Universidad Mariano Gálvez de Guatemala

Facultad de Ciencias de la Administración.

Maestría en Administración y Gestión del Recurso Humano.
Curso Desarrollo y Evaluación de la Calidad.
Dr. Leonel S. de la Roca C.

Tema:
Herramientas para la Planeación y la Administración

Nombre: Carné:
Mercedes Blanca Cristina Andrino Juárez. 2928-13-3867
Diana Guisela Satey de León. 2928-12-20346

Santa Lucia, Cotzumalguapa 8 de febrero de 2020.

 INDICE

Introducción 01

HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN 02

A. DIAGRAMA DE AFINIDAD 02
B. GRAFICA DE INTERRELACIONES 04
C. DIAGRAMA ARBORESCENTE 06
D. MATRICES 08
E. ANÁLISIS DE DATOS DE UNA MATRIZ 09
F. GRAFICA DE PROGRAMAS DE DECISIÓN DE PROCESOS 10
G. DIAGRAMA DE FLECHAS 12
H. DESPLIEGUE DE LA FUNCIÓN CALIDAD –QFD- 15

Conclusión 17

Bibliografía 18
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INTRODUCCIÓN

En el proceso administrativo se tiene como una etapa inicial la planeación y esta

consisten en la formulación del estado que sea desea en un futuro para la
organización y con base en este se plantean algunos cursos alternativos de acción,
para evaluarlos y así definir cuáles son las estrategias adecuadas para alcanzar los
objetivos propuestos.

La planeación implica la creación de un futuro desde el presente con una visión

prospectiva, es decir, como una prolongación de éste, por lo que comprende el
establecimiento anticipado de los objetivos y metas. Para llevar a cabo una
planeación adecuada, existen distintas técnicas y herramientas que permiten que
ésta se lleve a cabo, por ello, en este artículo se analizarán todas y cada una de
ellas.

La aplicación de una u otra dependerá de algunos factores importantes, como lo

son el tamaño de la organización, el giro de la misma, etc.

La planeación es una función administrativa que se encarga de suministrar los

medios con los que los recursos humanos manejan los problemas de un ambiente
ya sea complejo, dinámico y/o siempre constante. Es decir, todo un conjunto de
estrategias, programas, procedimientos, metas, políticas y objetivos de una
organización. En otras palabras, planear significa determinar en el presente cuáles
son las acciones futuras que se van a realizar, a partir de un objetivo que sea fijado
con anterioridad.

Posee su fundamento en el análisis de la organización, desde un punto de vista

interno y contemplado desde el contexto del mismo, los resultados derivados de
este análisis plasmados en objetivos a largo plazo, los cuales deben de ser medibles
y viables, además de que materializan las estrategias con sus indicadores
respectivos y metas, las cuales permiten hacerle un seguimiento al proceso.
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HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN

Las técnicas o herramientas de planeación, ayudan al administrador o ejecutivo a

tomar las decisiones más adecuadas de acuerdo al proyecto en el que se esté
trabajando, aumentando su desempeño.

Las herramientas de planeación llamadas también técnicas de planeación, son

aquellas que auxilian al ejecutivo, administrador o empresario para efectuar el
proceso de planeación con bases científicas, lógicas y racionales (Münch Galindo,
1999).

Son las que permiten al pequeño empresario a tomar las decisiones de una forma
más racional, ayudándolo en lo posible a hacer más efectiva su planeación (Anzola
Rojas, 2001).

I. DIAGRAMA DE AFINIDAD

También conocido como método KJ (por Kawakita Jiro, persona que creo esta
herramienta), esta herramienta se utiliza para conseguir gran cantidad de datos en
forma de ideas, opiniones, temas, aspectos a considerar y organizarlos en grupo en
base a criterios afines de relación natural entre cada elemento. (Vargas, pág. 4)

El objetivo de este diagrama es analizar gran cantidad de datos en forma de ideas

e identificar las ideas claves inherentes a los datos. Permitiendo al equipo reducir
una gran cantidad de datos en un conjunto manejable de ideas clave.

En sus características:

Formas equipos correctos Es necesario saber quién en integraran el equipo de

trabajo, este deberá estar formado por personas que dispongan del conocimiento
necesario para tratar las distintas dimensiones del problema.
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Realizar un proceso de tormenta de ideas respecto al tema en cuestión. Determinar

la pregunta a hacer; esta pregunta debe tener una estructura tal que permita recoger
ideas positivas sobre el tema tratado.

Registrar las ideas. Las ideas que durante el proceso de tormenta de ideas se
hubiera registrado en una pizarra se transcribirán en tarjetas, se debe hacer
hincapié en que las ideas deben transcribirse tal y como se han establecido dado
que el objetivo es capturar la esencia del pensamiento.

Agrupar las ideas. Las tarjetas deben agruparse en grupos relacionados, bien por
el equipo completo o bien por el facilitador.

Crear tarjetas cabeceras. Estas tarjetas se caracterizan por dos elementos

importantes: 1 se debe identificar de forma clara el hilo común que una a las ideas
que cuelgan de él y 2 agruparlas al sentir de los comentarios del grupo.

Transcribir el diagrama de afinidad. Obtenidos los datos se discuten los mismos y

se trasfieren a papel soporte rodeado por cada agrupación mediante una línea para
facilitar la visión de conjunto.

El último paso sería establecer una valoración de los distintos elementos del
problema. Para ello, los participantes darían una puntuación con el siguiente criterio:
1° el elemento es poco
importante 2° el
elemento es
importante aunque no
es crítica 3° el
elemento es una
importancia crítica

Ejemplo:
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J. GRAFICA DE INTERRELACIONES

Un Diagrama de Interrelaciones presenta las relaciones entre factores/ problemas.

Toma la idea principal o problema y presenta la conexión entre los ítems
relacionados. Al utilizarlo se demuestra que cada ítem puede ser conectado con
más de un ítem diferente a la vez. Permite el pensamiento multi-direccional.
(Michalski, 1997)

¿Cuándo se utiliza?

 Para comprender y aclarar las interrelaciones entre los diferentes puntos de

un problema complejo.
 Para identificar puntos claves para mayor investigación

¿Cómo se utiliza?

1. Reunir al equipo apropiado.

2. Determinar el problema o el asunto clave a solucionar.
3. Utilizar una herramienta de generación de ideas tal como la Lluvia de Ideas
para producir ideas.
4. Reunir ideas o tarjetas o notas Post-it y colocarlas en la superficie de trabajo
(generalmente dos hojas de rotafolio pegadas hacen una superficie ideal de
trabajo) en un patrón circular. Marcar con una letra o número cada tarjeta/
Post-it.
5. Buscar relaciones entre cada una y todas las ideas. Determinar qué otras
tarjetas/ Post-Its están influenciadas por esta tarjeta. Dibujar flechas que
salgan de la tarjeta/ Post-it que influencien otras tarjetas y flechas hacia las
tarjetas que estén influenciadas por otras tarjetas.
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6. Evitar las flechas de doble vía. Hacer una determinación en cuanto a qué
ítem es una mayor influencia.
7. Debajo de cada tarjeta/ Post-it, totalizar todas las flechas que entran y salen
de cada tarjeta. Luego se podrán identificar las causas/impulsos principales
(flechas salientes con más frecuencia) y los efectos/ resultados claves
(flechas entrantes con mas frecuencia).
8. Identificar las tarjetas/ Post-It que son causas o efectos mayores al utilizar
casillas dobles o en negrilla. Ver ejemplo.
9. Por consenso, identificar las tarjetas/ Post-It que sólo tienen pocas flechas
hacia adentro o afuera pero todavía pueden ser un ítem o causa clave (ver la
caja rota del termostato en el ejemplo).

Ejemplo: Diagrama de Interrelaciones Causas involucradas en el Problema

“La Torta se quema en el horno”

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En el ejemplo anterior, observe que las causas claves fueron:

Instrucciones confusas y una Pobre capacidad de lectura (cada una con 4 flechas
salientes). Igualmente, observe que aunque el Termostato roto solo tenía una
flecha, el equipo en su revisión lo seguía considerando una causa clave.

K. DIAGRAMA ARBORESCENTE

Diagrama sistemático, es una herramienta de la calidad que permite obtener una

visión de conjunto de los medios necesarios para alcanzar una meta o resolver un
problema. Un diagrama de árbol es una representación gráfica de un experimento
que consta de r pasos, donde cada uno de los pasos tiene un número finito de
maneras de ser llevado a cabo.
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La utilización del Diagrama de Árbol permite descomponer cualquier meta general,

de modo gráfico, en fases u objetivos concretos, así como determinar acciones
detalladas para alcanzar un objetivo.

Ventajas

 Estimula a los miembros del equipo a utilizar una perspectiva más amplia al
plantear soluciones.
 Aumenta el compromiso del equipo con los objetivos y los medios para
alcanzarlos.
 Facilita que se aborden correctamente proyectos complejos, haciendo
posible su gestión.
 Hace más factible la puesta en marcha de acciones específicas.

Las fases de desarrollo de esta herramienta son:

1. Seleccionar al equipo. Es posible que ya esté formado el equipo y que aplique

el diagrama de árbol con el fin de determinar qué acciones poner en marcha
para la resolución de un problema o, en general, alcanzar un objetivo. Si no
es así, hay que considerar que el debe estar formado por personas con
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conocimientos sobre el tema y capacidad analítica, debe contarse con un

coordinador yque un grupo, para ser eficaz, no debe ser muy numeroso (6-8
personas).
2. Definir el objetivo principal. El equipo de trabajo deberá alcanzar un acuerdo
respecto a esta formulación. Debe estar expresada mediante una frase que
describa con claridad el objetivo, facilitando la identificación de niveles
subordinados.
3. Identificar los medios primarios o de primer nivel. Son aquellos que
conducirían directamente a la meta. Son las actividades cuya ejecución hará
que se alcance el objetivo. Para llevar a cabo esta fase es necesario
promover la creatividad, dirigiéndola hacia el objetivo principal.
4. Identificar medios de segundo nivel. Estos medios lo son respecto a los
primarios que, desde este punto de vista, se han convertido en metas. De
hecho, al identificarse, se plasmarán en una tercera columna.
5. Identificar niveles adicionales. Se actúa modo ya indicado. Generalmente se
llega hasta un tercer o cuarto nivel. Considerar seriamente, no obstante,
detener el análisis cuando el equipo haya llegado al límite de su competencia
o aparezcan actividades a las que ya puedan asignárseles responsables para
su ejecución.
6. Revisar el diagrama de árbol. Para asegurar así que la secuencia medias
metas es la correcta.
7. Asignar responsabilidades. El objetivo final de un diagrama de árbol es
determinar actuaciones específicas dirigidas hacia el objetivo principal. Por
lo tanto, las responsabilidades de estas acciones han de estar
necesariamente asignadas de forma que se asegure su cumplimiento.
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L. MATRICES

Las matrices también son representaciones que sintetizan algunos de los factores,
parámetros o características más relevantes para seleccionar el tipo de estrategia
más apropiada en función de los objetivos perseguidos, las circunstancias del
entorno y los recursos y capacidades de la empresa. Las matrices combinan
factores internos del negocio con otros externos del negocio o concernientes al
sector o industria en el cual opera. (Vélez, 2017, pág. 8)

Hay dos tipos de matrices:

1. De posicionamiento: ofrecen una imagen de la posición global de una

organización o de alguno de sus negocios con referencia al mercado o
entorno en el cual opera.
2. Matrices de evaluación: posicionando o no el negocio, ofrecen una valoración
de algunos aspectos de la organización interno o externo, que proporcionan
una orientación acerca del tipo de acción estratégica más acorde con esa
realidad apreciada, prevista o valorada.

M. ANÁLISIS DE DATOS DE UNA MATRIZ

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Una matriz es un conjunto ordenado en una estructura de filas y columnas. Los

elementos de este conjunto pueden ser objetos matemáticos de muy variados tipos,
aunque de forma particular, trabajaremos exclusivamente con matrices formadas
por números reales. Normalmente las matrices son designadas por letras
mayúsculas. (Cordova, 2015)

Características

 La matriz está formada por filas y columnas

 En las filas están las variables
 En las columnas los casos

Tipo de Variables

 CUALITATIVAS. Se refiere a características y cualidades que no pueden ser

medidas con números.
 CUANTITATIVAS. Es la que se expresa mediante un número , por lo tanto
se puede realizar operaciones matemáticas con ella

La estructura o matriz de datos está compuesta por cuatro componentes esenciales:

1. Unidad de Análisis,
2. Variable (con sus dimensiones y procedimientos),
3. Valor, e
4. Indicador.

Se considera a la matriz como un a priori de inteligibilidad porque es la manera

ordenada y estructurada de manera inteligible (entendible) de interpelar a la realidad
con la teoría. Funciona entonces el dato como un esquema transductor entre la
teoría y la empiria, organizando los hechos de una manera aprehensible.

N. GRAFICA DE PROGRAMAS DE DECISIÓN DE PROCESOS

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Es un método para delinear el curso de todo evento y contingencia concebibles que

puedan suceder cuando pasa uno de enunciar un problema a las posibles
soluciones. Toma cada una de las ramas de un diagrama de árbol, prevé los
posibles problemas y propone contramedidas que evitarán que ocurran
desviaciones o estarán en funcionamiento si ocurre la desviación.

Gráfica de Programa de Decisión de Proceso

¿Qué es el Diagrama de Proceso de Decisión (DPD)?

Es una herramienta cuyo objetivo es identificar y representar los acontecimientos y

contingencias posibles que pueden suceder cuando en el proceso de resolución de
un problema nos dirigimos desde la etapa de planteamiento del mismo hasta la de
puesta en práctica de su posible solución. (Vilar , Tejero, & Gómez, 1997, pág. 166)

La utilización del DPD permite analizar de forma sistemática la existencia de

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acontecimientos y contingencias posibles que pueden suceder cuando en el

proceso de resolución de un problema nos dirigimos desde la etapa de
planteamiento del mismo hasta la de puesta en práctica de su posible solución.

El DPD debe entenderse como una herramienta no solamente útil para anticiparse
a las dificultades evitando que ocurran sino que también tiene utilidad para
proporcionar armas con las que luchar contra estas dificultades cuando se
presentan.

Beneficios del DPD:

 Facilita a los miembros del equipo una visión global de las fases a desarrollar.
 Hace posible anticipar qué puede suceder en cada una de esas fases.
 Permite adelantar los potenciales problemas que pueden surgir durante el
desarrollo del proyecto y tener previstas acciones que puedan
contrarrestarlas.
 Constituye una variación del diagrama de árbol (en el que se descompone el
objetivo general en acciones más detalladas), añadiendo la identificación de
dificultades y de alternativas para contrarrestarlas.

Características:

 Describe posibilidades y probabilidades de falla

 Analiza el camino viables para el logro de objetivos
 Visualiza costos
 Documenta que puede pasar y qué hacer cuando algo suceda
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O. DIAGRAMA DE FLECHAS

El diagrama de flechas es el indicador de orden de cómo deben ser ejecutadas las

actividades de un determinado proyecto, ya que permite planificar y controlar a
plenitud su desarrollo por medio de la identificación de las diversas actividades que
lo componen y del proceso crítico que se representa por medio de red.

Este diagrama se conoce del mismo modo con otras denominaciones, entre ellas
están la actividad diagrama de red, red de actividades, diagrama de nodo o método
de la ruta crítica.

Se encuentra fundamentado por la aplicación metodológica del camino crítico. Su

objetivo es darle facilidad a la planificación y programación de los proyectos que
sean altamente complejos y de gran magnitud y comprende una simplificación del
método PERT.

¿Para qué sirve un Diagrama de Flechas?

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Este tipo de diagrama brinda la posibilidad de poder planificar y controlar

correctamente el desarrollo y progreso de cualquier proyecto que esté formado por
una gran diversidad de actividades. Permite que las actividades vinculadas al
proyecto, la secuencia y el tiempo de duración, se conozcan.

Además, proporciona el total control del proyecto, permitiendo afrontar las

dificultades que se presenten en el transcurso de la ejecución del mismo, lo que se
puede demostrar en un solo documento. Esta técnica la puede utilizar cualquier
persona que sea parte de una organización como una favorable herramienta que se
involucre en el trabajo diario.

Esta herramienta sirve para hacer lo siguiente:

 Mostrar en un solo documento todo el desarrollo de un determinado proyecto.

 Dar a conocer la secuencia de las actividades ejecutadas y su duración.
 Facilitar el control del proyecto.
 Reajustar de forma continua para que se adapte a los cambios reales.
 Realizar planificaciones acertadas y determinar prioridades.
 Coordinar varias actividades al mismo tiempo con la intención de optimizar la
ejecución y el tiempo de duración del proyecto.

Características del Diagrama de Flechas

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Entre las características más relevantes, se pueden mencionar las siguientes:

 Muestra el orden de cómo se deben ejecutar las actividades de un proyecto,

brindando la facilidad de que se pueda planificar y controlar el transcurso de
su ejecución para determinar su ruta crítica a través de la representación de
red.
 En un proyecto donde se aplique el diagrama de flechas, la labor de trabajo
se descompone por medio de un grupo de actividades estrictamente
ordenadas, a pesar de eso algunas de ellas se pueden realizar
simultáneamente.
 Este diagrama puede llegar a alcanzar la posibilidad de que se pongan en
manifiesto algunas de sus actividades, lo que va a permitir que se ajuste la
programación del proyecto para que se ejecute en el menor tiempo posible.
 Hace posible una selección conveniente de actividades y de esa forma el
proyecto se realice con facilidad y rapidez.

Ventajas del Diagrama de Flechas

Este método es una técnica de red de proyectos, se basa en actividades

representadas por medio de flechas. Su uso ha permitido que gran parte de los
sistemas de computación utilicen esta representación, por lo tanto, es un desarrollo
favorable que ha ido en aumento hoy en día. Entre sus ventajas se encuentran:

 La elaboración de la red es muy sencilla, esto se debe a que no necesita

actividades ficticias.
 Se puede modificar sin ningún tipo de complicación.
 Permite la introducción de demoras entre las relaciones de las actividades
nuevas, incluso se pueden utilizar demoras negativas si la sucesora
comienza antes de que finalice la precedente.
 Tiene la capacidad de demostrar el recorrido de un proyecto en un solo
documento.
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 Permite que las actividades desarrolladas, tengan una secuencia y una

duración conocida.
 Hace posible un buen control del proyecto, ya que responde adecuadamente
ante las dificultades que puedan aparecer mientras el mismo se desarrolla.
 Logra evidenciar los planes que sean poco realistas y genera la oportunidad
para que se pueda reajustar.
 Planifica diversas actividades que se puedan relacionar entre sí y de esa
forma logren alcanzar el objetivo definitivo.
 Identifica las prioridades del proyecto.
 Halla la forma vinculada a la realidad para que el proyecto se desarrolle de
manera eficiente y en el menor tiempo posible.

P. DESPLIEGUE DE LA FUNCIÓN CALIDAD –QFD-

QFD es un proceso que asegura que los deseos y las necesidades de los clientes
sean traducidos en características técnicas. Estas características son manejadas
por la compañía mediante la función del diseño, o mejor aún, a través de un equipo
multifuncional que incluye ventas, marketing, Ingeniería de diseño, Ingeniería de
manufactura y operaciones. El principal objetivo de las funciones realizadas es
centrar el producto o servicio en la satisfacción de los requerimientos del cliente.
QFD es una valiosa herramienta que puede ser utilizada por toda la compañía. Su
flexibilidad y adaptabilidad permite un buen desempeño en las industrias
manufactureras y de servicios. (Llorente, 2005, pág. 4)

QFD utiliza un método gráfico en el que se expresan relaciones entre deseos de los
clientes y las características del diseño. Es una matriz que enlista las necesidades
de los clientes QUEs o “atributos” comparándolas con las “características de diseño”
COMOs.

Beneficios
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 Menor Tiempo de desarrollo desde el concepto hasta el arranque de

producción.
 Pocos cambios de ingeniería con el producto en producción.
 Diseño congruente con las necesidades y expectativas del cliente, a través
de equipos multidisciplinarios.
 Satisfacción de las necesidades del cliente.
 Traduce los requerimientos del cliente desde un lenguaje ambiguo a los
requerimientos de diseño específicos para el desarrollo del producto y su
manufactura.
 Los requerimientos del cliente son medibles, alcanzables y potencialmente
mejorables.
 Identifica las características críticas para la calidad (CTQs) del producto y su
desempeño en el mercado.
 En la alta dirección ayuda a que los directivos cambien su forma de dirigir de
una orientación hacia los resultados, a un enfoque hacia los procesos que
conducen a los resultados.
 En la planeación de productos y procesos operativos, ayuda a disminuir, e
incluso a eliminar, las iteraciones de rediseño que se realizan en los métodos
tradicionales ya que incorpora desde el principio los diferentes enfoques que
intervienen en la definición de las características de productos y procesos.
 Promueve una mejor comunicación y labor de equipo entre el personal que
interviene en todas las etapas, desde el diseño hasta la comercialización del
producto.
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CONCLUSIONES

Las herramientas de planeación tienden a facilitan el trabajo al administrador en la

toma de decisiones, aumentando su desempeño de labor, tomando la alternativa
más adecuada de acuerdo a la situación presentada, estas herramientas se puede
utilizar en cualquier tipo de proyecto dando así una base solidad para quien las use.

En la planeación hay diversas herramientas existentes para llevar a cabo esta

actividad, dentro de las herramientas existen algunas que son comúnmente más
utilizadas debido a su alto desempeño que da mejores resultados.

Las herramientas empleadas dependerán de las características y necesidades del

sistema a planear, y de esto también dependerá el buen análisis y funcionamiento
de las estrategias formuladas para poder alcanzar los objetivos establecidos.
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BIBLIOGRAFÍA

Anzola Rojas, S. (2001). Administración de pequeñas empresas. México: MacGraw

Hill.

Cordova, J. (13 de abril de 2015). Matriz de datos. Recuperado el 04 de febrero de

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Hitt, M. (1999). Administración Estratégica. Thomson Paraninfo.

Llorente, J. (2005). Recuperado el 05 de febrer0 de 2020, de

https://www.icicm.com/files/QFD.pdf

Michalski, W. (1997). Recuperado el 3 de febrero de 2020, de

http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/bdlibros/herramientas_calidad/interrelacio
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Münch Galindo, L. (1999). Fundamentos de Administración. México: Trillas

Vargas, M. (s.f.). Diagrama de Afinidad -DA-. Recuperado el 04 de febrero de 2020,

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herramientas.weebly.com/uploads/3/9/8/8/39882587/diagrama_de_afinidad.pdf

Vélez, E. (7 de noviembre de 2017). Matrices. Recuperado el 4 de febrero de 2020,

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Vilar , J., Tejero, M., & Gómez, F. (1997). Las siete nuevas herramientas para la
mejora de la calidad. FC Editorial.