UNIVERSIDAD GALILEO

LICENCIATURA EN ADMINISTRACION
AUTOMATIZACION DE PROCESOS
JUEVES: 07:00 – 08:00pm
LICENCIADA MIRNA MOYA BELTETON

TAREA 2

Pedro Antonio Gomar Chavez

IDE: 15003823

GUATEMALA 11 DE FEBRERO DEL 2015

 Información y Comunicación en la Organización
La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, actualmente se encuentra en proceso de
actualización de su estructura organizacional tal como se observó en la tarea 1, sin embargo
uno de los departamentos de mayor conflictividad administrativa, es el departamento de
ventas debido al manejo de la información, ya que la misma presenta problemas como los
siguientes:

1. Orden inadecuado, códigos de productos erróneos, cálculos inexactos.

2. Fácil acceso de cualquier miembro de la organización a la información.

3. No es posible segmentar correctamente a los clientes.

4. Demasiado tiempo al procesar datos, generando atraso en respuesta a clientes.

5. La previsión de las ventas hasta hoy es muy subjetiva e inexacta.

Considerando que en toda organización la información y comunicación se constituyen como

recursos valiosos para el ser humano se le solicita realice lo siguiente:

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características de

la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el
departamento de ventas. (2 pts.).

 La mejor propuesta seria implementar un sistema de almacenamiento que ayude a la

elaboración de reportes e información inmediata, la cual se pueda obtener en base a los
resultados o producción mensual. Este sistema podrá ser implementados en los demás
departamentos ajustándolo de manera adecuada a las necesidades de cada
departamento. Se puede obtener e ingresar con este sistema: catálogo de precios y
diseños, organigrama, y descripción de puestos, mapa de procesos, RRHH (formulario de
vacaciones, prestamos etc.), solicitudes, manual de ética de la empresa, información
proveedores, información clientes, indicadores de cumplimiento, insatisfacción y/o
quejas de clientes, control de modificaciones en el producto, facturación, emisión y
entrega de cheques, formas de pago, cobros, entre otros.

2. Proponga una forma de cómo proteger la información en el departamento de ventas. (1

pto).

 Al implementar un sistema de almacenamiento electrónico se puede establecer un

departamento de informática. Este departamento será el encargado de crear servidores
que almacenaran toda la información de ventas y otros departamentos. En estos
servidores se creara una red WAN para conectarse a las computadoras de uso diario de
toda la empresa. Se creara un encriptado de seguridad para los archivos y contraseñas
cíclicas que caducaran cada 3 semanas para mantener la confidencialidad de los
archivos. El acceso a estas contraseñas para accesar a la base de datos solo la poseerán
los supervisores del departamento de ventas y el departamento de informática.
AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Automatización de Procesos
Administrativos I TAREA 2: INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts.
Comité del Área de Automatización de Procesos Administrativos; T2-APA_1-15 Página 2

3. Realice un análisis y proponga que tipos de sistemas de información, permitirían mejorar el

manejo de la información, comunicación y elevar la productividad del departamento de
ventas. (2 pts.)

 Propongo el (TPS), ya que es el más eficiente porque administra actividades de rutina

como las ventas y control de inventario. El Sistema de Toma de Decisiones seria el
denominado sistema de apoyo, para las decisiones, ya que resume los aspectos
relevantes de la información para que el gerente tome las decisiones de la manera más
acertada posible. Al emplear estos dos sistemas se elevara la productividad ya que se
hace mejor uso de los recursos, agiliza el proceso de venta, mantiene la información
ordenada y accesible, mantiene un record de las transacciones y con el sistema de
apoyo el gerente podrá tomar decisiones en menos tiempo.