Cód.

: P-SGC-GC-001
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Fecha : 06-05-2019
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DOCUMENTOS

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo: Gerente Aseg Calidad Cargo: Gerente General Cargo: Gerente General
Nombre: Zaray Galindo. Nombre: Manuel Brito. Nombre: Manuel Brito.

Firma:______________ Firma:___________ Firma:___________

01.- OBJETIVO

Newchem Química Limitada- Gerencia Aseguramiento de Calidad- mail: aseguramiento@newchem.cl

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Establecer los controles necesarios para los documentos internos y externos del Sistema de
Gestión de Calidad (SGC) ISO 9001: 2015.

02.- ALCANCE

Este documento es aplicable a todos los documentos del SGC.

03.- DEFINICIONES

3.1.-Elaboración: Desarrollar el contenido del documento, según la necesidad, siguiendo el

esquema de este procedimiento.
3.2.-Revisión: Proceso mediante el cual se modifica la estructura o contenido de un documento.
3.3.-Aprobación: Consiste en aprobar que lo escrito o demostrado en el documento se encuentra
establecido y es lo que conviene realizar.
3.4.-Copia controlada: Documento que debe ser entregado oficialmente a los dueños de procesos
y que remplaza toda versión anterior. Solo será firmado por la Gerencia de Aseguramiento de
Calidad.
3.5.- Documento externo: Todo aquello requerido por la corporación para su funcionamiento y el
desarrollo de su SGC, los cuales son realizados por entes externos.
3.6.-Documento interno: Todo aquello creado para documentar el funcionamiento propio y el
SGC.

4. – RESPONSABILIDADES

4.1.-Gerente General: Es responsable de aprobar y liberar los documentos. Además es

responsable junto con el Gerente de Aseguramiento de la Calidad, evaluar la necesidad de
generar un nuevo documento o modificar si es necesario.
4.2.-Gerente de Aseguramiento de la Calidad: Es responsable de elaborar y controlar los
documentos del SGC de la Normativa ISO 9001:2015
4.3.-Dueños de Proceso: Es responsable de revisar, cumplir y difundir el documento a las
personas que correspondan (Si aplica)
4.4.-Colaboradores: son responsables de cuidar el correcto uso de ellos. En caso de deterioro o
pérdida de documentos físicos, deben solicitar al Gerente de Aseguramiento de la Calidad una
nueva copia.

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05.- PROCEDIMIENTOS.

5.1.- Contenido de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad

5.1.1.- Documentos externos: Libros de Consulta, guías, Catálogos, Normas, etc. Para guías y
manuales que apliquen al proceso, el original se mantendrá en electrónico (Computador)
5.1.2.- Documentos internos: Todos aquellos creados para documentar el funcionamiento propio
y el SGC de la Organización, tales como:

─ Manual de calidad.
─ Documentos
─ Procedimientos
─ Instructivos
─ Registros

5.2. Orden del Código del Procedimiento, Registro o Instructivo

Se identifican los documentos de la siguiente manera: AA-BB-CC-##

Gráfico. 1: Secuencia del Código

5.3.- De la versión y revisión de los documentos

5.3.1.- El estado de la versión se identifica con el número de revisión que inicia el 1 y se va

aumentando en uno a medida que se actualice el documento.
5.3.2.- Cuando se realice una revisión del Documento se colocara en el encabezado del nuevo
documento generado, quedando OBSOLETO el anterior. Sera reguardado el Documento Obsoleto
solo por una (1) sola vez
5.3.3.- Se debe actualizar la fecha de revisión, en lista maestra de documento, manteniendo en el
listado, la fecha de la elaboración del documento original.
5.3.4.- Los registros relativos a un documento adoptan la versión del mismo, si el documento
cambia versión, el registro también lo hace.

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5.4.- Encabezado del Todos los Documentos

Cód.:
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NOMBRE DEL DOCUMENTO Revisión:
Página:

5.5.- De la forma del Todo documento

5.5.1- Forma General del Documento

Letra del Título Principal Encabezado Sello de Agua Cuadros y

contenido del Documento interno de los Tablas
títulos
Arial Numero 10. Arial Numero 20. Letra Numero ORIGINAL: Rosado claro EN Letra Arial
en mayúscula 10, en DIAGONAL ajustada en la página. numero 9
(Todo documento) mayúscula
COPIA CONTROLADA: Color
Gris Claro LETRA Arial en
Diagonal ajustada a la pagina
REGISTROS: No llevaran sello de
Agua

5.6.- Del código, fecha, versión, revisión y N° de páginas del documento.

5.6.1. El Código será identificado: Cód.:

Tabla 1. Tipo de Documento

DOCUMENTO D
PROCEDIMIENTO P
REGISTRO R
INSTRUCTIVO I

Tabla 2. Diminutivo Dueños de Procesos

GG= Gerente General B= Bodega.

GA= Gerencia Aseguramiento de Calidad V= Ventas.
P= Producción C= Compras.
CC= Control de Calidad. PR= Prevención de Riesgos
RH= Recursos Humanos D= Despacho.

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5.7.- Del contenido del Documento (D)

5.7.1. En el caso de los Documentos denominados con la letra inicial “D”, mantendrán el
encabezado, tipo de letra, sin embargo su contenido será preciso a lo que se desea referir tales
como Plan, política, Proceso, matrices, Estructura Organización, Minuta de Reunión por la
Dirección, objetivos, y otros que la Gerencia de Aseguramiento de Calidad considere Clasificarlo
como “Documento”
5.7.2.- La estructura del Contenido de los Documentos estará descrita en letra mayúscula y
reflejada solo en 3 puntos y en el siguiente orden:
 Encabezado: De acuerdo al punto 5.1.2
 01.- Descripción de lo que hace referencia, a través de letras, cuadros o gráficos.
 02.- Control de Registro. De acuerdo al punto N° 5.2.8
 03.- Control de Cambio. De acuerdo al punto N° 5.2.9
 Aprobación del Documento. De acuerdo al punto N° 5.4.1.
 La revisión del Documento se realiza de acuerdo al punto N° 5.5

5.8.- Del contenido de los Procedimientos (P)

5.8.1.- Objetivo N° 01: Señala el propósito para el cual se regula la actividad que se describe en el
documento
5.8.2.- Alcance N° 02: Campo de aplicación del documento.
5.8.3.- Definiciones N° 03: se definen todos aquellos términos utilizados en el procedimiento que
tengan un significado particular y que puedan ser objeto de diferentes interpretaciones, para
facilitar la total comprensión del documento.
5.8.4.- Responsabilidades N° 04: Se indican las responsabilidades de los Dueños de Proceso y
los Colaboradores más relevantes involucrados en la actividad que se pretende regular y definir
para cada uno, cuales son sus responsabilidades al respecto.
5.8.5.- Procedimiento (S) N° 05: Desarrollo de la (s) actividad, indicando en frases cortas y en
forma secuencial cada una de las acciones a ejecutar para desarrollar la actividad.
5.8.6.- Indicadores N° 06: Puntos de control del procedimiento.
5.8.7.- Referencias N° 07: Documentos que complementan el procedimiento, como por ejemplo:
normas, leyes, entre otros.
5.8.8.- Control de Registros N° 08: Se deben listar aquellos registros que son requeridos para
desarrollar la actividad ya sean documentos internos o externos, completando el siguiente cuadro:

N° Nombre Responsable Almacenamiento

Lugar Medio/ Tiempo Disposición
Recuperación Final

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5.9.9.- Control de cambios N° 09. Cada vez que se realice un cambio se registrara de acuerdo al
siguiente cuadro.

Versión y Fecha Punto Qué Había Qué Hay

Versión: x
Fecha: xx-xx-xxxx

5.10.- Del Contenido de los Instructivos (I)

5.10.1.- Los Instructivos serán elaborados de acuerdo a lo siguiente.

 Encabezado: De acuerdo al punto N° 5.1.2

 01. Contenido de los pasos a seguir para realizar una tarea.
 No requiere firma de aprobación.

5.11.- Del Contenido de los Registros (R)

Estarán diseñados sin sello de agua, sirven para la compilación de información como evidencia
asociada a un Documento, Procedimiento o Instructivo.
 Encabezado: De acuerdo al punto N° 5.1.2
 No requiere firma de aprobación.

5.12.- De la elaboración, revisión y aprobación del documento

5.12.1.- Si el documento cumple con los requisitos se aprueba. Los procedimientos y formatos
serán impresos con el nombre de la persona correspondiente, según indica el siguiente cuadro:

Elaborado por Revisado por Aprobado por

Dueño de Proceso Gerente General
Si el dueño del proceso es el
mismo que lo elabora, será
revisado por el Gerente
General)

5.12.2.- Los originales serán firmados por todos los mencionados en la primera página del
procedimiento.
5.12.3.- Las copias controladas solo serán firmadas por el Gerente de Aseguramiento de Calidad,
quien controla su distribución.
5.12.4.- Se entregara una copia del documento al dueño de procesos, a través de comunicación
formal.

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5.13.- Control de documentos

5.13.1.- La Gerencia de Aseguramiento de Calidad debe asegurarse que la versión actualizada

esté disponible en los puntos de uso.
5.13.2.- La Gerencia de Aseguramiento de Calidad tendrá en resguardo los Documentos
ORIGINALES, en un Archivo debidamente Aprobado y entregara COPIA CONTROLADA a cada
dueño de proceso o colaborador que lo requiera.

5.14.- Seguimiento

5.14.1-.La Gerencia de Aseguramiento de Calidad, evaluara si el contenido del documento continuo

siendo adecuado y consistente con la realidad y necesidades de la empresa cuando:
 Se planean cambios de las actividades incluidas en los procedimientos.
 Solicitud de las personas involucradas.
 Auditorías Internas.

5.15.-Modificaciones

5.15.1.- Los responsables de los Documentos, Procedimientos, Instrucciones o Registros, pueden

solicitar el ajuste del contenido cuando se determine la necesidad de actualización.
5.15.2.- Para esto La Gerencia de Aseguramiento de Calidad analiza junto con el dueño de
proceso y realiza el cambio, registrando el número de la nueva versión en la “Lista Maestra de
Documentos” (R-SGC-GC- 001) y reemplazando en físico el documento existente.
5.15.3.- La Gerencia de Aseguramiento de Calidad informa y distribuye al personal la utilización del
nuevo documento.
5.15.4.- Los Documentos reemplazados por una nueva versión, serán clasificados de
OBSOLETOS y se mantendrán en Electrónico en el Computador de la Gerencia de Aseguramiento
de Calidad, solo por una vez de revisión, posteriormente debe ser eliminada.
5.15.5.- Asegurarse que los documentos permanezcan legible y fácilmente identificables.
5.15.6.- Los documentos se mantendrán el electrónico y físico actualizados en archivo
debidamente identificado. Se mantiene un listado maestro también en digital donde se relacionan
todos los documentos del SGC.

5.16.- Control y distribución de documentos

5.16.1.- Los documentos aprobados por el Gerente General, impresos con el sello de agua
“ORIGINAL”, se mantendrán físicamente en un archivador el cual permanecerá bajo custodia del
Gerente de Aseguramiento de la Calidad. Las copias físicas serán impresas con el sello de agua

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“COPIA CONTROLADA”. Estas copias controladas serán distribuidas por la Gerencia de

Aseguramiento de Calidad en archivadores para cada área, según la necesidad.
5.16.2.- En cada área se cuenta con archivadores físicos, los cuales contienen el índice y la
documentación respectiva. Cada vez que se dé de alta, modificación o baja a un documento de un
Archivador, él Gerente de Aseguramiento de la Calidad debe actualizar la documentación, retirar
los documentos obsoletos y eliminarlos.

06.-REFERENCIAS

Norma ISO 9001/2015

07.- INDICADORES

No aplica.

08.- REGISTROS

N° Nombre Responsable Almacenamiento

Lugar Medio/ Tiempo Disposición

Recuperación Final
3. R-SGC-GC-001 Gerencia Computador
Se
Aseguramient Aseguramiento Digital
mantiene
o de Calidad de Calidad

09.- CONTROL DE CAMBIOS

Versión y Fecha Punto Qué Había Qué Hay

Versión: 1 Primera versión del

No Aplica No Aplica
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