 Mover campos 39
4.2.3 Cómo agregar texto 40
4.2.4 Cómo cambiar la longitud de los campos 41
4.3 Cómo introducir datos en un formulario 43

UNIDAD 5 43

5. Creación y Manejo de Formularios 43

5.1 Informes 43
5.2 Cómo utilizar Autoinforme para crear un informe 44
5.3 Cómo crear un informe con el Asistente para informes 45
5.4 Cómo entrar en la vista Diseño de informe 47

5.4.1 Cómo trabajar con objetos en su informe 49

5.4.2 Cómo agregar y eliminar campos 50
5.4.3 Cómo agregar etiquetas 50
5.4.4 Cómo agregar un cuadro de texto para cálculo 50
5.4.5 Reglas para la creación de cálculos 51

BIBLIOGRAFIA 52
 2

UNIDAD 1
1. Conceptos Fundamentales de Bases de Datos
1.1. ¿Qué es y Para que Sirve una Base de Datos?
Estrictamente hablando, una base de datos es cualquier colección de información. Su directorio
telefónico local, por ejemplo, es una base de datos, así como su tarjetero y el catálogo de su librería.
Con una base de datos computarizada de Access, puede almacenar información igual que en estos
tres ejemplos, pero también puede hacer mucho más. Por ejemplo, si mantiene una lista de todos sus
clientes en una base de datos de Access.

1.2 Cómo iniciar Access

Para iniciar Access tiene que seguir los siguientes pasos:

1. Haga clic en el botón Inicio.

2. Elige la opción programas.
3. y por último haga clic en la opción Microsoft Access.
3

Figura 1.1
Cuando ha iniciado Access, lo primero que ce es un cuadro de diálogo que le pregunta si se crea una
nueva base de datos o se abre una ya existente (ver figura 1.2). Por ahora, haga clic en Cancelar,
pues en esta unidad no se trabaja con ninguna base de datos.

Figura 1.2

1.3 Partes de la Pantalla

Access es muy parecido a cualquier otro programa de Microsoft Office; contiene menús, barras de
herramientas, una barra de estado. En la figura 1.3 se señalan las partes de la ventana de Access.
Observe que en la barra de herramientas muchos de los botones se encuentran atenuados, (lo que
significa que no pueden utilizarse en este momento). Tampoco hay nada en el área de trabajo. Esto
se debe a que no hay ninguna base de datos abierta en este momento, más adelante verá como se
convierte en un lugar muy ocupado. Además los botones quedarán disponibles, y su base de datos
aparecerá en el área de trabajo.
 4

Figura 1.3

UNIDAD 2
2. Manipulación de Bases de Datos y Tablas
2.1 Cómo crear una Base de Datos en Blanco
Crea una base de datos es muy simple, debido a que usted está creando una cubierta exterior, hasta
este punto, sin tablas, formularios, etc.

Si acaba de iniciar Access y el cuadro de diálogo de Access se encuentra todavía desplegado siga
estos pasos:

1. Haga clic en Base de Datos en blanco.

2. Haga clic en el botón Aceptar.
5

Figura 2.1

Si ya no se encuentra el cuadro de diálogo, no lo tendrá de regreso hasta que salga y vuelva a iniciar
Access. Pero no necesitará ese cuadro de diálogo para iniciar una nueva base de datos. En
cualquier momento puede seguir estos pasos:

1. Seleccione Archivo, Nueva base de datos o haga cli en el botón de Nuevo de la barra de
herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.

Figura 2.2
 6

2. Haga clic en la ficha General, si es necesario para traerla al frente. Luego haga doble clic en
el icono Base de Datos en blanco, aparecerá el cuadro de diálogo Archivo nueva base de
datos. (Esto último sucederá con cualquiera de las dos opciones).

Figura 2.3

3. Escriba un nombre para su nueva base de datos (de preferencia, algo descriptivo) en el
cuadro Nombre de archivo. Luego presione el botón Crear. Aparecerá el cuadro de la base
de datos.

Hasta este punto su base de datos estará completamente en blanco en este punto. Puede hacer clic
en cualquiera de los botones de la ventana que están en la parte de objetos que no encontrará nada
más que las opciones de creación para cada uno.
7

Figura 2.4

2.2 Cómo crear una base de datos con el Asistente para bases de Datos.
Un asistente para bases de datos puede crear casi todas las tablas, formularios e informes que
necesite, ¡de manera automática! El truco se encuentra en elegir el asistente correcto para satisfacer
sus propósitos. Siga estos pasos:

1. Si acaba de Iniciar Access, y el cuadro de diálogo de entrada todavía se encuentra en la

pantalla, haga clic en Asistente para bases de datos y luego Aceptar. Si ya cerró el cuadro
de diálogo, seleccione Archivo, Nueva base de datos. De cualquier manera aparecerá el
cuadro de diálogo Nueva.

2. Haga clic en la ficha Base de datos para desplegar la lista de asistentes.

3. Haga clic en uno de los Asistentes para bases de datos. Para este ejemplo, elija
Administrador de contactos. Aparecerá una muestra en el área Vista previa.
 8

Figura 2.5

4. Cuando encuentre el asistente que desee, haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de
diálogo Archivo nueva base de datos.

5. Asigne un nombre a la base de datos y haga clic en Crear para seguir adelante. Se iniciará
el asistente y aparecerá alguna información que explica lo que hará el asistente.

Figura 2.6
9

6. Haga clic en Siguiente para continuar. Aparecerá la lista de las tablas que habrán de
crearse. Las tablas aparecen a la izquierda, y los campos de la tabla seleccionada a la
derecha.

7. Haga clic en una tabla y examine su lista de campos. Los campos opcionales se encuentran
en cursiva. Para incluir un campo adicional, haga clic en él para colocar una marca de
verificación a un lado.

Figura 2.7

8. Si está creando esta base de datos únicamente como experiencia de aprendizaje, haga clic
en la casilla de verificación Sí, incluir datos de ejemplo. Esto le indica a Access que
introduzca algunos registros de ejemplo en la base de datos, para que usted pueda ver cómo
funcionan.

9. Haga clic en Siguiente para seguir adelante. El asistente le pregunta qué tipo de estilo de
despliegue desea.

Figura 2.8
 10

10. Haga clic en un estilo de la lista y examine la vista preliminar el estilo. Cuando haya decidió
un estilo, haga clic en él y luego en Siguiente. El asistente le preguntará por un estilo para
los informes impresos.

Figura 2.9

11. Haga clic en un estilo de informe y examine la vista preliminar. Cuando haya decidió un
estilo, haga clic en él y luego en Siguiente.

12. El asistente le preguntará que título desea asignarle a la base de datos. El título aparecerá
en los informes, y puede ser diferente del nombre de archivo. Introduzca un título.

Figura 2.10
11

13. Si desea incluir una imagen en los formularios y los informes, haga clic en la casilla de
verificación Sí, incluir una imagen. Luego haga clic en el botón Imagen, elija un archivo
gráfico y haga clic en Abrir, para regresar al asistente.

14. Haga clic en Siguiente para seguir adelante. Cuando llegue a la pantalla final, haga clic en
Terminar. El asistente creará su base de datos.

Cuando la base de datos esté terminada, aparecerá la ventana Panel de control principal. Esta
ventana se abrirá automáticamente cada vez que abra la base de datos.

2.3 TABLAS
El corazón de cada base de datos está en sus tablas. Una tabla es como una hoja de cálculo.

Figura 2.11

Access almacena cada entrada de base de datos, en su propia fila: se trata de un registro.

Cada tipo de detalle se mantiene en su propia columna: un campo.

En la intersección de un campo y una fila se encuentran los datos individuales de ese registro en
particular; esta área en un celda.
 12

2.3.1 Los Tipos de Datos y los Formatos

Cada campo debe tener un tipo, de modo que Access pueda saber cómo manejar su contenido.
Éstos son los tipos de datos que usted puede elegir:

Texto (Text)
Memo
Numérico (Number)
Fecha / hora (Date / time)
Moneda (Currency)
Autonumérico (AutoNumber)
Sí/No (Yes/No)
Objeto OLE (OLE Objet)
Hipervínculo (Hyperlink)
Asistente para búsquedas (Lookup Le permite crear una lista para elegir un valor de otra tabla o
Wizard)
Texto simple y ordinario, que puede incluir números, letras y
símbolos. Un campo Texto puede contener hasta 255
caracteres.
Más texto simple y ordinario, excepto que no tiene una
longitud máxima de campo. De modo que puede escribir una
cantidad casi infinita de texto (64,000 caracteres)
Números simples y ordinarios (no valores monetarios ni
fechas). Access no permite texto en un campo Numérico.
Sólo eso; una fecha y una hora.
Un número formateado como cantidad monetaria.
Un número que Access asigna automáticamente para cada
registro consecutivo.
La respuesta a una pregunta verdadera / falsa. Puede
contener uno de dos valores, que podrían ser Sí o No,
Verdadero (True) o falso (False), Activo (On) o Inactivo (Off).
Un vínculo con otra base de datos o archivo. Se trata de una
función avanzada que no se estudia en este libro
Un vínculo con un sitio World Wide Web....
lista de valores, en un cuadro combinado para cada registro.

Además de un tipo, cada campo tiene opciones de formato que usted puede definir. Aparecen en la
parte inferior del cuadro de diálogo, en el área Propiedades de campo (Field Properties). Las
opciones de formato cambian, dependiendo del tipo de campo. Y son demasiadas para presentarlas
en esta lista. Pero las siguientes son algunas de las más importantes que encontrará:

Tamaño del campo (Fiel Size)
Formato (Format)
Valor predeterminado (Default Value)
Lugares decimales (Decimal Places)
Requerido (Required)
El número máximo de caracteres que un usuario puede
introducir en un campo
Lista desplegable de los formatos disponibles para ese
tipo de campo. También puede crear formatos
personalizados.
Si, por lo general, un campo contendrá un mismo valor,
usted podrá introducirlo aquí para ahorrar tiempo.
Siempre aparecerá un nuevo registro; puede escribir
sobre él en los raros casos en que no se aplique.
Puede establecer, para los campos numéricos, el
número predeterminado de lugares decimales que
mostrará un número.
Elija Sí (Yes) o No para indicarle a Access si se le
permitirá a un usuario dejar este campo en blanco,
cuando introduzca un nuevo registro.
13

2.3.2 Cómo crear una tabla utilizando el Asistente para tablas

Si los campos que desea incluir son similares a cualquiera de las docenas de campos elaborados
previamente de Access, el Asistente para tablas le puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Con el
Asistente para tablas puede copiar campos de cualquiera de las docenas de tablas de ejemplo. Para
crear una tabla utilizando el Asistente para tablas, siga estos pasos:

1. Seleccione Insertar (Inset), Tabla (table de la barra de menús que se encuentra en la parte
superior de la pantalla. O , en la ventana Base de datos (Database), haga clic en la ficha Tablas
(Tables) y luego en Crear una tabla utilizando el asistente.

Figura 2.12

2. Haga clic en Asistente para tablas y luego en Aceptar (OK). Aparecerá la ventana Asistente
para tablas.
 14

Figura 2.13

3. Haga clic en una tabla de lista Tablas de ejemplo (Sample Tables). Access desplegará
enseguida sus campos en la lista Campos de ejemplo (Sample Fields).

4. Si observa un campo que desea incluir en su nueva tabla, selecciónelo de la lista Campos de
ejemplo (Sample Fields). Luego haga clic en el botón >, para moverlo a la lista Campos en la
nueva tabla (Fields in My New Table). Para mover todo el contenido de la tabla de ejemplo
(Sample Table) a su lista, haga clic en el botón >>.

5. Repita los pasos 3 y 4 para seleccionar los demás campos de otras tablas de ejemplo, hasta
complementar la lista de celdas de su nueva tabla. Cuando haya terminado de agregar campos,
haga clic en Siguiente (Next), para seguir adelante.

6. A continuación, el asistente le pide un nombre para la tabla. Escriba un nombre más descriptivo,
para reemplazar al predeterminado.

7. Haga clic en Sí, asignar clave principal por mí (Yes, Set a Primary Key For Me), para que el
asistente elija su campo de clave principal, o No, yo asignaré la clave principal (No, I‘ ll Set The
Primary Key), para hacerlo usted mismo. Si elige Sí (Yes), vaya al paso 10

8. Aparecerá un cuadro de diálogo que le pregunta cuál campo será la clave principal. Abra la lista
desplegable y seleccione el campo.
15

Figura 2.14

9. Elija un tipo de datos para el campo de la clave principal:

• Números consecutivos que Microsoft Access asigna automáticamente a los

nuevos registros (Consecutive numbers Microsoft Access asignas automatically to
new records). Elija esta opción, si su campo de clave principal es un simple registro
numérico. (Es decir, si está numerando de manera consecutiva los registros que
introduce.)

• Números que introduzco cuando agrego nuevos registros (numbers I enter when I
add new records). Elija esta opción si desea introducir sus propios números. Access
no le permitirá introducir letras. Esa opción funciona bien con números ID únicos, como
los números de licencias de conducir.

• Números y letras que yo introduzco cuando agrego nuevos registros (Numbers

and / or lettrers I enter when i add new records). Elija esta opción, si desea incluir
números y letras en el campo.

10. Haga clic en Siguiente (Next) para seguir adelante.

11. Si ya tiene por lo menos una tabla en la base de datos, aparecerá una pantalla que le preguntará
las relaciones entre las tablas. Sólo haga clic en Siguiente, para pasar por alto esta opción, por
ahora.

12. En la pantalla final, haga clic en una de las siguientes opciones:

• Modificar el diseño de la tabla (Modify the table design). Esta opción lo llevará a la
vista Diseño de tabla (Table Design), la misma que si usted hubiera creado todos los
 16

campos. Elija loa campos. Elija esta opción, si desea hacerle algunos cambios a la
tabla antes de utilizarla

• Introducir datos directamente en la tabla (Enter data directly into the table). Esta
opción lo llevará a la vista Hoja de datos de la tabla (Table Datasheet), donde puede
introducir registros en las filas de la tabla. Elija esta opción si el diseño de la tabla le
parece perfecto, tal como está.

• Introducir datos en la tabla utilizando un formulario que crea el Asistente (Enter

data into the table using a form the wizard crates for me).

13. Haga clic en Terminar (Finish); se le llevará al área de Access a la que usted indicó en el paso 7
que quería ir.

Si decide que no desea trabajar con esta tabla por ahora(sin importar lo que haya seleccionado en el
paso 12), haga clic en el botón Cerrar (Close) (X) de la ventana que aparecerá.

Ahora usted tiene una tabla. En la ventana Base datos (Database), cuando haga clic en la ficha
Tablas (Tables) podrá ver su tabla en la lista

Figura 2.15

2.3.3 Cómo crear una tabla en la vista Diseño de tabla

1. Seleccione Insertar (Insert), Tabla (Table) o, en la ventana Base de datos (Database), haga
clic en la ficha Tabla y luego en el botón Crear una tabla en Vista de Diseño
17

Figura 2.16

2. Haga clic en Vista Diseño (Desing View) y luego en Aceptar (OK). Se abrirá la vista Diseño
de tabla (Table desing)

Figura 2.17

3. Escriba UN nombre de campo en la primera línea vacía de la columna Nombre del campo
(Field Name). Luego presione la tecla Tab para pasar a la columna Tipo de Datos (Data
Type).

4. Cuando pase a la columna Tipo de datos, aparecerá la flecha de una lista desplegable. Abra
la lista Tipo de datos y seleccione un tipo de campo.
 18

5. (Opcional) Presione la tecla Tab para pasar a la columna Descripción (Description) y escriba
una descripción para el campo. (La tabla funcionará bien auque carezca de una descripción.)

6. En la parte inferior del cuadro de diálogo, verá las Propiedades del campo( Field Properties)
para el tipo de campo que usted seleccionó. Haga los cambios que desee.

Figura 2.18

7. Si desea introducir más campos, repita del paso 3 al 6.

8. Haga clic en el botón Cerrar (Close) (X) de la ventana Diseño de Tabla (Table design)

9. Cuando se le pregunta si desea guardad sus cambios en la tabla haga clic en Sí. Aparecerá
el cuadro de diálogo Guardar como (Save as)

10. Asigne un nombre a la tabla, en el cuadro de texto Nombre de la tabla (Table Name) y haga
clic en Aceptar (OK)
19

2.3.4 Cómo establecer la clave principal

Todas las tablas deben tener por lo menos un campo con un valor único para cada registro.

Debe indicarle a Access qué campo utilizará como clave principal, para que el programa evite que
usted introduzca accidentalmente el mismo valor en más de un registro de ese campo. Para
establecer una clave principal, siga estos pasos:

1. En la vista Diseño (Desing), seleccione el campo que desee utilizar como clave principal.

2. Seleccione Edición (Edit), Clave principal (Primary Key) o haga clic en el botón Clave
principal de la barra de herramientas. Un Símbolo de llave aparecerá a la izquierda del
nombre del campo.

Figura 2.19

2.3.5 Cómo pasar de la vista Diseño a la vista Hoja de datos y viceversa

Cuando trabaja con tablas, puede utilizar una de las dos vistas disponibles: Diseño (Desing) y Hoja
de datos (Datasheet).
Los siguientes pasos le enseñan otra manera de pasar de una vista a otra:

1. Abra el menú Ver (View)

 20

2. Seleccione Diseño o Base de datos (Database), dependiendo de la vista en que se

encuentra actualmente.

3. Si ésta pasando de la vista Diseño a Hoja de datos, tal vez le pida que guarde su trabajo. En
este caso, haga clic en Sí (Yes).

4. Si se le pide que asigne un nombre a la tabla, escríbalo y haga clic en Aceptar (OK)

2.4 Cómo crear una tabla en la vista hoja de datos

Algunas personas prefieren crear una tabla en la vista Hoja de Datos. Sin embargo, en Access la
vista Hojas de datos se diseño para introducir y observar los datos, no para cambiar la estructura de
la tabla. No recomiendo la creación de la tabla.

Para crear una tabla en la vista Hoja de datos, siga estos pasos:

1. Seleccione Insertar (Insert), Tabla (Table)

2. Haga clic en Vista Hoja de datos (Datasheet View) y luego en Aceptar (OK). Se abrirá una
tabla en blanco,

Figura 2.20

3. Haga cualquier cambio al diseño de la tabla.

4. Cuando termine con los cambios de diseño, haga clic en el botón Cerrar (Close) (X) de la
tabla. Access le preguntará si desea guardar los cambios.
21

5. Haga clic en Sí (Yes). Cuando Access le pida que asigne un nombre para la tabla, escriba
uno y gaga clic en Aceptar (OK)

2.5 Cómo editar los campos y sus propiedades

No importa cómo cree su tabla (con el Asistente para tablas (Table Wizard), o sin él), puede
modificarla utilizando la vista Diseño de tabla (Table Desing). Si creó la tabla sin el Asistente para
tablas, la vista Diseño de tabla le resultará familiar.

Para pasar a la vista Diseño de tabla, realice lo siguiente:

• Desde la ventana Hoja de datos (Datasheet), haga clic en la ficha Tabla (Table), seleccione
la tabla en que desee trabajar y haga clic en el botón Diseño (Desing)

• Si la tabla aparece en la vista Hoja de datos, seleccione Ver (View), Diseño de tabla

Una vez que se encuentre en la vista Diseño de tabla, puede editar cualquier campo.

A continuación se lista el procedimiento general:

1. Haga clic en cualquier nombre de campo de lista Nombre del campo (Name Fiel)

2. Si lo desea, haga cli en el área Tipo de datos (Data Type) del campo y seleccione un nuevo
tipo de datos de la lista desplegable.

3. En el área de Propiedades del campo (Fiel Properties) (la mitad inferior de la pantalla de
Diseño de tabla (Table desing), haga clic en cualquier cuadro de texto, para cambiar su valor.
Algunos cuadros de texto tienen listas desplegables, que usted puede activar al hacer clic en
el cuadro.

4. Repita del paso 1 al 3 para cada campo que desee cambiar.

 22

Figura 2.21

2.6 Cómo agregar campos

Antes de que introduzca en su tabla, debe estar muy seguro de que ha incluido todos los campos que
necesitará. ¿Por qué? Debido a que si agrega un campo después, tendrá que regresar e introducir un
valor en ese campo para cada registro que ya introdujo. Además, si cambia la longitud del campo,
corre el riesgo de truncar o invalidar datos que ya se han introducido.

Puede agregar un campo en la vista Diseño de tabla (Table Desing) y hoja de datos (Datasheet).
Haga la prueba primero con la vista Diseño de tabla, porque ya se encuentra en ella:

1. Seleccione el campo que se encuentra antes del lugar donde desea que aparezca el nuevo
campo

2. Haga clic en el botón insertar filas (Insert Rows) de la barra de herramientas, o seleccione
Insertar (Insert), Fila (Row). Aparecerá una fila en blanco en la lista Nombre de campo
(Field Name).

3. Introduzca un nombre, un tipo, una descripción, etcétera, para el nuevo campo.

23

2.7 Cómo eliminar campos

Si se da cuenta de que no necesita uno o más de los campos que ha creado, éste es el momento de
deshacerse de ellos. De otra manera, usted introducirá en cada registro información innecesaria, que
nunca utilizará.

Puede eliminar campos en la vista Diseño de su tabla u Hoja de datos. Para eliminar un campo en
la vista Diseño de tabla, siga estos pasos:

1. Pase a la vista Diseño de tabla, si aún no se encuentra allí.

2. Seleccione un campo.

3. Haga clic en el botón Eliminar filas (Delete Rows) de la barra de herramienta

Si lo prefiere, puede eliminar el campo en la vista Hoja de datos. Mientras que la vista Diseño ofrece
ventajas para agregar campos, no existe una diferencia significativa al eliminar campos. Puede
completar fácilmente a eliminación de un campo en cualquier vista, Siga estos pasos para eliminar
un campo en la vista Hoja de datos:

1. Pase a la vista Hoja de datos (Datasheet), si aún no se encuentra allí

2. Seleccione toda la columna del campo que desee eliminar.

3. Seleccione Edición (Edit), Eliminar columna (Delete Colum)

2.8 Cómo eliminar una tabla

Para poder eliminar una tabla deberá seguir estos pasos:

1. Desde la ventana Hoja de Datos (Datasheet), haga clic en la ficha Tablas (Tables).

2. Seleccione la tabla que desee eliminar.

3. Seleccione Edición (Edit), Eliminar (Delete), o presione la tecla Supr (Del) de su teclado.

4. Aparecerá un mensaje que le pregunta si está seguro de que desea hacer esto. Haga clic en
Sí (Yes).

2.9 Cómo introducir un registro

Un registro es una fila de su tabla. Contiene información sobre una persona, un lugar, un evento
específico, o cualquier cosa. Usted introduce un valor para cada registro en cada campo (Columna)
de su tabla.
 24

Primero debe abrir la tabla, Recuerde que para abrir una tabla, puede hacer doble clic en la ventana
Hoja de datos (Datasheet), o hacer clic en ella una vez y luego en Abrir (Open). Después, siga estos
pasos para introducir un registro:

1. Haga clic en la primera celda vacía de la primera columna vacía.

2. Escriba el valor para ese campo.

3. Presione la tecla Tab para pasar al campo siguiente, y luego escriba su valor

4. Presione la tecla Tab, hasta que llegue al último campo. Cuando presione la tecla Tab en el
último campo, el punto de inserción se moverá al primer campo de la siguiente línea, donde
puede empezar un nuevo registro.

5. Siga introduciendo registros, hasta que llene todo.

2.9.1 Cómo reemplazar el contenido de una celda

Si el contenido anterior está completamente equivocado, es mejor introducir nuevos datos desde el
principio. Para reemplazar el contenido anterior de un campo. Siga estos pasos:

1. Seleccione la celda cuyo contenido desea reemplazar. Para ello, haga clic en la celda o
utilice el teclado para llegar a ella.

Si vas a seleccionar la celda haciendo clic en ella, coloque el puntero del ratón en la orilla
izquierda del campo; el puntero del ratón tomará la forma de un signo de más. Luego haga
clic una vez para seleccionar todo el contenido.

2. Escriba los nuevos datos. Éstos reemplazaran a los datos anteriores.

Figura 2.22

2.9.2 Cómo seleccionar registros

Además de editar celdas individuales en un registro, tal vez quiera trabajar con todo un registro.
Para esto, haga clic en el recuadro gris que se encuentra a la izquierda del registro (selector de
registros). Access resaltará todo el registro )Desplegando las letras blancas en negro).
25

Figura 2.23

Tal vez quiera seleccionar varios registros como grupo, para desarrollar una acción en todos al
mismo tiempo. Para esto, seleccione el primer registro, presione y mantenga presionada la tecla
Mayús (Shift), y seleccione los demás registros. Sólo puede seleccionar grupos adyacentes de
registros; no puede elegirlos de toda la lista.

2.9.3 Cómo eliminar registros

Si encuentra que uno o más registro no están actualizados o no pertenecen a la tabla, puede
eliminarlos fácilmente. Incluso puede eliminar varios registros a la vez. A continuación se indica
cómo hacerlo:

1. Seleccione el registro o los registros que desee eliminar.

2. Tome una de las siguientes opciones:

• Haga clic en el botón Eliminar registro (Delete Records) de la barra de herramientas.

• Presione la tecla Supr (Del) del teclado.

• Seleccione el comando Edición (Edit), Eliminar (Delete).

• Seleccione el comando Edición, Eliminar registro.

UNIDAD 3
3. Creación y Manejo de Consultas
3.1 Consultas
Una consulta le proporciona una manera de hacer a un lado la información que no desea ver, para
observar con más claridad la información que necesita. Puede considerarlas como una coladera en
la que usted vacía sus datos: los datos que no desea se van por los hoyos, dejando sólo los datos
que le interesa.
 26

Mucha gente le teme a las consultas, debido a los términos técnicos asociados con ellas (como
valores, criterios y máscaras). Pero no hay por qué temerles.

3.2 Cómo crear una consulta simple utilizando un Asistente para

consultas
La manera más fácil de crear una consulta es con un Asistente para consultas, y el más sencillo de
éstos es el Asistente para consultas sencillas (Simple Query Wizard).

El Asistente para consultas sencillas le permite seleccionar los campos que desee desplegar (Eso es
todo). No necesita establecer criterios para incluir registros individuales, ni especificar un orden. Esta
especie de consulta sencilla es útil cuando desea hacer a un lado campos extraños, pero desea ver
todos los registros.

Para crear una consulta de selección simple con el Asistente para consultas sencillas, siga estos
pasos:

1. Abra la base de datos con la que desea trabajar y haga clic en la ficha Consultas (Queries).

2. Haga doble clic en el Asistente para consultas. Aparecerá el primer cuadro del Asistente
para consultas sencillas.

Figura 3.1

3. En la lista desplegable Tablas/Consultas (Tables/Quaries), elija la tabla de la que desee

seleccionar campos.
27

4. Haga clic en el nombre de un campo, en la lista Campos disponibles (Available Fields), y

luego en el botón >, para pasar el nombre del campo a la lista Campos seleccionados

(Selected Fields). Haga lo mismo con cualquier que desee mover, o muévalos todos juntos
con el botón >>.

5. Seleccione otra tabla o consulta de la lista Tablas/Consultas y agregue algunos de sus

campos a la lista Campos seleccionados, si lo desea. Cuando haya terminado de agregar
campos, haga clic en Siguiente (Next).

Figura 3.2

6. A continuación se le pregunta si desea una consulta de Detalle (Detail) o de Resumen

(Summary). Elija la que desee; si no está seguro, quédese con Detalle, que es la opción
predeterminada. Si elige Resumen, quedará disponible el botón Opciones de resumen
(Summary Options), en el que puede hacer clic para abrir un cuadro de diálogo de opciones
para el resumen. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar (OK).
 28

Figura 3.3
7. Introduzca un título para la consulta, en el cuadro de texto ¿Qué título desea asignar a la
consulta? (What Title Do You Want For Query?)

Figura 3.4

8. Haga clic en Finalizar (Finish) para ver los resultados de la consulta.

Esta consulta es en realidad muy simple; su utilidad es limitada y no muestra ninguna de las
funciones de consulta más completas. ¡Usted podría obtener los mismos resultados con sólo ocultar
ciertas columnas en la vista Hojas de datos (Datasheet)!. Por fortuna, la consulta de selección tiene
más opciones de las que muestra el Asistente para consultas sencillas (Simple Query Wizard), como
verá en la siguiente lección. Pero antes de ir allí, eche un vistazo a los pocos principios básicos que
se aplican a cualquier consulta.

3.2.1 Otros asistentes para consultas

Las opciones de consulta de Access son muy amplias; pueden realizar cálculos sorprendentes
complicados, y comparaciones entre muchas tablas a la vez. Puede crear consultas con sus propios
cuadros de diálogo, para la introducción personalizada de criterios especiales, para vincular una
consulta con bases de datos externas (de otros programas) etcétera.

Por desgracia, el proceso para crear muchas de esta consultas con grandes opciones es muy
complicado. Lo suficiente como para darle a los usuarios causales un gran dolor de cabeza.
29

Algunos Asistentes para consultas intermedios de Access pueden ayudarle a experimentar con más
de un tipo de consulta complejo, cuando usted hace clic en el botón Nuevo (New) de la ficha
Consultas (Queries).

3.2.1.1 Asistente para consultas de referencias cruzadas

(Crosstab Query Wizard). Despliega valores de resumen ( como sumas, cuentas y promedios de un
campo) y los agrupa por un juego de hechos que se presentan en una lista de arriba hacia abajo, en
el lado izquierdo de la hoja de datos, como encabezados de fila y otro grupo de hechos que se
presentan en un lista, en la parte superior de la hoja de datos, como encabezados de columna.

3.2.1.2 Asistente para consultas de buscar no coincidentes

(Find Duplicates Query Wizard). Compara dos tablas y encuentra todos los registros que no
aparecen en ambas tablas (con base en una comparación de ciertos campos).

3.2.1.3 Asistente para consultas de buscar duplicados

(Find Duplicates Query Wizard). El opuesto del Asistente para consultas de buscar no coincidentes.
Compara dos tablas y encuentra todos los registros que aparecen en ambas.

NOTA: Estos asistentes se muestran únicamente si se ingresa en Insertar, y luego la opción

consulta.

Figura 3.5

3.3 Cómo iniciar una nueva consulta en la vista Diseño de consulta

En lugar de utilizar el Asistente para consultas sencillas (Simple Query Wizard) para empezar su
consulta, puede empezar una consulta desde el principio en la vista Diseño de consulta.
 30

Para empezar una nueva consulta en la vista Diseño de consulta, siga estos pasos:

1. Abra la base de datos en que desea incluir la consulta.

2. Haga clic en la ficha Consultas (Queries) de la ventana Hoja de datos (Datasheet).

3. Haga clic en el botón Nuevo (New).

4. Haga clic en Vista Diseño (Desing View) y después en Aceptar (OK). Aparecerá el cuadro
de diálogo Mostrar tabla (Show Table), con una lista de todas las tablas de la base de datos.

5. Seleccione la tabla con la que desea trabajar y haga clic en el botón Agregar (Add).

6. Repita el paso 5 para cada tabla que desee agregar. No olvide que, se desea utilizar más de
una tabla, ya debe haberse establecido una relación entre las tablas.

7. Haga clic en Cerrar (Close) cuando termine de agregar sus tablas. Se abrirá la ventana de la
vista Diseño de consulta.

Figura 3.6

3.4 Cómo volver a ejecutar una consulta

En cualquier momento puede volver a ejecutar una consulta. Si la fecha ha cambiado desde la última
vez que la ejecutó, esos cambios estarán representados.

Para volver a ejecutar una consulta siga estos pasos:

31

1. Abra la base de datos que contiene la consulta.

2. Haga clic en la ficha Consultas (Queries), de la ventana Base de datos (Database).

3. Haga doble clic en la consulta que desee volver a ejecutar, o haga clic una vez en ella y luego
en el botón Abrir (Open).

3.5 Cómo abrir una consulta en la vista Diseño de consulta

Para abrir una consulta existente, en la vista Diseño de consulta, siga estos pasos:

1. Abra la base de datos que contiene la consulta que desea editar.

2. Haga clic en la ficha Consultas (Queries).

3. Haga clic en la consulta que desee editar y luego en el botón Diseño (Desing).

Figura 3.7

Después de esto se abrirá la ventana de edición de consultas.

 32

3.6 Cómo agregar campos a una consulta

Si creo su consulta desde el principio, lo primero que debe hacer es agregar los campos con los que
desea trabajar. También puede utilizar el mismo procedimiento para agregar campos adicionales a
una consulta existente.

Figura 3.8

Hay tres maneras de agregar un campo a una consulta. Todos los métodos son fáciles:

1. Haga clic en la fila Tabla (Table) de la primera columna en blanco. Aparecerá un botón con
una flecha hacia abajo, indicando que está disponible una lista desplegable.

2. Abra la lista desplegable y seleccione una tabla. Las tablas disponibles de la lista son las
mismas que las ventanas de tabla que aparecen en la parte superior de la ventana de diseño
de la consulta.

3. Haga clic en la fila Campo (Field), que se encuentra directamente arriba del nombre de la
tabla que acaba de elegir. Aparecerá un botón con una flecha havia abajo, que indica que
está disponible una lista desplegable.

4. Abra la lista desplegable y seleccione un campo. Los campos de la lista vienen de las tablas
que eligió para su consulta. El nombre del campo aparece en la fila Campo, de la columna
donde lo seleccionó.

El siguiente es el segundo método para agregar un campo:

33

1. En la ventana de la tabla que desee, desplácese por la Lista de campos (Fields List), la cual
se encuentra en la parte superior del cuadro Diseño de consulta, hasta que encuentre el
campo que desee agregar.

2. Haga clic en el nombre del campo y arrástrelo a la fila Campo, de la primera columna vacía.
El nombre del campo aparecerá en esa ubicación.

El tercer método consiste simplemente en hacer doble clic en el nombre del campo, en la Lista de
campos. Se moverá al primer lugar disponible en la cuadrícula de diseño.

3.7 Cómo eliminar un campo de consulta

Hay dos maneras de eliminar un campo de su consulta:

• Haga clic en cualquier lugar de la columna y seleccione Edición (Edit), Eliminar columnas
(Delete Column)

• Coloque el puntero del ratón en el sector de columna, de tal manera que tome la forma de
una flecha negra que señala hacia abajo. Haga clic para seleccionar toda la columna y
luego presione la tecla Supr (Del), o haga clic en el botón Cortar (Cut) de la barra de
herramientas.

3.8 Cómo agregar criterios

Los criterios le serán familiares. Puede utilizar criterios para elegir cuáles registros aparecerán en los
resultados de su consulta.

Para establecer criterios para un campo que haya agregado a su consulta, siga estos pasos:

1. En la vista Diseño de consulta, haga clic en la fila Criterios (Criteria) de la columna del campo
del campo deseado.

2. Escriba el criterio que desea utilizar, además de los resultados subsecuentes.

 34

Figura 3.9

3. 9 Cómo ver los resultados de la consulta

Cuando esté listo para ver los resultados de su consulta, haga clic en el botón Abrir (Open), de la
barra de herramientas de Consulta Diseño, o seleccione Consulta (Query), Abrir. Sus resultados
aparecerán en una ventana que parece una hoja de datos.

Figura 3.10
35

UNIDAD 4
4. Creación y Manejo de Formularios
4.1 FORMULARIOS
Todos los datos que introduzca en su base de datos terminarán almacenados en una tabla. Puede
introducir información directamente en una tabla, pero rara vez se hace. La mayoría encuentra más
fácil crear un formulario especial en pantalla para introducir los datos. Un formulario se parece a
cualquier hoja con espacios en blanco que usted llena a mano, como una solicitud de trabajo.

Access vincula el formulario con la tabla y almacena en ésta la información que usted coloca en el
formulario.

Figura 4.1

4.2 Cómo crear un formulario con el Asistente

El Asistente para formularios (Form Wizard) proporciona una buena relación entre la automatización
de un Auto formulario (Autoform) el control que se obtiene al crear un formulario desde el principio.
Siga estos pasos para utilizar el Asistente para formularios:

1. Desde la ventana Base de datos (Database,) haga clic en la ficha Formularios (Forms).

2. Haga doble clic en Asistente para formularios

 36

Figura 4.2

3. Abra la lista desplegable Tablas/Consultas (Tables/Queries) y elija una tabla o una consulta
de la que desea seleccionar algunos campos.

Figura 4.3
37

4. En la lista Campos disponibles (Available Fields), Haga clic en un campo que desee incluir
en el formulario, y luego haga clic en el botón > para pasar a la lista Campos seleccionados
(Selected Fields).

5. Repita el paso 6 hasta que haya seleccionado todos los campos que desee incluir a partir esa
tabla o consulta. Si desea incluir campos de otra tabla o consulta, repita los pasos 5 y 6, para
elegir otra tabla y otros campos.

6. Haga clic en Siguiente (Next) para seguir adelante, Se le pedirá que elija un diseño:
Columnas (Column’s), que es la más común, Tabular, Hoja de datos (datasheet) o
justificado (justified). Haga clic en cada uno de los botones, para ver una vista preliminar de
ese tipo. Cuando haya tomado su decisión, haga clic en la que desee y luego en Siguiente
(next).

7. El asistente le pedirá que elija un estilo. Haga clic en cada uno de los estilos de la vista para
ver una vista preliminar, haga clic en siguiente cuando haya elegido el que query.

8. Escriba un título para el formulario, en el cuadro de texto que se encuentra en la parte

superior del cuadro de diálogo.

9. Haga clic en e l botón Finalizar, aparecerá el formulario, listo para la introducción de datos,
Aparecerá en el formulario el primer registro de la tabla.

Figura 4.4

4.2 Cómo crear un formulario desde el Inicio

La manera más flexible y difícil de crear un formulario es con Diseño de formulario. En la vista de
diseño de formulario usted decide exactamente dónde colocar cada campo y cómo formatearlo. En
los siguientes pasos se le inicia en el uso de la vista de diseño de formulario.

1. En la ventana Base de datos (Database), haga clic en la ficha Formularios (Formas).

2. Haga doble clic en Vista Diseño (Desing View).

 38

3. Seleccione una tabla o consulta en la lista desplegable que se encuentra en la parte inferior
del cuadro de diálogo.

4. Haga clic en Aceptar (OK). Aparecerá una pantalla de Diseño fe formulario.

Figura 4.5
4.2.1 Cómo agregar campos a un formulario
La idea básica de la pantalla Diseño de formulario es simple: parece una mesa o un tablero en que
usted coloca los elementos de su formulario. Los campos que agregue a un formulario aparecerán
en el área Detalle (Detail) del formulario. El área Detalle es la única área visible al principio.
Aprenderá cómo agregar áreas, más adelante, en la siguiente lección.

Para agregar un campo al formulario, siga estos pasos:

1. Si no se encuentra desplegada la Lista de campos, haga clic en el botón Lista de campo o

seleccione Ver (View), Lista de campos, para desplegarla.

2. Arrastre un campo de la Lista de campos al área Detalle

39

3. Repita el paso 2 para agregar al formulario todos los campos que desee.

Figura 4.6

Puede arrastrar al mismo tiempo varios campos al formulario. En el paso 2, en lugar de hacer clic en
un solo campo y luego arrastrarlo, tome una de las siguientes opciones antes de arrastrar.

• Para seleccionar un bloque de campos, haga clic en el primero que desee, presione y
mantenga presionada la tecla Mayús (Shift), y haga clic en el último.

• Para seleccionar campos no adyacentes, mantenga presionada la tecla ctrl. Y haga clic en
cada campo.

• Para seleccionar todos los campos de la lista, haga doble clic en la barra de título de la lista
de campos

Puede mover los objetos de un formulario, después de que los haya colocado inicialmente.

4.2.2 Mover campos

El cambio más común que se hace a un formulario es mover los campos. Tal vez necesite mover
varios campos hacia abajo, para que pueda insertar un nuevo campo, o tal vez sólo necesite
 40

modificar el orden en que aparecen los campos. En la vista Diseño de formulario (Form Design), siga
estos pasos:

1. Haga clic en el nombre de un campo, para seleccionarlo. Aparecerán controladores de

tamaño a su alrededor. Puede seleccionar varios campos, si mantiene presionada la tecla
Mayús (Shift) y hace clic en cada uno.

2. Coloque el puntero del ratón de manera que tome la forma de una mano. Si ésta moviendo
más de un campo, puede colocar el puntero del ratón en cualquiera de los campos
seleccionados.

3. Presione y mantenga presionado el botón izquierdo del ratón y arrastre el campo a una
posición diferente.

4. Cuando el campo se encuentre en la nueva posición deseada, suelte el botón del ratón.

Figura 4.7

4.2.3 Cómo agregar texto

El siguiente cambio más común consiste en agregar texto al formulario. Para lograrlo, siga estos
pasos:

1. Si el Cuadro de herramientas (Toolbox) no está desplegado, seleccione Ver (View), Cuadro

de herramientas, o haga clic en el botón Cuadro de Herramientas.
41

2. Haga clic en la herramienta Etiqueta (Label) del Cuadro de herramientas (La que tiene las
letras Aa en cursivas). El puntero del ratón tomará la forma de una A mayúscula con un
signo de más a un lado.

3. Haga clic en cualquier lugar del formulario, donde desee crear el nuevo texto. Aparecerá un
pequeño recuadro. (El recuadro se expandirá para contener el texto, a medida que usted
escribe.)

4. Escriba el texto.

5. Presione Intro, o haga clic en cualquier lugar fuera del área de texto. Para terminar.

Figura 4.8

4.2.4 Cómo cambiar la longitud de los campos

Siga estos pasos:

1. Haga clic en el área de introducción de campos, para seleccionarla. Aparecerán

controladores de tamaño a su alrededor.
 42

2. Coloque el puntero del ratón en el extremo derecho del área de introducción del campo, para
que el puntero tome la forma de una flecha con dos cabezas

3. Arrastre el campo para darle la nueva longitud y suelte el botón del ratón.

Figura 4.9

De la misma manera puede cambiar el tamaño de las etiquetas de cada campo: coloque el puntero
del ratón en la orilla izquierda de una de ellas y arrastre hasta que el cuadro que contiene la etiqueta
llegue a la longitud que desee.

4.7 Cómo cambiar el orden de tabulación

Cuando introduce datos en un formulario, presiona la tecla Tab para pasar de un campo al siguiente,
en el orden en que se muestran en el formulario. Este avance de campo a campo es el orden de
tabulación. Cuando usted crea por primera vez un formulario, el orden de tabulación va de arriba
hacia abajo.

Cuando mueve y reorganiza los campos, el orden de tabulación no cambia automáticamente. Esto le
dificulta el llenado del formulario, así que usted necesitará ajustar el orden de tabulación para que
refleje la nueva estructura del formulario.

Siga estos pasos para ajustar el orden de tabulación:

1. Seleccione Ver (View), Orden de tabulación(Tab Order). Aparecerá el cuadro de diálogo

correspondiente.

Figura 4.10
43

2. Los campos aparecen en su orden de tabulación. Para cambiar el orden, haga clic en un
campo y luego arrástrelo hacia arriba o hacia abajo en la lista.

3. Para establecer rápidamente el orden de tabulación, con base en las posiciones actuales de
los campos del formulario (de arriba hacia abajo), haga clic en el botón Orden automático
(Auto Order).

4. Haga clic en Aceptar (OK).

4.3 Cómo introducir datos en un formulario

La importancia de crear un formulario radica en que usted puede introducir datos en sus tablas más
fácilmente. El formulario actúa como una “mascara” atractiva que cubre la sencillez de su tabla. Una
vez haya creado un formulario, siga estos pasos para introducir datos en él:

1. Abra del formulario y luego haga algo de lo siguiente:

• Si su formulario aparece en la vista Diseño de formulario (Form Desing), seleccione el
comando Ver (View), Formulario o haga clic en la flecha desplegable de botón Vista
(View) y seleccione Vista formulario (From View) para desplegar la vista Formulario.

• Si el formulario no está abierto, haga clic en la ficha Formularios (Forms) de la venta base
de datos (Database) y haga doble clic en el nombre del formulario o haga clic en el botón
Abrir (Open).

2. Haga clic en el campo con el que desea iniciar y escriba sus datos.

3. Presione la tecla Tab Para pasar al siguiente campo. Si necesita regresar, puede presiona
Mayús+Tab (Shift+Tab) para pasar al campo anterior. A llegar al último campo, presione la
tecla Tab para pasar al primer campo de un nuevo registro en blanco.

Para pasar al siguiente registro, antes de llegar al campo final, o para regresar a los registros
anteriores, haga clic en los botones de flecha a la izquierda o la derecha que se encuentran
en el extremo izquierdo de la barra de estado.

4. Repita los pasos 2 y 3 para introducir todos los registros que desee. Cada registro se
guardará automáticamente, a medida que usted lo introduzca.
UNIDAD 5
5. Creación y Manejo de Formularios
5.1 Informes
Mientras que los formularios están diseñados para utilizarse en pantalla, los informes están
diseñados para imprimirse. Los informes son colecciones de datos especialmente formateados,
organizados de acuerdo con sus especificaciones.
 44

5.2 Cómo utilizar Autoinforme para crear un informe

Si desea in informe simple, sin “chiste”, con base en una sola tecla o consulta, Autinforme es lo que
usted necesita. Puede regresar y mejorar más adelante su aspecto, cuando aprenda sobre la
personalización de los informes.

Puede crear un informe tabular o en columnas. Un informe tabular parece una hoja de datos, y un
informe en columnas parece un formulario. Son igualmente fáciles de crear.

Para crear un informe con la opción Autoinforme (AutoReport), siga estos pasos:

1. Abra la base de datos que contiene la tabla o la consulta en que desee basar su informe.
2. Haga clic Insertar en la ficha Informes (Reports) de la ventana Aparecerá el cuadro de
diálogo Nuevo informe (New Report).

3. Haga clic en Autoinforme: columnas (AutoReport: Columnar) o en Autoinforme: tabular

(AutoReport: Tabular).

Figura 5.1

4. En la lista desplegable que se encuentra en la parte inferior del cuadro de diálogo, seleccione
la tabla o la consulta en que desee basar el informe.

5. Haga clic en Aceptar (OK). El informe aparecerá en la vista preliminar (Print Preview).
Consulte la sección “Cómo ver e imprimir informes en la Vista preliminar”.

Como puede observar en la Vista preliminar, la salida de los Autoinformes no es mucho mejor que la
impresión de una tabla o un formulario.
45

5.3 Cómo crear un informe con el Asistente para informes

El Asistente para informes (Report Wizard) ofrece un punto intermedio entre la facilidad de uso y la
flexibilidad. Con el Asistente para informes puede utilizar varias tablas y consultas y elegir un diseño
y un formato para su informe.

Siga estos pasos para crear un informe con el Asistente para informes:

1. Abra la base de datos que contiene la tabla o la consulta en la que desee basar el informe.

2. Haga clic en la ficha Informes (Reports) de la ventana Base de datos (Database), y luego
haga doble clic en Asistente para informes. Se iniciará el Asistente para informes.

Figura 5.2

3. Abra la lista desplegable Tablas/Consultas (Tables/Queries) y seleccione una de las tablas o

consultas de las que desea tomar algunos campos para incluir en el informe.

4. Haga clic en un campo de la lista Campos disponibles (Availble Fields) y luego en el botón
>, para mover dicho campo a la lista Campos seleccionados (Selected Fields). Repita este
paso para seleccionar todos los campos que desee, o haga clic en >> para mover todos los
campos a la vez.
 46

5. Se es necesario, seleccione otra tabla o consulta de la lista Tablas /Consultas

(Talbes/Queries) y repita el paso 5. Cuando termine de seleccionar campos, haga clic en
Siguiente (Next). Aparecerá la siguiente pantalla del asistente.
Figura 5.3

6. Si desea que los registros se agrupen a partir de alguno de los campos que seleccionó, haga
clic en el campo y luego en el botón >. Si desea seleccionar más de un nivel de
agrupamiento, elíjalos en el orden en que los desea. Luego haga clic en Siguiente, Para
seguir adelante.

7. A continuación se le pregunta el orden que desea utilizar. Si desea registros ordenados, abra
la primera lista desplegable y seleccione un campo que desee utilizar como base para el
ordenamiento. Puede seleccionar hasta cuatro órdenes de las listas desplegables. Luego
clic en Siguiente.

Figura 5.4
47

8. En el siguiente cuadro de diálogo, elija una opción de diseño del área Distribución (Layout).
Cuando haga clic en un botón de opción, el ejemplo del cuadro cambiará para mostrar lo que
ha seleccionado.

Figura 5.5

9. Elija la orientación de su informe impreso: Vertical (Portrait) (a lo largo del lado menor del
papel u horizontal (Landscape) (a lo largo del lado mayor del papel). Luego haga clic en
Siguiente (Next), para seguir adelante.

10. En el siguiente cuadro de diálogo del asistente, se le pedirá que elija un estilo para el informe.
Se presenta una lista con varios; haga cli en uno para ver un ejemplo. Cuando esté
satisfecho con su elección, haga clic en Siguiente.

11. Por último, se le pedirá un título para el informe. Escriba una en el cuadro de texto Informe
(Report) y haga clic en Terminar (Finish) para ver su informe en la Vista preliminar (Print
Preview).

5.4 Cómo entrar en la vista Diseño de informe

Cuando termine de ver la presentación preliminar de un informe que usted haya creado, cierre la
Vista preliminar (Print Preview); estará automáticamente en la vista Diseño de informe. Si quiere
regresar más adelante a esa vista, desde la ventana Base de datos (Database), siga estos pasos:

1. Haga clic en la ficha Informes (Reports).

2. Haga clic en el informe que desea modificar.

3. Haga clic en el botón Diseño (Design). El informe aparecerá en la vista Diseño.

 48

Figura 5.6

La vista Diseño de informe quizá le parezca familiar; se parece mucho a la vista Diseño de formulario
(Form Design). Al igual que en la vista Diseño de formulario, hay un Cuadro de herramientas
(Toolbox) con herramientas comunes de edición.
49

Figura 5.7

5.4.1 Cómo trabajar con objetos en su informe

Trabajar con objetos de un informe en la vista Diseño de informe (Report Design) es exactamente lo
mismo que trabajar con objetos en la vista Diseño de formulario (Form Desing). Un objeto es
cualquier control, como un nombre de campo o título.

Para lograr esto siga este breve resumen:

Cómo seleccionar objetos Como en la vista Diseño de formulario puede seleccionar un

objeto es su informe haciendo clic en él. Aparecen controladores de tamaño (pequeños
recuadros en las esquinas) alrededor de él.

Cómo mover objetos Para mover un objeto, primero selecciónelo. Coloque el puntero del
ratón sobre un borde, para que tome la forma de una mano negra abierta. Luego haga clic y
arrastre el objeto a una nueva posición.

Cómo cambiar el tamaño de los objetos Primero, seleccione el objeto. Luego coloque el
puntero del ratón sobre uno de los controladores de tamaño y arrastre para cambiar el
tamaño del objeto.

Cómo formatear objetos de texto Utilice las listas desplegables Fuente (Font) y Tamaño de
fuente (Font Size), de la barra de herramientas, para elegir fuentes; luego utilice los botones
 50

Negrita (Bold), Cursiva (Italic) y subrayado (Underline) de la barra de herramientas para

establecer atributos especiales.

También puede agregar líneas y objetos a los informes, como lo hace en los formularios.

5.4.2 Cómo agregar y eliminar campos

Puede agregar más campos a su informe en cualquier momento. Siga estos pasos para agregar un
campo a su informe:

1. Si no ve la Lista de campos (Field List), seleccione Ver (View), Lista de campos, o haga clic
en botón Lista de campos de la barra de herramientas. Aparecerá un cuadro flotante con la
lista de todos los campos en la tabla que está utilizando.

2. Arrastre cualquier campo de la Dista de campos al informe. Colóquelo en el lugar que desee,
del área Detalle (Detail).

Para eliminar un campo, haga clic en él y presione la tecla Supr (Del). Esto elimina la referencia al
campo que se conservaba en el informe, pero el campo permanece a la tabla de que proviene.

5.4.3 Cómo agregar etiquetas

Con este comando puede agregar sus etiquetas y escribir en ella y para poder hacerlo solo siga este
sencillo paso:

• Para esto solo haga clic en el botón Etiqueta (Label) del cuadro de herramientas (Toolbox),
luego haga clic en el informe y empiece a escribir. Cuando haga clic en cualquier lugar,
fuera de la etiqueta.

5.4.4 Cómo agregar un cuadro de texto para cálculo

Los elementos más comunes de los cuadros de texto son las referencias a campos, sin embargo, los
cuadros de texto tienen otro propósitos; también pueden contener cálculo basados en los valores de
diferentes campos.

La creación de un cuadro de texto para cálculo es un poco complicado. Primero tiene que crear un
cuadro de texto sin unión (es decir, que no esté asociado con un campo en particular). Luego tiene
que introducir los cálculos en el cuadro de texto. Siga estos pasos:

1. Haga clic en la herramienta Cuadro de texto (Text Box), del Cuadro de herramientas
(Toolbox); luego haga clic y arrastre el informe, para crear un cuadro de texto.
51

2. Cambie la etiqueta para que refleje lo que está pasando en ese cuadro.

3. Haga clic en el cuadro de texto y escriba la fórmula para el cálculo que desee.

4. Haga clic en cualquier lugar, fuera del cuadro de texto, cuando haya terminado.
5.4.5 Reglas para la creación de cálculos
Las fórmulas que puede introducir en un cuadro de texto de cálculo utilizan controles matemáticos
estándar.

+ Suma

- Resta

* Multiplica

/ Divide

Todas las fórmulas empiezan con signos de igual (=), y todos los nombres de campo aparecen entre
paréntesis.
 BIBLIOGRAFÍA

Aitken Peter, Fulton Jennifer,...Microsoft Office 97 Profesional 6 en 1, Editorial Prentice-

Hall Hispanoamericana, S.A., México, 1,998.

Biblioteca Práctica, PCMANIA, Qué Hay de Nuevo en Office 2000, Editorial Grupo
Belenguer, Madrid España, 1,999.