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GoogleDriveDocumentosColaborativos 2018 PDF
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GOOGLE DRIVE
DOCUMENTOS COLABORATIVOS EN LÍNEA: GDRIVE
ÍNDICE DE CONTENIDOS
No cabe duda que el rey de las suites ofimáticas (procesadores de texto, hojas de
cálculo, presentaciones, bases de datos, etc.) sigue siendo Microsoft Office, aunque sus
correspondientes gratuitas como Open Office están ganado terreno. Sin embargo, la aparición
del servicio Google Drive, Google Docs en un principio, supuso una auténtica revolución ya que
primero, se trata de un grupo de programas totalmente online sin necesidad de instalación en
nuestro equipo. Segundo, es totalmente gratuito y además permite la actualización con
nuestras carpetas, permitiendo descargar los archivos elaborados online para su utilización sin
conexión a Internet. Tercero, Google nos ofrece para su utilización con esta plataforma 15 Gb,
pudiendo funcionar como disco duro virtual, donde almacenar no solo documentos, sino
presentaciones, imágenes, gráficos, etc. Cuarto y quizás más importante, la posibilidad de
compartir archivos y la edición simultánea de documentos por varios usuarios supuso el
avance definitivo.
Una vez hecho esto, tendremos acceso a nuestro entorno de trabajo que, en cuanto
a diseño como amigabilidad, no difiere mucho del resto de servicios de Google. En él,
observaremos las siguientes secciones principales:
D) Escritorio.
3. Configuración de Gdrive
Si nos fijamos en la imagen anterior, veremos Documento sin título y es ahí donde
debemos hacer clic para asignar un nombre al archivo. En el extremo contrario, tenemos a
nuestra disposición dos botones, Comentarios que abre el panel donde tanto nosotros, como
los usuarios a los que demos acceso, podrán ir colocando anotaciones, así como el botón
compartir que, como veremos más adelante, nos permite agregar usuarios de edición así como
los privilegios que les asignemos.
Para subir un archivo previamente creado con otro programa informático, incluso
con GDrive y descargado a nuestro equipo, debemos hacer clic sobre el botón identificado con
una flecha ascendente para elegir qué subir: Archivos o Carpetas.
Ya tenemos creada la primera pregunta pero deseamos seguir colocando más, tan
solo tenemos que hacer clic en Añadir elemento o duplicar la ya creada con el botón
identificado con dos hojas de papel, en la esquina superior derecha del cuadro de la pregunta.
Esta última acción es muy interesante, porque podemos crear un modelo de pregunta que
luego iremos modificando, cuestión, texto de ayuda, respuestas, etc., sin necesidad de
introducir los datos una y otra vez.
La primera opción que tenemos en dicho cuadro (b) es el enlace que podemos
Incrustar en un blog, página web, etc. o copiar/pegar dicho enlace para mandarlo por correo
electrónico, chat, foro, etc. De todas formas, existe una forma automática de envío por email,
opción d, donde introduciremos las direcciones a las que enviar y/o carpetas de contacto de
Gmail.
Sea cual sea el método que elijamos, debemos decidir los privilegios que vamos a
asignar a los colaboradores haciendo clic en Cambiar… en el apartado Quién tiene acceso. Una
vez hecho esto, decidiremos entre:
En el caso que decidamos que los usuarios invitados o colaboradores pueden editar,
debemos decidir si permitir un último privilegio: la invitación a terceros. Para ello, hacemos clic
en Cambiar en la parte inferior de la ventana de diálogo de Compartir (Configuración para
compartir). La primera opción permite la invitación y cambiar los permisos de los invitados,
mientras la segunda lo restringe al propietario o creador del documento
Si volvemos a pulsar sobre el botón Crear de GDrive, observaremos que junto a las
aplicaciones propias aparece la que acabamos de instalar.
Por último, una aplicación muy recomendable si deseamos utilizar GDrive sin
conexión a Internet y así tener acceso a nuestros documentos, es el software propio de Google
que encontraremos en la parte inferior de Mi unidad en GDrive. Tan solo tenemos que hacer
clic sobre él y se iniciará el proceso de descarga de archivos, así como la instalación en nuestro
ordenador, Tablet o Smartphone.