Recursos

Educativos
LÍNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIÓN
ÁREA FORMACIÓN PARA LA EMPLEABILIDAD

ASIGNATURA: ADMINISTRACIÓN Y PRODUCTIVIDAD

Docente Elaboradora: Carolina Letelier R Fecha: Enero 2013

Docentes Validadores:

Aprobación: Macarena Pérez Monsalve, Asesora en Gestión y Desarrollo Académico

Vicerrectoría Académica de Pregrado / mperezm@inacap.cl
ANTECEDENTES ASIGNATURA
ADMINISTRACIÓN Y PRODUCTIVIDAD

Código GEAP01
Duración 72 horas pedagógicas
Tipo de Asignatura Práctica

Competencia Transversal  Administra con efectividad y eficiencia actividades, recursos

de Gestión para el cumplimiento de metas y objetivos, desde una
visión global o sistémica de los procesos, comprendiendo
que su trabajo es parte de una cadena, por tanto su
desempeño afecta positiva o negativamente el desempeño
de toda la organización.


Competencias Genéricas  Capacidad Emprendedora: Actúa identificando

(Sello) problemáticas concretas, oportunidades y riesgos,
abordando nuevas iniciativas que faciliten niveles de
crecimientos en el ámbito personal y académico
 Compromiso: Actúa, identificando las implicancias de sus
decisiones en el bienestar de su entorno.
 Autogestión: Gestiona su proceso de formación,
movilizando y actualizando sus recursos personales,
conocimientos, habilidades y actitudes, para su desarrollo
en el ámbito de su profesión.

Unidades 1. Organizaciones y Productividad

2. Ciclo de Administración

2
Apuntes
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UNIDAD 2
CICLO DE ADMINISTRACION

Aprendizajes Esperados 2.1 Planifica actividades y recursos (materiales, humanos y

económicos) para el logro de objetivos estableciendo
metas a corto, mediano y largo plazo e indicadores de
logros, relacionados con su área de especialidad.

2.2 Organiza el trabajo, para el cumplimiento con

efectividad y eficiencia, de una planificación (plan de
trabajo) relacionada con su área de especialidad.

2.3 Elabora una propuesta de dirección para la ejecución

efectiva y eficiente de una planificación (plan de
trabajo) relacionada con su área de especialidad,
considerando las características del contexto
organizacional y equipos de trabajo.

Principales Contenidos 1. Planificación

a. Introducción
b. Definiciones y Características (¿Qué es planificar?
c. Como Planificar
d. Elementos que componen la planificación
e. Herramientas para la planificación
f. Conclusiones
2. Organización
a. Introducción
b. Definición
c. Fases del Proceso Organizativo
d. Estilo de Organización
3. Dirección
a. Introducción
b. Definición
c. Métodos de Dirección
d. Estilos de Dirección
e. Liderazgo y Motivación
f. Resolución de Conflictos
g. Impacto en el Desempeño Laboral
h. Conclusiones
4. Control
a. Introducción
b. Definiciones

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c. Tipos de Control
d. Herramientas de Control
e. Conceptos Básicos de Control
f. Supervisión
g. Contexto social
h. Conclusiones

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Dirección
Etapa 3 Ciclo de Administración

LÍNEA CURRICULAR TRANSVERSAL DE GESTIÓN

ÁREA DE FORMACIÓN PARA LA EMPLEABILIDAD
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¿Por qué aprender de dirección?

 Porque dirigir personas es una de las etapas más complejas y críticas del proceso
administrativo.
 Porque dirigir implica el desafío de saber involucrar, comprometer, motivar a otros para
alcanzar los objetivos y metas.
 Porque para que lo planificado, organizado ocurra de la forma que queremos, en los
tiempos estimados y con los resultados esperados, es clave saber dirigir.
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¿Qué temas revisaremos?

Para aprender de dirección revisaremos ideas centrales sobre:

1. ¿Qué es dirección?
2. ¿Cómo lograr una buena dirección?
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Introduccion
Dentro del proceso de administracion pasamos a la tercera fase del proceso se le puede definir
como Dirección: Es la función ejecutiva que pone en marcha los planes y la organización
previamente establecida.

Esto implica: Dirigir es conducir, guiar, orientar a los equipos o grupos para que ejecuten en forma
correcta las actividades. Se desarrolla en todos los niveles de la organización. Tiende a que los
fines y objetivos se logren a través de las personas.

El trabajo del directivo es combinar los recursos humanos y técnicos lo mejor posible para
conseguir los objetivos; ha de dirigir los esfuerzos de otras personas hacia los objetivos de la
organizacion .

Los principios jerarquicos son de aplicación general. No solo útiles para las organizaciones que
tratan de conseguir beneficios, sino también para las entidades no lucrativas.

Los diversos niveles jerarquicos forman una pirámide dividida en tres partes:

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1. Ocupa el nivel más elevado de la pirámide: Esta integrada por el presidente y otros jejes clave
que se ocupan de desarrollar los planes a largo plazo de la organizacion . Es la alta dirección o
jefaturas
2. Se incluyen ejecutivos como los directores de fábrica o jefes de división. Se ocupan de
cuestiones específicas. Es la dirección intermedia o mandos medios
3. También llamada dirección de supervisión o dirección de primera línea, incluye a todos aquellos
que son responsables directamente de asignar trabajo. Es la dirección operativa

1.- ¿Qué es dirección?

 Es la tercera etapa del ciclo de administración.

 En ocasiones a esta etapa se le llama también “supervisión”.
 Consiste en la función de poner en marcha lo planificado y organizado previamente.
 Se desarrolla en todos los niveles de la organización y tiende a que los fines objetivos se
logren a través de las personas.
 Consiste en conducir, guiar, orientar a los equipos o grupos para que ejecuten en forma
correcta las actividades.
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2.- ¿Cómo lograr una buena dirección?

 Dirigir a otras personas se considera una forma de influencia o persuasión tal, que logra
que esas mismas trabajen obteniendo un resultado favorable a los objetivos y las metas de
la organización.
 Los estilos de dirección han ido evolucionando, y hasta ahora no se ha determinado cual
es el mejor, sino que más bien se considera que el mejor es aquel que se adapte a las
necesidades de la situación y logre los resultados con efectividad, eficiencia y eficacia.
 Sin embargo para obtener buenos resultados en la función de dirección, se consideran
relevante manejar 4 variables: 1) Motivación 2) Liderazgo 3) Comunicación, y 4)
Construcción de Aprendizaje.
___________

3.- ¿ Por que es importante una buena direccion?

Porque es la función que pone en marcha la organización y permite aplicar los lineamientos
establecidos en la planificación.

a. Principios de la Direccion
La direccion se define en la medida que se cumplen varios criterios basicos dentro de ella estos
son los siguientes:

1. Entre los intereses de los individuos y las metas de la organización. Coordinacion.

2. La autoridad corresponde al mando. Impersonalidad del Mando.
3. Las órdenes deben seguir la cadena de mando. Respeto por la Via Jerarquica.
4. En el proceso de dirección limpiamente. Resolucion Inmediata de los Conflictos.

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CLAVES PARA UNA BUENA DIRECCIÓN:

Motivación: Viene del verbo latino movere, que significa mover. Es un estado o proceso interno
capaz de activar, dirigir y mantener la conducta hacia un objetivo.

 La voluntad de hacer algo para satisfacer una necesidad es la Motivacion.

 Una necesidad insatisfecha genera tensión, esto crea un impulso que dice que debe ser
realizado por esto nace un comportamiento de búsqueda para poder realizarlo esa
realización va a dar como resultado una necesidad satisfecha, esto es el Proceso de
Motivación

Hay diferentes tipos de motivación:

 La motivación intrínseca: es aquella en que las acciones se realizan por satisfacción

personal que se obtiene al hacerlas. Por ejemplo, por el interés por aprender,
desarrollarse y todo aquello que nos estimula.
 La motivación extrínseca: es aquella en que las acciones se realizan buscando una
recompensa, sea material o psicológica. Está relacionada directamente con lo que me dan
desde fuera, por ejemplo las nuevas políticas de recursos humanos, alternativas de
remuneración, recompensas, incentivos.
 La motivación trascendental: es aquella en que las acciones se hacen en función de un
motivo de orden superior. Por ejemplo por aportar a la humanidad, por cambiar el mundo,
ser mejor sociedad, entre otros.

¿Cómo hacemos para motivar?

 Teoría de la Jerarquía de Necesidades de Maslow.

1.- Estas necesidades constituyen la primera prioridad del individuo y se encuentran relacionadas
con su supervivencia; también se encuentran necesidades de otro tipo como el sexo, la
maternidad o las actividades completas. (alimento, vestido) Necesidades Fisiológicas

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2.- Con su satisfacción se busca la creación y mantenimiento de un estado de orden y seguridad.
Dentro de estas encontramos la necesidad de estabilidad, la de tener orden y la de tener
protección, entre otras. (De la persona y sus Bienes) Necesidades de seguridad.
3.- Una vez satisfechas las necesidades fisiológicas y de seguridad, la motivación se da por las
necesidades sociales. Estas tienen relación con la necesidad de compañía del ser humano, con su
aspecto afectivo y su participación social.(De reconocimiento y aceptación) Necesidades sociales.
4.- También conocidas como las necesidades del ego o de la autoestima. Este grupo radica en la
necesidad de toda persona de sentirse apreciado, tener prestigio, destacar dentro de su grupo
social, de igual manera se incluyen la autovaloración y el respeto a sí mismo. (Y autoestima, de
status) Necesidad de estima.
5.- También conocidas como de autorrealización o autoactualización, que se convierten en el ideal
para cada individuo. En este nivel el ser humano requiere trascender, dejar huella, realizar su
propia obra, desarrollar su talento al máximo. Necesidades de crecimiento personal y
autorrealización.

Es increíble ver cómo en algunas organizaciones se intenta administrar al recurso humano sin
siquiera tener presentes sus necesidades más básicas, en las empresas es muy usual que los
empleados abandonen todas sus necesidades y se dediquen a satisfacer las más básicas.
"¿quéhago sin mi empleo? no podría llevar alimento a mi casa", situación que es muy bien
aprovechada por los patrones. Se imaginan ¿cómo sería el mundo si todos pudiéramos desarrollar
nuestros talentos al máximo?

 La intención de trabajar por una meta es una fuente principal de la motivación del trabajo.
Es buena para motivar a la gente y determinar metas específicas; incrementa la
productividad y la motivación. Las metas difíciles incrementan mucho más el rendimiento.
Teoría del establecimiento de metas específicas.

 Esta teoría dice que si la consecuencia tiene resultados positivos, el comportamiento

tiende a repetirse. Nos sirve para ver que se puede motivar de forma diferente. Teoría del
Reforzamiento.

Sugerencias para aumentar la motivacion:

 Reconocer las diferencias individuales.

 Gratificar el desempeño.
 Individualizar las gratificación.
 Hacer participativo el establecimiento de metas.

Liderazgo: La misión de un líder es lograr que los individuos se sientan comprometidos y se

identifiquen con la compañía como parte de sus vidas. Es la capacidad de influir en los demás para
alcanzar las metas establecidas. Es decir “motivar”.

Mencionaremos una de las clasificaciones mas comunes de los estilos de direccion que existen:

 El jefe consulta a los equipos o grupos, pero la responsabilidad sigue siendo del jefe.
Asumir un liderazgo adecuado tiene que coincidir con la autoridad que posee y el poder
que ejerce. La función principal de la dirección es motivar. Democrático o Participativo

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  El Jefe es restrictivo se preocupa por las tareas y no por las personas; es el jefe el que da
las órdenes. Se mueve dentro de la organización formal y logra todo mediante la sanción.
Autocrático o Autoritario
 Es el jefe que consulta todo y ha renunciado a su autoridad. La consecuencia es el
predominio de la organización informal y la aparición de líderes informales. Laizze afair

En la actualidad de se ha determinadonun estilo de liderasgo, que obdece a las contingenicas y

que da respuestas tanto a las necesidades del proceso, como a las necesidades de las personas
que en el particpan; alternando entre los ditintos estilos de liderazgo segun sea el caso
SITUACIONAL

De acuerdo al estilo de direccion existen tambien diversos tipos de estructura organizativa:

Es asi como las organizaciones pueden clasificarse según la naturaleza de las relaciones de
autoridad que existen en ellas.

Hay cuatro tipos de estructura organizativas:

1.- Es el tipo de estructura más sencillo y antiguo que existe. La cadena de mando es muy clara y
es difícil que alguien se la salte. Las decisiones se pueden tomar rápidamente, dado que solo
tienen que consultarse con el inmediato superior. Sin embargo este tipo de estructuras tiene
inconvenientes importantes.
Evidentemente, las comunicaciones son muy lentas. Además, cada directivo tiene toda la
responsabilidad de una amplia variedad de actividades y, como es obvio, no puede ser experto en
todas ellas. Estructura organizativa lineal.

2.- Es aquella en la que se combinan las relaciones de autoridad directa, propias de la estructura
lineal, con relaciones de consulta y asesoramiento que se mantienen con los departamentos
denominados staffs.
Esta estructura combina la rapidez en la toma de decisiones que es propia de la estructura lineal, y
la rapidez de comunicación directa con los conocimientos expertos de los especialistas de los
departamentos staff que son necesarios para dirigir numerosas actividades de muy diversa índole.
Estructura en línea y staff.

3.- Es aquella en la cual la autoridad y la responsabilidad son compartidas conjuntamente por un

grupo de personas en lugar de asumirlas una sola. En la estructura en comité, para tomar una
decisión, el grupo se reúne, se intercambian opiniones, se discute y se llega a la elección final.
Normalmente se utiliza conjuntamente con la estructura en línea y staff, solo para la toma de
algunas decisiones en concreto. Estructura en comité.

4.- Esta estructura parte de un nuevo enfoque al que han ido sumándose un numero creciente de
organizaciones, para ajustar sus estructuras a las necesidades que imponen los cambios del
entorno, especialmente en las áreas de investigación, desarrollo y de nuevos productos.
Estructura matricial.

La principal característica de esta estructura es que algunos miembros de la organización

responden ante dos miembros, en lugar de solo uno. Existe un principio de doble autoridad: cada

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miembro de un grupo recibe instrucciones del Jefe del proyecto, pero además, mantiene su
pertenencia al departamento funcional en el que habitualmente trabaja.
Se desarrolla en torno a proyectos específicos o problemas en los que se reúnen personas
expertas en diferentes áreas para centrarse en problemas importantes, en temas técnicos
concretos.
Las principales ventajas de la estructura matricial radican en la flexibilidad y en su capacidad para
afrontar los problemas y proyectos importantes. Sin embargo, es necesario que el Jefe del
proyecto sepa integrar a personas provenientes de diversas partes de la organización en un
verdadero equipo de trabajo. Tales personas han de saber trabajar cómodamente con más de un
superior.

3. Comunicación: Ya sea que se trate de un distrito escolar, un banco, un sistema de transporte o

una planta manufacturera, la comunicación eficaz es esencial.

La comunicación se puede definir como la transferencia de información y entendimiento entre

personas por medio de símbolos con significados.

La comunicación en cualquier circunstancia de nuestras vidas, es de vital importancia, para

poder expresar nuestros objetivos, necesidades, emociones, etc. De la misma manera se
vuelve imperiosa dentro de las empresas.

El transmitir y recibir información es lo que conocemos como Comunicación.

Elementos de la Comunicación:

 Emisor o fuente
 Mensaje.
 Canal ( vía en que se transmite el mensaje)
 Receptor.
 Retroalimentación.

Tipos de comunicación:

 Surge en la estructura formal de la organización y circula por los canales formales Ej:
orden, memorando. Comunicación Formal.
 Surge de los grupos espontáneos Ej : chismes, rumores, comentarios. Comunicación
Informal.

Formas de comunicación:

Comunicación Verbal u oral:

 La ventaja es que es veloz, instantánea.
 Las desventajas: es cuando pasa por varias personas se distorsiona.

Comunicación Escrita:
 Ventajas: es más clara, tangible y comprobable.

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  Desventajas: Lenta, y con dificultades en la retroalimentación.

Comunicación No Verbal: Señales de Transito, Una Sirena, Lenguaje corporal.

La mejor forma de comunicar es la verbal y la escrita.

Flujos de Comunicación:

Vertical: ascendente (quejas, sugerencias) Descendente: (órdenes, instrucciones)

Horizontal: se da en un mismo grupo.

Los principales beneficios de una buena comunicación son:

 Establecer y difundir los propósitos y metas de la empresa.

 Desarrollar planes para lograr dichos propósitos.
 Organizar los recursos humanos en forma efectiva.
 Seleccionar, desarrollar y evaluar los miembros de dicha empresa.
 Originar un clima de amplia participación.
 Controlar el desempeño de los miembros.
 Influir en la motivación de nuestros trabajadores.
 La comunicación entre personas es tan importante que, de hecho, existe siempre. Incluso
cuando alguien no quiere comunicar, a través de su actitud, en la mayoría de los casos ya
está comunicando algo, al dar la impresión de que no quiere hacerlo.

Obstáculos a una buena y eficaz comunicación:

1. Operan en el emisor y consisten en la manipulación de la información. Filtros.

2. El mismo mensaje puede ser recepcionado de distintas maneras de acuerdo a la persona y
sus valores. Percepción selectiva.
3. Colocamos distintos significados a las mismas palabras. Lenguaje.
4. Operan tanto en el emisor como en los receptos. Emociones.
5. Opera en el receptor. Sobrecarga de información.
6. Obedece a una falla de la planificación. Presión del tiempo.
7. Lenguaje corporal o señales no verbales.

Para superar las barreras en la comunicación hay que:

1. Hay que ordenar la información en informes concretos y claros. Regular los flujos.
2. Tanto la jefatura como los equipos o grupos acuerdan el significado de las palabras que
utilizan. Simplificar el lenguaje.
3. Hay que saber escuchar. Atención Activa.
4. Hay que recordar que se conteste el memorando. Usar intensamente la
retroalimentación:

Muchas veces se confundes conceptos por ello es adecuado responder la

siguiente pregunta:

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 ¿Que es lo adecuado Supervisión o Liderazgo?

Existen dos significados:

a) El primero es definir, formar y mantener el carácter de una organización. La

misión del liderazgo consiste en que los individuos se sienten comprometidos y se
identifiquen con la compañía como parte de sus vidas.
b) El Segundo es Influir en los demás para alcanzar las metas establecidas.

La supervisión: significa dirigir al personal y su trabajo durante la ejecución. Darles instrucción,

orientación y disciplina.

Principios:

 Un solo jefe para los equipos o grupos Unidad de mando.

 Contacto directo con el subordinado. Supervisión.

4. Construcción de Aprendizaje:
 Una organización inteligente que aprende a aprender, está preparada al futuro. Y su
comunicación es 100% educativa.
 Un líder de futuro diseña en su organización una comunidad de aprendizaje y sabe que el
cliente es lo primero.
 Se fomenta la cultura de aprender de errores, y no buscar culpables.
 Implica construir, desarrollar el trabajo valorando y estimulando habilidades de
pensamiento de todos los trabajadores.
 Procura sacar beneficio de todos y cada uno de los integrantes, así como reportar
ventajas.
 Conforma una organización que aprende a adaptarse a los cambios y a evolucionar a la
par.
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5.- Resolucion de conflictos

La existencia de conflictos no es evitable. La creación de un equipo de trabajo siempre supone la
existencia potencial de conflictos cuya resolución es básica, para poder cumplir los objetivos del
proyecto. Lo que es evitable es que lleguen a alterar de forma importante la marcha del proyecto.
A esto denominaremos el Origen del Conflicto.

La razon ultima de la existencia de conflictos es su aparición en equipo estables como equipos

temporales que se desarrollan dentro de las organizaciones más estables en el tiempo. Así un

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proyecto es una fuente de competición por el uso de recursos que la organización podría dedicar a
otras actividades. A esto denominaremos la Causa del Conflicto.

Se pueden distinguir dos tipos de fuentes de conflictos:

1. Surgen en el interior de un proyecto debido a problemas en su ejecución o a los recursos

disponibles. Endógenos.
2. Surgen en la organización en su conjunto, afectando a los proyectos que se ejecutan en la
misma. Exógenos.

Un Jefe de Proyecto solo puede atajar los conflictos endógenos y contribuir en mayor o menor
medida en los exógenos.

¿Por que puede ocurrir esto? las causas más comunes son:

1. Calendarios
2. Prioridades del Proyecto.
3. Estructura del equipo de trabajo.
4. Opiniones y compromisos técnicos.
5. Procedimientos administrativos.
6. Costos.
7. Conflictos personales.

Es importante estonces conocer ¿cuales son los estilos mas comunmente utilizados en la
resolucion de conflictos?

Estilos de Resolución de Conflictos

Existen varias maneras de gestionar los conflictos. Dependiendo de la situación y del problema,
puede ser más adecuado seguir una línea u otra. Es por lo que definiremos los siguientes estilos de
resolución de conflictos:

 El enfoque racional de resolución de problemas, las partes en disputa solucionan sus

diferencias enfrentándose cara a cara con los problemas. Confrontación.
 Se destacan áreas comunes de acuerdo y se resta importancia a las áreas de diferencia.
Conciliación.
 Se impone el punto de vista de uno a costa del otro. Imposición.
 El Jefe del Proyecto no aborda los desacuerdos. Si la acción correctora es importante a
favor de uno, el otro puede intensificar la situación del conflicto. Retirada.
 Se genera entre la gente, la misión y la organización. Compromiso

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Por otra parte tambien tenemos diversas teorias que se refieren al Manejo del Conflicto

1. Esta considera que el conflicto destruye la organización por lo tanto la niega. Teoría
Tradicional.
2. Esta considera que el conflicto existe, lo acepta. Teoría conductiva.
3. Esta considera que el conflicto existe y saca provecho ya que mantiene ágil a la
organización. Separa los conflictos mayores, los menores y los marca en niveles. Teoría
interrelacionista

¿Cuales serian entonces las Fuentes de Conflicto?:

1. Diferencias individuales.
2. Metas irreconciliables.
3. Recursos escasos.
4. Distorsión de la información.

Es Importante destacar que siempre hay que enfrentarse al problema por ello debemos manejar
ciertas tecnicas para poder reducir los conflictos, existen para ello tres vias que son las mas
comunes:

1.- Aptitudes de los equipos:

 Trabajar proactivamente en la reducción de conflictos y no actuar como si no existiesen.

Enfrentarse a ellos con la mejor manera para poder resolverlos.
 Tener y mantener una buena planificación con estimaciones actualizadas, realistas
acordadas por las personas implicadas.
 Establecer mecanismos de comunicación fluida con todas las personas implicadas y con la
Dirección de la Organizacion .

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2.- Aptitudes Comunicacionales:

 Respeto por los puntos de vista ajenos aunque no se coincida con ellos.
 Tolerancia y ayuda para con los miembros del grupo que mantengan dificultades al
expresarse.
 Paciencia y buena voluntad para escuchar a los otros.

3.- Actitudes Personales:

 No dejarse llevar por la ira ante opiniones que son adversas. Auto-control.
 Presumir siempre la honestidad y la sinceridad de los otros. Confianza.
 Decir siempre la verdad y ser sinceros al expresar opiniones. Honestidad.
 Admitir desde el principio que jamás podremos tener toda la razón. Humildad.

El espíritu de grupo debe prevalecer en esta etapa y en general durante todo el proceso de
resolución de un conflicto. Convicción de que debe hallarse una solución para beneficio de todos.

¿Por qué se presenta la resistencia al cambio?

La resistencia al cambio es innata tanto en las personas como en los proceso que en ella se viven:

Formas de vencerlas:

1. Hay que explicar el para qué del cambio y el por qué. Usar bien la comunicación.
2. Hay que pedir opinion sobre lo que hay que cambiar. Participación de la gente.
3. Hay que idetificar cual es la amenaza para bajar la resistencia Coerción o limitación.
4. Hay que dar algo a cambio de bajar la resistencia. Negociación.

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En síntesis:

 Saber dirigir, implica saber motivar, liderar, comunicar y construir aprendizaje con otros.
 Las habilidades para dirigir te permitirán movilidad laboral, y es que para desarrollarse en el
mundo del trabajo no basta con saber hacer, sino que es fundamental saber hacer con otros y
a través de otros.

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