El acceso a la información pública y la transparencia son considerados dos pilares de la democracia, pues se

consideran herramientas que contribuyen a la toma de decisiones, participación ciudadana, y en el sistema de

presos y contra presos el ejercicio de control y rendición de cuentas. Lo anterior da cuenta de que dichos
conceptos hacen parte de lo que actualmente se considera como una gestión publica eficiente.

Es así como el cumplimiento de obligaciones en materia de transparencia y acceso a la información pública

exige que estos dos conceptos estén previstos en los procesos de gestión de información y archivos públicos,
pues se espera que por parte de la entidad pública se tenga una trazabilidad de la generación del documento,
divulgación de la información y su reutilización. Premisa que se encontraba dispuesta en la primera versión de
la norma ISO 15489, publicada en el año 2001 y traducida al castellano en 2006, que se basaba en la Norma
Australiana AS 4390, Records Management, del año 1996. En ella se afirmaba que «un sistema de gestión de
documentos se convierte en una fuente de información sobre las actividades de la organización que puede
servir de apoyo a posteriores actividades y toma de decisiones, al tiempo que garantiza la rendición de cuentas
frente a las partes interesadas presentes y futuras» (ISO 15489-1: 2001, 9).1

La gestión documental debe entenderse entonces como un instrumento para garantizar la

transparencia, el acceso a la información pública y la rendición de cuentas.

ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA COMO DERECHO

- Se encuentra contemplado como Derecho en la Constitución Política en los artículos 20, 23, 74;
estableciéndose de manera expresa la posibilidad de que los ciudadanos reciban información pública,
presenten peticiones respetuosas y accedan a archivos públicos salvo las excepciones previstas en la
ley.
- A través del ejercicio al derecho al acceso a la información, se pueden efectivizar otros derechos; pues
se considera que la información es una herramienta con la que cuenta el ciudadano para exigir de la
administración el cumplimiento de sus funciones así como la garantía de otros derechos.
- Con la ley 1712 de 2014 se regular el derecho de acceso a la información pública, los procedimientos
para su ejercicio y garantía, así como para establecer las excepciones a la publicidad de la información.
MARCO NORMATIVO
En materia de transparencia y acceso a la información pública se cuenta con un marco normativo cuya finalidad
es la reglamentación de las diferentes temáticas que incluyen el ejercicio del derecho al acceso a la información
pública, dentro de ellas se encuentra:
- Ley 1581 de 2012: Cuyo objeto es desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas
a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de
datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el
artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el
artículo 20 de la misma.
- Ley 1341 de 2009 y Decreto 2573 de 2014 Gobierno digital: A través de dicha norma se determina
el marco general para la formulación de las políticas públicas que regirán el sector de las Tecnologías
de la Información y las Comunicaciones, su ordenamiento general, el régimen de competencia, la
protección al usuario, así como lo concerniente a la cobertura, la calidad del servicio, la promoción de
la inversión en el sector y el desarrollo de estas tecnologías, el uso eficiente de las redes y del espectro
radioeléctrico, así como las potestades del Estado en relación con la planeación, la gestión, la
administración adecuada y eficiente de los recursos, regulación, control y vigilancia del mismo y

1El impacto de la gestión documental en la transparencia de las Administraciones públicas: la transparencia por diseño
Recuperado de: https://revistasonline.inap.es/index.php/GAPP/article/view/10515
 facilitando el libre acceso y sin discriminación de los habitantes del territorio nacional a la Sociedad de
la Información.
- Ley 1755 de 2015: A través de la cual se reglamenta el Derecho de petición.
- Resolución 3564 de 2015 del Mintic: Dispone los lineamientos y estándares de publicación de
información y divulgación de la información en medios electrónicos.

INSTRUMENTOS DE GESTIÓN DE LA INFORMACION PÚBLICA.

En consideración a que las administraciones tienen el deber legal de implementar la Ley 1712 de 2017, ley de
transparencia y acceso a la información pública, es necesario precisar que en materia de acceso a la
información pública a través de la presentación y respuesta a solicitudes presentadas por los ciudadanos
(trasparencia pasiva); las entidades públicas y particulares que ejercen función pública cuentan con diferentes
herramientas que permiten la identificación de la información que generan y custodian, siendo de vital
importancia la construcción de los instrumentos de gestión de la información tales como:
a. Registro de Activos de Información: inventario de la información pública que el sujeto obligado genere,
obtenga, adquiera, transforme o controle
b. Índice de Información reservada y clasificada: es el inventario de la información pública generada,
obtenida, adquirida o controlada por el sujeto obligado, que ha sido calificada como clasificada o
reservada.
c. Esquema de Publicación de Información: es el instrumento del que disponen los sujetos obligados
para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información
publicada y que publicará, conforme al principio de divulgación proactiva de la información previsto en
el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014, y sobre los medios a través de los cuales se puede acceder a la
misma.
Pues tal y como se indicó, a través de dichos instrumentos, se tiene certeza de la documentación e información
que se administra, y en ese sentido, por parte de los funcionarios de la entidad se tiene conocimiento de la
información a suministrar a los ciudadanos.
GESTION DE RIESGOS EN ARCHIVOS PUBLICOS
- La TRANSPARENCIA, considerado como un conjunto de normas, procedimientos y conductas,
reconoce como un bien de dominio público, la información generada por entidades públicas y
particulares que ejercen función pública.

- Es por ello, que la Gestión Documental, se constituye en una herramienta clave para el cumplimiento
de disposiciones en materia de transparencia y acceso a la información, pues a través de los
ARCHIVOS, considerados como un centro de información, se garantiza a los ciudadanos el acceso a
información veraz y confiable.
Dentro de esos ARCHIVOS, según la Ley 594 de 2000 Articulo 3, se encuentran:
a. Archivo Publico: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas
b. Archivo Privado De Interés Público: Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la
ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador

- A través de la gestión de documentos se contribuye a la: Rendición de Cuentas, Disminución de la

Corrupción y la integridad del sector público. Pues se espera que la entidad pública cuente con un
 sistema que sea capaz de permitir y facilitar la localización de la información y los documentos de la
organización, ya sea para publicarlos en el portal de transparencia o por una solicitud de acceso2.

- Hablar de trasparencia en los sistemas de gestión documental – archivos públicos, ha de entenderse

como un proceso en el que se asegura la disponibilidad de archivos e información, y no un mero
repositorio histórico. Es por ello que la gestión de riesgo en los procesos de gestión documental es de
importancia para que por parte de la entidad de cumplimiento a sus objetivos en materia de
transparencia y acceso a la información pública.

- Se puede afirmar entonces que la Gestión de Riesgos en materia de archivos públicos tiene 3
momentos que implican:
a) Contexto – Identificación Del Riesgo: Identificación procesos vinculados a la gestión de
archivos, circunstancias internas y externas que generan situaciones de riesgo, identificación de
causas.
b) Análisis, Valoración y Evaluación Del Riesgo: Consiste en establecer probabilidad de
ocurrencia y el nivel de impacto; así como la identificación de controles tanto preventivos como
correctivos.
c) Tratamiento Del Riesgo: Acciones que permiten tomar decisiones y medidas necesarias para
disminuir probabilidades de impacto, prevenir riesgos y fijar lineamientos para el manejo de
riesgos.
Y en materia de gestión de archivos públicos, los riesgos que afectan la transparencia y el acceso a la
información pública son:
a. Eliminación no controlada de archivos, que puede dar lugar a la destrucción de información
importante.
b. No creación de archivos: Realizar actividades y gestiones de la entidad que no quedan registradas.
c. Creación de archivos con información incompleta: Archivos que no identifiquen de manera clara
las gestiones adelantadas por la entidad.
d. Archivos con información no confiable o falta de credibilidad de la información
e. Inaccesibilidad de los archivos: Disponibilidad de archivos para su consulta.
La identificación de estas situaciones de riesgo contribuirá a la mejora de transparencia de las
entidades públicas, pues lo que se espera a través de los procesos de gestión documental es la
disponibilidad de archivos e información para su consulta y entrega a los ciudadanos.
- Un correcto tratamiento de los riesgos dota a la administración pública de una mejor gestión de los
archivos y se contribuye a una transparencia efectiva y real, pues se permite asegurar la creación,
mantenimiento y control de información fiable, autentica, integra y disponible para los ciudadanos.

- A través de un correcto control y gestión de archivos e información (en la que se incluye la gestión del
riesgo), por parte de las entidades públicas y particulares que ejercen función pública, garantizan
transparencia en sus gestiones y por ende el acceso a la información (por parte de los ciudadanos)
que se genera por parte de los mismos.

2 Transparencia en riesgo: la gestión de documentos como estrategia de prevención. Recuperado de:

http://www.gigapp.org/index.php/mis-publicaciones-gigapp/publication/show/2217
 - Los mapas de riesgos y los instrumentos de gestión de la información pública, son la base instrumental
para una transparencia efectiva dentro de la administración pública, pues permite crear archivos de
calidad (auténticos, fiables e íntegros); rastrear a lo largo del tiempo las decisiones tomadas;
fundamentar la planificación de programas, actividades y presupuestos; simplificar y estandarizar los
procesos de organización de los archivos; satisfacer el derecho a la información con rapidez y
fiabilidad; y preservar los archivos a lo largo del tiempo.3

3 Transparencia en riesgo: la gestión de documentos como estrategia de prevención. Recuperado de:

http://www.gigapp.org/index.php/mis-publicaciones-gigapp/publication/show/2217