INTEGRANTES

BAUTISTA AGUILAR NURIA NICOLE

MISAYCO BAUTISTA EDISON ARTURO

ROJAS TASAYCO ZULLY JANET

VALENZUELA RAMOS YORGHINIO ALDAIR

YAÑEZ MEDINA LIDA GRACIELA

 CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha Revisada Aprobada Fecha Motivo
por: por: por:
1.0 MBE VRY VRY 06/04/2017 Versión Original
1.1 MBE VRY VRY 08/04/2017 Revisión
-PROJECT CHARTER-
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
MIGRACION DE LAS CUENTAS GMAIL MGO-ICATOM
A OFFICE 365
DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: QUÉ, QUIÉN, CÓMO, CUÁNDO Y DÓNDE?
La empresa ICATOM usa G-SUITE para optimizar su trabajo, proporcionando
servicios de Google con su respectivo nombre de dominio. Como parte de la
implementación de office 365 se puede migrar el contenido de los buzones de los
usuarios como es de Gmail a office 365.
El proyecto iniciará el 11 de abril del 2017 y finalizará el 20 de mayo de 2017.
DEFINICIÓN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DEL
PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A GENERAR.
La implementación de la migración de los buzones de google a office 365, permitirá a
los usuarios conocer sobre una nueva plataforma de interacción y con ello poder
conocer su uso y acceder a toda la gama de herramientas que presenta.

DEFINICIÓN DE REQUISITOS DEL PROYECTO: DESCRIPCIÓN DE

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC.,
DEL PROYECTO/PRODUCTO
REQUERIMIENTOS FUNCIONALES:
Herramientas de ofimática: Procesador de Textos, Hojas de Cálculo, Diseñador de
Presentaciones.
Servidor de correo corporativo con capacidad de 50 Gb por usuario.
Punto de acceso para intercambio de archivos en la nube para fomentar el intercambio
de ideas o conocimientos con los miembros de la empresa, que permitan el desarrollo
de sitios web personalizados para los proyectos de la empresa con soporte para
usuarios externos.
Comunicación con soporte de video conferencia con soporte mínimo para 100
usuarios concurrentes, además de mensajería instantánea para apoyar los procesos
empresariales de forma flexible.
Que permita la creación de una red social corporativa para fomentar la colaboración
entre los miembros de la empresa.
Actualizaciones de versiones de software automáticas.
Que pueda ser empleado en forma no presencial para fomentar el teletrabajo (servicio
en línea).
Que brinde escalabilidad acorde al desarrollo de la empresa.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES
No requiera una inversión económica importante
Que se pueda emplear tecnología reservada para grandes empresas.
Que permita la ejecución del servicio desde cualquier dispositivo: escritorio (pc /
laptop), móvil (teléfono celular / Tablet).

OBJETIVOS DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL

TRABAJO DEL PROYECTO EN TÉRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIÓN.
CONCEPTO OBJETIVOS CRITERIO DE ÉXITO
1. Cumplir con las fechas de los siguientes Aprobación de todos los
ALCANCE entregables: migración de cuentas, entregables por parte del
transferir los correos de google a office cliente
365, capacitación e informes de las
nuevas herramientas disponibles.
2. TIEMPO Concluir el Proyecto en el plazo solicitado Concluir el Proyecto en 6
por el cliente. semanas, del 11 de abril
hasta el 20 de mayo
3. COSTO Cumplir con el presupuesto estimado del Respetar el límite del
Proyecto US $ 2,989.00 presupuesto del Proyecto
FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN ÚLTIMO, PROPÓSITO GENERAL, U OBJETIVO
DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON
PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIÓN.
Brindar herramientas sencillas y optimas manejadas de forma online que puedan
usarse desde cualquier dispositivo (de manera que no intervenga la distancia),
además del uso seguro y confidencial del manejo de información, todo esto para
maximizar los ingresos y reducir los costes para la empresa.
JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE
JUSTIFICAN LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO.
JUSTIFICACIÓN CUALITATIVA JUSTIFICACIÓN CUANTITATIVA
Generar ingresos para la empresa Flujo de Ingresos
Ampliación de clientes para la empresa Flujo de Egresos
Obtener feedback del desarrollo del VAN
servicio y de la capacitación para
identificar mejoras en los próximos
servicios
TIR
RBC

DESIGNACIÓN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO.

NOMBRES Edison Misayco NIVELES DE AUTORIDAD
Bautista
REPORTA MBA Paco Márquez Exigir el cumplimiento de los entregables del
A proyecto
SUPERVISA
A

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO.

HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO FECHA PROGRAMADA
Inicio del Proyecto 11 de abril de 2016
1. Gestión del Proyecto Del 11 de abril al 26 de mayo
2. Contratos Del 13 de abril al 25 de abril
3. Pago de servicio anual de Office Del 26 de abril al 27 de abril
365
4. Migración de Cuentas a Office 365 Del 5 de Mayo al 12 de mayo
5. Mantenimiento Del 15 de mayo al 18 de mayo
6. Informes Del 19 de mayo al 26 de mayo
Fin del Proyecto 29 de mayo

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN

EL PROYECTO.
ORGANIZACIÓN O GRUPO ROL QUE DESEMPEÑA
ORGANIZACIONAL
ROJTA Proveer el servicio de instalación
y capacitación en el uso de
Office 365 Enterprise 5
ICATOM Demandante del servicio de
Office 365 como herramienta de
ofimática
Microsoft Proveedor del servicio de Office
365 requerido por la empresa
ICATOM
Movistar Perú Proveedor del servicio de acceso
Claro Perú a internet

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS).

 Que se retrase la firma del contrato y por ende el desembolso para el pago del
servicio anual de Office 365.
 Los informes no sean aprobados por ICATOM, retrasándose el pago del servicio.
 Los costos del proyecto no deben exceder al presupuesto presentado en la
propuesta, caso contrario, estos serán asumidos por el proveedor del servicio.
 Que el servicio de internet de Movistar o Claro falle en los días indicados en el
cronograma de capacitación, generándose un retraso en el desarrollo de la
capacitación.
 Que la capacitación no consiga cumplir los resultados esperados por el cliente,
indicados en el Resumen de los Términos de Referencia.

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (RIESGOS POSITIVOS).

 Mostrar las capacidades de Office 365 para la empresa.
 La migración de las cuentas Gmail a Office 365 permita ofrecer y desarrollar otros
servicios a ROJTA.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO.

CONCEPTO MONTO
(US $)
1. PERSONAL Migración de cuentas Gmail a Office 365 600.00
2. MATERIALES Pago de servicio anual de Office 365 para 100 1419.00
licencias
3. MAQUINAS Servicio de mantenimiento preventivo de 100 600.00
equipos de escritorio
4. OTROS Refrigerios y Transportes 50.00
COSTOS
TOTAL LINEA BASE 2,669.00
5. RESERVA DE 320.00
CONTINGENCIA
TOTAL PRESUPUESTO 2,989.00

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO.

NOMBRE EMPRESA CARGO FECHA
Yorghinio Valenzuela ROJTA Coordinador 09/04/2017
Ramos

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha Revisada Aprobada Fecha Motivo
por: por: por:
1.0 MBE VRY VRY 10/04/2017 Versión Original
1.1 MBE VRY VRY 12/04/2017 Revisión

LISTA DE STAKEHOLDERS
- POR ROL GENERAL EN EL PROYECTO -

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO

IMPLEMENTACIÓN DE OFFICE 365 E5 OF365 LEZYN
PARA LA EMPRESA LEZYN

ROL GENERAL STAKEHOLDERS

VALENZUELA RAMOS, Yorghinio
SPONSOR
PROJECT MANAGER
MISAYCO BAUSTISTA, Edison
EQUIPO DE PROYECTO EQUIPO DE GESTIÓN DE PROYECTO
OTROS MIEMBROS DEL EQUIPO DE
PROYECTO
PORTAFOLIO MANAGER
BAUTISTA AGUILAR, Nuria
PROGRAM MANAGER

PERSONAL DE LA OFICINA DE
PROYECTOS
GERENTES DE OPERACIONES
Gerente General:
GERENTES FUNCIONALES ROJAS TASAYCO, Zully
Gerente de Unidad:
YAÑEZ MEDINA, Lida

USUARIOS / CLIENTES LEZYN

Empresa Capacitadora:
PROVEEDORES / SOCIOS DE ROJTA
NEGOCIOS Proveedor de TI:
MICROSOFT
Proveedores de Internet:
MOVISTAR PERÚ
CLARO PERÚ

Participantes:
OTROS STAKEHOLDERS Varios

CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha Revisada Aprobada Fecha Motivo
por: por: por:
1.0 MBE VRY VRY 06/04/2017 Versión Original
1.1 MBE VRY VRY 08/04/2017 Revisión

CLASIFICACION DE STAKEHOLDERS
- MATRIZ INFLUENCIA VS PODER -
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación de Office
O365 LEZYN
365 E5 para la
Empresa LEZYN

PODER SOBRE EL PROYECTO

BAJA ALTA

Gerente General:
Zully Rojas Tasayco
Sponsor:
Yorghinio Valenzuela Ramos
ALTA

Project Manager:
INFLUENCIA SOBRE EL PROYECTO

Gerente Unidad:
Edison Misayco Bautista Lida Yañez Medina
Program Manager:
Bautista Aguilar Nuria

Proveedor de TI:
BAJA

MICROSOFT
Proveedor de Internet:
MOVISTAR Perú
CLARO Perú
 CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha Revisada Aprobada Fecha Motivo
por: por: por:
1.0 MBE VRY VRY 09/04/2017 Versión Original
1.1 MBE VRY VRY 09/04/2017 Revisión

- REGISTRODE STAKEHOLDERS-
NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación de Office 365 E5 para la Empresa OF365 LEZYN
LEZYN
IDENTIFICACIÓN EVALUACIÓN CLASIFICACIÓ
N
NOMBRE EMPRESA LOCA ROL EN EL INFORMACIÓN DE REQUERIMIEN EXPECTATIV INFLUEN FASE DE INTERN APOYO /
Y PUESTO LI PROYECTO CONTACTO TOS AS CIA MAYOR O / NEUTRA
ZACIO PRIMORDIALE PRINCIPALE POTENCI INTERES EXTER L/
N S S AL NO OPOSIT
OR
VALENZU ROJTA- Ica Sponsor 962859252 Asegurar que Fuerte Todo el Interno Apoyo
ELA Coordinador Yorghinio@rojta.onmicrosoft.c los objetivos proyecto
RAMOS, om del proyecto
Yorghinio estén
alineados con
los objetivos
del negocio
MISAYCO ROJTA- Ica Project 948027387 Cumplir con el Que el Fuerte Todo el Interno Apoyo
BAUTISTA, Asistente de Manager Edison@rojta.onmicrosoft.com Plan, gestión y Proyecto se Proyecto
Edison Proyectos control del realice con
Proyecto. responsabilid
ad total y sea
culminado
exitosamente
BAUTISTA ROJTA - Ica Program 936129871 Definir los Garantizar Fuerte 1.- Interno Apoyo
AGUILAR, Jefe de Área Manager Nuria@rojta.onmicrosoft.com procesos que se que los Contratos
Nuria de aplican al procesos se 2.-
Planeamient proyecto. realicen de Creacion
o manera de cuentas
coherente en
 todo el
proyecto.
ROJAS ROJTA - Ica Departament 934509335 Que el servicio Mediana 1.- Externo Apoyo
TASAYCO, Gerente o de zjrt1224@rojta.onmicrosoft.co de office 365 sea Capacitaci
Zully General Capacitación m empleado en la on al
y Formación empresa personal
sobre el
servicio de
office 365
YAÑEZ ROJTA - Ica Departament 943784720 Que el servicio Mediana 1.- Externo Apoyo
MEDINA, Gerente de o de Lida@rojta.onmicrosoft.com de office 365 sea Capacitaci
Lida Unidad Capacitación empleado en la on al
y Formación empresa personal
sobre el
servicio de
office 365
 CONTROL DE VERSIONES
Versión Hecha por: Revisada por: Aprobada por: Fecha Motivo
1.0 MBE VRY VRY 10/04/2017 Versión Original
1.1 MBE VRY VRY 11/04/2017 Revisión

-ESTRATEGIA DE GESTION DE STAKEHOLDERS-

NOMBRE DEL PROYECTO SIGLAS DEL PROYECTO
Implementación de Office 365 E5 para la Empresa LEZYN OF365 LEZYN

STAKEHOLDER EVALUACION
INTERES EN EL ESTRATEGIA POTENCIALPARA GANAR OBSERVACIONES Y
(PERSONAS O DEL
PROYECTO SOPORTE O REDUCIR OBSTACULOS COMENTARIOS
GRUPOS) IMPACTO
GERENTE Responsable en forma complementaria Dar una pequeña charla sobre el efecto
GENERAL: a las obligaciones del directorio, y de la madurez en gestión de proyectos
Muy Alto
Rojas Tasayco reporta a éste acerca del desempeño en la performance de tiempo y costo de
Zully de la empresa. los proyecto
Que el proyecto sea terminado Informar continuamente sobre la
SPONSOR:
exitosamente para poder satisfacer al performance del proyecto, los problemas
Valenzuela Ramos Muy Alto
cliente y generar utilidades para la encontrados, y solicitar soporte de ser
Yorghinio
empresa. necesario
GERENTE DE Que mejore el orden y la performance Informar continuamente sobre la
UNIDAD: de los proyectos de su organización. performance del proyecto, los problemas
Muy Alto
Yañez Medina Lida Que el proyecto de capacitación sea encontrados, y solicitar soporte de ser
un éxito pues fue iniciativa suya. necesario.
Incluirlo en la planificación del proyecto y
Que el personal de Constructores gestionar conjuntamente con él la
PROJECT ejecución y el control de las actividades
MANAGER: Asociados sea capacitado en Gestión
de Proyectos de acuerdo al PMBOK Alto del proyecto.
Misayco Bautista
Edison según el contrato firmado, lo que es
su responsabilidad como
Coordinador General
PORTFOLIO Se encarga de distribuir Distribuir estadísticamente la planeación
MANAGER: adecuadamente los recursos de utilización de los recursos ,evitando
Alto
Bautista Aguilar financieros de la empresa, según los perdidas económicas.
Nuria requiera el proyecto.