Formador Del Curso PDF

MANUAL DE EXCEL 2010
Formador del curso :
Miguel Ángel de la Torre Hernández

CENTRO DE FORMACIÓN
MSL Formación
C/ Marqués de Ahumada, 7-2ª planta (28028), Madrid
Tlf:91 724 92 09/35
Email: formacion@mslformacion.es
http://www.mslformacion.es/
FORMADOR DEL CURSO
Miguel Ángel de la Torre Hernández
Email: delatorre.miguelangel@gmail.com
Este manual, así como los ejercicios proporcionados para la

realización del curso, han sido elaborados por el formador del curso.
La combinación de ambos elementos constituyen aspectos
esenciales para la correcta asimilación y aprendizaje de los
contenidos que se van a impartir.
(Julio, 2014)
INDICE
LECCIÓN 1. NOVEDADES DE EXCEL 2010.................................................................. 8

Introducción a Excel 2010 ............................................................................................ 8
Novedades de Excel 2010 ............................................................................................ 9
LECCIÓN 2. TRABAJAR CON EXCEL 2010 ................................................................ 12
La interfaz de Excel 2010 ........................................................................................... 12
Otras opciones ............................................................................................................ 16
Cinta de opciones ....................................................................................................... 17
Las fichas .................................................................................................................... 17
La barra de estado ...................................................................................................... 19
El zoom ....................................................................................................................... 20
Configurar la Barra de Herramientas de Acceso rápido ............................................ 21
Personalización del entorno de Excel 2010 ............................................................... 22
Organización del espacio de trabajo .......................................................................... 23
Ver dos hojas de cálculo del mismo libro. .............................................................. 23
Ver dos libros diferentes en paralelo ...................................................................... 24
Ver varias hojas o libros de cálculo a la vez. .......................................................... 24
Dividir paneles............................................................................................................. 25
Inmovilizar y movilizar paneles. .................................................................................. 25
Guardar el área de trabajo.......................................................................................... 26
LECCIÓN 3. MANIPULACIÓN Y CREACIÓN DE DOCUMENTOS.............................. 27
Nuevos documentos ................................................................................................... 27
Selección de datos...................................................................................................... 29
Alto, ancho, mostrar y ocultar filas y columnas .......................................................... 30
Insertar y eliminar filas en una hoja............................................................................ 32
Insertar y eliminar columnas en una hoja................................................................... 32
Insertar celdas en una hoja ........................................................................................ 33
Edición de datos.......................................................................................................... 34
Introducir valores y fórmulas...................................................................................... 34
Copiar celdas .............................................................................................................. 36
El uso del portapapeles .............................................................................................. 36
Copiar celdas utilizando el ratón ................................................................................ 37
Página 3 de 203
Crear series................................................................................................................. 37
Pegado Especial ......................................................................................................... 38
Mover o cortar celdas ................................................................................................. 39
Borrar celdas ............................................................................................................... 40
Aplicar formatos y estilos a las celdas ...................................................................... 41
Fuente ......................................................................................................................... 41
Alineación.................................................................................................................... 42
Bordes ......................................................................................................................... 45
Formato de números................................................................................................... 46
Formato condicional.................................................................................................... 49
Estilos de celda y formatos de tabla........................................................................... 52
Guardar documentos y plantillas ................................................................................ 54
Guardar plantillas ........................................................................................................ 55
Crear plantillas. ........................................................................................................... 56
LECCIÓN 4. TRABAJO CON DIFERENTES HOJAS Y LIBROS ................................. 57
Insertar nuevas hojas.................................................................................................. 57
Eliminar hojas.............................................................................................................. 57
Organización de vista de ventanas ............................................................................ 58
Vinculación a hojas y libros ....................................................................................... 60
Creación de una referencia externa. .......................................................................... 60
Pegado especial - Pegar vínculo. ............................................................................... 62
Rangos tridimensionalidades con hojas del mismo libro ........................................... 63
Consolidar datos de diferentes hojas y libros ............................................................ 64
Consolidación por posición. .................................................................................... 64
Consolidación por categorías.................................................................................. 65
Hipervínculos .............................................................................................................. 67
LECCIÓN 5. LA APLICACIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES.................................. 69
Creación de fórmulas .................................................................................................. 69
Estructura de la función .............................................................................................. 69
Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones ........................................... 70
Insertar función con el asistente ................................................................................. 70
Referencias absolutas, relativas y mixtas .................................................................. 72
Diferentes tipos de funciones: ................................................................................... 76
Funciones básicas: Suma, Promedio, Contar números, máximos y mínimo. ........... 76
Página 4 de 203
Funciones estadísticas. .............................................................................................. 77

Funciones matemáticas y trigonométricas................................................................. 78
Funciones de fecha y hora ......................................................................................... 79
Funciones de texto...................................................................................................... 80
Funciones de búsqueda y referencia ......................................................................... 83
Funciones lógicas o de decisión................................................................................. 90
Funciones de bases de datos..................................................................................... 96
LECCIÓN 6. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS .......................................... 98
Buscar objetivo............................................................................................................ 98
Escenarios .................................................................................................................. 99
Tablas........................................................................................................................ 102
Solver ........................................................................................................................ 103
LECCIÓN 7. FILTROS, TABLAS, TEXTO EN COLUMNAS, ORDENAR Y
SUBTOTALES. ............................................................................................................. 109
Filtros......................................................................................................................... 109
Registros sin duplicados ........................................................................................... 111
Tablas........................................................................................................................ 112
Texto en columnas.................................................................................................... 114
Subtotales y agrupar ................................................................................................. 116
LECCIÓN 8. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS ....................................................... 120
Importar y exportar datos en Excel........................................................................... 120
Utilizar el asistente para importar texto .................................................................... 121
Las Conexiones ........................................................................................................ 124
Importar datos de Access ......................................................................................... 126
Importar de una página Web .................................................................................... 128
Importar desde otras fuentes .................................................................................... 129
Importar desde otros programas .............................................................................. 130
Exportar libro ............................................................................................................. 131
LECCIÓN 9. TABLAS DINÁMICAS ............................................................................. 132
El diseño de tablas dinámicas. ................................................................................. 132
Agrupar datos de fecha y numéricos........................................................................ 136
Campos calculados................................................................................................... 138
Elemento calculado................................................................................................... 139
Diferentes tipos de cálculos en la tabla dinámica .................................................... 141
Página 5 de 203
LECCIÓN 10. PRESENTACIÓN DE LOS DATOS CON GRÁFICOS......................... 142

Insertar un gráfico ..................................................................................................... 142
Elementos de un gráfico ........................................................................................... 144
Diferentes tipos de gráficos ...................................................................................... 145
Modificar las características del gráfico ................................................................... 146
Cambiar el tipo de gráfico y crear una plantilla ........................................................ 146
Seleccionar datos y añadir series............................................................................. 147
Modificar el tamaño de un gráfico y de sus diferentes elementos........................... 151
Modificar la posición de un gráfico ........................................................................... 152
Crear tipos personalizados de gráfico ...................................................................... 152
Aplicar Sparklines o minigráficos............................................................................. 153
LECCIÓN 11. IMPRESIÓN DE LOS DOCUMENTOS ................................................ 155
Diferentes vistas en Excel ....................................................................................... 156
El zoom ..................................................................................................................... 158
Configurar página ..................................................................................................... 159
Ajustar el área de impresión ..................................................................................... 164
Opciones de la hoja .................................................................................................. 165
Botón de enlace de configurar página...................................................................... 167
Ficha Imprimir de la Vista Backstage ....................................................................... 172
LECCIÓN 12. COMPARTIR DOCUMENTOS CON OTROS USUARIOS .................. 173
Insertar comentarios ................................................................................................. 173
Eliminar un comentario ............................................................................................. 175
Modificar un comentario ........................................................................................... 175
Seleccionar comentarios .......................................................................................... 176
Control de cambios ................................................................................................... 176
Protección de celdas, hojas y documentos .............................................................. 180
Proteger hoja............................................................................................................. 182
Compartir un documento mediante el uso de Backstage ........................................ 187
Restricciones al compartir un libro ........................................................................... 188
LECCIÓN 13. MACROS E INTRODUCCIÓN A VBA .................................................. 189
Crear una macro automáticamente .......................................................................... 189
Ejecutar una macro................................................................................................... 191
Conceptos básicos de programación. ...................................................................... 192
El entorno del editor de Visual basic ........................................................................ 193
Página 6 de 203
El menú del editor de Visual Basic ........................................................................... 194

La barra de botones .................................................................................................. 194
Guardar archivos con Macros................................................................................... 195
ANEXO DE MÉTODOS ABREVIADOS HABITUALES DE EXCEL ............................ 196
Introducción de datos................................................................................................ 196
Fórmulas ................................................................................................................... 197
Dar formato ............................................................................................................... 198
Edición....................................................................................................................... 199
Insertar, borrar y copiar............................................................................................. 199
Seleccionar ............................................................................................................... 199
Bloqueo de desplazamiento ..................................................................................... 201
Movimiento y desplazamiento .................................................................................. 201
Vista preliminar ......................................................................................................... 202
Autofiltro .................................................................................................................... 202
Página 7 de 203
LECCIÓN 1. NOVEDADES DE EXCEL 2010

Introducción a Excel 2010
Excel 2010 es una aplicación de cálculo, un

programa que permite manejar datos de diferente tipo,
realizar cálculos, hacer gráficos y tablas; una
herramienta para analizar, compartir y administrar
información, que ayuda a tomar decisiones mejor
fundadas. Podemos realizar desde cosas muy
sencillas como una lista de alumnos y sus
calificaciones, hasta algo más complejo, como un
balance de ingresos y gastos a lo largo de diferentes
meses, ofreciendo diferentes formatos, en base, a los
valores de sus celdas.
Excel presenta la información organizada como si fuera un papel cuadriculado

o un plano de la batalla naval donde cada uno de los casilleros, llamados celdas, se
denominan con un número para las filas y con una letra para las columnas; por
ejemplo A1, B3, J504,
etcétera. De esta forma, los
datos se encuentran
organizados en filas y en
columnas. Todas estas
celdas se encontrarán dentro
de hojas, y un grupo de
hojas conformarán un
determinado archivo,
denominado libro.
Página 8 de 203
Novedades de Excel 2010
Cada vez que se lanza al mercado una nueva versión de Office, esta suele
incorporar diferentes tipos de novedades. Esta versión del 2010 es una de la que más
novedades ofrece, que se pueden resumir de la siguiente manera:
1. La ficha Archivo sustituye al botón de Office.
Excel 2010 facilita el acceso a algunas de sus

características a través del menú Archivo que se
encuentra en la parte superior izquierda de la ventana de
la aplicación. Este menú tiende a remplazar el menú
tradicional de las versiones anteriores del 2007, y al botón
de Office de la versión 2007.
2. Gráficos de datos en miniatura
Los minigráficos, llamados también “sparklines” permiten crear gráficos

pequeños en una única celda, que realmente no son objetos, sino un gráfico que se
encuentra en el fondo de la celda.
3. Acceso a las hojas de cálculo desde la Web o desde un

Smartphone
Con “Excel Web App” se puede publicar, ver y editar una hoja de cálculo en la
red, aunque para ello necesitaremos hacer uso de SharePoint 2010 o Windows Live, y
de esta manera también se podría ejecutar desde un “Smartphone”.
4. Co-creación de documentos con Excel Web App
La característica de co-creación de Excel Web App permite editar

simultáneamente una misma hoja de cálculo con varios usuarios a la vez. Se facilita el
uso de documentos compartidos para poder controlar las modificaciones hechas por
los diferentes usuarios.
Página 9 de 203
5. Formato condicional mejorado.
El formato condicional en Excel 2010

permite controlar la visualización de los datos con
formatos personalizados e iconos haciendo uso de
unos cuantos clics. Lo cual nos va a permite
ofrecer formatos sofisticados de manera cómoda y
rápida.
6. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y

complejas.
La nueva versión de 2010 podrá utilizarse en 32 bits o en 64 bits, lo cual va

permitir analizar grandes cantidades de datos superiores a los archivos de 2 GB de las
versiones anteriores.
7. Mejora de compatibilidad con las versiones anteriores
No todas la empresas implantan las nuevas versiones de Office cada vez que
se lanza una nueva versión. El formato asociado a la nueva versión con la extensión
.xlsx, basada en XML, que se incluyó en la versión 2007 resultaba incompatible con
las versiones anteriores. Pero ahora con el 2010 los ficheros con extensión .xlsx sí se
podrán abrir en las versiones anteriores.
8. Recuperación de ficheros no guardados o versiones anteriores de

nuestro documento.
La versión 2010 nos permite de manera cómoda y rápida encontrar tanto

versiones anteriores, así como documento que no hemos guardado.
Página 10 de 203
9. Comprobar la información del documento.
La versión 2010 incorpora

en el backstage una herramienta
para comprobar tanto la
compatibilidad con versiones
anteriores, así como poder
inspeccionar rápidamente el
documento para eliminar los
datos de información personal
autor del documento,
comentarios y anotaciones,
encabezados y pies del
documento, filas y columnas
ocultas, etc.,
Página 11 de 203
LECCIÓN 2. TRABAJAR CON EXCEL 2010
La interfaz de Excel 2010

En Excel 2010, Microsoft nos presenta una interfaz similar a la anterior 2007,
pero totalmente diferente a las anteriores, bajo el entorno Windows. La tradicional
barra de menús e iconos se ha convertido en una interfaz orientada a resultados.
Esto significa que, según el trabajo que se deba realizar, Excel 2010 muestra los
comandos necesarios. Además, nos posibilita construir plantillas de más de 16.000 mil
columnas (indicadas con letras desde la A hasta la XFD) y con una cantidad de filas
superiores a un millón; exactamente, 1.048.576. De esta forma, Excel 2007 nos da la
posibilidad de manejar una enorme cantidad de datos.
En esta interfaz, los comandos y funciones son fáciles de encontrar dentro de

las fichas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de comandos y
características. Además, podemos obtener información descriptiva sobre las
herramientas con sólo situarnos sobre el icono correspondiente. Así, Excel 2007 posee
una interfaz de usuario muy ágil, independientemente de la tarea que se esté llevando
a cabo. Dentro de la interfaz, se presenta una pequeña barra de herramientas
totalmente personalizable. El objetivo de esta pequeña barra es tener, al alcance de un
clic, las opciones que nos resulten más útiles o que necesitemos con mayor
frecuencia.
Entre las novedades de Microsoft Excel 2010 presenta, en la parte superior

izquierda de la pantalla, un botón con el nombre de Archivo, que incluye las opciones
básicas para el manejo de los archivos.
Barra de herramientas
de acceso rápido
Fichas
Grupos lógicos
Página 12 de 203
Al presionar este botón, en la parte izquierda veremos

una serie de opciones que nos van a permitir las acciones más
habituales con el documento, como pueda ser guardar, abrir,
cerrar el documento, acudir a documentos recientes, abrir nuevos
documentos, opciones de impresión, enviar el documento por
correo o guardarlo en formato pdf, acudir a las opciones
predeterminadas de la aplicación, y por último, salir de la
aplicación.
También podremos acceder a este menú, utilizando el

teclado. Para ello, si presionamos la tecla Alt, veremos que las
partes principales de la barra de acceso rápido, los menús y la
cinta de opciones muestran letras y números que indican las
teclas que permiten acceder desde el teclado.
Guardar
Para guardar un documento de Excel podemos usar diferentes tipos de

formato, para conseguir deberemos de acudir a el menú Archivo, y el submenú
Página 13 de 203
Guardar y enviar, y por último Cambiar el tipo de archivo.
Las posibilidades que vamos a encontrar son las siguientes:
• Libro de Excel: guarda el libro en el formato predeterminado de archivo, que tiene

extensión .xlsx. Estos archivos no pueden contener macros de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) ni controles ActiveX.
• Libro de Excel habilitado para macros: esta es la opción que debemos elegir para
guardar los archivos que posean macros. Su extensión será .xlsm.
• Libro binario de Excel: guarda los archivos en el formato binario de Microsoft Excel
2007 (BIFF12), cuya extensión es .xlsb.
• Libro de Excel 97-2003: nos permite guardar un archivo creado con Excel 2010 para
que sea compatible con las versiones anteriores del programa. La extensión será .xls.
 Plantilla: podremos guardar nuestro libro como plantilla de Excel lo cual nos va a
permitir crear documentos modelo.
• Otros formatos: también podremos guardar nuestro libro con otros formatos como
pueda ser en formato de texto delimitado por tabulaciones, delimitado por comas
(CSV) o texto delimitado por espacios en blanco.
A parte de estas posibilidades la versión 2010 nos ofrece la posibilidad de

guardarlo en formato de exclusivo de lectura como puede ser el formato PDF o XPS,
a través de la opción Guardar y enviar:
Página 14 de 203
Abrir
Siempre que queramos abrir un documento existente tenemos varias

posibilidades, acudir a el menú de archivo y elegir la opción de Abrir, o bien, la opción
Reciente, si dicho archivo se abrió anteriormente.
A parte de estas opciones también podemos hacer uso de la barra de

herramientas de acceso rápido, que podremos encontrar por encima del botón de
Archivo.
Nuevos documentos
La apertura
de nuevos
documentos en
blanco o
elementos
previamente
incorporados en
alguna plantilla lo
podremos realizar
a través de la
opción Nuevo del menú Archivo
Página 15 de 203
Información del fichero
La opción de información del menú de Archivo, nos va permitir principalmente

establecer los permisos del archivo ( de apertura, escritura del documento o
establecer el documento de sólo lectura para impedir su modificación), preparar el
documento para compartir (inspeccionar el documento para eliminar información
personal, comprobador de accesibilidad para usuarios con discapacidades y un
comprobador de compatibilidad con versiones anteriores.) y por último, localizar
versiones anteriores del documento.
Otras opciones
Por último, dentro del menú Archivo encontraremos

las opciones necesarias para Salir del archivo y encontrar
la ayuda que ofrece la aplicación.
También encontraremos un botón denominado

Opciones de Excel, que nos permitirá configurar múltiples
cuestiones relacionadas con la personalización de las
opciones personalizadas de la aplicación, como pueda ser modificar el tiempo de
autorrecuperación de los ficheros, modificar la combinación de colores de nuestra
aplicación, cambiar la configuración de la barra de herramientas de acceso rápido y
muchas más.
Página 16 de 203
Cinta de opciones
La cinta de opciones es una novedad con respecto a versiones anteriores al

2007; ha sido diseñada para ayudarnos a encontrar con mayor facilidad aquellos
comandos necesarios para realizar una determinada tarea. Para eso, los comandos se
agrupan en grupos, que son reunidos en fichas, y por último, los comandos que son
un botón, un menú o un cuadro de diálogo, en el cual, se escribe información. Esas
fichas se encuentran relacionadas con algún tipo de actividad y algunas sólo aparecen
al realizar una determinada tarea, como la ficha de gráficos, que aparece al trabajar
con ellos.
Podemos minimizar la cinta de opciones haciendo doble clic con el botón

izquierdo del ratón sobre la ficha activa de la cinta. También podremos realizar esta
tarea con el teclado, si utilizamos la combinación de teclas CTRL+F1.
Las fichas
Como ya mencionamos, las fichas de la cinta de opciones están agrupadas por
actividades que se encuentran relacionadas. Así, la ficha Inicio posee grupos de
iconos relacionadas con los formatos de las celdas y con su alineación; las opciones
para copiar, cortar y pegar y algunas cuestiones asociadas con la búsqueda y con el
ordenamiento de datos.
Página 17 de 203
Desde la siguiente ficha, Insertar, podremos incluir tablas dinámicas,

gráficos e imágenes. También podremos introducir algunas cuestiones relacionadas
con la inclusión de cuadros de texto y de símbolos, entre otras cosas, y los
novedosos “sparklines”, o minigráficos.
Desde Diseño de página, podremos seleccionar temas. Los temas son

conjuntos de opciones relacionadas con el aspecto de nuestra plantilla, que ya se
encuentran prediseñadas y que podremos elegir para trabajar. Dentro de esta ficha
también encontraremos las opciones relacionadas con la configuración de páginas y
los ajustes de impresión.
La ficha Fórmulas se encuentra orientada al manejo de las funciones propias

de Excel. En un primer grupo, encontraremos una Biblioteca de funciones que
agrupa las distintas fórmulas, de acuerdo a su utilización. También encontraremos un
grupo con comandos para la administración de los grupos de celdas, y todo lo
relacionado con la inspección de las fórmulas.
Dentro de la ficha Datos, encontraremos todo lo referido al ordenamiento de

datos y a su filtrado, así como también las herramientas relacionadas con el manejo de
datos, como las validaciones y los esquemas.
Página 18 de 203
Por un lado, la ficha Revisar incluye las herramientas destinadas al control de

la ortografía y de la traducción y, por el otro, las cuestiones relacionadas con la
inclusión de comentarios en las celdas y con la protección de la información.
La siguiente ficha, Vista, incluye grupos relacionados con las distintas formas
de visualizar datos que nos proporciona Excel 2010; la posibilidad de administrar las
ventanas, cuando tenemos varios archivos abiertos; y guardar dichas configuraciones
para su uso posterior.
Dentro de esta ficha de Programador, hay un grupo de opciones destinado al

manejo de macros, otro para la incorporación de diferentes controles ActiveX en
nuestros documentos, y un grupo destinado a XML, así como poder hacer uso de
Controles de formulario para poder mejorar la interacción del usuario con las
plantillas diseñadas.
La barra de estado
Esta barra es la pequeña línea con información que podemos observar en la

ventana de Excel, debajo de las celdas y de los nombres de las hojas. Desde aquí
podremos visualizar si tenemos activado el Bloq. Mayús. de nuestro teclado o el
teclado numérico, entre otras cosas. Además, podremos activar las operaciones
básicas de la barra de estado para que, al seleccionar un grupo de celdas en nuestra
barra, aparezca el resultado de algunas cuentas, como el promedio de los datos (si la
información es numérica), el recuento de la cantidad de datos seleccionados y el
recuento numérico, que nos dará como resultado la cantidad de números que se
encuentran seleccionados. También podremos saber cuál es valor máximo, el
mínimo y la sumatoria total de los valores seleccionados.
Página 19 de 203
Para modificar las opciones de nuestra

barra, debemos hacer clic con el botón derecho
del mouse sobre ella. De esta manera,
accederemos a su personalización, desde
donde podremos activar o desactivar el cálculo
de las cuentas básicas mencionadas
anteriormente. También nos da la posibilidad de
mostrar el número de página en el que estamos
situados cuando utilizamos el modo de
visualización de Diseño de página.
El zoom
Dentro de las opciones relacionadas con la barra de estado, debemos hacer un

apartado especial para las cuestiones relacionadas con la visualización y con el zoom.
Al personalizar esta barra, tendremos la posibilidad de incluir o remover aspectos de
visualización, como el control de zoom o los accesos directos a las vistas.
Entre las opciones de visualización, podemos optar por distintas vistas de

nuestro documento. La primera es Normal, que es la utilizada por defecto en Excel. La
segunda es la visualización Diseño de página, en la que podremos visualizar nuestro
documento con el formato de las hojas en las que se imprimirá el libro. La última
opción de visualización incluida en la barra de estado es la Vista previa de salto de
página, que nos permite ver nuestro documento con los saltos de página, lugares
donde se dividirá el documento al momento de realizar una impresión de saltos
TRUCO: Podemos controlar el zoom de manera cómoda presionando la tecla Control

del teclado, y sin soltarla, girar la rueda del ratón.
Página 20 de 203
Configurar la Barra de Herramientas de Acceso rápido

Por defecto, la barra de herramientas de acceso rápido sólo incluye los
comandos de Guardar, Deshacer y Rehacer. Con un simple clic del mouse en el botón
que aparece a la derecha de la barra, podremos incluir otras opciones.
De manera muy sencilla podremos incluir comandos, como:
 Nuevo: para iniciar Desplegable

un libro en blanco. de opciones
 Abrir: se utiliza para
abrir algún libro
guardado previamente.
 Guardar: opción para
salvar los datos del libro
que estamos utilizando.
 Correo electrónico:
para enviar la plantilla
actual por correo
electrónico.
 Impresión rápida:
envía el documento
directamente a la impresora sin realizar cambios.
 Vista preliminar: nos permite visualizar cómo quedaría impresa nuestro
documento.
 Ortografía: realiza una revisión ortográfica.
 Deshacer y Rehacer: estas opciones nos permiten volver atrás las acciones
que hayamos efectuado o hacerlas de nuevo.
 Orden ascendente y Orden descendente: son utilidades para ordenar un grupo
de datos en distintos sentidos.
Además de estas opciones, podremos acceder a personalizar la barra de

herramientas de acceso rápido, para que incluya otros comandos, a través de la
opción de Más comandos.
Página 21 de 203
Una vez seleccionemos la opción aparecerá una nueva ventana que nos va a
permitir agregar nuevos botones a esta barra de herramientas de acceso rápido,
simplemente haciendo doble clic sobre dicho comando o haciendo uso del botón de
Agregar que se encuentra entre las dos listas.
Personalización del entorno de Excel 2010

Una de las novedades importantes con respecto a la versión anterior 2007, es
la posibilidad de poder personalizar el entorno de la aplicación con la incorporación de
nuevas fichas y creación de grupos propios.
Para poder
personalizar la cinta
de opciones con
nuevas fichas
personalizadas
deberemos acudir a
las opciones de
Excel, y a la sección
de Personalizar
cinta de opciones,
para empezar a
agregar nuevas
fichas.
Página 22 de 203
Una vez pulsada la opción de nueva ficha aparecerá en el listado de fichas

nuestra nueva ficha a la cual podremos
cambiar el nombre, y poner el nombre
que queramos.
Una vez confirmada la opción en

la ventana de la aplicación de la hoja de
cálculo, podremos observar que hay
una nueva ficha, la cual le podremos
proporcionar nuevos grupos con sus
correspondientes comandos,
agregando comandos del listado de la
izquierda, y podremos cambiar su
nombre con el menú contextual del
botón derecho del ratón.
Organización del espacio de trabajo
En muchas ocasiones, resulta necesario trabajar con varios libros, o con varios
libros, a la vez, con varias zonas de la hoja de cálculo. En tales circunstancias resulta
interesante poder organizar la visualización de las diferentes ventanas, a través de
diferentes herramientas de organización de ventanas.
Ver dos hojas de cálculo del mismo libro.
En este caso, lo que tenemos que hacer primero abrir una nueva ventana del
mismo libro, para lo cual, buscaremos la opción de Nueva ventana que se encuentra
en la fichad de Vista.
A continuación, se puede hacer uso de la opción Ver en paralelo para poder

visualizar a la vez, ambas hojas.
Página 23 de 203
Ver dos libros diferentes en paralelo
En este otro caso, lo que debemos hacer primero es abrir el libro que queremos
visualizar además del activo, y paso siguiente, volver a hacer uso del botón de Ver en
paralelo del apartado anterior.
Ver varias hojas o libros de cálculo a la vez.
Para poder ver varias hojas tendremos que hacer uso del botón de nueva
ventana tantas veces como hojas queramos ver a la vez, y si se trata de libros
simplemente tendremos que abrir aquellos libros que queremos visualizar a la vez.
Una vez, que ya estén abierto simplemente buscaremos el botón de Organizar todo,
que se encuentra en la ficha Vistas y el grupo de ventanas.
Una vez pulsado el botón aparecerá una nueva

ventana que nos va a permitir organizar las diferentes
ventanas con diferentes tipos de distribución.
Si elegimos la primera opción para cuatro ventas

distintas podremos visualizar todas las ventanas de
cuatro documentos de la siguiente manera:
Página 24 de 203
Dividir paneles
Puede ocurrir en ciertos momentos que nos pueda interesar ver a la vez
diferentes áreas de la misma hoja de cálculo, como pueda ser el principio y el final de
un listado, para poder llevar a cabo esta posibilidad haremos uso de la opción Dividir,
que encontremos en la misma ficha de Vista.
En un primer momento posiblemente la hoja se divida en cuatro zonas. Si sólo

queremos utilizar una de las divisiones, tendremos que hacer doble clic en la barra del
separador de paneles que se quieran eliminar o arrastrándola hasta el borde de la
ventana.
Inmovilizar y movilizar paneles.

Este comando es muy parecido al anterior, pero nos va a permitir elegir qué
filas o qué columnas van a ser las que siempre van a estar visibles, es muy útil para
mantener filos los títulos de la fila superior, o de la columna izquierda de una lista para
no perder de referencia el tipo de información de dicho título. Para poder utilizar
correctamente este comando nos deberemos situar una fila por debajo de la fila que
tengamos pensado inmovilizar. Por ejemplo, en el siguiente listado nos puede
interesar dejar visibles las cuatro primeras filas, por lo cual, nos situaremos en la fila
quinta.
Una vez aplicada la opción si queremos volver a desactivarla elegiremos la
opción movilizar en este caso.
Página 25 de 203
Guardar el área de trabajo.
Este comando de la ficha Vista nos va a permitir guardar la estructura o diseño

de las ventanas abiertas del libro, en cuanto, a la organización de las mismas,
divisiones e inmovilizaciones.
Esta opción que encontremos al final de la cinta de opciones de la ficha Vista

nos va a permitir guardar en un archivo con una extensión .xlw.
Página 26 de 203
LECCIÓN 3. MANIPULACIÓN Y CREACIÓN DE DOCUMENTOS
Nuevos documentos
Trabajar con Excel implica siempre trabajar con un libro de trabajo. Cuando se
inicia el programa, automáticamente se abre un libro en blanco con tres hojas de
cálculo donde introducir datos.
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que
hacemos en este programa se almacenará formando el libro de trabajo. Los libros de
trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los reconozca como
tal. Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de
trabajo con el nombre provisional de Libro1. Esto lo puedes comprobar en la pantalla
de Excel, en la Barra de título en la parte superior de la ventana verás como pone
Microsoft Excel - Libro1.
Cada vez que empezamos un

nuevo trabajo con Excel el número del libro irá variando dependiendo de cuántos se
hayan creado en esta sesión. Así si empezamos otro trabajo, el nombre que se asigna
será Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente.
Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3

hojas aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte
inferior de la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo,
cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Para crear nuevos libros de trabajo tenemos varias posibilidades:
1. Ejecutar el menú Archivo > Nuevo
Página 27 de 203
2. En la barra de herramientas de acceso rápido si se encuentra incorporado el

comando.
3. También se puede conseguir un documento nuevo rápidamente haciendo uso

de un método abreviado como es Control+N.
La apertura de documentos ya existentes lo podemos realizar de una manera muy

similar a la apertura de nuevos documentos, en este caso, tendremos las opciones:
1. Ejecutar el menú Archivo>Abrir.
2. En la barra de herramientas de acceso rápido si se encuentra incorporado el

comando.
3. Y también se puede conseguir la apertura de un documento existente

rápidamente haciendo uso de un método abreviado como es Control+A.
La hoja de cálculo es uno de los componentes que puede contener un libro de

trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con
gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos. Es
como una gran hoja cuadriculada formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas. Las
hojas de cálculo están formadas por columnas y filas.
Página 28 de 203
Con estas dimensiones la hoja de cálculo ha ampliado su potencialidad como base

de datos para manejar gran cantidad de información, lo cual mejora su funcionalidad
para poder trabajar con ficheros organizados como bases de datos.
Selección de datos
La selección de datos en una hoja de cálculo se encuentra bastante asociado

al concepto de celda, no obstante, en muchas ocasiones nuestra selección puede
estar basada en selecciones de letras o caracteres como si de un procesador de texto
se tratase.
La intersección de una columna y una fila se

denomina Celda y se nombra con el nombre de la
columna a la que pertenece, y a continuación, el número
de su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la
columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar con
ésta, dicha celda se denomina celda activa, y se identifica porque aparece más
remarcada que las demás. De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se
encuentra la celda activa y columna activa, columna de la celda activa.
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas

con Excel, tendremos que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se
realice la operación. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la
forma del puntero del ratón para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o
realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la hora de seleccionar celdas
consiste en una cruz gruesa blanca, tal como aparece en la siguiente ilustración:
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de rango, que es

un bloque rectangular de una o más celdas que Excel trata como una unidad. Los
rangos son vitales en la
Hoja de Cálculo, ya que
todo tipo de operaciones se
realizan a base de rangos
(por ejemplo, modificar
formatos, eliminar datos,
etc.,) El operador de rango
viene dado por dos puntos
(:), se emplea para indicar
un rango de celdas, por
ejemplo: B4:E10
Página 29 de 203
TRUCO: En muchas ocasiones

necesitamos seleccionar rangos de
celdas separados entre sí, en tal
circunstancia, deberemos de pulsar
la tecla Control para poder realizar
una selección
separada de rangos.
Para seleccionar una columna entera hay que situar el

cursor sobre el identificativo superior de la columna a seleccionar y
hacer clic sobre éste.
Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo
izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste.
Para seleccionar todas las celdas de la hoja,

solamente hay que pulsar en la celda que no tiene
referencia de fila ni de columna, que se sitúa justo encima
de número uno, y la izquierda de la letra A de la columna.
Alto, ancho, mostrar y ocultar filas y columnas
Entre algunas de las modificaciones que podemos realizar habitualmente con

una hoja de cálculo se encuentran las de ocultar o mostrar algunos de sus elementos,
o modificar su ancho o alto, como puedan ser de las filas o columnas.
Alto de fila o columna
Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo del tipo de
letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la
fila es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New
Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa
automáticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos
utilizar varios métodos:
Página 30 de 203
 Buscaremos la opción de formato y alto

de fila o ancho de columna del grupo de
celdas que se encuentra en la ficha de
Inicio.
 Posicionar el puntero del ratón entre los números de las filas que
queremos modificar su ancho, presionar el botón izquierdo y
arrastrar con el ratón.
 También suele ser muy utilizado, en lugar de arrastrar, hacer doble clic
cuando aparece el puntero anterior entre las filas o columnas que queremos
modificar, para que automáticamente se modifique el ancho de las mismas.
TRUCO: Si queremos modificar el ancho de varias filas a la vez, podemos seleccionar

el conjunto de filas que queremos modificar, y a continuación modificar el ancho de
cualquiera de ellas, automáticamente se modificarán el resto en la misma cantidad.
Ocultar una fila o columna
La ocultación de filas o columnas es otra de las operaciones que en algún

momento nos puede ser útil, si por ejemplo en una fila o columna aparecen fórmulas
intermedias que no nos interesa visualizar una vez concluida la hoja de cálculo. En
este caso, no queremos que aparezcan las filas o columnas de datos intermediarios,
pero no podemos borrarlas, porque la hoja de cálculo las necesita para realizar sus
cálculos.
Tenemos varias posibilidades para poder

ocultar una fila o columna desde hacer uso del
botón formato que está situado en el grupo de
celdas, hasta hacer uso del botón derecho
contextual del ratón cuando se encuentra
seleccionada la fila, esta es la vía más rápida y
eficaz para conseguir ocultar una o varias filas.
Página 31 de 203
Mostrar fila o columna
Si lo que queremos hacer es mostrar las filas ocultas, el procedimiento es muy

parecido simplemente tendremos que seleccionar para este caso la opción mostrar en
lugar de ocultar, de los mismos menús.
Insertar y eliminar filas en una hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, puede ocurrir que
nos falte alguna fila en medio de los datos ya introducidos, o por el contrario, que nos
sobre, en tal caso, podemos insertar o eliminar filas en cualquier zona de la hoja,
siguiendo alguno de estos procedimientos.
Seleccionar la fila en la que queremos insertar la fila.
 Elegir del grupo de celdas de la Ficha Inicio la

opción de insertar fila o eliminar.
 O elegir el menú contextual del botón derecho del
ratón sobre la fila seleccionada y elegir Insertar
o eliminar.
TRUCO: Si quieres añadir varias filas, basta con

seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a
añadir.
Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que

el número de filas varíe, seguirán habiendo 1048576
filas, lo que pasa es que se eliminan las últimas, tantas
como filas añadidas. Si intentas añadir filas y Excel no te
deja, seguro que las últimas filas contienen algún dato.
Insertar y eliminar columnas en una hoja
En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, puede ocurrir que
nos falte alguna columna en medio de los datos ya introducidos, en tal caso, podemos
insertar columnas en cualquier zona de la hoja, siguiendo alguno de estos
procedimientos.
Página 32 de 203
 Seleccionar la columna en la que

queremos insertar la columna.
 Elegir del grupo de celdas de la Ficha
Inicio la opción de insertar columnas
de hoja.
 O elegir el menú contextual del botón
derecho del ratón sobre la columna
seleccionada y elegir Insertar o
eliminar, según lo que necesitemos.
Insertar celdas en una hoja
En ocasiones, lo que nos interesa

añadir no son ni filas ni columnas enteras, sino
únicamente un conjunto de celdas dentro de la
hoja de cálculo, para desplazar parte del
contenido de la hoja hacia un lado u otro. Para
insertar del celdas en una zona de la hoja
debemos situarnos la celda donde queramos
insertar y elegir la opción Insertar celdas… del
grupo de celdas de la ficha de Inicio.
Posteriormente aparecerá una ventana que nos permitirá añadir celdas en la

referencia seleccionada y desplazar el resto hacia cualquier dirección.
Página 33 de 203
Edición de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:
 Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos

 Teclear los datos que desees introducir.
 Presionar INTRO, teclas de desplazamiento del teclado, o botón de
aceptación.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como

puedes observar en la siguiente ilustración:
TRUCO: También podemos editar el contenido de una celda presionando la tecla de

función F2, que se encuentra en la parte superior del teclado.
Con un doble clic sobre la celda que queremos editar, también podemos entrar
en el modo de edición de la celda en muchos ocasiones resulta más cómodo y rápido.
Introducir valores y fórmulas
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
 Valores o Constantes, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.
 Tipos de datos. Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de
datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:
 Números Para introducir números puedes incluir los caracteres
0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
 Fórmulas o funciones: Se pueden introducir por supuesto fórmulas o
funciones en la hoja de cálculo, para lo cual, en el caso de las fórmulas la
operación debe ir precedida de un =, o el operador +. Para el caso de las
funciones el símbolos que las precede será el operador de igual (=).
Página 34 de 203
NOTA SOBRE LAS FÓRMULAS: En una fórmula se pueden mezclar constantes,

nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en
la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =, (o operador +). Los
distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:
OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Por
ejemplo: + - * / % ^….
Una función es una fórmula especial escrita con determinada sintaxis, y que
requiere de una serie de componentes, tras proporcionarle esos elementos, realiza
unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado, que es lo que estamos
buscando. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta,
Excel nos mostrará un mensaje de error, y no se podrá obtener ningún resultado. Por
ejemplo, la función más básica es la que permite sumar una serie de datos de manera
más rápida:
=SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda

#TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error.
Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o
cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
 #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.
 #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
 #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
 #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
 #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
 #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
 #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior,
contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando

aparece la celda con un símbolo en la esquina superior
izquierda, tal como se puede ver en la ilustración siguiente.
Podemos detectar un error sin que nos

avise, cuando aparece la celda con un
símbolo en la esquina superior izquierda
, que al pulsarlo nos mostrará información
sobre el error.
Página 35 de 203
Entre las operaciones más habituales de la hoja de cálculo se encuentran las

acciones de copiar y cortar datos o información de nuestra propia hoja, a parte de
otras posibilidades que nos permiten crear serie numéricas de manera fácil, o copiar
formatos específicos.
Copiar celdas
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición.

Entran en juego dos operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las
celdas seleccionadas y está esperando que copiemos el contenido a otra referencia (o
a la misma) en la hoja de cálculo. Es la operación más sencilla a realizar en una hoja
de cálculo, y son varios los sistemas para conseguirlo.
Seleccionar las celdas a copiar.
1. Seleccionar la pestaña Inicio.

2. Hacer clic en el botón Copiar, que puedes encontrar
en la ficha de inicio, hacer uso del botón contextual
del ratón y seleccionar la acción de copiar.
3. A continuación sitúate en la referencia que desees
copiar la información.
4. Y por último, aplica la acción de pegar que podrás encontrar en los mismos
sitios.
TRUCO: Es muy habitual hacer uso de los métodos abreviados para conseguir el
mismo resultado, y así para copiar utilizaremos el método de Control + C, y para pegar
la copia el método de Control + V. Suele ser muy habitual también utilizar el método
abreviado de deshacer ante equivocaciones dicho método viene dado con Control + Z.
El uso del portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango
de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y
Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia
la información del portapapeles a donde nos encontramos
situados. Esta herramienta es muy útil para no tener que
repetir la operación de copiar para los casos que ya
hubiésemos realizado dicha operación anteriormente, y
tengamos pensado utilizar dicha información para copiarla
a otras referencias distintas.
Página 36 de 203
Copiar celdas utilizando el ratón

También es muy normal utilizar las opciones del puntero del ratón para copiar
información dentro la hoja cuando las referencias a las que queremos copiar la
información se encuentran contiguas o próximas a la referencia en la que nos
encontramos.
Para estos casos podemos utilizar principalmente dos posibilidades:
1. Seleccionar las celdas que queramos copiar y situar el ratón en el borde de la

selección hasta que aparezca un puntero similar al de la
ilustración, y a continuación presionar la tecla Control y arrastrar
hacia la ubicación que nos interese copiar los datos.
2. La otra opción que es también muy habitual consiste en localizar una cruz que
aparece justo en la esquina inferior derecha de nuestra
selección y arrastrar hacia la dirección que queramos copiar la
información.
Crear series
Es posible de manera fácil crear series líneas de
números utilizando la opción de autorrellenado que
dispone la hoja de cálculo.
Así, si queremos una serie lineal que empiece

en uno y vaya aumentando de uno en uno hasta diez,
simplemente incorporamos un uno en la celda B5 por
ejemplo, y seleccionamos nueve celdas más, para a
continuación buscar el botón de rellenar series que se
encuentra en la ficha de inicio, en el grupo de modificar,
y elegir la opción de series. En el momento, que la
seleccionemos, aparecerá un cuadro de diálogo como este que simplemente
tendremos que confirmar con el botón de aceptar.
Página 37 de 203
TRUCO: Existe un método muy cómodo y eficaz para rellenar series lineales sin tener
que acudir a este cuadro de diálogo, simplemente en la primera celda incorporamos un
uno con el caso anterior, y justo es la
siguiente un dos. A continuación
seleccionamos ambas celdas y
buscamos el puntero que permite copiar
arrastrando, y arrastra hacia abajo hasta llegar al valor
diez.
El relleno de series no se
reducen a las numéricas, también
se pueden rellenar series
cronológicas basadas en fechas, en
meses o días de la semana, para
comprobarlo solamente tienes que
incorporar en cualquier zona de la
hoja de cálculo, uno de dichos
valores (enero, lunes, o 1/1/2012) y
arrastrar con el puntero de copiar
hacia abajo.
Pegado Especial
En algunas ocasiones, nos puede interesar copiar el
valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar la fórmula,
pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los
elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la
proporciona el Pegado especial.
Para utilizar esta posibilidad previamente debemos

copiar alguna zona de la hoja de cálculo, y posteriormente elegir
la opción de pegado especial, que puedes encontrar en el menú
contextual del botón derecho del ratón, o bien, en el grupo de
opciones del portapapeles de la ficha de inicio.
Página 38 de 203
En el momento que vayas a pegar con esta opción, te aparecerá el cuadro de

diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se adapten al
pegado que quieras realizar:
 Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

 Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de
ésta.
 Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como
tampoco el formato.
 Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
 Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado
en este curso).
 Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no
estudiado en este curso).
 Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos
excepto bordes.
 Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
 Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y
todas los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
 Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas
los opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.
Mover o cortar celdas

La operación de mover desplaza el contenido de una celda o rango de celdas a
otra posición. La operación de Cortar desplazará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows, y Pegar, copia la información del portapapeles a donde nos
encontramos situados.
También es muy normal utilizar las opciones del puntero del ratón, para cortar o
mover información, dentro la hoja cuando las referencias a las que queremos copiar la
información, se encuentran contiguas o próximas, a la referencia en la que nos
encontramos.
Para estos casos podemos utilizar principalmente dos posibilidades:
1. Seleccionar las celdas que queramos cortar, y situar el ratón en el

borde de la selección hasta que aparezca un puntero similar al de
la ilustración, y a continuación arrastrar hacia la ubicación que nos
interese mover los datos.
Página 39 de 203
2. La otra opción consiste en utilizar las opciones

típicas del menú contextual del ratón, o bien, de la
cinta de opciones. Lo primero siempre es seleccionar
los datos que queremos mover o copiar, y
posteriormente acudir a la opción de Cortar que
viene representado por unas tijeras.
TRUCO: Es muy habitual hacer uso de los métodos abreviados para conseguir el
mismo resultado, y así para copiar utilizaremos el método de Control + X, y para
pegar la mover el método de Control + V.
Mover algún rango de celdas a otra hoja
Lo primero siempre es seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección hasta que aparezca un

puntero igual a este. El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca
apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como se ve en la
ilustración.
Pulsar el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después
pasar el puntero del ratón sobre la pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango
de celdas que hayas seleccionado, verás que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una
vez situado en la hoja deseada ya puedes soltar la tecla ALT.
Borrar celdas
Puede que alguna vez introduzcas información
en una celda, y a continuación decidas borrarla. Para
ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a
borrar, y a continuación puedes realizar diferentes
operaciones, la más sencilla es hacer uso de la tecla
Suprimir del teclado, y si no buscar en la el grupo de
opciones de modificar de la ficha de inicio, alguna de las
siguientes opciones.
NOTA: Es muy importante tener en cuenta que si lo que

deseas borrar de una celda son también los formatos que lleva asociados la celda o
rango, así como los bordes de la celda, la operación de Suprimir del teclado no es
suficiente, debes localizar para tal caso, la opción Borrar formatos de las opciones
anteriores.
Página 40 de 203
Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios

ligados a esas celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura
de la fila.
Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el
formato Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios.
Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no

fórmulas, pero mantiene sus comentarios y su formato.
Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas

seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos.
Aplicar formatos y estilos a las celdas

Excel 2010 nos
permite no sólo realizar
cálculos, sino que también
nos permite darle una
buena presentación a
nuestra hoja de cálculo,
resaltando la información
más interesante, de esta
forma con un solo vistazo
podremos percibir la
información más
importante y así sacar
conclusiones de forma
rápida y eficiente. Por
ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestros ingresos del
año, y resaltar en color rojo las pérdidas o los meses que han ido peor, y en color
verde, el ahorro, de esta forma sabremos rápidamente si el año ha ido bien o mal.
A continuación vamos a ver las diferentes opciones disponibles en Excel 2010

respecto al cambio de aspecto de las celdas de una hoja de cálculo y cómo manejarlas
para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes, sombreados y forma
de visualizar números en la celda.
Fuente
Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda, o un rango de
celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, podemos

utilizar los grupos de opciones o los cuadros de diálogo, pero lo más importante de
todo es que tengas previamente seleccionado el rango de celdas al cual se quiere
modificar el aspecto.
Página 41 de 203
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos. A continuación pasamos a explicarte las distintas opciones del grupo de
opciones Fuente, de la ficha Inicio.
 Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos
indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usará la misma
fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una fuente escalable
(podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de
tamaños disponibles).
 Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,
Negrita, Negrita Cursiva.
 Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro.
Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el
recuadro, incluso puedes teclear un tamaño diferente del que te aparece en la
lista.
 Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la
flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir
un tipo de subrayado.
 Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
 Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de
verificación que se encuentra a la izquierda.
 Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel 2010 tiene por defecto.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada. Las alineaciones en la hoja
de cálculo establecen la disposición del contenido de la celda con respecto a la misma
Página 42 de 203
(izquierda, centrada y derecha), en la horizontal, pero también se puede establecer la

alineación con respecto a la vertical (arriba, abajo y en el medio). Cuando queremos
centrar los datos en un rango de celdas, la opción más utilizada es la de combinar y
centrar los datos.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguiremos los
siguientes pasos:
 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.

 Hacer clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación, o hacer
uso del grupo de opciones de la sección de Alineación de la ficha de inicio.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha de la opción de alineación horizontal,

podremos elegir entre una de las siguientes opciones:
 General: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas

seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los números
a la derecha y los textos a la izquierda.
 Izquierda (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro Sangría: que por defecto está a 0, pero cada vez
que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al
borde izquierdo de la celda.
 Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
Página 43 de 203
 Derecha (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

derecha de éstas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la
derecha aparece un recuadro de Sangría: que por defecto está a 0, pero cada
vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la izquierda, para que el contenido de la celda no esté pegado
al borde derecho de la celda.
 Llenar: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de
la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos
escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá *********** hasta
completar la anchura de la celda.
 Justificar: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se
alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
 Centrar en La Selección: Centra el contenido de una celda respecto a todas
las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la
selección que contiene datos.
 Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo
tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial.
Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las
siguientes opciones:
o Superior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte

superior de éstas.
o Centrar: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la
altura de las celdas.
o Inferior: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
inferior de éstas.
o Justificar: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior.
 Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que
se muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier
ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90º en sentido
de las agujas de un reloj. Excel 2010 ajusta automáticamente la altura de la fila
para adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la
altura de ésta.
 Ajustar texto: Por defecto si introducimos un
texto en una celda y éste no cabe, Excel
utiliza las celdas contiguas para visualizar el
contenido introducido, pues si activamos esta
opción el contenido de la celda se tendrá que
visualizar exclusivamente en ésta, para ello
incrementará la altura de la fila y el contenido se visualizará en varias filas
dentro de la celda.
 Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la
celda se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. Esta
opción la podemos encontrar también en el grupo de alineación de la ficha de
inicio.
Página 44 de 203
 Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán

en una sola.
 Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o
lados de las celdas, utilizando bien el botón de bordes
del grupo de fuente, o el cuadro de diálogo del mismo
grupo en la solapa de bordes.
En el botón de Bordes del grupo de fuente

también podemos crear líneas en nuestra hoja de
cálculo de una manera muy cómoda y rápida con otra
serie de opciones, como es la herramienta para
Dibujar bordes.
Con esta herramienta hay que tener en cuenta

que opción estamos utilizando si la opción que dibuja
las líneas por cada lado de la celda, o la opción que
dibuja todos los bordes de la celda en un solo trazo
de selección. Con esta opción será mucho más rápido
establecer los bordes de la celda de nuestra hoja, pero
debes tener en cuenta primero que tipo de borde y
color se encuentra seleccionado previamente, ya que
en base a esta selección, así serán los bordes que
establecerás en tu selección de celdas.
Si lo que deseas es crear los bordes desde el cuadro de diálogo (figura de

abajo) y establecer aquí todas las opciones de los bordes, estilo, color y posición de
los bordes, esta opción la podrás encontrar en la última opción del desplegable de
bordes, del grupo de opciones de fuente.
Este cuadro de diálogo lo puedes obtener en el enlace inferior derecho del

grupo de opciones de la fuente pulsando.
Página 45 de 203
Rellenos: Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para
destacarlas de las demás. Para ello, seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2. Localizar un Bote de pintura
que podemos encontrar en el
grupo de opciones de fuente
de la ficha de inicio.
3. Otra opción es buscar el
enlace que se encuentra en
la parte inferior derecha del
mismo grupo, y utilizar el
cuadro de diálogo que
aparece.
Si lo que quieres es borrar el fondo de sombreado de una celda o un rango, no es

suficiente con suprimir simplemente, si no debes buscar la opción Sin relleno que
puedes encontrar en diferentes menús.
Formato de números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda y

personalizar algunos de sus formatos, a través del siguiente cuadro de diálogo, que
podrás obtener pulsando el enlace inferior derecho del grupo número de la ficha de
inicio.
Las categorías que podemos encontrar en el formato de número son las siguientes:
Página 46 de 203
General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que

utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma
exponencial si la cifra no coge por completo en la celda.
Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de

decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de

decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser € y la forma de
visualizar los números negativos.
Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y las
comas decimales en una columna.
Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda

por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin
decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos

escoger el número de decimales.
Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto
se encuentre algún número en la celda.
Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal, el
número de teléfono, etc.
Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de formato

que solicita para la personalización del formato de la celda. Para poder personalizar el
formato de una celda podemos hacer uso de los siguientes códigos:
 0 (ceros) para establecer cuantos dígitos queremos mostrar en la celda, por

ejemplo, cuando tengas que ofrecer ceros a la izquierda de nuestra cifra 000
 # (almuadilla) nos permite establecer posiciones opcionales para los números
que incorporemos, y poder mostrar el separador de miles en el caso de que la
cifra supere tres digitos. Ej: #.##0
 “texto libre” cuando queremos asociar en la misma celda un texto a un número
y que nos pueda permitir realizar cálculos utilizando dicha celda debemos
personalizar el formato añadiendo a una base de número (un cero por ejemplo)
es texto entre comillas. Por ejemplo: 0 “unidades”.
Página 47 de 203
 [color] cuando queremos asociar a un texto un color determinado desde el

menú de personalizar formato hay que incorporar el nombre del color entre
corchetes. Por ejemplo: [rojo]
NOTA: La personalización de
los formatos de las celdas
debe realizarse en el menú
de formato de número en la
caja de texto que aparece
debajo de la etiqueta de
Tipo.
En el listado de
formatos personalizados
podemos encontrar muestras
de formatos predeterminados
por la aplicación. Cuando
encontramos formatos se
parados por puntos y comas,
la estructura del formato
tiene el siguiente significado.
Formato número positivo; formato número negativo
Por ejemplo este formato personalizado va a mostrar los valores positivos en

verde y lo negativos en rojo.
[verde] #.##0,00;[rojo]-#.##0,0
En la Banda de opciones Formato disponemos de una

serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los
números de forma más rápida, como por ejemplo, el
desplegable de general que nos muestra los diferentes
formatos que se pueden aplicar a una celda o rango.
También disponemos de una serie de botones en el

grupo de número que nos permite modificar el formato de
manera cómoda, para aplicar el formato de moneda ,
porcentaje, número y aumentar y disminuir decimales.
Página 48 de 203
TRUCO: Si lo que necesitas es copiar el formato de una

celda a otra (u otras), para eso puedes utilizar la Brocha
que encontraras en el grupo del portapapeles, para lo cual
localizaras primero el formato a copiar y a continuación
pulsas la brocha para posteriormente seleccionar la zona de
la hoja donde quieres copiar el formato. Si lo que quieres es
poder copiar el formato de la celda a cualquier ubicación de
la hoja sin que se desactive la brocha, simplemente deberás
de hacer doble clic sobre la brocha en lugar de un solo clic.
Formato condicional
En muchas ocasiones nos puede interesar aplicar
formatos diferentes, dependiendo del valor de dato de la
celda, ya sea porque tiene un valor específico o porque
se encuentra en un intervalo determinado. Este formato
especial permite toda una variedad de posibilidades para
personalizar el formato de la celda, que van desde
cambiar los colores de la fuente, el fondo de la celda
hasta el uso de una amplia variedad de degradados,
escalas de color e iconos para resaltar el valor de la
celda.
Para poder aplicar un formato personalizado a

cualquier rango de la hoja, hay que seguir los siguientes
pasos:
1. Seleccionar el rango sobre el cual queremos aplicar el formato.

2. Acudir a la opción de Formato condicional que se encuentra en el grupo de
Estilos de la ficha de inicio
3. Seleccionar entre las posibilidades de barra de datos, escalas de color o
conjunto de iconos.
Página 49 de 203
Si lo que queremos es aplicar un formato propio

con nuestros propios criterios, en tal caso, habrá que
entrar en la opción de Administrar reglas, que se
encuentra al final de dicho menú.
A continuación aparecerá una ventana donde

podremos incorporar nuestras propias reglas con la opción
de Nueva regla… , en donde podremos crear nuestras propias condiciones para
aplicar formatos personalizados.
Por ejemplo, de un rango de datos nos puede interesar poner formatos

diferenciados, dependiendo que dichos valores sean positivos o negativos. Y así, a los
valores positivos aplicar un formato en verde, y los negativos un formato en rojo.
Aunque esta herramienta nos permite sin ningún problema modificar los bordes, tipos
de letra y sombreados de la misma. Para eso deberemos seleccionar la siguiente
opción:
Una vez seleccionada esta opción tendremos que establecer la condición para
asociarle un formato determinado, en este caso, será un formato de fuente en rojo
para las celdas que tengan un valor menor o inferior que cero.
Página 50 de 203
El formato lo podremos modificar en el

botón de Formato que nos mostrará las
diferentes posibilidades, en este caso, se
trata de seleccionar el color rojo para la
fuente del texto.
Cuando hayamos terminado de seleccionar el formato confirmaremos los

cambios en el botón de Aceptar. Y cuando aparezca de nuevo la ventana de
administrar reglas, podremos volver a incorporar una nueva regla para el siguiente
criterio, que en este caso, sería en verde para los valores mayor que cero.
Al final, el resultado obtenido sobre un rango

de datos de la hoja de datos, puede ser algo
parecido, a lo que se ve en la siguiente ilustración.
Página 51 de 203
Estilos de celda y formatos de tabla

Los estilos de celda y los formatos de tabla es una de las posibilidades que nos
ofrece Excel 2010 para aplicar una serie de características de la celda a un área más o
menos extensa de nuestra hoja de cálculo.
El estilo de celda nos permite aplicar con un solo clic, a una única celda o
rango toda una serie de características relacionadas con el formato de la celda, como
pueda ser su fuente, bordes y relleno, permitiendo siempre una legibilidad adecuada
del texto de nuestro documento.
El formato como tabla suele estar orientado a un rango de celdas que pueden
constituir la estructura de una tabla propia, sobre esta área el formato como tabla nos
va a permitir modificar principalmente su bordes y relleno de la celda, pero no realizará
ningún cambio sobre el tipo de fuente de la celda.
Esta opción la podemos encontrar en la ficha de Inicio y el grupo de Estilos.
Para aplicar un estilo de

celda a nuestra hoja de cálculo,
simplemente tendremos que
seleccionar previamente una zona
de la misma, y a continuación
buscaremos esta opción y
seleccionaremos alguno de los
estilos propuestos para comprobar
que aplica un formato similar a la
opción seleccionada sobre nuestra
selección de datos. Si dicho formato
nos interesa aplicarlo simplemente
daremos un clic sobre dicha muestra
del desplegable.
La opción Dar formato como tabla permite asociar diferentes bordes y relleno
a una zona de nuestra hoja de cálculo, para que nos pueda ofrecer por ejemplo, un
sistema de bordes alternativos, o por ejemplo, los encabezados con un formato y la
última fila de la tabla con otro distinto, para poder diferenciar la zona de encabezado y
cálculos, de la de datos.
Página 52 de 203
Para poder aplicar estos formatos a nuestras propias hojas de Excel,

simplemente tendremos que seleccionar previamente el área de la zona de la hoja de
cálculo sobre la cual queremos aplicar dichos estilos, y a continuación, elegir
cualquiera de ellos que suele ser identificados a través de una nombre de estilo, como
pueda ser, estilo de tabla clara 1, estilo de tabla medio 1, estilo de tabla oscuro 1, etc.,
Página 53 de 203
Guardar documentos y plantillas
Una tarea fundamental de cualquier aplicación

consiste en el almacenamiento o conservación de la
información generada en el documento, para tal tarea,
utilizaremos principalmente del comando Guardar que se
encuentra tanto en el botón de Archivo de Excel, como en
la barra personalizada de acceso rápido.
Tras la apertura de un nuevo documento de la hoja de cálculo y la introducción

de algún tipo de información, ya sea datos, fórmulas o funciones, el paso siguiente
seria localizar el comando Guardar, para conseguir almacenar nuestros datos en el
ordenador.
En el momento de pulsar cualquiera de las opciones para guardar, a

continuación nos aparecerá una ventana, similar a la que aparece en la siguiente
ilustración, donde tendremos que asignar un nombre al fichero (diferente a cualquier
otro existente en la misma carpeta donde queremos guardarlo) para poder recuperar
posteriormente nuestro libro de trabajo.
Página 54 de 203
Si se realizan cambios en el libro de trabajo, dichos cambios se enc uentran

almacenados temporalmente en la memoria volátil del ordenador, y hasta que no
utilizamos la opción de Guardar, en cualquiera de sus ubicaciones, no pasarían a los
dispositivos de almacenamiento permanente del ordenador.
A parte de este comando también disponemos de otro parecido llamado

Guardar como, que nos va a permitir realizar una copia del documento, para poder
mantener la versión anterior y la nueva, simplemente tendremos que asignarle un
nombre diferente al actual. Esta opción se puede utilizar para generar simplemente
copias de nuestro libro de trabajo, o para mantener las diferentes versiones de nuestro
documento.
Guardar plantillas
Una plantilla es un documento modelo que puede servir como base para muchas
hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos fijos como formatos. Para crear un libro de
trabajo utilizando plantillas seguiremos los siguientes pasos:
1. Seleccionar el botón Archivo de Excel.

2. Elegiremos la opción Nuevo.
3. Y a continuación, tendremos a acceso a diferentes apartados para poder
generar plantillas en Excel, como puedan ser las Plantillas disponibles, o las
plantillas de Office.com a las cuales tendremos acceso si tenemos conexión a
Internet.
Página 55 de 203
Crear plantillas.
Para crear una plantilla hay que seguir los siguientes pasos:
1. Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes
a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.
2. Seleccionar el botón de Archivo.
3. Elegir la opción Guardar como... Escribir el nombre de la plantilla en el
recuadro Nombre de archivo.
4. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para
que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla de Excel.
Página 56 de 203
LECCIÓN 4. TRABAJO CON DIFERENTES HOJAS Y LIBROS
Insertar nuevas hojas

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás que
añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 1.024 hojas, superando las 256 de
las versiones anteriores, aunque dicho límite viene dado principalmente por los límites
de memoria de nuestro ordenador.
Los métodos que nos permiten introducir una hoja de cálculo van desde:
 El botón Insertar del grupo de celdas de nos permite insertar una hoja de
cálculo
 Menú contextual del botón derecho sobre el nombre de una hoja.
 Método abreviado: combinando las Teclas Mayús + F11 de nuestro teclado.
Eliminar hojas
Los procedimientos para eliminar hojas son similares a los que hemos visto
para insertarlas (botón eliminar o menú contextual del botón derecho del ratón),
simplemente habría que seleccionar otra opción, que en este caso, sería Eliminar, y lo
podemos encontrar en la misma ubicación que para insertar (grupo de celdas de la
ficha inicio).
Página 57 de 203
Organización de vista de ventanas
En muchas ocasiones resulta necesario trabajar con varias hojas, o con varios
libros, a la vez. En tales circunstancias resulta interesante poder organizar la
visualización de las diferentes ventanas, a través de diferentes herramientas de
organización de ventanas.
Ver dos hojas de cálculo del mismo libro.
En este caso, lo que tenemos que hacer primero abrir una nueva ventana del
mismo libro, para lo cual, buscaremos la opción de Nueva ventana que se encuentra
en la fichad de Vista.
A continuación, se puede hacer uso de la opción Ver en paralelo para poder

visualizar a la vez, ambas hojas.
Ver dos libros diferentes en paralelo
En este otro caso, lo que debemos hacer primero es abrir el libro que queremos
visualizar además del activo, y paso siguiente, volver a hacer uso del botón de Ver en
paralelo del apartado anterior.
Ver varias hojas o libros de cálculo a la vez.
Para poder ver varias hojas tendremos que hacer uso del botón de Nueva
ventana tantas veces como hojas queramos ver a la vez, y si se trata de libros
simplemente tendremos que abrir aquellos libros que queremos visualizar a la vez.
Una vez, que ya estén abiertos simplemente buscaremos el botón de Organizar todo,
que se encuentra en la ficha Vistas y el grupo de ventanas.
Página 58 de 203
Una vez pulsado el botón aparecerá una nueva ventana que nos va a permitir
organizar las diferentes ventanas con diferentes tipos de distribución.
Si elegimos la primera opción en mosaico para cuatro ventas distintas

podremos visualizar todas las ventanas de cuatro documentos de la siguiente manera:
Si hubiéramos elegido la segunda opción (horizontal) la organización para dos

ventanas sería la siguiente:
Página 59 de 203
Vinculación a hojas y libros

En muchos casos resulta necesario vincular los datos que se encuentran en
diferentes libros y hojas, para que cualquier modificación de datos de una celda
original se refleje en una celda de destino, que se puede encontrar en otra hoja o libro.
La división de un modelo complejo en una serie de libros independientes más

pequeños permite la realización de modificaciones de una forma más sencilla,
necesitando menos memoria y se pueden guardar y recalcular más rápidamente.
Creación de una referencia externa.

Podemos definir una referencia externa como una referencia a la dirección de
una celda que se encuentra en una hoja de cálculo diferente a la hoja activa. En base,
a la anterior definición podemos definir dos tipos de referencias externas: Referencias
entre hojas de un mismo libro, y referencias entre hojas de distintos libros.
a) Referencias externas entre hojas de cálculo del mismo libro de trabajo.

Para vincular una celda con una celda perteneciente a otra hoja de cálculo, hay
que seguir el siguiente procedimiento:
1. Abrir el libro donde se quiera establecer el vínculo.

2. Seleccionar la celda en la que desea introducir la referencia externa.
3. Teclear un signo igual (=).
4. Activar la hoja de cálculo que contiene la celda a la cual deseas hacer
referencia.
5. Seleccione la celda a la cual quieres hacer referencia.
6. Pulsa Enter.
En la barra de fórmulas se podrá observar una referencia similar a ésta:
='Nombre de la hoja'!$D$6
Observarás que en todas la referencias externas delante de la referencia a la

celda aparece el nombre de la hoja de cálculo a la que pertenece separado por un
signo de exclamación (!).
b) Combinar una misma celda de varias hojas de cálculo del mismo libro.
Para crear en una celda una combinación de diferentes celdas simplemente
tendremos que seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda en la que deseas introducir la referencia externa.
2. Comenzar la fórmula con el operador =.
Página 60 de 203
3. Componer la fórmula haciendo uso posteriormente del operador que

necesitemos, como pueda ser el más (+), menos (-), multiplicación (*) o
división (/), según la necesidad.
4. Finalizar la fórmula pulsando Enter.
c) Referencias externas entre hojas de cálculo de diferentes libros de trabajo.

Para crear referencias externas entre diferentes libros de trabajo se sigue un
procedimiento similar al que se seguiría dentro del mismo libro.
1. Abrir previamente los libros a los cuales hay que hacer

referencia.
2. Seleccionar la celda en la que desea introducir la referencia
externa del libro origen.
3. Teclea un signo =.
4. Activa el libro de trabajo al que pertenece la hoja de cálculo que
contiene la celda a la cual deseas hacer referencia.
5. Selecciona la celda a la cual quieres hacer referencia.
6. Pulsa Enter.
Como puedes observar en la siguiente ilustración, en todas la referencias

externas delante de la referencia a la celda aparece el nombre del libro de trabajo,
seguido del nombre de la hoja de cálculo a la que pertenece separado por un signo de
exclamación (¡).
Página 61 de 203
Pegado especial - Pegar vínculo.
Además del procedimiento ya descrito, tanto para crear referencias externas entre
hojas de cálculo de un mismo libro de trabajo como entre libros de trabajo diferentes,
podemos emplear la opción Pegado Especial. Si deseas emplear la opción Pegado
especial sigue el siguiente procedimiento:
1. Selecciona la celda o rango de celdas que deseas vincular en el

libro fuente.
2. Copia la selección en el portapapeles empleando cualquiera de las
técnicas habituales para copiar; por ejemplo la opción Copiar del
menú contextual, o el método abreviado conocido de Control + C.
3. Activa el libro dependiente.
4. Selecciona la primera de las celdas del rango del libro dependiente
en el que desea realizar la vinculación.
5. Selecciona la opción Pegado Especial del menú Edición, o bien del
menú contextual.
6. Para terminar la vinculación escoge la opción Pegar vínculos.
7. Pulsa Aceptar para confirmar.
Como regla general, a la hora de guardar libros que contienen vínculos, se

deben guardar primero los libros de trabajo fuente antes de grabar en disco el libro de
trabajo dependiente. Esto asegura que las fórmulas que contienen referencias
externas contenidas en el libro dependiente, contienen los nombres correctos de las
hojas fuente.
Página 62 de 203
Si en algún momento cambia el nombre de una hoja de cálculo que sea fuente
de otra, si ésta última está abierta, los vínculos externos se actualizarán
automáticamente, en caso contrario deberás cambiar manualmente los vínculos
mediante la opción Vínculos del menú Edición.
Rangos tridimensionalidades con hojas del mismo libro
Podremos hacer uso de rangos tridimensionales con celdas de hojas del mismo
libro, mediante el uso de referencias externas 3D o rangos tridimensionales, para
facilitar el uso de funciones con varias hojas.
Para crear uso de rangos tridimensionales hay que seguir el siguiente proceso:
1. Selecciona la celda en la que deseas introducir la referencia externa
con la función.
2. Selecciona el asistente de funciones la función que deseas utilizar,
por ejemplo, utilizaremos la función suma.
3. Para definir el rango tridimensional, pincharemos con el puntero del
ratón en la primera hoja y celda que queramos sumar, en nuestro
ejemplo va a ser Tienda 1.
4. El paso siguiente, será presionar una tecla determinada del teclado
para permitir crear un rango tridimensional, que va a ser Mayúscula.
5. A continuación buscaremos y seleccionaremos la última hoja que
queremos sumar, para nuestro ejemplo, Tienda 3.
6. Y finalizaremos presionando el Enter para confirmar.
Observa que en este caso, el símbolo de exclamación (!) sólo se sitúa detrás
del nombre de la última de las hojas de cálculo.
Una aclaración importante en el momento de utilizar los rangos

tridimensionales, es comprobar que todas las hojas tengan las referencias que se
desean sumar se encuentren situadas en la misma posición de la hoja, y además que
la hoja dependiente que va a tener incorporada la función que realice el cálculo, debe
estar la primera o la última, pero nunca en el medio de las hoja que se deseen sumar,
ya que en tal caso, se generaría una referencia circular prohibidas en el cálculo de
Excel, lo cual daría lugar a un error de cálculo.
Página 63 de 203
Consolidar datos de diferentes hojas y libros
La consolidación de datos permite resumir datos procedentes de varias hojas

de cálculo de forma rápida y sencilla (por ejemplo sumar, calcular promedios,
desviaciones, etc.). El proceso de consolidación permite al usuario elegir si los datos
consolidados quedan vinculados a las hojas fuente o no. Excel permite consolidar
hojas por posición o por categoría.
Consolidación por posición.

Este será la opción a emplear cuando tanto la hoja de trabajo donde se va a
realizar la consolidación como las hojas de trabajo fuente posean la misma estructura.
En el siguiente modelo, los tres libros de trabajo, tanto los dos libros fuente
(Tienda1.xlsx y Tienda2.xlsx) como el libro dependiente (Consolidación por
posición.xlsx) tienen la misma estructura.
Para proceder a la consolidación hay que llevar a cabo los siguientes pasos:
1. Sitúate en la primera celda del rango donde desea proceder a
consolidar los datos (en nuestro modelo en la celda D6) de
Consolidación por posición.xlsx.
2. Escoge la opción Consolidar del menú Datos. Se mostrará el cuadro de
diálogo Consolidar.
3. El cursor se coloca
dentro del cuadro
Referencia. Para
seleccionar el rango
de celdas contenido
en el primer libro de
trabajo a consolidar
cómodamente emplea
el botón Contraer
diálogo, después pulse
el botón Agregar.
Página 64 de 203
4. La referencia se añadirá al cuadro Todas las referencias, realiza la

misma operación para el otro libro fuente, en este caso, Tienda2.
5. En el desplegable Función elige la función que desea aplicar, por
defecto la función que realizará será la suma.
6. Si deseas que la hoja consolidada quede vinculada a los libros fuente
activa la casilla de verificación Crear vínculos con datos fuente.
7. Pulsa el botón Aceptar para terminar.
Consolidación por categorías.

En la mayoría de las ocasiones los datos que se desean consolidar pueden
estar situados en hojas de cálculo de distinta estructura (diferentes posición de los
rótulos y cantidad), y posición en la hoja. Cuando esto sucede, Excel puede emplear
los rótulos que se encuentran en la primera columna y fila para utilizarlos como
encabezados a la hora de realizar la consolidación. En la siguiente ilustración
podemos ver un ejemplo:
En este caso, los productos no están en el mismo orden, y los meses no

siempre son los mismos. Excel tendrá que ser capaz de diferenciarlos por sí mismo
para realizar la consolidación por categorías, opera de la siguiente forma:
Página 65 de 203
1. Hay que situarse en la primera celda del rango de destino de la

consolidación dentro del libro de trabajo (en nuestro modelo, es la celda
B3 del libro consolidación por categoría).
2. Escoge la opción Consolidar de la ficha Datos.
3. Agrega las referencias a consolidar, en esta ocasión incluya la primera
fila y la primera columna de rótulos.
4. Selecciona la función que quieres aplicar sobre la celda o rango de

celdas seleccionado.
5. Activa las casillas de verificación Fila superior y Columna izquierda
para que Excel las tenga en cuenta a la hora de consolidar datos.
6. Pulsa el botón Aceptar.
Página 66 de 203
El resultado que se obtiene es similar al que aparece en la siguiente ilustración:
Como podrás comprobar se ha perdido el formato de los datos, y el título que hace
referencia los datos de la columna, que tenía el encabezado de Artículo.
Hipervínculos
Un hipervínculo es un elemento que hace referencia a otro archivo o ubicación

del mismo libro, u otro documento.
Una de las características más destacadas de la navegación por la Web está

precisamente en los hipervínculos que permiten llegar a cualquier documento de
cualquier ordenador conectado a la red. Una cualidad diferencial de dichos elementos
es su formato que cuando no se han utilizado, se muestran con el típico texto
subrayado de color azul, y morado subrayado cuando han sido utilizados.
Para crear un hipervínculo en la hoja de cálculo hay que seguir los siguientes
pasos:
1. Situarnos en la referencia de la celda de un libro abierto donde

queramos insertar el hipervínculo.
2. Localizar el comando de Hipervínculo que se encuentra en la ficha
insertar y grupo de Vínculos.
Página 67 de 203
3. En el momento de pulsarlo nos ofrecerá cuatro posibilidades para crear

la vinculación:
a. Archivo o página Web existente.
b. Lugar en este documento.
c. Crear nuevo documento.
d. Dirección de correo electrónico.
Página 68 de 203
LECCIÓN 5. LA APLICACIÓN DE FÓRMULAS Y FUNCIONES
Creación de fórmulas
La formulación y el uso de funciones constituyen uno de los potenciales más

importantes de la hoja de cálculo, ya que nos permite considerar cada celda como una
calculadora científica en potencia.
La formulación básica nos permite utilizar

cualquier celda como si de una calculadora se
tratase, simplemente hay que incorporar
previamente el símbolo igual (=), o el operador más
(+), para que empiece a realizar cálculos basados
en las operaciones matemáticas básica (sumar,
restar, multiplicar, dividir, etc.,)
IMPORTANTE: Cuando hemos terminado de la formulación simplemente hay que

presionar INTRO para confirmar el resultado, es muy importante que nunca pinchemos
fuera de la celda para confirmar la fórmula, ya que esta acción lo único que
ocasionaría la modificación de la fórmula, y no su confirmación.
Estructura de la función
Una función es una fórmula predefinida por Excel 2010 (o por el usuario) que
opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en
la celda, o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN).
Siguen las siguientes reglas para la creación de funciones:
 Si la función va al comienzo de una

fórmula debe empezar por el signo
=.
 Los argumentos o valores de
entrada van siempre entre
paréntesis.
 Los argumentos pueden ser valores
constantes (número o texto),
fórmulas o funciones.
 Los argumentos deben de separarse
por un punto y coma (;).
Página 69 de 203
Operadores más utilizados en las fórmulas o funciones

Excel permite que en una función o fórmula tengamos varios operadores para
tratar los datos. Los operadores son símbolos que identifica Excel con operaciones
aritméticas o de comparación.
En la siguiente tabla podemos ver los operadores más utilizados .
SIMBOLO DEL OPERADOR OPERACIÓN QUE REALIZA

+ SUMA
- RESTA
* MULTIPLICA
/ DIVIDE
^ EXPONENCIACIÓN
& UNIÓN /CONCATENAR
= Comparación IGUAL QUE
> Comparación MAYOR QUE
< Comparación MENOR QUE
>= Comparación MAYOR IGUAL QUE
<= Comparación MENOR IGUAL QUE
<> Comparación DISTINTO
En una fórmula o función

pueden utilizarse tantos operadores
como sean necesarios. Pueden crearse
fórmulas verdaderamente complejas, y
se siguen las normas básicas en la
prioridad de las operaciones, como si
se tratará de las matemáticas, es decir,
se realizan primero los cálculos que
vengan entre paréntesis, y después
multiplicaciones y divisiones.
Insertar función con el asistente
Una función como cualquier valor se puede escribir directamente en la celda,

si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para
utilizarlo, así nos resultará más fácil trabajar con ellas. El asistente los podemos
encontrar en la barra de fórmulas, o en la ficha Fórmulas.
Una vez pulsado el asistente, cualquiera de las posibilidades nos tiene que mostrar
una ventana similar a la siguiente de la ilustración:
Página 70 de 203
En esta ventana hay que destacar diferentes zonas como son:
 La herramienta de ayuda para la búsqueda de funciones que nos puedan

ayudar a encontrar la función que mejor se pueda adaptar a nuestras
necesidades.
 El desplegable para filtrar las funciones por diferentes categorías, ya que
existen más de trescientas funciones en la hoja de cálculo.
 El listado de funciones para seleccionar la función que vayamos a utilizar.
 El enlace de ayuda sobre la función.
Búsqueda de Desplegable
funciones de filtro
Función
seleccionada
Ayuda de la
función
Las funciones básicas (suma, promedio, contar

números, máximo, mínimo y mínimo) de la hoja de cálculo, las
podemos encontrar de manera rápida, en la ficha de inicio en
el grupo de modificar. Desde esta opción podemos hacer uso
de estas funciones, situando previamente el cursor en la
referencia de la hoja donde queramos que nos ofrezca el
resultado, y seleccionando a continuación la función que
necesitemos.
Cuando seleccionamos la función aparece un cuadro de selección con líneas

intermitentes, que nos indica el rango que se está utilizando para realizar el cálculo de
suma, si quisiéramos otro rango distinto, simplemente lo tendríamos que seleccionar
directamente con el ratón.
Página 71 de 203
Si en lugar de esta opción utilizásemos el asistente de la barra de fórmulas nos

aparecería una ventana distinta, similar a esta, en donde los diferentes cajetines que
aparecen para seleccionar datos son los argumentos de la función, que hay que tener
en cuenta que cuando vengan en negrita, el argumento es obligatorio, y cuando no
sea así se considera como opcional.
Si estamos conformes con el argumento incorporado simplemente hay que

presionar el botón Aceptar o presionar el INTRO del teclado, cualquiera de las estas
acciones confirmará el cálculo de la función, si por el contrario, los argumentos de la
función fuesen distintos, habría que pinchar en el argumento que quisiéramos
modificar, y a continuación seleccionar el rango sobre el que queremos realizar el
cálculo.
Referencias absolutas, relativas y mixtas
El concepto de referencia en la formulación de Excel tiene que ver

principalmente con la ubicación del valor en la
estructura de la hoja de cálculo, es decir, que si
queremos saber la referencia de una celda
simplemente tendremos que comprobar cuál es la
letra de la columna, y el número de la fila, la
combinación de ambas nos ofrecerá la referencia
de la celda. Así en la siguiente ilustración la celda
activa se corresponde con la referencia B3.
Página 72 de 203
Referencia Relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la

formula en otra celda, es decir se modifica la referencia en tantas filas y columnas
como nos desplacemos a copiar. Esta es la opción que ofrece Excel por defecto. Y es
la más útil inicialmente, ya que si no se produjese esta circunstancia al copiar una
fórmula siempre nos daría el mismo resultado, y no se adaptaría a las diferentes
referencias de la hoja.
Por ejemplo, en la siguiente tabla si no se modificase la referencia de la

fórmula, siempre se estaría calculando la operación de la primera fila y nos daría el
mismo resultado.
Referencia Absoluta: Cuando no nos interesa que se modifiquen las referencias de

filas y columnas si se copia la fórmula a otra celda, porque en tal caso, el cálculo
podría dar algún tipo de error o no realizar bien el cálculo de la operación, entonces las
referencias a las celdas de la fórmula se deben fijar, y esto se consigue, incorporando
el símbolo del dólar($) delante de la fila y la columna de la referencia.($A$1).
En el siguiente ejemplo, nos puede

interesar calcular la diferencia del ahorro de
cada mes, con respecto a un promedio de todo
el año, si no fijásemos la celda que tiene el
promedio, en el siguiente caso (febrero), al
valor de la celda le restaría cero, el lugar del
valor del promedio.
Para evitar este problema simplemente

tendremos que fijar la referencia F18, que se
corresponde con la celda que tiene el dato del
promedio.
Página 73 de 203
TRUCO: Para fijar la referencia F18, tenemos que incorporar el símbolo del dólar ($)
delante de letra y número, tal proceso lo podemos llevar de formar rápida pinchando
previamente en la referencia, y a
continuación presionar la tecla de
función F4 que tenemos en la fila
superior del teclado.
Referencia Mixta: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, y hacer

que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa, este uso puede ser
interesante, cuando podemos utilizar cierta fórmula para determinadas columnas o
filas, y poder mantener el mismo tipo de cálculo.
Por ejemplo, en la siguiente ilustración la referencia E8, pretende calcular

cuánto se gasta determinada empresa en coste de producción de un determinado
producto, para lo cual, habrá que multiplicar las celdas con sombreado en azul, que se
corresponden con las unidades compradas en el mes de enero (C8) por el precio de
compra (B4). El resultado que nos ofrece se corresponde con el mes de enero, pero
nos va interesar copiar la fórmula al resto de filas, que se refieren al resto de meses,
para lo cual, tendremos que fijar la referencia correspondiente al precio de compra
(B4), que va a ser común para cada uno de los meses, pero luego tenemos pensado
realizar la misma operación para calcular cuanto se ha ingresado por las ventas, cuyos
conceptos son precio de venta (C4) por las unidades vendidas (D8). En esta columna
la operación sigue siendo la misma una multiplicación, pero esta claro, que la
referencia se encuentra en diferentes columnas, con lo cual, habría que utilizar una
referencia mixta, que permitiese referencia relativa para las columnas, absoluta para
las filas, ya que los precios de compra y venta se encuentra tanto unos como otros, en
la fila cuatro.
Página 74 de 203
La referencia mixta la podemos conseguir de manera similar a la absoluta, una

vez identificada la referencia, sobre la cual la tenemos que aplicar, que en este caso,
va a ser B4 , simplemente tenemos que pulsar varias veces la tecla de función F4
para conseguir que se vaya alternando la posición del dólar ($), unas veces en la letra,
otras en el número, en ambas, e incluso, quitarla de todo.
Una vez, que se

haya incorporado la
referencia mixta, se puede
probar a copiar la fórmula
hacia la derecha, y luego
hacia abajo, para comprobar
que los cálculos los ha
realizado correctamente.
Página 75 de 203
Diferentes tipos de funciones:
Funciones básicas: Suma, Promedio, Contar números,

máximos y mínimo.
Las funciones básicas de la hoja de cálculo, y unas de las más utilizadas las
podemos encontrar fácilmente en el desplegable que se
encuentra en la ficha de inicio.
Estas funciones nos permiten sobre un rango de celdas:
 Suma: Calcular el sumatorio de sus valores.

 Promedio: Sería la media aritmética tradicional.
 Contar números: Contar cuantas celdas tienen
números.
 Máx: Nos devuelve el valor más alto.
 Mín: Nos devuelve el valor más bajo.
Para poder realizar el cálculo, simplemente

nos tendremos que situar previamente en la
celda donde queremos que nos ofrezca el
cálculo, y paso siguiente, buscar alguna de
estas opciones. Como muestra la siguiente
ilustración.
De esta manera, podemos acceder a los

cálculos más básicos sin ningún tipo de
complicación, aunque también los podemos
localizar en otras opciones de la hoja de
cálculo, que veremos a continuación.
Página 76 de 203
Funciones estadísticas.
Las funciones estadísticas nos van a permitir realizar multitud de cálculos

diversos relacionados con conceptos estadísticos descriptivos y bivariables.
Entre las funciones estadísticas de tipo descriptivo podemos encontrar los

habituales promedios, máximos y mínimos, pero además, existen otro tipo de
funciones de corte estadístico que nos pueden permitir realizar análisis más precisos
de una distribución de valores de una variable determinada, como pueda ser la
curtosis, asimetría de la distribución, adecuación de los datos a una distribución
normal, para poder describir el nivel de concentración o dispersión de los datos de la
variable.
Entre las medidas de tendencia central se encuentran el famoso promedio,

moda o mediana, mientras que para
describir el nivel de dispersión de una
variable tenemos las desviaciones estándar
o típica, que nos permite acceder a un
valor que nos informa sobre el nivel de
dispersión de los datos con respecto a la
media aritmética.
Las funciones estadísticas que nos

pueden informar sobre el nivel de
asociación entre dos variables, se
encontraría el Coeficiente de correlación de
Pearson, que nos proporciona un tipo de
información interesante para saber si dos
variables métricas o cuantitativas tienen
algún tipo de relación entre ellas, es decir, que cuando cambia una de ellas la otra se
ve afectada en mayor o menor medida.
En el siguiente
ejemplo, en donde se
registra información sobre la
antigüedad del empleado, y
su nivel de ventas,
podríamos observar
claramente que a mayor
antigüedad, mayor nivel de
ventas del vendedor. Esta
circunstancia que nos
informa sobre el nivel de
asociación entre ambas
variables, nos mostraría un
Página 77 de 203
valor próximo al valor de 1 (uno), para llamarnos la atención sobre la anterior

circunstancia, mientras que el valor 0 (cero) nos indicaría una ausencia de asociación
entre ambas variables.
Funciones matemáticas y trigonométricas.
Las funciones matemáticas y trigonométricas, posiblemente no s ean, entre las

más utilizadas en la hoja de cálculo, pero podemos encontrar siempre algunas
interesantes, para resolver diferentes tipos de problemas con los cuales nos podemos
encontrar en la hoja de cálculo, como por ejemplo, evitar o mejorar redondeos de
nuestros cálculos, eliminar decimales, o conseguir valores absolutos.
Entre las funciones más utilizadas podemos encontrar:
 Entero: Que nos permite conseguir el número entero del valor de una celda
que tenga entero y decimal, puede ser útil para evitar los redondeos de las
edades.
 Aleatorio entre: Nos permite conseguir números aleatorios entre determinados
intervalos numéricos, pero hay que tener cuidado ya que se recalculan
automáticamente cada vez que hacemos una operación.
 Abs: Nos devuelve el valor en positivo de una celda que tenga un resultado
negativo.
 Truncar: Permite evitar tener en cuenta la influencia de determinado decimal
que puede forzar el redondeo.
 Redondear.menos: Con esta función podemos conseguir que los segundos
decimales o siguientes redondeen hacia abajo, en caso, de que el anterior
llegue al valor 5.
 Redondear.mas: Permite redondear los segundos decimales y siguientes
hacia arriba, que es lo que hace el formato de manera predeterminada pero sin
ofrecerlo en la celda.
Página 78 de 203
Funciones de fecha y hora
Las funciones de fecha y hora nos proporcionan diferentes tipos de

información, como pueda ser la fecha actual del ordenador, extraer de una celda con
formato de fecha, cualquiera de sus elementos (año, mes, día), o incluso, hasta
calcular los días laborales entre dos fecha, siempre y cuando se disponga del
calendario específico de la localidad.
Entre las funciones más utilizadas podemos encontrar:
 Ahora: Esta función nos devuelve a fecha y la hora actual del ordenador.
 Hoy: Devuelve exclusivamente la fecha del ordenador, pero no así la hora.
 Año: Obtiene de una celda que tenga una fecha su año.
 Mes: Obtiene el mes.
 Día: Devuelve el día de una celda que tenga una fecha.
 Día.sem: Nos devuelve el día de la semana de una fecha pero en formato
numérico, es decir, que devuelve 1 para lunes, 2 para martes y así hasta el
domingo.
 Fecha: Puede componer los valores que inicialmente son número un nuevo
formato de tipo fecha.
 Num.de.semana: Devuelve el número de la semana de una fecha.
 Dias.lab: Calcula los días laborables entre dos fechas (no se incluyen ni los
sábados, domingos y días festivos comunes para diferentes localidades: año
nuevo, día de navidad, etc.,). Esta función requiere siempre cierta adaptación.
Página 79 de 203
La gran mayoría de esta funciones sólo piden un argumento, que este caso
suele ser la fecha de la referencia B2.
Funciones de texto
Las funciones de texto se suelen utilizar para conseguir realizar cualquier tipo
de modificación y extracción sobre contenidos de celdas que tengan un formato de
texto, por ejemplo, transformar a mayúscula el formato de los datos, obtener un
número de caracteres de dicha celda, etc.,
Entre las funciones más destacables podemos encontrar:
 IZQUIERDA: Esta función nos permite obtener una cantidad de caracteres por
la izquierda de la celda que tenga el contenido de texto.
Estructura de la función:
Texto: Se corresponde con la celda que tiene el texto del cual queremos obtener
determinada cantidad de caracteres por la izquierda.
Número de caracteres: Es un
número que establece cuantos
caracteres queremos por la
izquierda, es decir, que si
queremos los cinco primeros
caracteres por la izquierda
deberemos poner un 5.
 DERECHA: Esta función nos permite obtener una cantidad de caracteres por la
derecha de la celda que tenga el contenido de texto.
determinada cantidad de
caracteres por la izquierda.
Número de caracteres: Es
un número que establece
cuantos caracteres
queremos por la derecha, es
decir, que si queremos los
cinco últimos caracteres por
la derecha deberemos poner un 5.
Página 80 de 203
 EXTRAE: Esta función nos permite obtener una cantidad de caracteres por el
medio de una celda que tenga el contenido de texto.
determinada cantidad de caracteres por la izquierda.
Posición inicial: Se corresponde con una posición del texto desde donde
queremos obtener determinada cantidad de caracteres, teniendo en cuenta que
cada uno de los caracteres son numerados desde el principio con un 1 , es decir,
que si queremos obtener caracteres desde la posición séptima, deberemos poner
el número 7.
Número de caracteres: Es un
número que establece cuantos
caracteres queremos desde la
posición establecida en el
argumento anterior, si a partir de
esa posición queremos cinco
caracteres, tendremos que poner
un 5.
En muchas ocasiones no sabemos exactamente desde donde queremos obtener

determinados caracteres, ya que puede ser variable, dependiendo el contenido
específico de la celda, eso si, sabemos que siempre lo se sitúa a partir de determinado
caracteres, como pueda ser un espacio, un guion, etc., en esos casos, es muy útil la
siguiente función.
 HALLAR: Esta función nos

permite localizar la
posición de determinado
carácter previamente
especificado en el primero
de sus argumentos, y hay
que tener muy en cuenta
que lo que nos devuelve es
un número, que se
corresponde con la posición del carácter en una determinada cadena de texto.
Texto_buscado: Se corresponde con el carácter que estamos buscando, si es un

espacio suele ir entre comilla (“ “), pero no te preocupes las pone solo el asistente.
Dentro_del_texto: Se refiere a la celda que tiene el contenido o carácter que

buscamos.
Página 81 de 203
Número inicial (opcional):Es la posición desde donde se va a empezar a buscar el

carácter especificado en el primer argumento, es decir, que si se quiere buscar desde
el principio hay que poner un 1, o no poner nada.
 CONCATENAR: Es una función que nos permite hacer prácticamente lo

contrario de lo que
hacíamos anteriormente,
que era separar o dividir,
es función permite
encadenar o unir diferentes
contenidos de celda,
permite unir hasta 255
elementos, que son más
que suficientes.
Tiene una argumento
obligatorio y luego tantos
opcionales como necesitemos.
 LARGO: Es una función muy sencilla que nos permite contar la cantidad de
caracteres que contiene una celda, tiene un único argumento y se corresponde
con la celda de la cual queremos realizar el recuento.
 ESPACIOS: Esta función tiene una utilidad muy interesante que consiste en
eliminar los espacios que existan al principio y final de nuestra cadena de texto,
así como los duplicados en el medio de la cadena.
Las funciones que modifican el formato de la celda son muy utilizadas en la hoja de
cálculo, pero hay que tener siempre presente, que el resultado no lo ofrece nunca en
la misma referencia, sino lo ofrece en otra referencia distinta. Estas funciones son muy
sencillas de utilizar y suelen pedir la celda de la que queremos realizar la modificación.
 MAYUSC: Es una función muy sencilla que nos permite modificar en una
referencia distinta a la original, el cambio de formato a mayúsculas.
 MINUSC: Realiza la operación inversa de transformar el formato a minúsculas.
 NOMPROPIO: Es una función que permite la conversión de las primeras
iniciales de una expresión a mayúsculas, y el resto a minúsculas.
Página 82 de 203
Funciones de búsqueda y referencia
Entre las funciones de esta categoría se encuentran las más utilizadas en la

hoja de cálculo, sobre todo, para todos aquellos que trabajen habitualmente con
listados o bases de datos.
Estas funciones nos ahorran mucho trabajo en tareas tediosas para encontrar
algún dato en un listado, rellenar listados con información de otros o comparar listados
entre sí.
Entre las funciones más destacables podemos encontrar:
 BUSCAR: Esta función de las más básicas dentro de esta categoría, pero por
otro lado, de las menos usadas, ya que su aplicación es similar a la de otra de
uso más extensivo, como es BUSCARV. Este función lo que hace
principalmente es devolvernos un dato (sea de texto o número) en base a la
comparación con una columna u tabla.
Es una de las pocas funciones dentro de la hoja de cálculo que tienen dos
versiones diferentes para la misma función, que puede ser seleccionada en la
siguiente ventana:
Estructura de la primera versión

(valor_buscado;vector_de_comparación;vector_resultado):
Valor_buscado: Este argumento se corresponde con una referencia o valor que debe
comparar la función para devolvernos a continuación, un dato relacionado con este en
una columna o tabla.
Vector_de_comparación: Es un rango de datos de tipo columna o fila con el cual se

va a comparar el valor buscado, ha de ser un tipo de dato similar al anterior.
Vector_de_resultado: Se refiere a aquel dato de otra columna o fila de la que nos

interesa obtener una información, suele ser también un rango del tipo de fila o
columna.
Página 83 de 203
Estructura de la segunda versión (valor_buscado;matriz):
comparar la función para devolvernos a continuación un dato relacionado con este en
Matriz: Es un rango de datos de tipo tabla o listado, en donde la primera columna, es

el rango con el cual se va a comparar el valor buscado de nuestra función; y la
siguiente, la columna que contiene el tipo de información de la cual queremos obtener
el dato.
NOTA IMPORTANTE: Este tipo de funciones tiene dos condicionamientos importantes

a tener en cuenta:
1. Que las tablas o listados donde vaya a buscar el dato que nos interesa no
puede tener más de dos columnas, y siempre se compara el valor buscado con
la primera columna.
2. Para ofrecer aproximaciones del valor buscado con el vector de comparación,

va a ser posible, siempre que, se encuentre ordenada la tabla de manera
ascendente o de menor a mayor.
Un ejemplo típico de función de búsqueda lo

constituye la necesidad de buscar en unas tarifas el
precio de un producto en base a su media, esta
función nos ahorraría trabajo, en esta tarea tediosa,
para búsquedas basadas en listados extensos.
 BUSCARV: Posiblemente una de las funciones más utilizadas en la hoja de

cálculo, ya que os ofrece muchas utilidades en su aplicación (buscar un dato
en un listado, rellenar la información de un listado con la de otro y el comparar
diferentes listados). Al igual que la función anterior nos devuelve un dato (sea
de texto o número) en base a la comparación con la primera columna de una
tabla o listado.
Subrayo la circunstancia de comparación con la primera columna del listado o

matriz, ya que si nuestros datos no tuvieran esta estructura habrá que modificar
la estructura de la misma para conseguir obtener el dato deseado en la matriz
o listado.
Página 84 de 203
comparar la función para devolvernos a continuación un dato relacionado con este en
Matriz_buscar_en: Es un rango de datos de tipo listado o base de datos donde se

encuentra en la primera columna el dato con el cual tiene que comparar el
valor_buscado, así como la columna de la cual nos interesa el dato que queremos
recuperar.
Indicador_columnas: Se trata de un número que identifica la columna que nos

interesa, en esta función la primera columna se identifica con el 1, y el resto
secuencialmente hasta n.
Ordenado (opcional): Es el tipo de coincidencia entre el valor buscado de nuestra

función, y la primera columna de la matriz, cuando buscamos coincidencias exactas
debemos poner FALSO, y cuando nos interesan aproximaciones hay que incorporar
VERDADERO, de manera predeterminada la función entiende VERDADERO
Ejemplo de rellenar un listado con información de otro, esta operación suele ser
muy habitual con el trabajo normal de bases de datos, y para este caso, BUSCARV
nos ofrece un resultado totalmente satisfactorio.
Página 85 de 203
 INDICE: Posiblemente una de las funciones menos conocidas de la hoja de

cálculo pero con mayores potenciales dentro de las funciones de búsqueda.
Con esta función podemos conseguir los mismos resultados que con la función
BuscarV o ConsultaV pero con menor cantidad de restricciones, es decir, que
nos puede devolver un dato (sea de texto o número) en base, no de una
comparación, sino de una coordenadas de la tabla o listado, del tipo un número
de fila y de columna. Así la fila 1 y columna 1 sería lo más parecido a la
referencia A1 de la misma hoja de cálculo.
Matriz: Es un rango de celdas donde se encuentra el dato que queremos recuperar.
Núm_fila: Este argumento se refiere a la posición del dato de la fila en número (1..n)
que nos proporcionará la coordenada de la matriz que queremos recuperar.
Núm_columna: Este argumento se refiere a la posición del dato de la columna en

número (1..n) ,que nos proporcionará la coordenada de la matriz que queremos
recuperar.
Una ejemplo de utilidad de esta función viene dado por la necesidad de obtener
un dato de una tabla, que registra ventas de productos a lo largo del año, y la
estructura de la tabla tiene tanto títulos de fila como de columna. En tal circunstancia,
BuscarV no nos serviría, ya que esta función está preparada sólo para buscar datos en
tablas estructuradas en columnas.
El ejemplo sería similar al siguiente:
Página 86 de 203
En esta tabla podríamos estar interesados por ejemplo en recuperar las ventas
de un producto en un mes determinado, para lo cual necesitamos tanto saber de qué
mes de trata (coordenada de fila), como así también, el producto que queremos
(coordenada de columna).
Si por ejemplo quisiéramos saber cuántas cámaras se han vendido en el mes

de enero, el diseño de la función sería como la siguiente:
El resultado devuelto es 1771, como puedes comprobar en la ilustración

anterior, este dato es correcto. Pero claro esto es útil para un único producto. Sin
embargo, lo más normal será que queramos modificar los datos de nuestra consulta
con mayor frecuencia, y el dato de 1 y 2 habría que cambiarlo constantemente,
además de estar buscando las posiciones de las coordenadas que necesitamos.
Para mejorar tal circunstancia se hace necesario combinar con esta función
otra diferente de la misma categoría, que se va a encargar de proporcionarnos de
manera inmediata las coordenadas tanto de los meses, así como de los productos que
queramos consultar. Dicha función se llama COINCIDIR, y la veremos a continuación.
 COINCIDIR: Es otra función poco conocida de la hoja de cálculo que nos

proporciona muchas ventajas junto a la función INDICE q ue hemos vista
anteriormente. Ya que es capaz de devolvernos la posición de un texto o
número en un vector o rango de celdas en formato numérico, es decir, del 1 al
n, justo lo que viene bien para los argumentos de Núm_fila y de Núm_columna
de función anterior.
Página 87 de 203
comparar la función para devolvernos a continuación la posición que tiene dicho dato
en un rango de celdas.
Matriz_buscada: Es un rango de celdas donde se puede encontrar el dato del que

queremos saber qué posición ocupa (orden o coordenada en dicho rango).
Tipo_de_coincidencia: Puede ser el número -1, 0 o 1. El argumento

tipo_de_coincidencia especifica cómo Excel hace coincidir el valor_buscado con los
valores de matriz_buscada, es parecido al argumento de Ordenado de BuscarV. El
valor predeterminado de este argumento es 1.
 El valor 1 significa encuentra el mayor valor que es menor o igual que el

valor_buscado y nos devuelve tal posición.
 El valor 0 significa una búsqueda exacta del valor_buscado con la matriz
devolviendo una posición exacta.
 Y el valor -1 significa que encuentra el menor valor que es mayor o igual que el
valor_buscado y nos devuelve tal posición
NOTA: De todos modos, en la mayoría de las aplicaciones de esta función combinada

con BuscarV o la función INDICE, la opción de búsqueda exacta, es decir, el valor 0
suele ser la más habitual.
Así por ejemplo, si queremos saber la posición de que ocupa un mes en el

rango correspondiente de los meses de la tabla anterior la función estaría diseñada de
esta manera:
Página 88 de 203
En la ilustración anterior, puedes comprobar que el mes de enero ocupa la

posición 1 en el rango que tiene los títulos de filas con los correspondientes meses.
Para el caso de los productos sería similar, simplemente variando los argumentos
Valor_buscado con un producto determinado, y la Matriz_buscada con el rango
correspondiente.
NOTA: Esta función es la más adecuada para combinar con la función INDICE para
conseguir que nos pueda devolver las posiciones de textos concretos en un rango
determinado.
Página 89 de 203
Funciones lógicas o de decisión
La función lógica es también una de las funciones más utilizadas en la hoja de

cálculo, ya que es capaz de tomar decisiones basadas en criterios claros (fáciles de
interpretar). Y de esta manera, puede realizar diferentes cálculos o mostrar diferentes
mensajes en la misma celda. Combinación de esta función con ella misma y otras,
ofrece una de las mayores potencialidades de la hoja de cálculo para la
automatización de cálculos.
La función lógica por excelencia se denomina SI:
 SI: Esta función tiene la potencialidad de ofrecer dos posibilidades distintas

basadas en un criterio claro. Por ejemplo, cuando lanzamos una moneda al
aire se produce una circunstancia similar, ya que, o bien puede salir cara o cruz
(criterio claro), si previamente a su lanzamiento establecemos dos
posibilidades distintas, SI sale cara tomo una decisión, y SI sale cruz, otra
distinta; estas vendría a ser las dos posibilidades con las que nos podemos
encontrar. El salir cara o cruz sería las condiciones de la función.
Prueba_lógica: Este argumento establece la condición de la función lógica con una

estructura del tipo referencia de celda mayor, menor, igual o mayor, etc., a un valor
concreto, como por ejemplo, A5>=1000.
Valor_si_verdadero: Es la posibilidad que ofrecerá en el caso de que SI se cumpla la

condición, y puede ser un texto, un fórmula u otra función.
Valor_si_falso: Es la posibilidad que ofrecerá en el caso de que NO se cumpla la

condición, y puede ser un texto, un fórmula u otra función.
Un ejemplo típico lo constituye una posible función que sea capaz de aplicar un
descuento del 5%, en el caso, de que el cliente se gaste más de una determinada
cantidad, por ejemplo 1.000 €, y en los casos contrarios, que no lleguen a gastarse
esta cantidad, no se aplicaría ningún descuento.
Página 90 de 203
NOTA: Este tipo de funciones se pueden complicar más desde el momento en que te
interesen más de dos posibilidades, para el caso anterior, mayores posibilidades de
descuento.
En tal caso, habría que recurrir al concepto de anidar funciones lógicas, es

decir, incorporar una nueva función lógica en otro argumento, para aumentar en
número de posibilidades.
El procedimiento es realmente sencillo pero hay que estar al tanto de una serie de
detalles previos:
1. Saber previamente cuantas posibilidades necesitas, como es natural.

2. Seguir el proceso de anidación de condiciones de manera ordenada de menor
a mayor, o a la inversa.
Así en el ejemplo anterior, si necesitase cuatro posibilidades con las siguientes

condiciones:
CRITERIO DESCUENTO
<1.000 € 0%
Entre 1.000 y 2.000 € 5%
Entre 2.001 y 3.000 € 10 %
Más de 3.001 € 15 %
Página 91 de 203
El proceso es repetitivo para más posibilidades si las necesitases, pero debes

saber, que no se pueden anidar más de nueve SI consecutivos en la misma función.
Los pasos a seguir son:
1. Crear la primera función lógica con el primer criterio en este caso, para las
compras inferiores a 1.000€.
2. Situar el cursor en el argumento de FALSO de la función, y buscar el

desplegable de funciones que se encuentra a la izquierda del botón de fx, y
pulsar sobre la función SI
3. En el momento de pulsar
sobre la opción anterior te va a aparecer una nueva ventana del asistente para
incorporar el siguiente criterio. Para evitar incorporar intervalos en las
condiciones resulta muy eficaz, el seguir una secuencia ordenada en la
incorporación de los criterios, como en el caso anterior, incluimos la condición
de compras inferiores a 1.000€, ahora nos tocaría el siguiente intervalo, que
sería compras inferiores a 2.000€, que como ya se han evaluado las compras
inferiores a 1.000 € anteriores, ahora .establece el criterio entre 1.000 y 2.000
€.
Página 92 de 203
4. La opción de falso no requiere de más condiciones, ya que si no se aplica

ninguno de los criterios anteriores, será entonces del 15%.
NOTA: El último criterio por descarte no se suele evaluar, si han sido claramente
especificados los anteriores, y no hay problemas de solapamiento entre ellos.
Así, el ejemplo anterior quedaría de la siguiente manera:
 CONTAR.SI: Es una función que combina las posibilidades del recuento, con la
posibilidad de contar no todos los datos de un rango, sino aquellos que
cumplan determinado criterio o tengan determinado valor. Es la función típica
que se utiliza para los recuentos de frecuencias de un listado.
Rango: Se corresponde con el rango de datos donde se encuentra el posible valor que
nos interesa contar.
Criterio: Es la referencia a una celda que tenga el valor que nos interesa contar, o el
valor en sí.
Por ejemplo, nos puede interesar contar de un rango de datos todos aquellos
que se corresponden el valor de un nombre concreto.
Página 93 de 203
 CONTAR.SI.CONJUNTO: Es una función similar a la anterior, con la

posibilidad de contar los datos de un rango determinado no en base a un único
criterio, sino, por varios.
Rango_criterios1: Se corresponde con el rango de datos donde se encuentra el

posible valor que nos interesa contar.
Criterio1: Es la referencia a una celda que tenga el valor que nos interesa contar, o el
valor literal en sí.
Si necesitamos más criterios para el recuento simplemente, habrá que pinchar

en Criterio1, e inmediatamente comprobaremos que aparecerá un nuevo cajetín para
poder incorporar el siguiente Rango_criterios2, y su correspondiente Criterior2.
Por ejemplo, nos puede interesar contar de un rango de datos todos aquellos
que se corresponden el valor de un vendedor concreto y de un mes en particular.
Los argumentos incorporados en la función están relacionados con rangos de

la tabla de va a reflejar el recuento, y demás determinados rangos del listado o base
de datos de referencia.
Página 94 de 203
Los criterios de cada rango de datos se corresponden con los rótulos de los
títulos de fila y de columna de la tabla de recuento.
Página 95 de 203
Funciones de bases de datos
Las funciones de bases de datos nos van a permitir hacer cálculos estadísticos
sobre una parte de los datos de un listado, por ejemplo, poder calcular la edad media
de los clientes de determinada Ciudad, o las ventas promedio de una región en
concreto, por ejemplo, la zona centro.
Base_de_datos: Se corresponde con el rango de datos donde se encuentra el posible

valor que nos interesa contar.
Nombre_de_campo: Es el rótulo de la columna de la cuál queremos realizar el

cálculo, también vale la posición de dicha columna, es decir, un número.
Criterios: Se corresponde con el rango de celdas que tienen las condiciones o criterios
de selección específicos.
Por ejemplo, de la siguiente base de datos nos puede interesar realizar

determinados cálculos sobre una parte del listado, y no sobre su totalidad, para lo cual
podemos hacer uso de este tipo de funciones, en este caso, saber cuántos registros
se corresponden con los criterios de pedidos pagados al contado de la zona centro.
Página 96 de 203
Para poder hacer este cálculo debemos situarnos en cualquier zona de la hoja
y proporcionarle los siguientes argumentos:
Entre los diferentes tipos de funciones de bases de datos se encuentran funciones

de:
 BDCONTAR: Para contar los registros con números en el rango del argumento
nombre_de_campo, en base a los criterios incorporados.
 BDCONTARA: Para contar los registros con datos en el rango del argumento
 BDPROMEDIO: Para calcular el promedio de los registros en el rango del
argumento nombre_de_campo, en base a los criterios incorporados.
 BDMAX: Para calcular el valor máximo de los registros en el rango del
argumento nombre_de_campo, en base a los criterios incorporados.
 BDMIN: Para calcular el promedio de los registros en el rango del argumento
Página 97 de 203
LECCIÓN 6. HERRAMIENTAS DE ANÁLISIS DE DATOS
Las herramientas de análisis de datos nos van a permitir aplicar ciertas

modificaciones en los valores nuestras tablas para poder ajustar el resultado de las
mismas a un determinado valor deseado, en este sentido, disponemos de las
siguientes herramientas con sus diferentes posibilidades:
 Buscar objetivo
 Tablas de hipótesis
 Escenarios
 Solver
Buscar objetivo
Esta herramienta es de fácil manejo, y con su aplicación podemos conseguir

forzar el resultado de una fórmula o función a un valor deseado, modificando
previamente de manera automática uno sólo de sus operandos. En este ejemplo,
tenemos un supuesto de ingresos por las ventas de determinado producto, y nos
puede interesar saber cuánto más vender, o qué precio poner, para ajustar el
resultado de la fórmula a un objetivo previamente planteado, para esto Buscar
objetivo, es la mejor opción.
Para poder utilizar la herramienta es

aconsejable seguir una serie de paso, como
pueda ser localizar primero la celda objetivo
que se quiere modificar, que en este caso, se
corresponde con la celda que refleja el total
de las venas a la fecha (D7). La herramienta
la podemos encontrar en la pestaña de
Datos, en la sección de Análisis Y Si…
Página 98 de 203
Una vez seleccionada la opción nos aparecerá una ventana similar en la

siguiente en la cual podremos especificar tanto el valor de la celda objetivo, como la
celda que deseamos cambiar para conseguir dicho objetivo.
Escenarios
Esta herramienta es otra de las posibilidades que nos ofrece el análisis de

datos de la hoja de cálculo, orientada a generar diferentes posibilidades en alguno de
los rangos de nuestras tablas para comprobar que sucedería en el resto de celdas si
cambiamos esta zona de la hoja de cálculo. Por ejemplo, en una tabla que registre las
ventas y precios de los productos, podríamos comprobar como afectarían los
diferentes supuestos o “escenarios” en las ventas globales de los productos.
Página 99 de 203
NOTA IMPORTANTE: Los supuestos planteados no tienen que estar reflejados dentro
de la hoja de cálculo, ya que dichos supuestos se grabarán en la propia aplicación
Office. Simplemente, en el ejemplo, a título informativo o pedagógico están transcritos
en la misma para facilitar el entendimiento de la herramienta.
La herramienta la podemos encontrar al igual

que buscar objetivo, en la opción de Análisis Y si…
Cuando hayamos seleccionado la opción

aparecerá la siguiente ventana para administrar los
diferentes escenarios:
El botón de agregar nos permitirá

establecer las zonas cambiantes de
nuestra hoja así como los valores
asociados a diferentes escenarios, en
este caso, son supuestos REALISTAS,
PESISMISTA U OPTIMISTAS del nivel
de ventas de los diferentes productos.
El nombre del escenario y las celdas cambiantes que este caso se

corresponderían con el sombreado de las ventas sería en la siguiente ventana:
Página 100 de 203

Mientras que los valores asociados a cada escenario se realizan en la

siguiente ventana, una vez, pulsado el botón de Aceptar, en donde deben ser
incorporados de manera manual.
Una vez incorporados los datos en

las diferentes opciones el botón de Agregar
nos trasladará de nuevo a la ventada de
valores del escenario para poder añadir
nuevos escenarios al administrador.
Desde la ventana de Administrador

de escenarios, también podemos agregar
nuevos escenarios con el botón del mismo
nombre, o bien, mostrar los datos en la
propia hoja de cálculo con la opción Mostrar
de la ventana.
El botón Resumen nos va a generar una

nueva hoja con la presentación de los
diferentes escenarios en una misma hoja
con la celda resumen de las diferentes
posibilidades, en este caso, el total de
ventas de todos los productos (E6).
Página 101 de 203

El resultado de la hoja de resumen de los diferentes escenarios es algo

parecido a una hoja similar a la siguiente:
Tablas
Con la herramienta de tablas podemos conseguir reflejar en la propia hoja de

cálculo los diferentes resultados de una fórmula o función que puede contemplar
diferentes posibilidades si cambiamos una de sus celdas. El caso más práctico lo
constituye los diferentes pagos que tendríamos que realizar ante la solicitud de un
crédito que experimenta las variaciones de los intereses en el tiempo.
Para poder utilizar esta herramienta, lo primero es diseñar en la propia hoja de

cálculo, la tabla que va a mostrar las diferentes variaciones de pago. Una vez que está
diseñada, en la cabecera de la misma, en este caso, la celda E4, hay que vincular el
resultado de la función con esta celda, para lo cual simplemente incorporaremos un
igual en la celda (=), y a continuación pincharemos en la celda que tiene el resultado
de la función (B7).
Página 102 de 203

Cuando tengamos la estructura de la tabla y

vinculada la celda con el resultado de la función
acudiremos a la opción de Análisis Y si…, y
seleccionaremos la opción de Tablas de datos.
En el momento posterior de su selección nos

aparecerá una ventana con dos posibilidades para
seleccionar una única celda de aquellas que forman parte de los argumentos de
nuestra función de pago. En este caso, las diferentes posibilidades de las TASAS las
tenemos distribuidas en la misma columna, por lo cual, debemos de pinchar el cuadro
de formulario de Celda de entrada (columna) en la referencia B5 que se corresponde
con la TASA de la función.
Solver
Esta herramienta es muy similar a Buscar objetivo, y se caracteriza por ser una
de las herramientas más potentes de la hoja de cálculo, para poder modificar no sólo
una celda que forme parte de una fórmula o función, sino varias hasta un límite de 200
celdas. En el siguiente ejemplo, tenemos un supuesto de ingresos por las ventas de
varios productos, y nos puede interesar saber cuánto más vender, o qué precio poner,
para cada uno de los diferentes productos para ajustar el resultado de la fórmula a un
objetivo previamente establecido, que se realiza en la propia herramienta.
Página 103 de 203

NOTA IMPORTANTE:
Esta herramienta no suele estar activada de

manera predeterminada en Office, por lo cual,
es necesario instalarla desde la opción de
complementos que podemos encontrar en las
Opciones de Excel que se encuentra en el
botón Archivo del Backstage.
Una vez seleccionada la

opción deberemos de situarnos en
la sección de Complementos de las
Opciones de Excel, para luego
acudir al botón de Ir… que nos
permitirá instalar la utilidad desde la
aplicación.
Pulsada la opción de Ir…

accederemos a una nueva ventana
desde la que ya si podremos
instalar la herramienta Solver
marcando la casilla que permite su
instalación de manera inmediata,
cuando la opción esté marcada.
Simplemente habrá que Aceptar
en la siguiente ventana, que
luego encontremos activada la
opción, en el grupo de Análisis
de la ficha de Datos,.
Página 104 de 203

Una vez instalada el manejo de la herramienta es muy similar a buscar objetivo

pero, en este caso, con una mayor complejidad de opciones. Buscaremos el nuevo
botón incorporado en el grupo Análisis de la ficha Datos para poder acceder a la
ventana de la propia herramienta con bastantes más opciones que la de Buscar
objetivo.
De las posibilidades que tiene esta herramienta las más interesantes son las
siguientes:
Celda objetivo: Viene dada por aquella celda de una fórmula o

función que queremos forzar a un resultado determinado u
objetivo, para nuestro ejemplo, dicha celda será la referencia E6.
Valor de la celda objetivo: Es el valor que queremos alcanzar al

modificar el resto de celdas que vamos a permitir su variación
para nuestro ejemplo podría ser un valor superior al reflejado
actualmente, por ejemplo, 70.000 €.
Cambiando las celdas: Se refiere a ese conjunto de celdas que

vamos a permitir a la herramienta que modifique para conseguir
el valor previamente planteado.
Sujeto a las siguientes restricciones: Este argumento es de los más importantes

para que la herramienta pueda tener una funcionalidad aceptable, y que si no
especificamos ningún tipo de restricción, dejaríamos a la herramienta la total libertad
para conseguir el objetivo propuesto, y posiblemente existan muchísimas
posibilidades, pero a lo mejor solamente nos resultan útiles unas pocas.
Página 105 de 203

En nuestro ejemplo, intentaremos introducir las siguientes restricciones a las posibles

modificaciones realizadas por la herramienta.
1) Que las unidades producidas para el Producto A no sean más de 300

unidades
2) Al menos 500 unidades del Producto B
3) Y que los precios de cada uno de los productos no sea superior a 60,00 €
Dichas restricciones las incorporaremos en la herramienta con la opción de Agregar,

utilizando una ventana de apoyo para la selección de los datos de la tabla.
Opciones: Esta opción de la herramienta tiene todas aquellas variables que se

pueden modificar para conseguir diferentes resultados en relación con las restricciones
previamente planteadas. El significado de algunas de ellas se detalla a continuación:
 Tiempo: Especifica la cantidad de tiempo máximo (en segundos) que desea

que Solver pase solucionando un problema. Si Solver notifica que ha
sobrepasado el límite de tiempo, puedes aumentar la cantidad de tiempo que
pasa buscando una solución.
 Iteraciones: Es el número máximo de intentos de soluciones que quieres que

haga Solver.
 Precisión: Específica cómo de cerca tienen que estar la referencia celda y las
fórmulas de restricción para cumplir con una restricción. Excel puede que
resuelva un problema más rápidamente si especifica menos precisión.
 Tolerancia: Designa el porcentaje máximo de error permitido para soluciones

enteras (relevante solamente si se utiliza una restricción con números enteros).
Página 106 de 203

 Convergencia: Es un número entre 0 y 1 que especifica el cambio para

permitir que Solver se detenga. Este valor sólo se aplica a problemas no
lineales.
 Utilizar escala automática: Esta opción se utiliza cuando el problema

involucra diferencias grandes en magnitud. Por ejemplo, cuando se intenta
maximizar un porcentaje variando celdas que son muy grandes.
 Mostrar resultados de iteraciones: Se ordena a Solver parar y mostrar los

resultados después de cada iteración.
 Cargar/Guardar: Pulsa esta botón para hacer que Excel muestre un cuadro de
diálogo Guardar modelo, en el que se especifica un rango que contiene el
modelo que se quiere cargar.
 Guardar modelo: Pulse este botón para hacer que Excel muestre el cuadro de
diálogo Guardar modelo, en el que se especifica un rango donde Excel debe
guardar los parámetros de modelos.
Página 107 de 203

Resolver: Es el último botón a utilizar para iniciar el proceso de búsquedas de

soluciones por parte de la herramienta, en cuanto, lo pulsemos encontremos una
nueva ventana en la cual nos informará
sobre si ha sido posible encontrar una
solución ante las restricciones
planteadas, porque puede ocurrir que no
encuentre una solución posible ante
nuestras restricciones.
Página 108 de 203

LECCIÓN 7. FILTROS, TABLAS, TEXTO EN COLUMNAS,

ORDENAR Y SUBTOTALES.
Filtros
La operación de filtrar los datos de un listado cumple la función de poder
consultar parte de la información de una base de datos más extensa, es decir, no tener
que visualizar toda la información, sino sólo una parte basada en un criterio. Por
ejemplo, ver los clientes de una ciudad determinada, con una categoría determinada,
etc.,
Este proceso es muy sencillo haciendo uso de los filtros básicos, que podemos
encontrar en la ficha de datos, una vez pulsado el botón de Filtro, podremos
comprobar que han aparecido en la cabecera del listado unos desplegables que nos
van a permitir mostrar los datos en base a determinados criterios, así como ordenar el
listado de forma ascendente o descendente.
Cuando pulsemos alguno de los siguientes desplegables nos aparecerá una serie de
opciones similares a las siguientes, desde donde podremos filtrar u ordenar por un
valor determinado, y hasta, por el color de la celda.
La primeras opciones son las encargadas de ordenar

de menor a mayor, o la inversa. Mientras que la
sección posterior nos van a permitir, no visualizar toda
la información del listado, sino una parte de éste,
basada en la aplicación de un criterio, que, en este
caso, por ejemplo, se trata de los clientes que tienen
como cargo el valor de Propietario.
Página 109 de 203

Existe una variante de los filtros

básicos, que se llama Filtros
avanzadas, que tiene una utilidad
mayor, que el filtrar los datos en el
mismo lugar en el que se encuentra el
listado. Esta variante de los filtros nos va
a permitir copiar los datos que nos
interesen, o cumplan el criterio establecido, a un lugar diferente de la hoja.
El procedimiento para poder conseguir este resultado para copiar determinados

registros o filas, en una ubicación distinta, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Reservar una zona de la hoja para reflejar los criterios por los cuales se va a
filtrar.
2. Pinchar en el listado o base de datos.
3. Buscar el menú donde se encuentra la opción de
filtros avanzados, que se encuentra en la ficha de
datos.
4. Elegir la opción de Copiar en el menú.
5. Comprobar que el Rango de la lista ha sido bien
seleccionado.
6. Seleccionar el Rango de criterios donde los hemos
ubicado, en este caso, sería el rango H1:H2.
7. En Copiar a: seleccionar una celda para que se
copie la información en dicha ubicación.
8. Pulsar Aceptar para confirmar.
Cuando aceptemos la acción, el resultado será un

listado con aquellas filas o registros correspondientes
a los Propietarios en la columna Cargo del contacto.
Los criterios para copiar registros se pueden

complicar todo lo que queremos, simplemente hay
que tener en cuenta que cada fila constituye un
Página 110 de 203

criterio independiente, y se pueden utilizar tantas columnas como necesitemos para

incorporar más condiciones.
Registros sin duplicados
El filtro avanzado tiene una opción interesante

que nos permite copiar o mostrar los valores no
duplicados de un listado. Esta opción es de fácil
aplicación ya que sólo requiere en su aplicación la
activación de una de sus opciones que se llama Sólo
registros únicos.
Con las opciones de la siguiente ilustración nos

mostraría en el mismo lugar de origen el listado sin
duplicados, si lo que nos interesase fuera copiar
dichos registros a una nueva ubicación de la misma
hoja, simplemente habría que haber marcado la opción de Copiar a otro lugar.
NOTA: De todos modos, si lo que te interesa es eliminar los valores duplicados de un

listado, es mucho más rápido y eficaz
utilizar la opción Quitar duplicados del
grupo Herramientas de datos que
podemos encontrar en la ficha de
Datos.
En el momento de pulsar
dicha opción aparecerá un
cuadro de diálogo que
simplemente nos solicitará
que marquemos cuáles
son las columnas que
vamos a utilizar para
considerar, que tipo de
información es fiable para
identificar un registro o
fila.
Página 111 de 203

Tablas
La herramienta de tablas de Excel es una especie de combinación de otras

utilidades, que ya dispone la hoja de cálculo, como puedan ser los filtros básicos y las
funciones de base de datos, para conseguir un efecto combinado.
La utilidad de esta herramienta está en la posibilidad de realizar
cálculos sobre los datos filtrados del listado, y los cálculos
ofrecidos se refieren únicamente a los datos visibles o mostrados
tras la aplicación del filtro.
Esta la herramienta la podemos encontrar en la ficha

Insertar, al pincharla nos mostrará un mensaje de confirmación de
selección de los datos, y encabezados de los campos, de este
tipo:
Una vez confirmado se incorporarán en el listado los botones típicos de

filtrados de registros en base a una o varias condiciones, y podremos hacer uso de
ellos para filtrar la información del listado.
Página 112 de 203

Cuando filtremos por cualquier criterio, en este caso, puede ser que nos
muestres todos los registros de clientes que pudieran ser de España, y a continuación
podríamos marcar la opción de Fila de totales para poder realizar sólo cálculos sobre
los datos visibles.
En el momento de marcar la opción anterior, se habrá incorporado una nueva

fila debajo del listado para poder seleccionar cualquier tipo de función para recontar
los registros, o bien, calcular el promedio, máximo o mínimos de los datos
seleccionados, o bien, acceder al resto de funciones de la hoja de cálculo.
Página 113 de 203

Para desactivar esta herramientas deberemos de acudir a la opción de

Convertir rango que podemos encontrar en el la opción Tabla del menú contextual
del botón derecho del ratón sobre la misma.
Texto en columnas.
Al lado de la opción del apartado anterior, se encuentra también una

herramienta muy útil de la hoja de cálculo, como es el Texto en columnas, que
permite separar la información de una celda, en base a un carácter de referencia como
pueda ser un espacio en blanco, un guión, punto y coma, etc.,
La herramienta es muy fácil de utilizar simplemente hay que seleccionar

previamente el rango completo que tenga todos los datos que queremos separar, y
acudir a esta opción. En el momento de pulsarlo, aparecerá un asistente que nos
ayudará en el proceso de separación del texto.
El asistente inicialmente ofrece dos posibilidades para la separación del texto de

una celda:
 Delimitados
 De ancho fijo
Para la separación de un listado en el cual nombre y apellidos se encuentran en la

misma celda y lo que buscamos es separarlo en celdas distintas, la mejor opción es la
primera de Delimitados , ya que esta opción nos va a permitir separar los datos
basados en el espacio en blanco como carácter de referencia.
Página 114 de 203

En el último paso del asistente, nos solicitará la ubicación donde queremos

separar el texto, y habría que especificar una nueva referencia, ya que si no
especificamos nada, por defecto empezará la separación desde la celda de origen,
con lo cual perderemos la información original.
IMPORTANTE: Con esta herramienta hay que tener especial cuidado si tenemos más
información en la parte de la derecha desde donde empezamos a separar los datos,
ya que en el proceso de separación puede ocurrir que necesiten más columnas de las
previstas, y en tal caso, si necesita más columnas, y hay información nos borrará
todos los datos de esa columna.
En este caso concreto, la opción de Finalizar conseguirá separar el nombre y

apellido del listado, en la referencia A2, con lo cual se perderán los datos originales
donde aparecía el nombre y apellido en la misma celda, tal y como podemos ver en la
siguiente ilustración:
Página 115 de 203

Subtotales y agrupar
La herramienta de subtotales nos va a permitir realizar diferentes tipos de

cálculos (sumar, contar, promedio, etc.,) sobre grupos de datos, siempre y cuando, sus
valores estén repetidos. El resultado de esta herramienta, es equivalente a aplicar una
función de contar.si, o sumar.si, pero de una manera más rápida y cómoda.
Vamos a probar con un ejemplo de un listado que registra las ventas de

diferentes productos (cables, impresoras, monitores, etc,) por diferentes delegaciones
(Madrid, Barcelona, Bilbao, etc.,) y en diferentes meses (Enero, Febrero y Marzo). Tal
y como muestra la siguiente ilustración:
Esta herramienta nos va a facilitar el cálculo, por grupos con valores similares,
como es el caso, de la columna de productos. Para conseguir poder utilizar esta
herramienta a seguir los siguientes pasos:
1. Ordenar el listado por la columna que queramos calcular los subtotales, en este
caso, por la columna productos.
2. Colocar el cursor en cualquier referencia del
listado y acudir a la ficha de Datos y a la
opción Subtotal que se encuentra en el grupo
de Esquema.
3. Aparecerá en el momento que pulsemos la
opción una ventana que nos permitirá aplicar nuestro subtotal sobre la columna
que nos interese, y seleccionar el cálculo que queramos.
Página 116 de 203

Este nuevo menú nos ofrecerá una serie de

opciones, entre las que se encuentra la posibilidad
de elegir la columna que se va a utilizar, como base
para el cálculo (conceptos similares que va a sumar,
calcular el promedio, etc.,), que viene dado por el
primer desplegable.
Una vez seleccionada la columna habrá que

elegir el tipo de cálculo que queremos realizar que
eso lo podemos establecer en el siguiente
desplegable.
Y por último, hay que proporcionar a la

herramienta, la columna sobre la cual se va a
realizar el cálculo, que en este caso, va a ser el
trimestre, para que nos sume las ventas por trimestre de cada uno de los conceptos.
El resultado que nos va a ofrecer al aceptar las opciones será igual que este,
incorporando de manera automática líneas nuevas con el cálculo solicitado:
Página 117 de 203

Estas nuevas líneas contienen el cálculo de la suma de los mismos conceptos,

además del total general de toda la tabla. Estos subtotales los podemos controlar
haciendo uso de unos botones con unos números del 1 al 4,
que han aparecido en el margen izquierdo de la hoja de
cálculo.
Si pulsamos el 1 nos mostrará el total general, si pulsamos el 2 nos ofrecerá los

subtotales que le hemos indicado que calcule y el 3 muestra todo de nuevo.
Quitar los subtotales es muy fácil, y simplemente habrá que volver a pinchar en la
zona de los subtotales, y volver a localizar el menú de antes que se encuentra en la
ficha de datos y grupo de esquema, y cuando aparezca elegir el botón de Quitar
todos.
TRUCO: Si queremos acumular más cálculos en la

misma ventana, habría que volver a entrar de
nuevo en la misma ventana, y simplemente
desmarcar la opción de Reemplazar subtotales
actuales, ya que si no perderíamos los anteriores.
En algunos casos, nos puede interesar

ocultar una serie de columnas y poder mostrarlas
de nuevo de una manera cómoda, ya que no tiene
ningún tipo de cálculo, como es en el caso anterior,
con los datos de los meses, para conseguirlo
utilizaremos la opción de Agrupar que se
encuentra en el grupo de Esquema, previa
selección de todas aquellas columnas que queramos
ocultar.
Página 118 de 203

Para poder acumular subtotales en la misma vista se deben previamente

ordenar aquellas columnas por las cuales tenemos pensado crear los subtotales
anidados. En el siguiente ejemplo, podemos observar una columna de productos y otra
de delegación, por las cuales se pueden calcular algún tipo de subtotal para los
valores repetidos de ambas columnas.
Una vez ordenadas ambas columnas simplemente tendremos que localizar la

opción de Subtotal que se encuentra en la ficha
de Datos, y una vez pulsada, marcar las
siguientes opciones, y demarcar a su vez,
Reemplazar los subtotales actuales, para a
continuación volver a acudir a la misma opción,
pero esta vez, cambiar la opción del desplegable
Para cada cambio en: y elegir DELEGACIÓN.
Página 119 de 203

LECCIÓN 8. IMPORTAR Y EXPORTAR DATOS
Importar y exportar datos en Excel.

En muchas ocasiones puede ocurrir que tengamos que utilizar datos
procedentes de otras aplicaciones para lo cual podremos utilizar principalmente dos
posibilidades:
- Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, utilizar las opciones de copiar

y pegar para trasladar los datos de la aplicación a Excel.
- Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del
formato Excel.
La primera opción es la más directa y rápida, pero tiene el inconveniente de no

tener que devolvernos los datos con el formato o disposición que nos pueda interesar.
La segunda opción es más lenta, pero permite en cierta medida resolver los
problemas de compatibilidad haciendo uso de diferentes opciones a través de un
asistente de importación.
El problema fundamental con la importación de datos externos de otras

aplicaciones, tiene que ver principalmente con el formato de los propios archivos, ya
que cada aplicación genera un archivo con un formato propio, por ejemplo Excel
genera un archivo .xlsx, lo cual supone no sólo guardar los datos que hemos
introducido, sino que los guarda con un formato especial que permite diferenciar donde
se encuentran las fórmulas y funciones, del resto de elementos que puedan formar
más bien parte de la estética.
Los fallos más habituales con los cuales nos podemos encontrar en el
momento de realizar una importación de datos suelen ser del siguiente tipo:
- Algunas de las fórmulas no se ajustan correctamente.
- El formato no se ajusta al original.
- Dejar datos en blanco porque no los entiende.
A pesar de todo, siempre resulta más aconsejable siempre intentar realizar una
importación y después comprobar si todo ha salido correctamente. Solamente nos
podremos decantar por un copiado con el portapapeles, si la cantidad de datos no es
muy grande.
Página 120 de 203

Utilizar el asistente para importar texto
Cuando hablamos de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que

no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos
de texto con formato como los de Word (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen otra
forma de importarse, que es simplemente a través del portapapeles.
Pero para importar archivos de texto con formato .txt lo haremos haciendo uso del
asistente podemos hacerlo de dos maneras distintas:
- Una vía, es localizar la opción de Desde texto que podemos encontrar en la

ficha Datos.
- O simplemente acceder mediante el menú Archivo >Abrir y cambiar el tipo

de archivo que queremos visualizar y así donde pone Todos los archivos de
Excel seleccionaremos Todos los archivos (*.*).
Cualquiera de las formas que utilicemos para importar datos de texto tendrá un
procedimiento similar.
1) Lo primero que nos aparece será un cuadro de diálogo para seleccionar el

archivo a importar.
2) Una vez seleccionado el archivo de texto aparecerá un asistente con tres
pantallas correspondientes a los diferentes pasos a seguir para importar
correctamente un fichero de texto.
3) Al final del asistente, tendremos que establecer una ubicación para copiar los
datos de la importación.
Página 121 de 203

En las diferentes ventanas del Asistente para importar texto – que consta de
tres pasos, podemos seleccionar diferentes opciones en el momento previo a la
importación final.
En el primer paso, podemos indicar si el texto importado tiene los Campos

delimitados o no, para que Excel sepa dónde empieza un campo y dónde acaba. Así,
como indicar a partir de qué fila queremos importar por si queremos descartar
títulos, o empezar la importación varias filas abajo, por ejemplo.
Si todos los datos son correctos pulsamos el botón de Siguiente.
En la segunda pantalla del asistente podemos elegir los separadores de los

datos.
Página 122 de 203

Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. En la imagen

podemos ver que en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones,
por eso los ha estructurado en varias columnas. Pero también podemos utilizar otros
caracteres como separadores de las columnas, como puedan ser los puntos y comas,
las comas, el espacio u otro carácter que podamos indicar en el cuadro de texto que
aparece. Y así podemos marcar o desmarcar los separadores según las
características del archivo original a importar.
NOTA: Cuando utilizamos el Separador de Espacio en blanco, es conveniente activar

Considerar separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya más
columnas de las debidas por un error tipográfico o el uso de excesivos espacios para
darle una cierta estética.
Una vez marcadas las opciones que nos puedan interesar, pulsamos el botón
de Siguiente, y veremos la última ventana del asistente:
En esta ventana podremos indicar el tipo de formato que queremos asignar a

cada columna. Para ello haremos clic en los datos de una columna y una vez esté
seleccionada (que se ve seleccionada con un fondo negro), podremos elegir en la lista
superior que tipo de formato vamos a asignar. En el botón Avanzadas podemos
completar ciertas características para los números como los separadores de decimales
y millares, y la posición del signo en los negativos.
También podremos seleccionar la opción No importar columna (saltar) para

no incluir una determinada columna en el Excel del archivo importado.
Una vez hayamos completado o comprobado la definición, pulsamos sobre

Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Aunque todavía, en este
Página 123 de 203

último paso podremos retroceder a las pantallas anteriores pulsando el botón Atrás,
para modificar algo que se nos pueda haber olvidado.
Una vez confirmado el último paso del asistente, nos aparecerá un cuadro de
diálogo preguntándonos dónde deseamos Importar los datos.
Podemos seleccionar Hoja de cálculo existente. Para indicar dónde importar

exactamente, para lo cual, sólo tendremos que hacer clic en la referencia o celdas en
que queramos situar la información.
O bien, seleccionamos Nueva hoja de cálculo, en este caso, la importación de

datos se realizará en una nueva hoja del libro.
En cualquier caso al final tendremos que pulsar sobre Aceptar y aparecerán

los datos importados en la hoja.
Las Conexiones
Desde el grupo lógico de Conexiones que se
encuentra en la ficha de Datos podremos conectar un
libro de Excel con los datos contenidos en un archivo
externo que hayamos importado. En el momento de
hacer clic en el botón de Conexiones se abrirá una
ventana que nos mostrará todas las conexiones
existentes del libro, podremos
eliminar la conexión, actualizar los
datos con el archivo externo o
incluso, crear una nueva conexión
con el botón de Sumar…. Con la
opción Propiedades, podemos
acceder a modificar algunas de las
propiedades de las conexiones.
Página 124 de 203

Haciendo clic en la opción Propiedades veremos este cuadro de diálogo

donde encontraremos las propiedades muy interesantes:
En la sección Control de
actualizaciones marcando la
casilla Actualizar al abrir archivo,
podemos hacer que Excel actualice
automáticamente los datos
insertados en la hoja de cálculo
cada vez que se abra el libro.
Si los datos almacenados en

el fichero origen han cambiado,
estos cambios quedarán reflejados
en nuestra hoja de cálculo
Si marcamos la casilla
Solicitar el nombre del archivo al
actualizar, cada vez que se vayan a
actualizar los datos importados,
Excel nos pedirá que seleccionemos
el fichero, sino los cogerá
directamente del archivo que se
importó por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando tenemos varios archivos
con datos y en cada momento queremos ver los datos almacenados en uno de esos
ficheros.
Dependiendo del tipo de archivo que se trate, podremos tener disponibles

opciones como recuperar formatos, etc. En nuestro caso estas opciones no están
disponibles porque los ficheros .txt no
soportan ningún tipo de formato.
En la pestaña Definición
encontraremos la ruta al archivo de
conexión, que podremos modificar
pulsando el botón Examinar.
NOTA: Si hemos importado los datos

desde, por ejemplo, una base de datos,
también podremos editar la cadena de
conexión o la consulta.
Si lo que queremos es ver las

Propiedades de una determinada
conexión, y no de todo el libro,
simplemente haremos clic en una celda
que contenga datos importados y
Página 125 de 203

pulsaremos el botón de la ficha Datos.
Si queremos actualizar los datos lo tendremos que desde el grupo Conexiones

que podemos encontrar en la ficha Datos.
El botón Actualizar Todo contiene un desplegable en el que podrás elegir si

deseas Actualizar sólo los datos importados seleccionados, o bien si deseas
Actualizar todo el libro, con los datos de todos los archivos externos a partir de los
cuales se han realizado importaciones. En el momento de utilizar esta opción te
solicitará que vuelvas a seleccionar el fichero que se utilizó para importar los datos
iniciales.
Importar datos de Access
Desde el grupo Obtener datos externos también disponemos de un botón

Desde Access que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas de
Microsoft Access.
Después de pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que
elijamos de qué base de datos deseamos importar los datos, en ese momento,
seleccionamos el archivo y pulsamos Abrir.
Página 126 de 203

En el caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará

una ventana similar a la siguiente para elegir alguna de las mismas para iniciar la
importación.
Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos. En la siguiente

ventana podemos elegir cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán, en una
hoja existente o en una nueva. Pulsando en Propiedades, podremos podremos
modificar las propiedades de la conexión que vimos anteriormente en el apartado de
conexiones.
Página 127 de 203

Importar de una página Web
Otra herramienta muy interesante de que dispone la hoja de cálculo es la

posibilidad de importar datos directamente desde Internet, con la opción Desde Web
que podemos encontrar en el mismo grupo anterior.
Al pulsar sobre esta opción, se abrirá una ventana del navegador, donde se
marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web. La posibilidad de
importar información organizada en tablas desde Internet, es muy fácil y cómo ya que
en gran medida, es sistema de diseño del contenido de las páginas web suele ser
todavía, de manera extensiva organizado en tablas con estructuras de columnas y filas
como es el caso mismo de la hoja de cálculo.
Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas en amarillo que
podemos encontrar en la ventana anterior, tal y como podemos apreciar en la
cabecera del anterior cuadro de diálogo, para que posteriormente se convierta en un
símbolo de color verde con una casilla de verificación, para que dicha información ya
se encuentre seleccionada para su importación sobre la misma hoja de cálculo.
Página 128 de 203

En el botón Opciones... de esta ventana, podremos elegir, por ejemplo, si

importar o no el formato de la tabla.
Una vez finalizada la elección, pulsamos Importar.
Veremos entonces la misma ventana que con Access, donde elegir si importar
en la hoja o en una nueva, y donde podremos modificar en Preferencias las opciones
de actualización de la conexión.
Otra forma rápida de hacer esto, es directamente seleccionar la tabla en

nuestro navegador, copiarla con Ctrl + C y pegarla en la hoja de Excel. Después
podremos modificar el formato y si queremos que haya actualización.
Importar desde otras fuentes

También podemos importar De otras fuentes.
Página 129 de 203

Desde esta opción podremos conectar con una base de datos SQLServer,
crear una consulta sobre una base de datos utilizando el acceso estándar a bases de
datos ODBC (Open Database Connectivity), o bien, importar un archivo XML, entre
otros.
En cada una de las opciones nos pedirá que realicemos una acción diferente,
por ejemplo, para conectar con una base de datos deberemos incluir el nombre del
servidor, o las credenciales para identificarnos como usuarios de la base, en caso de
que esté protegida por contraseña, etc. En el caso de los archivos XML necesitaremos
localizar y seleccionar el archivo. Con ODBC tendremos que elegir primero el tipo de
origen de datos para posteriormente seleccionarlo con un explorador de ficheros.
Simplemente deberemos ir siguiendo los asistentes y elegir entre las distintas

opciones que se nos presenten durante la importación.
Importar desde otros programas
La mayoría de tablas que nos encontremos en otros documentos, y podamos

seleccionar y copiar, Excel nos permitirá pegarlas en una hoja de cálculo. En algunos
nos permitirá crear conexiones de actualización y en otros no. Y otros programas nos
permitirán exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si navegamos con
Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el menú contextual
encontraremos la opción Exportar a Microsoft Excel, que volcará los datos de la
tabla en una nueva hoja de cálculo.
Página 130 de 203

Exportar libro
Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las

hojas de cálculo en un formato distinto al habitual. Para ello, haremos clic en Archivo
y seleccionaremos la opción Guardar como.
El proceso es sencillo. Cuando se abra el cuadro de diálogo Guardar como

tendremos que seleccionar el tipo y elegir el que más nos interese de la lista.
El tipo que aparece en azul, seleccionado, es el tipo actual del documento.

Para exportar simplemente seleccionamos el formato y procedemos a guardar el
documento normalmente.
Observarás que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensión

correspondiente al formato que has elegido.
Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe cumplir las normas del tipo
al que se pretende exportar. Por ejemplo, el Texto con formato (delimitado por
espacios) (.prn) no admite la exportación de todas las hojas del libro, de forma que te
avisará de que tan sólo puede exportar la hoja activa y te permitirá elegir si deseas
seguir con la exportación o cancelarla.
Página 131 de 203

LECCIÓN 9. TABLAS DINÁMICAS
El diseño de tablas dinámicas.
Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos,

atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble
entrada, que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos
permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de
los datos, visualizando o no los datos de origen, etc.,
Los conceptos previos que hay que tener en cuenta antes del diseño de
cualquier tabla dinámica es el de campo, que viene dado por el tipo de información de
la base de datos, y el de registro que es cada una de las filas del listado.
La tabla dinámica nos va a realizar un resumen de los datos de tipo recuento o

cálculo de diferentes funciones con respecto a algunas de sus columnas. En este caso
concreto, el resumen o recuento de datos solo se podrá realizar sobre campos que
tengan sus valores repetidos, ya que la repetición del valor es la condición previa
para realizar cualquier resumen. Sobre una columna, que no tenga los datos
duplicados, el resumen no tiene mucho sentido, ya que no nos proporcionaría ningún
tipo de información nueva de la que ya tuviésemos al comienzo, es decir, que nos diría
que tendríamos un registro de cada valor. Para el caso, por ejemplo de nombre y
apellidos, pero eso, ya lo sabríamos, antes de realizar la tabla dinámica. Para este
ejemplo, tiene sentido utilizar columnas dónde los datos estén repetidos como pueda
ser profesión, ciudad, país, empresa y situación laboral.
Con estos campos la tabla dinámica nos podría indicar

cuantos registros se corresponden de cada una de las
profesiones, ciudades, empresas, etc.,.
Página 132 de 203

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya
tenemos. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos
dinámicos.
Los pasos a seguir son pinchar en alguna referencia del listado y

posteriormente buscar la ficha de Insertar y la opción Tabla dinámica.
En el momento de pulsar la opción aparecerá una nueva ventana con las

siguientes opciones:
La primera opción hace

referencia a la tabla o rango con del
cual queremos obtener el resumen.
Y el segundo bloque de
opciones nos solicitaría donde
queremos ubicar la tabla dinámica
que suele tener una estructura de
tabla de doble entrada (títulos de fila y
de columna).
Lo más habitual va a ser no

cambiar nada ya que con las
opciones predeterminadas
vamos a conseguir seleccionar
perfectamente todo el listado si
previamente está seleccionado
alguno de sus elementos, y
agregar una nueva hoja para la
estructura de la tabla dinámica.
Una vez confirmadas

las opciones predeterminadas,
nos aparecerá una nueva hoja
de cálculo con una vista similar
a la de la siguiente ilustración.
En donde la zona más
importante la constituye la
zona de arrastre de los
campos de nuestro listado.
La zona de arrastre de campos está solicitando que depositemos en cada una

de ellas, diferentes campos de nuestro listado.
Página 133 de 203

Existe una serie de criterios generales a tener en cuenta para saber qué tipo de
campos está solicitando en cada zona:
1) Primer criterio: A la zona de filtro del informe, rótulos de columna y de fila se

puede arrastrar cualquier campo que tenga sus valores repetidos, en nuestro
ejemplo, valdrían tanto profesión, ciudad, país, empresa y situación laboral.
2) Segundo criterio: De los campos que tengamos repetidos a fila habrá que
llevar principalmente, aquel que tenga más valores diferentes, ya que la
visualización es más compacta cuando el campo con mayor cantidad de
valores está en fila.
3) Tercer criterio: Debemos incorporar primero los valores con carácter más
general, y posteriormente los de nivel inferior o su detalle, así por ejemplo, si
primero llevamos país como nivel superior, a continuación convendría arrastrar
el de ciudad, para que sea capaz de agrupar en cada país sus ciudades
correspondientes.
4) Por último cuarto criterio: A la zona de valores suele valer cualquier campo,
dependiendo del cálculo que pretendamos realizar y además se puede repetir
el mismo campo sobre esta zona, para conseguir diferente tipo de cálculo.
En nuestro ejemplo, si queremos saber cuántos registros o clientes son de un

determinado país, y además que nos detalle su ciudades, habría que arrastrar los
campos País y Ciudad a rótulos de fila, y para contar los registros, arrastraríamos un
campo de texto, por ejemplo apellidos, a la zona de valores. El resultado sería como el
siguiente:
Página 134 de 203

Si además queremos tener en cuenta en el recuento algún criterio más, como

la profesión del cliente, podríamos arrastrar el campo de profesión a la zona de filtro
del informe, o a rótulos de columnas, que son las zonas que nos quedan libres, la
diferencias principal está en que en filtro del informe no se visualizarán todas las
opciones, y en la de columnas sí.
Si quieres realizar más cálculos en la zona de valores, se pueden realizar sin

problemas, y en el ejemplo anterior, podría ser interesante también calcular el
promedio de ingresos de
los clientes de esta base de
datos. Para lo cual,
simplemente tendremos que
arrastrar el campo de sueldos
sobre la zona de valores. Y el
resultado será el siguiente.
El cálculo obtenido no será el promedio seguramente será el sumatorio de

sueldos, ya que de manera predeterminada la tabla dinámica ofrece el sumatorio del
dato, si es de tipo numérico. Si lo que nos interesa es el promedio deberemos obtener
con el menú contextual del botón derecho sobre un cálculo de suma, la opción de
Configuración del campo de valor...
y seleccionar la opción de Promedio.
Página 135 de 203

Agrupar datos de fecha y numéricos.
En ciertas ocasiones nos puede interesar

agrupar por un intervalo de tiempo distinto al día, un
conjunto de celdas, como por ejemplo, por mes,
trimestre o año. Si se produce tal necesidad de
información lo primero es tener una tabla con la
misma estructura que la tabla dinámica, similar a la
del listado que tengamos.
En el siguiente ejemplo, podemos comprobar

que disponemos de dos columnas correspondientes
a la fecha de la venta de un pedido por ejemplo, y
en la de al lado, justo las ventas correspondientes a
ese pedido.
Para poder agrupar por diferentes intervalos

de tiempo debemos diseñar una tabla dinámica con la Fecha en los rótulos de fila, y
las Ventas en valores. Y para poder agrupar las ventas acudiremos al menú contextual
sobre una de las fechas en la tabla dinámica, y seleccionaremos la opción de Agrupar
que nos ofrece el menú.
Página 136 de 203

Una vez seleccionadas las opciones de Meses, Trimestres y Años, el resultado

ofrecido va a ser una Tabla dinámica con la agrupación de las ventas por estos
intervalos de tiempo.
NOTA: No sólo se pueden agrupar fechas, sino también, se pueden conseguir

intervalos con datos numéricos, como puedan ser valores monetarios o edades. En
tales casos, la agrupación se realiza por un intervalo fijo numérico.
El resultado será una tabla con recuento de frecuencias por los intervalos
establecidos:
Página 137 de 203

Campos calculados.
El campo calculado es un concepto de la Tabla dinámica orientado a realizar

operaciones matemáticas sencillas con los campos de las tablas, como pueda ser la
multiplicación, sumas o restas de varios campos, además del incremento o reducción
de un porcentaje de alguno de sus campos, por ejemplo, proporcionar la previsión de
ventas del próximo año con un incremento del 15% con respecto al año anterior.
Para poder utilizar esta

opción, lo primero es pinchar
sobre la tabla dinámica, y a
continuación acude a la Ficha
de Opciones de la agrupación
de fichas Herramientas de
tabla dinámica, para que
aparezca una ventana donde
poder realizar fácilmente la
operación matemática que se
requiera en el comando de
Cálculos y Campo calculado.
La ventana que nos aparecerá es de fácil utilización para poder plantear la

operación que necesitemos, seleccionando los campos con un doble clic sobre el
campo que necesitemos para poder añadirlo a la barra de fórmulas, y multiplicarlo
por el número que queramos.
Página 138 de 203

Puedes hacer uso del botón Sumar para que aparezca este campo calculado a
la lista de campos, y una vez confirmada, la fórmula con el botón de Aceptar,
aparecerá en la tabla dinámica un nuevo campo con el resultado de la fórmula
planteado.
Elemento calculado
La opción anterior de campo calculado es una vía para poder realizar una
operación matemática sencilla con los campos de una tabla dinámica, el caso, del
Elemento calculado se utiliza para poder realizar igualmente una operación
matemática sencilla, pero, en este otro caso, va a ser con los valores de unos de los
campos de los rótulos de fila o de columna, cuando son de tipo texto, y no se pueden
agrupar con las opciones anteriormente vistas. Por ejemplo, para un caso de
sumatorio de ventas por meses, en donde, el mes es un dato de tipo texto, y no fecha,
podemos utilizar esta opción como alternativa. En el siguiente ejemplo, se ofrece un
listado con el registro de diferentes importes de ventas para los meses del año.
Página 139 de 203

La opción de Elemento calculado la podemos encontrar en el mismo lugar del

campo calculado, es decir, en la Ficha de opciones de la agrupación de fichas
Herramientas de tabla dinámica, es importante tener en cuenta que para que
aparezca activa la opción, hay que pinchar previamente alguna de las opciones del
rótulo que queremos agrupar.
En la siguiente ventana nos ofrecerá una vista similar a la del campo calculado
para realizar la operación que necesitemos, en este caso, la operación será la suma
de los tres primeros meses del año.
Después de confirmar la fórmula,

el elemento calculado aparecerá al final
de los meses, y para posicionarlo, donde
nos interese, simplemente hay que
arrastrar dicho elemento calculado a la
posición correspondiente.
Página 140 de 203

Diferentes tipos de cálculos en la tabla dinámica
La tabla dinámica tiene una posibilidad muy interesante como es poder calcular
diferentes tipos de porcentajes (del total, de fila o de columna) de nuestros valores.
Así, en el ejemplo anterior, el dato ofrecido por la tabla dinámica se refiere al valor
absoluto de sus ventas, pero este cálculo, es fácil, haciendo uso de la opción
Configuración del campo de valor, que podemos encontrar en el menú contextual
sobre la tabla dinámica.
Una vez elegida la opción, nos ofrecerá una ventana donde deberemos de
cambiar de solapa, o ficha, para seleccionar la ficha Mostrar valores como, que nos
va a permitir acceder a diferentes tipos de cálculos.
El resultado será el siguiente:
Página 141 de 203

LECCIÓN 10. PRESENTACIÓN DE LOS DATOS CON GRÁFICOS
Insertar un gráfico
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo, y
facilita en muchos casos, su interpretación. En esta lección aprenderás cómo crear
gráficos a partir de unos datos introducidos en la hoja de cálculo. A menudo un gráfico
nos dice mucho más que una serie de datos ordenados por filas y columnas.
Para insertar un gráfico tenemos varias opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la pestaña Insertar.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
 Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como

cualquier otro objeto.
 Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico,
en las hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
Siempre es aconsejable antes de elegir el tipo de gráfico que nos interese,

previamente seleccionar los datos que queremos representar gráficamente. Como
puedes ver existen diversos tipos de gráficos a nuestra disposición. Podemos
seleccionar un gráfico en la ficha de Insertar, haciendo clic sobre cualquier imagen con
un gráfico (Columna, Línea, Circular, Barra, etc.,) del grupo de Gráficos, a
continuación se desplegará un listado con las diferentes modalidades disponibles, y en
cuanto seleccionemos cualquiera de ellos se insertará automáticamente en la nuestra
hoja de cálculo.
Página 142 de 203

Otra posibilidad es elegir la última opción de este desplegable, en concreto, la

de Todos los tipos de gráfico…, a partir de seleccionar esta opción podremos ver la
siguiente ventana, en donde aparece una lista completa con los diferentes tipos de
gráficos:
Confirmada la primera opción del gráfico en Columna, por ejemplo, podremos

ver como quedaría el gráfico con las opciones predeterminadas de la aplicación.
Página 143 de 203

Elementos de un gráfico
Todos los gráficos suelen tener una serie de elementos comunes que son los
que se modifican para conseguir personalizarlos, en base a nuestras preferencias o
necesidades. Entre estos elementos podemos destacar los más comunes,
dependiendo del tipo del gráfico, ya que algunos pueden tener elementos de los que
carezcan otros:
 El título del gráfico: Es un texto que encabeza la representación
gráfica.
 Los ejes de representación (ordenadas y abscisas) de los datos con
sus correspondientes títulos:
o El eje horizontal (o de abscisas) esta destinado a representar las

categorías de nuestros datos con su correspondiente título del
eje X.
o El eje vertical (o de ordenadas) que representa la escala de o
diferentes valores que puede tener cada categoría en el eje Y,
con su correspondiente título.
 Las series de los datos: es un rango de datos que queremos

representar de manera independiente en el eje de abscisas (u
horizontal).
 Leyenda: Es un recuadro del gráfico donde aparecen los colores
distintivos de cada serie.
 Área de trazado: Es una zona interna seleccionable del gráfico que nos
permite modificar y cambiar de posición el gráfico, con respecto al área
del gráfico que es una zona más amplia tal y como puedes comprobar
en la ilustración.
 Área del gráfico: Se corresponde con el fondo donde esta insertado el
gráfico en nuestra hoja de cálculo.
En la siguiente ilustración podemos identificar cada uno de los diferentes
elementos:
Página 144 de 203

Diferentes tipos de gráficos
Las posibilidades de representación de los datos a través de diferentes tipos de

gráficos son múltiples destacando los de columnas, barras, líneas, áreas o circulares.
Cada uno de ellos pretendería resaltar un aspecto concreto de nuestros datos, como
pueda ser su categoría máxima o la evolución de su tendencia.
El proceso de creación de los diferentes tipos de gráficos, es muy similar en

todos ellos, lo primero, es siempre seleccionar los datos que queremos representar, y
luego elegir en el desplegable, el tipo que nos interese.
Por ejemplo, los dos primeros denominados de columnas o barras, nos destaca
rápidamente la categoría con el valor más alto, en este caso, el mes que tiene el
mayor número de visitas, para este ejemplo concreto, que se correspondería con el
último, diciembre.
Los dos gráficos que se encuentran justo debajo de los de barras y columnas,
se definen como de líneas o áreas, y suelen ser los más adecuados para representar
la evolución en el tiempo de una serie de valores a través de una escala temporal.
Así podremos apreciar fácilmente las tendencias en la evolución de las visitas a través
de un año, y comprobar si aumentan, disminuyen o se mantienen constantes, en
nuestro caso, parece observase una tendencia creciente en la evolución de las visitas
a lo largo del año.
Los gráficos de la última fila son los circulares y de anillo que tratarían de
comparar en términos relativos de cada categoría, con este tipo de representación
gráfico los aspectos de comparación con respecto al resto de categorías es lo
más reseñable, son muy adecuados para ofrecer valores porcentuales.
Página 145 de 203

Modificar las características del gráfico
Siempre que quieras modificar la apariencia de un gráfico deberás

seleccionarlo primero, y a continuación, acudir a las fichas asociadas a una ficha
superior, denominada como Herramientas de gráficos, las fichas que contienen son:
Diseño, Presentación y Formato.
Cambiar el tipo de gráfico y crear una plantilla
La primera de las fichas de Diseño nos va a permitir cambiar el tipo de gráfico,

sin tener que modificar de nuevo los datos de origen del mismo, o guardar todas las
modificaciones que realicemos en el gráfico, en una plantilla con un nombre
personalizado para volver a utilizarlo en ocasiones posteriores.
Página 146 de 203

Seleccionar datos y añadir series

Si observamos la pestaña Diseño encontraremos dos opciones muy útiles,
Cambiar entre filas y columnas y Seleccionar datos, con la primera opción
podemos cambiar las series de representación, es decir, que si tenemos un gráfico
que representa ventas en diferentes años y meses, podríamos cambiar las series de
los años, a los meses, y a la inversa.
La opción de Seleccionar datos nos permitirá añadir nuevas series o ampliar

el rango de los datos de representación, como por ejemplo, para la incorporación de
un nuevo año 2012 como serie al primer tipo de gráfico, mientras que cambiar
fila/columna puede invertir la representación de las series de nuestro gráfico, sería
como alternar las vista de las ilustraciones anteriores.
Página 147 de 203

En el origen de los datos se ha ampliado su origen y el gráfico queda de la

siguiente manera:
En esta ficha también se puede modificar, que elementos queremos ver u

ocultar del gráfico (título, leyenda, tabla de datos, etc.,) y cambiar diferentes tipos de
formatos con dos simples desplegables, que encontramos en los grupos de Diseños
de gráfico y Estilos de diseño.
En la pestaña Presentación se encuentran todas las opciones relativas a los

elementos del gráfico, que puedes modificar de manera manual, si las opciones
predeterminadas de diseño de gráfico, no cubren tus necesidades. Por ejemplo,
podrás decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrícula de fondo, para
poder leer mejor los resultados.
Utiliza las opciones del grupo de Etiquetas para establecer que literales de
texto se mostrarán en el gráfico, y el grupo de ejes para modificar la apariencia del eje
de abscisas (X) u ordenadas (Y):
Página 148 de 203

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del
gráfico y arrastrarlas para colocarlas en la posición deseada, o eliminarlas por el botón
suprimir del teclado.
Cuando selecciones cualquiera de las opciones, te aparecerán diferentes
posibilidades para las etiquetas seleccionadas, en cuanto a su presencia o posición en
el gráfico. En el caso, del título del gráfico puedes elegir entre no mostrarlo, título
superpuesto centrado o encima del gráfico.
Al final de las opciones siempre tendrás una elección que concentra todas las
posibilidades de modificación, que se llama Más opciones del título…, que nos da
acceso a un menú con esta apariencia:
En la parte de la izquierda se pueden seleccionar diferentes secciones, y a la

derecha, nos ofrecerá las características específicas que podemos modificar.
Página 149 de 203

Excel 2010 ha sido diseñado para que todas sus opciones sean sencillas,
intuitivas y de fácil acceso. Así si quieres acceder al menú anterior de cualquier
elemento del gráfico, simplemente tendrás que hacer doble clic con el botón izquierdo
del ratón para acceder a ellas.
La última de las fichas se llama Formato, en esta sección, encontraremos los

Estilos de forma que te va a permitir modificar el fondo de los objetos de manera
sencilla, a través del comando de Relleno de forma.
Con estas opciones vas a poder modificar el fondo de los elementos del gráfico
de manera rápida, y poder elegir entre diferentes apariencias para el fondo del gráfico
que van desde los colores sólidos, pasando por los degradados e imágenes, hasta
acceder a una variedad amplia de texturas.
Página 150 de 203

Modificar el tamaño de un gráfico y de sus diferentes

elementos
Si quieres modificar el tamaño de un gráfico simplemente tendrás que hacer

uso de los manejadores que se encuentran en los bordes del gráfico, que aparecerán
cuando aproximes el puntero de ratón a los bordes del mismo. En cuanto que
aparezcan, deberás dejar presionado el botón izquierdo del ratón, y luego arrastrar
para modificar el tamaño del mismo.
Cuando tienes un elemento seleccionado aparecen diferentes tipos de

controles que puedes modificar para cambiar directamente sobre el gráfico el tamaño
de los diferentes elementos del gráfico, del mismo modo, que se hace con el gráfico.
Página 151 de 203

Modificar la posición de un gráfico
Excel 2010 te permite decidir la posición del gráfico en el documento.

Además de poder establecer su tamaño y moverlo por la hoja de cálculo, también
podrás establecer su ubicación.
Para ello haz clic en el botón Mover gráfico que encontrarás en la pestaña
o ficha Diseño. Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo:
La primera opción Hoja nueva, te permite establecer el gráfico como una hoja
nueva. Tendrás la ventaja de que no molestará en la hoja de cálculo, pero no podrás
contrastar los datos numéricos. Escribe un nombre en la caja de texto y pulsa Aceptar.
Utilizando la segunda opción, Objeto en, podremos mover el gráfico a una hoja
ya existente. Si utilizas este método, el gráfico quedará flotante en la hoja y podrás
situarlo en la posición y con el tamaño que tú prefieras.
Crear tipos personalizados de gráfico
Excel 2010 nos ofrece distintos tipos de gráficos, con unas propiedades
predefinidas y que nos permiten crear un gráfico en cuestión de segundos,
seleccionando los datos a incluir en el gráfico y seleccionando el tipo de gráfico, sin
necesidad de definir todas sus propiedades o características.
Aunque Excel nos ofrece por defecto sus propios tipos de gráfico, también
podemos crear un gráfico con las características que nos convengan, y luego asignar
todas estas características a un tipo de gráfico personalizado, para luego crear nuevos
gráficos, con esas mismas características con una plantilla.
Para poder guardar las modificaciones aplicadas acudiremos a la ficha Diseño

en el grupo de Tipo y seleccionaremos Guardar como plantilla.
Página 152 de 203

A continuación no aparecerá un menú similar al siguiente en el cual nos pedirá

simplemente un nombre para la plantilla:
Aplicar Sparklines o minigráficos
Los sparklines, a diferencia de los gráficos, no son objetos en una hoja de

cálculo. Un sparklines o minigráfico es en realidad un pequeño gráfico en el fondo de
una celda.
Dado que un minigráfico es un pequeño gráfico

incrustado en una celda, se puede escribir texto en la
celda y usar el minigráfico como fondo, como se puede
ver en la ilustración.
Página 153 de 203

Al igual que con los gráficos normales de Excel cuando se selecciona la celda
donde esta incrustado el gráfico, nos aparece una nueva ficha con el nombre de
Diseño, que nos permite modificar la apariencia de nuestro sparklines o minigráfico.
Entre las opciones más interesantes se encuentra la posibilidad de cambiar el

origen de datos, que, en este caso, viene debajo de la opción de Editar datos, que es
el primer comando de la cinta.
El grupo de Tipo que viene a continuación nos va a permitir cambiar el tipo de
gráfico para poder elegir entre línea, columna o ganancia o pérdida.
El grupo de Mostrar nos permite marcar sobre el gráfico los valores más altos,
bajos, negativos, etc., según nuestras necesidades marcando simplemente la opción
deseada.
Los últimos grupos de Estilo y Agrupar nos ofrecen las posibilidades de

cambiar el color de las series de datos, o modificar las opciones de los ejes, en cuanto,
a la personalización de las escalas que nos puedan ofrecer.
Página 154 de 203

LECCIÓN 11. IMPRESIÓN DE LOS DOCUMENTOS
La impresión del documento nos va a permitir reflejar en el papel los

documentos creados en la hoja de cálculo. En el momento de imprimir cualquier
documento de la hoja de cálculo, nos encontramos con el problema de adaptar
nuestros datos de la hoja, a la impresión de nuestro documento. En muchas
ocasiones, el tamaño de nuestras tablas puede ser de mayor tamaño al de la hoja
estándar de impresión (Dina 4:A4). Ante tal circunstancia, siempre se plantea la
necesidad de adaptar el tamaño de nuestro documento al de la hoja de impresión.
Para comprobar que nuestro documento se adapta a las dimensiones del papel en
el que pensamos imprimir, existen diferentes posibilidades para comprobar su
adecuación. Entre estas posibilidades se encuentran:
 Acudir a la vista previa de impresión e Imprimir: es una vista que nos

permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Esta vista la podemos
encontrar en la barra de herramientas de acceso rápido, y tiene un símbolo de
un papel con una lupa.
 Otra posibilidad la podemos encontrar en la ficha Imprimir del Backstage.
Página 155 de 203

Diferentes vistas en Excel
Excel 2010 dispone de diferentes vistas que nos pueden proporcionar diferentes
tipos de información de manera inmediata en la ventana, en cuanto a su configuración,
contenido o formatos.
 Vista previa de salto de página: es una herramienta que nos permite

visualizar en la propia hoja de cálculo los límites de nuestra área de impresión,
y poder comprobar si parte de nuestro documento se ha dividido entre varias
páginas. Esta opción la podemos encontrar en la ficha de Vista.
Vista diseño de página: Cuando esta vista está activa podemos ver los
márgenes de parte superior, izquierda, derecha e inferior de la hoja de cálculo,
además de una regla lateral y otra superior para modificar los márgenes de
manera manual.
Página 156 de 203

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de

cálculo. Esta vista es la más parecida a la impresión, después de la vista
preliminar. Desde esta vista podemos seguir trabajando con la hoja de cálculo,
como hasta ahora, la única diferencia es que sabremos cómo quedará en la
hoja al imprimirla, y podemos visualizar y modificar también los encabezados y
pies del documento.
Si queremos volver a visualizar la apariencia predeterminada de la hoja

de cálculo tendremos que presionar la opción de Normal de la ficha de vista.
Página 157 de 203

Vista normal: Es la manera predeterminada de ver nuestra hoja de cálculo, y

ofrece una visualización similar al de las versiones anteriores, es la más
cómoda para trabajar al no mostrar excesivos elementos de formato y la
configuración del documento.
El cambio de las vistas también las podemos encontrar en la barra de estado

de la aplicación, y pulsar alguno de los siguientes botones.
El zoom
Es una herramienta que nos permite ampliar la visualización de los datos de

nuestra hoja de cálculo, sin que se vea afectado el formato de los mismos.
Simplemente cumple la función de facilitar la visualización de nuestros datos.
Esta opción la podemos encontrar en varios sitios:
 Ficha Vista en el botón de zoom.

 Barra de estado pulsando los botones de más y menos.
 Método abreviado pulsando la tecla Control del teclado, y sin soltarla, mover la
rueda del ratón.
Página 158 de 203

Configurar página
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2010 nos permite modificar
elementos que afectan a la presentación de las páginas impresas como el tamaño del
papel, la orientación, los márgenes, el área de impresión, saltos de página, fondo de la
página, impresión de rótulos, encabezados y pies de página. Una de las posibilidades
para modificar todas estas opciones, la podemos encontrar, en el grupo Configurar
página de la ficha Diseño de página.
El comando de Márgenes nos va a permitir acceder a un desplegable con

diferentes tamaños de márgenes predeterminados para el documento. Los distintos
tamaños son asociados a nombres de estilos como puedan ser: Normal, Ancho,
Estrecho y Márgenes personalizados.
Página 159 de 203

Cada uno de estos estilos nos va a permitir establecer todos los márgenes
(superiores, inferiores, izquierda, derecha, etc.,) de nuestro documento de una
manera rápida. Pero siempre tendremos la posibilidad de acceder a la última opción
de Márgenes personalizados…, en el caso de que ninguna opción, sea capaz de
cubrir nuestras necesidades. En el momento de seleccionar la opción nos aparecerá
una ventana como ésta, donde podremos cambiar de manera manual cada una de las
opciones.
El comando de Orientación nos ofrece dos posibilidades de vertical y

horizontal, para cambiar principalmente la orientación del papel de nuestro documento
de la hoja de cálculo activa, según nuestras necesidades de impresión.
Página 160 de 203

El siguiente comando de Tamaño, al igual que el de márgenes, nos ofrecerá

una lista de posibilidades predeterminadas para establecer el tamaño de nuestro
documento, que va desde los tamaños más reducidos tipo Carta, pasando por el dina
3 (A3) con un tamaño mayor al habitual hasta el dina 4 (A4) de uso normal. Si en esta
lista no encontramos el tamaño deseado, siempre podremos acudir a la opción Más
tamaños del papel donde podremos encontrar otros tamaños de página.
El comando de Área de impresión permite seleccionar zonas de la hoja de

cálculo que se desean imprimir, evitando imprimir toda la hoja en su conjunto. Si no se
indica lo contrario, si no se hace uso de esta opción, Excel presupone que se va a
imprimir toda la hoja completa.
Para definir un área de

impresión de la hoja de cálculo,
simplemente hay que seleccionar
previamente el área de la hoja que
queremos imprimir exclusivamente,
y a continuación hacer clic en dicha
opción, y seleccionar Establecer
área de impresión. Tal y como se
puede observar en la siguiente
ilustración:
Página 161 de 203

A partir de ese momento, la opción de impresión sólo tendrá en cuenta esta

zona en el momento de imprimir esta hoja. Si queremos volver a poder imprimir de
nuevo toda la hoja y eliminar esta área específica de impresión, acudiremos al mism o
comando de Área de impresión, pero en este caso, seleccionaremos la opción Borrar
área de impresión.
El comando Saltos de página permite insertar un salto de página, que sería

la posibilidad de poder pasar el resto del documento a una nueva página sólo en la
opción de impresión, en la hoja de cálculo no se notará ninguna diferencia, excepto la
aparición de unas líneas discontinuas en la parte superior e izquierda de nuestra
selección. Dichas líneas discontinuas marcan los límites de impresión de nuestro
documento. La ilustración siguiente contemplaría cuatro zonas distintas de impresión
en diferentes páginas, con los contenidos limitados por las líneas discontinuas.
Al hacer clic en este comando encontramos las siguientes opciones que van
a permitir incorporar el salto de página, quitar dicho salto o restablecer los saltos
de página iniciales.
Página 162 de 203

Esta opción puede ser muy interesante cuando tenemos una hoja de cálculo
de dimensiones muy amplias, y queremos imprimir su contenido por partes de
diferente tamaño.
La opción Imprimir títulos del grupo Configurar página es muy útil para la
impresión de grandes listados, ya que en muchas ocasiones las dimensiones de
estos listados supera los del documento de impresión, y al pasar de página
podemos perder los encabezados de las columnas de nuestro listado. Con esta
opción vamos a conseguir que dichos rótulos se repitan en todas las nuevas
páginas de impresión, pero no así, dentro de la hoja de cálculo. En el momento de
seleccionar la opción nos va a aparecer un cuadro de diálogo como este:
Haciendo clic en el botón de contraer que se encuentra en el cuadro de

Repetir filas en extremo derecho, podemos establecer que fila se va a repetir en
todas la hojas seleccionando el número de la fila sobre la hoja de cálculo.
En la selección se pueden seleccionar sólo filas, sólo columnas o ambas.
Página 163 de 203

Ajustar el área de impresión
Es una opción muy interesante de la hoja de cálculo para ajustar el contenido

de nuestra hoja de cálculo, a la cantidad de hojas que necesitemos imprimir. En
muchos casos, puede ocurrir que parte de nuestro contenido tenga que pasar a una
nueva hoja, ya que todo no entra en una única hoja. Pues esta opción, nos va a
permitir reducir todo el contenido a una única hoja. Normalmente para conseguir este
resultado, tenemos que pagar cierto precio, como será principalmente reducir el
tamaño de la fuente de nuestra impresión cierto porcentaje.
Por ejemplo, en la siguiente ilustración tenemos un documento en Ver salto de

página, donde se puede observar que hay varias columnas que no se pueden imprimir
en la primera página, y tienen que imprimirse en la siguiente:
Una solución para corregir dicho problema se encuentra en el uso de esta

opción, indicando en el grupo Ajustar área de impresión que dicho contenido se
ajuste a 1 página de ancho por 1 página de alto en dichos desplegables:
Página 164 de 203

El resultado obtenido va a ser la reducción de su contenido a única página de

impresión como podemos observar en la vista Ver salto de página de la ficha Vista de
la cinta de opciones:
El precio que hemos tenido que pagar por reducir todo el contenido del
documento a una única página ha sido tener que reducir el tamaño de la fuente un
porcentaje que se detalla en el mismo grupo de opciones, en este caso, concreta ha
sido de un 71%.
Opciones de la hoja
Las opciones de este grupo que se encuentra en la ficha Diseño de la página

nos va a permitir realizar modificaciones en la impresión y visualización del documento
con ciertas opciones con de la hoja de cálculo, como pueda ser:
 Las líneas de división (división de las celdas de la hoja).

 Los encabezados de las filas (números) o columnas (letras).
Página 165 de 203

Así por ejemplo, cuando están desmarcadas las opciones de Ver en las líneas
de la cuadrícula y en los encabezados, no se verían las divisiones ni los
encabezados de letras y fila, en la vista normal de la hoja.
Pero, si por ejemplo, están marcadas las opciones de Imprimir en ambas

secciones entonces en la vista preliminar se puede comprobar que se imprimiría las
líneas de división y los títulos de la hoja de cálculo.
Página 166 de 203

Botón de enlace de configurar página
En determinadas circunstancias nos puede interesar configurar de manera

personalizada bastantes características del nuestro documento, en cuanto, a los
márgenes, tamaño y orientación del documento, opciones de la hoja, etc.,
Prácticamente gran parte de las características que hemos comprobado que se
pueden modificar desde la cinta de opciones, también se puede conseguir cambiar
desde este enlace, que puedes encontrar en la parte inferior derecha, del grupo
Configurar página.
Una vez pulsado el enlace aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página

como el que aparece en la ilustración. Dicho cuadro consta de cuatro fichas. La
primera de las fichas se denomina Página y permite indicar características como la
orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos y otros parámetros.
Página 167 de 203

En la sección de Ajuste de escala podemos especificar factor de escala en el

momento de la impresión del documento (100%, 50%, 200%,...), o bien ajustando
automáticamente la hoja en un número de páginas específico (una página de ancho
por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...). Recuerda que esta opción es muy
interesante, ya que es la que permite ajustar el contenido de nuestro documento a la
cantidad de hojas que nos pueda interesar. Por ejemplo, si te interesa que todo el
contenido se ajuste a una hoja, deberemos indicar ajustar el contenido a una página
de ancho por una de alto.
Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las

hojas a imprimir, utilizamos la ficha Márgenes. En esta ficha podremos modificar los
márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Si la hoja
tiene encabezado, o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros
del borde del papel queremos que se sitúen.
Página 168 de 203

Si deseas que tus impresiones estén centradas en las hojas tanto horizontal
como verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.
En la siguiente ficha podremos definir los encabezados y pies de páginas, la

utilidad de estas opciones nos permiten incorporar un texto, o una imagen, para
conseguir que se pueda repetir en cada una de las páginas de nuestro documento, sin
tener que insertarlos de manera individual en cada hoja, es una utilidad similar a la que
podamos encontrar en cualquier editor de texto.
En los desplegables de ninguno podemos aprovechar las diferentes

posibilidades que nos ofrece la aplicación de manera predeterminada, como pueda
ser, insertar la numeración de la página, el nombre del documento, nombre de la hoja,
o combinar diferentes tipos de información.
Si lo que deseas es modificar el encabezado de manera personalizada,

debemos hacer clic sobre el botón Personalizar encabezado..., y si lo que deseas es
modificar el pie de página, entonces debemos hacer clic sobre el botón Personalizar
pie de página...
Página 169 de 203

Una vez pulsado el botón de Personalizar encabezado…, nos aparecerá

una ventana similar a esta para agregar aquellos elementos que nos puedan interesar
de manera personalizada.
Excel divide el encabezado y el pie de página en tres secciones, dependiendo

de dónde queremos que aparezca el contenido del encabezado o pie de página, para
conseguirlo hay que hacer clic en la sección, y escribir el texto deseado.
Existen unos botones que nos servirán para introducir unos códigos, o modificar el
aspecto del encabezado o pie de página.
Para cambiar el aspecto del texto escrito y seleccionado.
Para que aparezca el número de la página o de páginas del documento.
Al hacer clic sobre estos botones podemos incorporar la fecha o la hora
del ordenador.
Para poner el nombre del libro de trabajo con su ruta de acceso (es
decir su posición en el disco) o bien el nombre de la hoja.
Página 170 de 203

Para insertar una imagen y modificar el formato de la imagen que se ha

incorporado, para que el botón se encuentre activo es necesario pinchar
en el código que se ha insertado haciendo referencia a la imagen.
La última solapa del menú configurar con el nombre de Hoja va a permitir realizar una
serie de modificaciones interesantes, en el momento de imprimir un documento, como
pueda ser repetir en las nuevas hojas los títulos o encabezados de primera página, o
establecer una zona de la hoja para imprimir y que el resto este visible, pero no se
imprima.
Para repetir lo títulos en la cada una de las páginas debemos de pinchar en

el número de la fila que nos interese para repetir filas. Para las columnas el
procedimiento es el mismo, pinchar en la columna que nos interese repetir.
En esta ficha podemos localizar también una opción para cambiar la secuencia
de impresión de las hojas de cálculo que tienen varias páginas según nos pueda
interesar, para empezar de arriba abajo, y luego a hacia la derecha, o al revés.
Página 171 de 203

Ficha Imprimir de la Vista Backstage
Además de las fichas Diseño de página y el enlace de configurar página,

tenemos otra opción para poder acceder a las opciones de impresión de nuestro
documento, como es la ficha de Imprimir en el Backstage. Esta ficha la podemos
encontrar pinchando en el botón Archivo.
Desde esta ficha podemos ejecutar muchos de los comandos que hemos
visto hasta ahora, como pueda ser la configuración del documento, orientación,
márgenes y escalado del documento.
Pero aparte de estas posibilidades podemos encontrar también el

comando de impresión que nos va a permitir enviar el archivo a la impresora, previa
comprobación de la configuración del documento.
Página 172 de 203

LECCIÓN 12. COMPARTIR DOCUMENTOS CON OTROS

USUARIOS
Insertar comentarios
La hoja de cálculo además de texto, valores, fórmulas y funciones también
permite la inserción de comentarios. La utilidad de los comentarios está en poder
explicitar los datos que contienen las celdas. Independientemente del tipo de dato
introducido, las celdas siempre admiten comentarios. Cuando una celda tiene
incorporado un comentario aparece un indicador en forma de pequeño triángulo rojo
en su esquina superior derecha, tal y como se puede ver en la siguiente ilustración:
En el comentario aparece un nombre que no se tiene que corresponder con el

nombre del creador del comentario, sino más bien con el nombre del usuario del
ordenador, es decir, que si el mismo ordenador es utilizado por diferentes usuarios, se
podrían diferencias los comentarios de los diferentes usuarios del ordenador.
Para agregar un comentario a una celda el procedimiento es muy sencillo:
1. Seleccionar la celda donde se quiere incorporar el comentario.

2. Hacer clic en el comando de Nuevo comentario del grupo comentarios en la
ficha Revisar, tal y como se puede observar en la siguiente ilustración:
Página 173 de 203

3. En la celda aparecerá un pequeño triangulo rojo y a su lado un comentario para

empezar a introducir el contenido del mismo.
4. Para confirmar el comentario hay que pinchar en otra celda, para volver a verlo
habrá que situar el cursor del ratón sobre dicha celda y entonces aparecerá de
nuevo.
Se puede conseguir que todos los comentarios aparezca en la pantalla visible para
ello tendremos que activar la opción Mostrar todos los comentarios del grupo
Comentarios.
A continuación aparecerán todos los comentarios visibles:
Para volver a ocultarlos simplemente hay que volver a desactivar el mismo

botón.
Página 174 de 203

Eliminar un comentario
Para eliminar un comentario hay que seleccionar la celda que contenga el
comentario y acudir a la ficha Revisar y seleccionar la opción de Eliminar.
Modificar un comentario
Para modificar un comentario hay que seleccionar la celda que contenga el

comentario y acudir a la ficha Revisar y seleccionar la opción de Modificar
comentario.
Página 175 de 203

Cuando seleccionamos la opción de modificar comentario aparece editable el

contenido del cuadro que lo contiene, para añadir o cambiar los contenidos.
Seleccionar comentarios
Cuando necesitemos seleccionar todas las celdas que contengan comentarios
podemos hacer uso de la herramienta buscar y seleccionar que tiene la hoja de
cálculo, que se encuentra en la ficha Inicio del grupo Modificar. Cuando la
encontremos la opción de Ir a Especial…será la que nos permitirá seleccionar todas
de manera cómoda.
Una vez que estemos en el cuadro de diálogo de Ir a Especial… habría que

seleccionar la opción de comentarios, si no lo esta, y a continuación hacer clic en
Aceptar.
Control de cambios
Siempre que se tenga que compartir un libro puede ser interesante realizar un
seguimiento de los cambios realizados por cada uno. Cualquier cambio realizado
(cambiar un texto, añadir un nuevo dato, cambio de formato de las celdas, etc.,) será
resaltado en el color asignado al usuario que realizó los cambios. Para activar esta
herramienta hay que seguir los siguientes pasos:
1. Ir a la ficha Revisar, hacer clic en la opción de Control de cambios y

seleccionar Resaltar cambios…
Página 176 de 203

2. Una vez activada la opción nos aparecerá un cuadro de diálogo donde

tendremos que especificar ciertas condiciones de partida de la herramienta.
En primer lugar, hay que marcar la opción Efectuar control de cambios al

modificar, que nos va a permitir establecer más condiciones, como:
o Cuándo: Que nos marca el tiempo o ubicaciones donde se va a efectuar el

control de los cambios, si desde una fecha determinada, las referencias sin
control previo, desde el último momento que se guardó o en todos los casos.
o Quién: Establece los usuarios sobre los cuales se va a realizar el control de los
cambios, y tal como se ve en la ilustración, las posibilidades son de todos los
usuarios, sólo el usuario actual, o todos excepto el actual.
Página 177 de 203

o Dónde: Es una condición esencial de la herramienta ya que marca la región de

la hoja de cálculo sobre la cual se van a controlar los cambios, pide un rango
de la hoja.
o Resaltar cambios en pantalla: Con esta opción conseguimos mostrar en la

hoja de cálculo los cambios realizados a partir de este momento.
Una vez realizados ciertos cambios sobre la hoja de cálculo, se pueden revisar
comprobando quién los ha realizado y que cambio se ha realizado, con la opción
Aceptar o rechazar cambios.
Página 178 de 203

Activada la opción nos aparecerá una ventana de seguimiento de los cambios

donde podremos contrastar todos los cambios realizados y decidir con unos botones la
cancelación o aceptación del cambio. Aunque habrá que confirmar unos pasos previos
antes de iniciar la propia revisión, como es guardar el libro previamente, y confirmar
las condiciones previas de la herramienta.
El siguiente paso, ya si será la revisión del rango de la hoja de cálculo

establecida, a través de un cuadro de diálogo de apoyo con botones de Aceptar y
Rechazar los cambios.
Los botones de Aceptar todos o Rechazar todos no va permitir realizar todos

los cambios, o por el contrario, cancelarlos todos a su valores originales.
Página 179 de 203

Protección de celdas, hojas y documentos
Excel 2010 proporciona protección a los documentos en diferentes niveles y

puede establecer limitaciones para el acceso al libro, a alguna de sus hojas, e incluso
a una celda o rango de celdas determinadas. Esta limitación siempre va a estar
asociada al uso de contraseñas para dar permisos de acceso.
Proteger libro
La protección de libro es un nivel de seguridad que va a impedir la apertura del

libro a todo usuario que no tenga acceso a las contraseñas de apertura del fichero.
Esta protección la podemos generar siguiendo los siguientes pasos:
1. Menú Archivo>Información>Proteger libro y activar la opción de Cifrar con

contraseña.
Página 180 de 203

2. Una vez seleccionada la opción nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos
pedirá una contraseña, que posteriormente deberemos confirmar para
conseguir finalizar la protección de apertura del fichero.
3. Por último, haremos clic en Aceptar, y podremos comprobar en el Backstage

que el documento ya aparece como un documento con Permisos y se requiere
contraseña para su apertura.
Página 181 de 203

Proteger hoja
La protección de celdas tiene un proceso diferente al anterior, ya que la

incorporación de una contraseña en la hoja impediría la modificación de cualquiera de
sus celdas, ya que todas las celdas tienen de manera activada una opción que las
bloquea, que se encuentra en el menú del Formato de celdas que puedes obtener en
el botón derecho del ratón sobre cualquier celda de la hoja.
Por tanto, si queremos limitar el acceso a una parte de las celdas de la hoja de
cálculo, en primer lugar, debemos de desactivar esta característica de todas las celdas
de la hoja de cálculo, para posteriormente volver a establecerla sobre aquella zona de
la hoja de cálculo que nos interese proteger.
El proceso para proteger un rango de celdas de la hoja de cálculo los pasos a

seguir serían los siguientes:
1. Seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo mediante el botón de la hoja

de cálculo que se encuentra encima de la número de fila 1 y la letra A de la
columna.
Página 182 de 203

2. Desactivar la propiedad que bloquea todas las celdas que se encuentra en la

solapa Proteger del menú Formato de celdas que podemos encontrar en el
menú del botón derecho del ratón.
A partir de este momento, todas las celdas de esta hoja tienen desactivada la
propiedad de bloqueo, y la protección de la hoja con la contraseña no tendrá ningún
efecto, ya que esta marca de bloqueo es la que determina que no se pueda modificar
la celda.
3. El siguiente paso, y quizás de los más importantes, será seleccionar las celdas
que nos interesa proteger para que no se puedan modificar. En este caso,
pueden ser un rango de celdas C4:G10 que contienen una serie de fórmulas
que queremos evitar que nadie las borre ante un descuido.
Página 183 de 203

4. Sobre la zona de selección del rango acudiremos al menú de Formato de

celdas… para activar en este caso la opción de Bloqueada del mismo modo
que vimos en el paso 2, y confirmaremos con el botón de Aceptar.
5. El último paso con la incorporación de una contraseña conseguiremos que no

se pueda modificar el contenido de este rango. Dicha contraseña la
estableceremos en la ficha Revisar y la opción Proteger hoja del grupo
Cambios.
En el momento de activar la opción nos aparecerá

una nueva ventana de Proteger hoja donde se puede
incorporar la contraseña de la hoja, y establecer los
permisos sobre aquellas celdas que hemos protegido,
en este caso, sólo se podrán seleccionar las celdas
bloqueadas y desbloqueadas, pero se pueden ampliar
más acciones si se desea.
Página 184 de 203

La contraseña es opcional. Si no proporcionamos una contraseña, cualquier

usuario puede desproteger la hoja y modificar los datos protegidos.
También existe otra posibilidad para impedir modificar los datos de un rango de
la hoja de cálculo, para realizar cambios en un rango protegido haciendo uso de una
contraseña. Con esta opción se puede establecer permisos a determinados usuarios
mediante el uso de una contraseña personal, para editar rangos de una hoja de
cálculo protegida mediante la opción Permitir que los usuarios modifiquen rangos
que se encuentra en la misma ficha.
Una vez activada la opción de Permitir que los usuarios modifiquen rangos
nos aparece una ventana como esta que nos permite definir diferentes rangos de
edición:
Con la opción de Nuevo… se puede acceder a una nueva ventana que nos va
a permitir agregar tanto un título para el rango protegido para la edición, el rango que
se va a proteger y la correspondiente contraseña.
Página 185 de 203

Como cualquier otra contraseña tras su aceptación, nos volverá a pedir que la
volvamos a escribir para comprobar que no ha habido errores en la transcripción de la
misma en el primer cuadro de diálogo.
La confirmación de la contraseña nos volverá a llevar al primer cuadro de

diálogo con el listado de los posibles diferentes rangos de edición.
Página 186 de 203

Compartir un documento mediante el uso de Backstage
La manera más efectiva de trabajar varios usuarios sobre un mismo documento

es compartir el libro de trabajo, para que varios usuarios puedan modificar el mismo
libro de trabajo de manera simultánea. Para que se produzca tal circunstancia, es
necesario un entorno de red, que puede venir dado por una red local corporativa, o por
el uso, de Internet como red global en el que pueden trabajar varios usuarios
simultáneamente. Si carecemos de una red local para compartir el documento, Excel
2010 nos facilita la posibilidad de compartir el documento en Internet, a través de su
Backstage con la opción de Guardar en la Web.
Para compartir un libro de trabajo con varios usuarios debemos ejecutar el

comando Compartir libro que se encuentra en la ficha Revisar, tras la activación del
comando aparecerá una ventana que nos solicitará marcar la casilla de Permitir la
modificación por varios usuarios a la vez para permitir tal posibilidad.
Página 187 de 203

La pestaña de uso avanzado que aparece en la misma ventana de opciones,

nos permite definir funciones como la conservación del historial con los cambios
realizados durante un periodo de tiempo y que cambio será el que prevalecerá en caso
de conflicto.
Cuando se guarda un libro compartido, los cambios realizados por un usuario

se transmiten al resto de usuarios, pero si un mismo dato ha sufrido un más de un
modificación, entonces estamos ante la presencia de un conflicto, que habrá que
resolver.
Así en la sección de En caso de cambios conflictivos entre usuarios, se puede

establecer de qué forma se van a resolver los conflictos con la opción de Preguntar
cuáles prevalecen, que nos va a permitir acceder a una lista de conflictos existentes y
permite seleccionar cuáles son los definitivos.
Restricciones al compartir un libro

Cuando un libro de trabajo es compartido existen una serie de funciones que no están
disponibles, como puedan ser:
 Aplicar cambios a los cuadros de diálogo y menús.

 Crear esquemas y escenarios.
 Cambiar o eliminar contraseñas.
 Combinar celdas.
 Crear o modificar tablas dinámicas.
 Definir o aplicar formatos condicionales.
 Eliminar hojas de cálculo.
 Insertar o modificar gráficos, imágenes, objetos o hipervínculos.
 Insertar o borrar bloques de celdas.
 Insertar subtotales automáticos.
 Trabajar con macros.
Página 188 de 203

LECCIÓN 13. MACROS E INTRODUCCIÓN A VBA
Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos

definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra,
el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares,
perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas.
Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas

en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al puls ar sobre él
realice todas esas tareas.
Crear una macro automáticamente
La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador

de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las
acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales
podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.
Para grabar una macro debemos acceder a la ficha Vista y despliega el

submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro...
Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:
 Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese

libro.
 Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas
para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial
seleccionada, o en las mismas referencias si el botón de Usar referencias
relativas esta desactivado.
Página 189 de 203

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de

diálogo Grabar macro, en donde podemos especificar la siguiente información
relacionada con la macro:
 Nombre de la macro: donde podemos dar un nombre a la macro, no está

permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro, ni caracteres
especiales (#, %,@, etc.,).
 Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla
del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya
Excel.
 Guardar macro en: con esta opción podemos seleccionar guardar la macro en
el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro, si la guardamos en
el libro de macros personal la macro estará disponible para cualquier libro que
abramos en Office.
 Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier
otro dato que creamos conveniente con respecto a la macro.
Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a

continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la
barra de estado donde tenemos la opción de detener la grabación.
Página 190 de 203

NOTA: A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es
conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si
seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección
nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.
Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el
botón Detener de la barra de estado.
Ejecutar una macro
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro

que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas
por las acciones de la macro.
Por ejemplo si hemos creado una macro que

automáticamente da formato a las celdas seleccionadas,
tendremos que seleccionar las celdas previamente antes
de ejecutar la macro. Para eso acudiremos a la opción de
Ver macros de la ficha de Vista, donde podremos
seleccionar y ejecutar la macro previamente grabada.
Desde esta ventana podemos

tanto Ejecutar la macro
seleccionada, así como Eliminar la
macro si no tenemos pensado volver
a utilizarla, y hasta editarla o
Modificarla en el editor de Visual
Basic para Aplicaciones, pero para lo
cual tenemos que tener ciertas
nociones de programación en Vba.
Página 191 de 203

Conceptos básicos de programación.
El lenguaje de programación que utiliza Excel está basado en Visual Basic, un

lenguaje de programación orientado a objetos, es decir, la filosofía de los lenguajes
orientados a objetos es que el mundo real lo podemos abstraer de tal forma que lo
podemos representar como objetos y programar con ellos.
Un objeto es algo con entidad propia dentro de una clase. Y una clase es un
conjunto de objetos que tienen propiedades en común y se comportan de una manera
igual o similar al resto de objetos pertenecientes a esa misma clase. Por ejemplo
tenemos la clase "persona" que tiene una serie de propiedades y comportamiento
claramente diferenciables de la clase "casa" y dentro de la clase "persona" existen
muchos objetos que son cada una de las personas por ejemplo pertenecientes a un
colegio. En nuestro caso de la hoja de cálculo, los objetos bien podrían ser el libro, la
hoja, la celda, o un rango.
Las propiedades hemos dicho que son aquellas características que definen a
los objetos de una clase, diferenciándolos del resto de clases, siguiendo con el
ejemplo persona unas propiedades podrán ser, la estatura, el peso, el color del pelo, el
sexo, el color de los ojos, y todas aquellas propiedades que puedan diferenciar más a
cada objeto dentro de una clase, como nombre, apellido, DNI, etc... En nuestro caso,
como te puedes imaginar las propiedades de una celda por ejemplo, puede ser el
color de la fuente, el color del fondo, el tipo de letra, etc.,
Además de las propiedades, hemos dicho que las clases se caracterizan por su
comportamiento, en orientado a objetos se le suele llamar métodos que están
diferenciados en funciones y procedimientos.
Los métodos característicos de la clase persona sería, hablar, andar, escribir,

escuchar, estudiar, etc., en una hoja de cálculo un método para el objeto fila bien
podría ser la acción de su eliminación o inserción de la misma.
La diferencia fundamental entre funciones y procedimientos, es que las

funciones al llevarse a cabo devuelven algún tipo de valor mientras que los
procedimientos realizan su cometido y pueden o no devolver algún valor. Por ejemplo
los métodos mencionados en el párrafo anterior se pueden clasificar la mayoría como
procedimientos porque no tienen necesariamente que devolver ningún valor, pero por
ejemplo el método estudios se podría calificar como función que devuelve los últimos
estudios de esa persona.
En la programación orientada a objetos existe también un concepto muy

importante que son los eventos. Los eventos son sucesos que son provocados por
algún tipo de estímulo externo y que hacen que pueda alterarse el comportamiento de
la clase. Seguimos con el ejemplo persona, un evento sobre persona sería el evento
"despertarse", que provoca que la persona comience a funcionar, o un evento externo
como "llamar", que provoca que la persona atienda a la persona que le ha llamado. En
Página 192 de 203

nuestro caso, eventos asociados a una celda puede ser su selección, actualizar el
valor introducido, salir de la celda, entrar en la celda, etc.,
Como hemos dicho antes, está introducción es muy básica y sólo pretende
recordar los conceptos más importante de este tipo de programación.
Primero debemos abrir el editor Visual Basic presionando la combinación de

teclas Alt + F11.
El entorno del editor de Visual basic
El lenguaje de programación que utiliza Excel para trabajar con macros es el

VBA (Visual Basic Application) que como podemos deducir está basado en Visual
Basic.
Página 193 de 203

El menú del editor de Visual Basic
Esta es la barra de menú del editor de Visual Basic donde podemos acceder a
las diversas opciones y comandos del propio editor.
La barra de botones
Esta es la barra de botones de Visual Basic, donde podemos acceder de una

manera más rápida a las opciones más comúnmente utilizadas, como son la
ejecución, la parada, guardar, etc...
En la parte izquierda de la
pantalla podemos ver dos recuadros, el
recuadro superior es el del proyecto.
Aquí se encuentran los módulos, las
hojas utilizadas en los
procedimientos/funciones, etc.
Página 194 de 203

Guardar archivos con Macros
Cuando guardamos un archivo y queremos que las Macros que hemos creado
se almacenen con el resto de las hojas de cálculo deberemos utilizar un tipo de
archivo diferente.
Para ello deberemos ir al Botón Office y seleccionar la opción Guardar como, y

elegir la opción de Libro habilitado para macros.
Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como

tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm).
Página 195 de 203

ANEXO DE MÉTODOS ABREVIADOS HABITUALES DE EXCEL
Introducción de datos
Finalizar de introducir Entrar
Cancelar Esc
Repetir la última acción F4 o Ctrl+Y
Nueva línea en la celda Mayús.+Entrar
Borrar a la izquierda Tecla de retroceso
Borrar a la derecha Supr
Borrar hasta el final de la línea Ctrl+Supr
Moverse una celda hacia arriba, Teclas de dirección

hacia abajo, hacia la derecha o
hacia la izquierda
Ir al inicio de la fila Inicio
Editar el comentario de cela Mayús.+F2
Crear nombres Ctrl+Mayús.+F3
Copiar hacia abajo Ctrl+J
Copiar hacia la derecha Ctrl+D
Rellenar el área seleccionada con Ctrl+Entrar

los datos introducidos
Introducir datos y mover hacia atrás Mayús.+Entrar
Introducir datos y mover hacia la Tabulación

derecha
Introducir datos y mover hacia la Mayús.+Tabulación

izquierda
Página 196 de 203

Fórmulas
Iniciar una fórmula =
Editar celda activa F2
Insertar nombre F3
Definir nombre Ctrl+F3
Recalcular F9
Insertar Autosuma Alt+= (Alt+Mayús.+0)
Insertar fecha Ctrl+; (punto y coma)
Insertar hora Ctrl+Mayús.+: (dos

puntos)
Insertar hipervínculo Ctrl+Alt+K
Copiar el valor de la celda Ctrl+" (Ctrl+Mayús.+2)

superior
Copiar la fórmula de la celda Ctrl+' (apóstrofe)

superior
Introducir una fórmula matricial Ctrl+Mayús.+

Entrar
Paleta de fórmulas cuando ha Ctrl+A

introducido el nombre de la
función
Insertar argumentos (arriba) Ctrl+Mayús.+A
Página 197 de 203

Dar formato
Menú formato/estilos Alt+' (apóstrofe)
Dar formato a la celda Ctrl+1
Aplicar el formato de número Ctrl+E

General
Moneda (números negativos Ctrl+Mayús.+$

entre paréntesis)
Porcentaje (sin decimales) Ctrl+Mayús.+%
Formato exponencial (con Ctrl+Mayús.+^

dos decimales)
Formato de fecha (día, mes, Ctrl+Mayús.+#

año)
Número con dos decimales y Ctrl+Mayús.+!

separador de miles
Aplicar un borde Ctrl+Mayús.+&
Quitar los contornos Ctrl+Mayús.+_
Negrita Ctrl+N
Cursiva Ctrl+K
Subrayado Ctrl+S
Tachado Ctrl+5
Ocultar fila(s) Ctrl+9
Mostrar fila(s) Ctrl+Mayús.+(
Ocultar columna(s) Ctrl+0 (cero)
Mostrar columna(s) Ctrl+Mayús.+)
Página 198 de 203

Edición
Editar celda activa F2
Insertar nombre en la fórmula F3
Introducir fórmula matricial Ctrl+Mayús.+

Entrar
Abrir paleta de fórmulas Ctrl+A
Insertar nombre de los Ctrl+Mayús.+A

argumentos y paréntesis en
una fórmula
Insertar, borrar y copiar
Copiar el área seleccionada Ctrl+C
Pegar el área seleccionada Ctrl+V
Cortar el área seleccionada Ctrl+X
Borrar el área seleccionada Supr
Insertar celdas vacías Ctrl+Mayús.+signo de más
Borrar área seleccionada Supr
Deshacer última acción Ctrl+Z
Seleccionar
Seleccionar región actual Ctrl+Mayús.+*
Ampliar área seleccionada en Mayús.+Tecla de dirección

una celda
Ampliar área seleccionada a Ctrl+Mayús.+

última celda no vacía en la Tecla de dirección
columna o fila, si hay una celda
activa
Página 199 de 203

Ampliar área seleccionada a Mayús.+Inicio

primera celda de la fila activa
Ampliar área seleccionada a Ctrl+Mayús.+

primer celda de la hoja activa Inicio
Ampliar área seleccionada a Ctrl+Mayús.+Fin

última celda “utilizada”
Seleccionar columna Ctrl+Barra espaciadora
Seleccionar fila Mayús.+Barra espaciadora
Seleccionar toda la hoja de Ctrl+A

cálculo
Volver a la celda activa si una Mayús.+Retroceso

región está seleccionada
Ampliar el área seleccionada Mayús.+AvPág.

una pantalla hacia abajo
Ampliar el área seleccionada Mayús.+RePág.

una pantalla hacia arriba
Con un objeto seleccionado, Ctrl+Mayús.+

seleccionar todas las celdas de Barra espaciadora
una hoja
Mostrar/ocultar objetos Ctrl+6
Mostrar/ocultar barra de Ctrl+7

herramientas estándar
Seleccionar matriz CTRL+/
Seleccionar celdas con Ctrl+Mayús.+O

comentarios
Página 200 de 203

Bloqueo de desplazamiento
BLOQ DESPL Bloq Despl

activado/desactivado
Desplazarse una fila hacia arriba Flecha arriba o abajo

o hacia abajo
Desplazarse una columna hacia Flecha izquierda o derecha

la izquierda o la derecha
Ampliar la selección hasta el Mayús.+Inicio

comienzo de la fila
Ampliar la selección hasta la Fin +Mayús.+Entrar

última celda de la fila
Movimiento y desplazamiento
Moverse una celda Teclas de dirección
Ir hasta la última celda de un área Ctrl+Tecla de dirección

con contenido en la fila o la
columna activa
Desplazarse entre celdas Tab

desbloqueadas en una hoja
protegida
Ir hasta el comienzo de una fila Inicio
Ir hasta el comienzo de una hoja Ctrl+Inicio

de cálculo
Ir a la última celda de la hoja (la Ctrl+Fin

intersección entre la última
columna y la última fila que
contiene información)
Moverse hacia abajo en la pantalla AvPág
Moverse hacia arriba en la RePág

pantalla
Moverse hacia la derecha en la Alt+AvPág
Página 201 de 203

pantalla
Moverse hacia la izquierda en la Alt+RePág

pantalla
Ir a la siguiente hoja Ctrl+AvPág
Ir a la hoja anterior Ctrl+RePág
Ir al siguiente libro Ctrl+F6 o Ctrl+Tab
Ir al libro anterior Ctrl+Mayús.+F6 o

Ctrl+Mayús.+Tab
Vista preliminar
Moverse por la página cuando Teclas de dirección

active el zoom
Moverse hacia arriba o hacia AvPág o RePág

abajo de la página
Ir a la primera página cuando haya Ctrl+Flecha arriba o

desactivado el zoom Ctrl+Flecha izquierda
Ir a la última página cuando haya Ctrl+Flecha abajo Ctrl+Flecha

desactivado el zoom derecha
Autofiltro
Ver lista de filtros para la columna Alt+Flecha abajo

activa
Cerrar lista de filtros Alt+Flecha arriba
Seleccionar siguiente registro en la Flecha abajo

lista de filtros
Seleccionar registro anterior en la Flecha arriba

lista de filtros
Seleccionar el primer registro de Inicio

todos en la lista de filtros
Página 202 de 203

Seleccionar último registro en la Fin

lista de filtros
Lista de filtros por elemento Entrar

seleccionado
Página 203 de 203

Formador Del Curso PDF

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

Formador Del Curso PDF

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DE EXCEL 2010

Formador del curso :

Miguel Ángel de la Torre Hernández

C/ Marqués de Ahumada, 7-2ª planta (28028), Madrid

Tlf:91 724 92 09/35

FORMADOR DEL CURSO

Miguel Ángel de la Torre Hernández

Este manual, así como los ejercicios proporcionados para la

LECCIÓN 1. NOVEDADES DE EXCEL 2010.................................................................. 8

Funciones estadísticas. .............................................................................................. 77

LECCIÓN 10. PRESENTACIÓN DE LOS DATOS CON GRÁFICOS......................... 142

El menú del editor de Visual Basic ........................................................................... 194

LECCIÓN 1. NOVEDADES DE EXCEL 2010

Excel 2010 es una aplicación de cálculo, un

Excel presenta la información organizada como si fuera un papel cuadriculado

Novedades de Excel 2010

1. La ficha Archivo sustituye al botón de Office.

Excel 2010 facilita el acceso a algunas de sus

2. Gráficos de datos en miniatura

Los minigráficos, llamados también “sparklines” permiten crear gráficos

3. Acceso a las hojas de cálculo desde la Web o desde un

4. Co-creación de documentos con Excel Web App

La característica de co-creación de Excel Web App permite editar

5. Formato condicional mejorado.

El formato condicional en Excel 2010

6. Capacidad aumentada para crear hojas de cálculo más grandes y

La nueva versión de 2010 podrá utilizarse en 32 bits o en 64 bits, lo cual va

7. Mejora de compatibilidad con las versiones anteriores

8. Recuperación de ficheros no guardados o versiones anteriores de

La versión 2010 nos permite de manera cómoda y rápida encontrar tanto

9. Comprobar la información del documento.

La versión 2010 incorpora

LECCIÓN 2. TRABAJAR CON EXCEL 2010

La interfaz de Excel 2010

En esta interfaz, los comandos y funciones son fáciles de encontrar dentro de

Entre las novedades de Microsoft Excel 2010 presenta, en la parte superior

Al presionar este botón, en la parte izquierda veremos

También podremos acceder a este menú, utilizando el

Para guardar un documento de Excel podemos usar diferentes tipos de

Guardar y enviar, y por último Cambiar el tipo de archivo.

Las posibilidades que vamos a encontrar son las siguientes:

• Libro de Excel: guarda el libro en el formato predeterminado de archivo, que tiene

A parte de estas posibilidades la versión 2010 nos ofrece la posibilidad de

Siempre que queramos abrir un documento existente tenemos varias

A parte de estas opciones también podemos hacer uso de la barra de

Información del fichero

La opción de información del menú de Archivo, nos va permitir principalmente

Por último, dentro del menú Archivo encontraremos

También encontraremos un botón denominado

La cinta de opciones es una novedad con respecto a versiones anteriores al

Podemos minimizar la cinta de opciones haciendo doble clic con el botón

Desde la siguiente ficha, Insertar, podremos incluir tablas dinámicas,

Desde Diseño de página, podremos seleccionar temas. Los temas son

La ficha Fórmulas se encuentra orientada al manejo de las funciones propias

Dentro de la ficha Datos, encontraremos todo lo referido al ordenamiento de

Por un lado, la ficha Revisar incluye las herramientas destinadas al control de

Dentro de esta ficha de Programador, hay un grupo de opciones destinado al

Esta barra es la pequeña línea con información que podemos observar en la

Para modificar las opciones de nuestra

Dentro de las opciones relacionadas con la barra de estado, debemos hacer un

Entre las opciones de visualización, podemos optar por distintas vistas de

TRUCO: Podemos controlar el zoom de manera cómoda presionando la tecla Control

Configurar la Barra de Herramientas de Acceso rápido