¿Qué es el proceso administrativo?

El proceso administrativo ha sido un modelo a seguir durante generaciones, el

cual fue desarrollado y utilizado a finales del siglo XIX y principios del XX por
Henry Fayol, y a partir de ese momento se le ha identificado como la estructura
básica de la práctica administrativa, El proceso administrativo se define como el
conjunto de pasos o etapas necesarias que llevan a cabo los administradores para
realizar una actividad o alcanzar un objetivo, además, este proceso tiene como
finalidad lograr los máximos resultados mediante la coordinación de actividades y
personas que integran el sistema organizado,

Características

 El proceso administrativo está formado por un conjunto de fases o pasos de

manera cíclica

 El objetivo es sistematizar el conocimiento y generar una estructura de

eficiencia.

 Estimula la innovación y el progreso.

 Fomenta el desarrollo de una filosofía y cultura gerencial y empresarial.

El proceso administrativo está constituido por dos fases: mecánica o estructural y

dinámica u operativa. En la primera se incluyen la planeación y la organización; en
la segunda, la dirección y control.

Fase mecánica. Abarca la parte teórica de la administración, establece lo que

debe hacerse, comprende la planeación de lo que se va a realizar: propósitos,
objetivos, estrategias, programas, recursos, funciones, división del trabajo,
jerarquización, departamentalización, descripción de funciones y coordinación y la
organización permitirá realizar acciones de forma correcta y controla para evitar
problematicas.
Fase dinámica. Comprende la parte operativa de la administración, es decir, poner
en marcha lo planeado. En esta etapa, la dirección se encarga de verificar que se
realicen las tareas; para ello se auxilia de la supervisión, comunicación,
motivación, toma de decisiones e integración. Por su parte el control dirá qué
cómo se realizó, permitirá hacer comparaciones y correcciones.

Componentes del proceso administrativo

Planeación

La planeación es la primera fase del proceso administrativo y consiste en

actividades que se realizarán en el futuro, a partir de decisiones tomadas en el
presente y cuyos resultados se verán u obtendrán también en el futuro. La
planeación tiene por objeto conducir a la organización hacia el estado que desea
la dirección de la empresa, mediante la formulación de estrategias y toma de
decisiones, la planeación involucra a toda la organización y las decisiones que se
toman afectan a todo el sistema.

Actividades de planeación

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado tiempo.

2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a cabo.

3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.

4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.

5. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.

6. Construir un plan de logros acentuando maneras de desempeñar el trabajo.

7. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.

Componentes de la planeación
  Misión

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una

empresa.

 Visión

Capacidad de construir en la mente un estado futuro deseable que permita tener

una claridad sobre lo que se quiere hacer y a dónde se quiere llegar en la
organización.

 Propósito

Se establecen despues de la misión y la visión y no indican una limitante de

tiempo.

 Objetivo

Elemento programático que identifica la finalidad hacia la cual deben dirigirse los
recursos y esfuerzos para dar cumplimiento a la misión.

 Políticas

Proporcionan un parámetro contra el cual pueden ser juzgados los desempeños

individuales.

 Programas

Un esquema en donde se establecen: la secuencia de actividades específicas que

habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el tiempo requerido para
efectuarlas.

 Presupuestos

Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose
básicamente al flujo de dinero dentro de la organización.
Organización

La organizacion corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, al

igual que planeación es una fase poco dinámica. Su objetivo principal es crear la
estructura idónea, conjugando lógica y eficiencia para que la institución trabaje
como una sola, logrando así el propósito común. Después de la planeación el
siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de
trabajo que forman la empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos
para crear una relación entre el personal y el trabajo que debe ejecutar.

Actividades de la organización

1. Realizar selección detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.

2. Subdividir las tareas en unidades operativas.

3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.

4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.

5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por

departamento.

6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.

7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.

8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

Componentes de la organización

 División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una

función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo.

 Coordinación
Es la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin
de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo de los objetivos.

 Clasificación

Permite tener un seguimiento controlado de todos los recursos materiales y

humanos.

Dirección

La dirección es la tercera fase del proceso administrativo, pero se considera la

primera fase dinámica de la práctica administrativa, es decir, la dirección es la
ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional que se ha
diseñado. Se le ha dado una gran importancia a esta etapa del proceso; algunos la
llaman comando, otros la denominan como ejecución o implementación. Es el
tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes, la
comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las metas de
la empresa.

La dirección se puede ejercer a través de:

 El liderazgo

 La motivación

 La comunicación.

Actividades de la dirección

1. Ofrecer motivación al personal.

2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.

3. Considerar las necesidades del trabajador.

4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores laborales.

 5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.

6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.

7. Capacitar a los trabajadores para utilicen todo su potencial físico e

intelectual.

8. Ajustar esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo al control.

Componentes de la dirección

 Toma de decisión

Es la elección de un curso de acción entre varias alternativas.

 Integración

Funciones en las cuales el administrador pone en marcha las decisiones

establecidas.

 Motivación

Estímulos que mueven a la persona a realizar determinadas acciones

 Comunicación

Es el proceso a través del cual se transmite y recibe información de un grupo

social.

 Supervisión

Vigilar y guiar de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente

Control

El control es la fase final del proceso administrativo, pero a la vez es el eslabón

que se une a la planeación, el control y la planeación dependen uno del otro que
en ocasiones. Controlar es determinar que lo que se planeó, o se pretendió
realizar, se esté llevando a cabo en tiempo y condiciones prescritos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados

obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora
continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir
las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados.

Actividades del control

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.

3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.

4. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.

5. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.

6. Transferir información que muestre variaciones y comparaciones

efectuadas.

Componentes del control

 Medición de resultados

Consiste en medir la ejecución y los resultados mediante la aplicación de unidades

de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares.

 Comparación

Son ventajas o desventajas que se toman en cuenta para valorar la decisión

correcta.

 Identificación de estándares
Identificar el estándar que fue establecido y le va a servir como modelo de
comparación

 Detección de desviaciones

Identificar el desempeño real y el estándar, misma que se reportarse

inmediatamente.

 Retroalimentación

Ajustar la información obtenida al sistema administrativo

Misión y visión en el área administrativa

Misión

La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una

empresa u organización porque define:

1. Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa.

2. Lo que pretende hacer.

3. El para quién lo va a hacer.

Además, es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la

historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios,
los factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas

Visión

Se refiere a una imagen que la organización plantea a largo plazo sobre cómo
espera que sea su futuro, una expectativa ideal de lo que espera que ocurra. La
visión debe ser realista, pero puede ser ambiciosa, su función es guiar y motivar al
grupo para continuar con el trabajo. La visión marca una meta final de hacia dónde
quiere llegar la organización en el futuro.
Análisis FODA

FODA significa lo siguiente: Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Un análisis FODA ayudará a encontrar los aspectos positivos y negativos que se
encuentran dentro de cada persona (F-O) y a la vez aquellos que se encuentran
en el ambiente que le rodea (D-A). Desarrollar una conciencia total de su situación
podría beneficiarle tanto en la planificación estratégica como en la toma de
decisiones.

¿Cuándo se usa un análisis FODA?

Un análisis FODA ofrece perspectivas útiles en cualquier etapa de una iniciativa o

esfuerzo. Se puede utilizar para:

 Explorar nuevas iniciativas o solucionar problemas en las ya existentes.

 Tomar decisiones sobre el mejor camino a seguir por parte de su iniciativa.

Identificar las oportunidades y amenazas presentes para alcanzar el éxito.

 Determinar dónde el cambio es posible.

 Ajustar y afinar los planes a mitad del camino.

Para estructurar un análisis FODA puede ser apropiada para iniciativas amplias
que requieren un planeamiento detallado o muchas alternativas.

FORTALEZAS DEBILIDADES
1. 1.
2. 2.
3. 3.

OPORTUNIDADES Estrategia de Oportunidades- Estrategia Oportunidades-

1. Fortalezas (OF) Debilidades (OD)
2. Usar fortalezas para obtener Superar las debilidades
3. ventaja de las oportunidades aprovechando las oportunidades
4. 1. 1.
2. 2.

AMENAZAS Estrategia de Riesgos- Estrategia de Amenazas-

1. Fortalezas (RF) Debilidades (AD)
2. Utilizar las fortalezas para Minimizar las debilidades y
3. evitar las amenazas evitar las amenazas
4. 1. 1.
2. 2.

Fuentes consultadas
TEMAN, Thomas y SNELL, Scott. Administración: Una Ventaja Competitiva.
México : Mc Graw Hill. 2004.

MERRILL, Harwood F. Clásicos de la Administración. México. Limusa. 1978.