Costos y Presupuestos

Costos:
Denominamos costos al análisis de los diferentes procesos que conlleva la ejecución de un proyecto,
para determinar si este es viable o no, cuál será el costo del proyecto, los costos directos e
indirectos, así como la posible ganancia que se obtendrá de ejecutar el proyecto en cuestión.

Lo primero que debemos determinar los costos que el proyecto representa para determinar si este
es viable de ejecutar, para ello es importante determinar los recursos monetarios que el cliente
dispone para su proyecto y con el cual se pretende la realización del proyecto.

Para determinar los costos de un proyecto se deben seguir los siguientes pasos:

o Crear una lista de acciones y tareas: Se debe determinar un listado de actividades que
llevaran a cabo para la operación del proyecto, que se deben llevar a cabo para la operación
del proyecto, así como los diferentes procesos para la aprobación de los permisos.
o Realizar una estimación temporal: Una vez determinadas todas las actividades del proyecto
es necesario la estimación de los tiempos de ejecución de cada una de ellas.
o Calculo de costos laborales internos: Se le llama así a la estimación de costos que del
personal que figurará en una planilla, este se determina con la cantidad de personal que
requerirá la elaboración del proyecto.
o Calculo de la mano de obra externa: Por lo general en un proyecto es necesario la
contratación de equipo o herramientas adicionales externas los cuales se van dando en el
transcurso de la ejecución.
o Investiga los materiales para el proyecto: En el proceso de ejecución del proyecto es
necesaria la cuantificación o estimación de la cantidad de materiales y herramientas.
o Establecer un amortiguador financiero: Como bien se sabe en un proyecto se presentarán
inconvenientes o requerimientos adicionales que no se estimaron a lo largo de la
elaboración del presupuesto, por lo que se debe contar con un porcentaje de dinero
destinado a sobrecostos, pago de horas extras o simplemente por el aumento de los
suministros durante el desarrollo del proyecto.
o Monitorear el consumo del presupuesto: En este proceso se contemplan informes
realizados periódicamente por cada contratista, hojas de cálculo, etc, esto ayudara a realizar
ajustes para afinar la estimación del desarrollo del proyecto, así mismo esto determina si
los insumos se están utilizando de manera correcta y sin sobrecostos al presupuesto.
Acciones del control de costos

Como bien sabemos es importante el monitoreo del movimiento de costos que se van dando a lo
largo de la ejecución del proyecto, para esto es importante tomar en cuenta los siguientes factores:

o Influir en los factores que producen cambios en la línea base de costo.

o Asegurarse que todas las solicitudes de cambio se realicen oportunamente.
o Gestionar los cambios reales cuando y conforme suceden.
o Asegurarse que los gastos no superen el financiamiento autorizado para el proyecto, tanto
por período como en el total.
o Monitorear el desempeño de los costos para detectar y comprender las variaciones con
respecto a la línea base aprobada de costo.
o Evitar cambios no aprobados en los informes sobre costos o utilización de recursos.
o Informar a los interesados acerca de los cambios aprobados y costos asociados.
o Realizar acciones para mantener los sobrecostos previstos dentro de límites aceptables.

Presupuesto:
Cuando hablamos de un presupuesto nos referimos a la cantidad de dinero que se necesita para
hacer frente a cierto número de gastos necesarios para acometer un proyecto. De tal manera, se
puede definir como una cifra anticipada que estima el costo que va a llevar la realización de dicho
objetivo.

Elaborar un presupuesto es importante para el correcto uso de los recursos con los que cuenta la
empresa o el cliente en cuestión, los cuales pueden ser eficientemente asignados y empleados si se
dispone de este tipo de planificación previa

La elaboración de un presupuesto consiste en sumar los costos para crear una línea de base de
costo. En ella se encuentran los presupuestos autorizados para hacer el proyecto. Es importante
indicar que el presupuesto no es inamovible; es decir, puede cambiar, siempre y cuando se tomen
las medidas necesarias para las consecuencias de esta modificación.

Para no cometer errores al momento de determinar al presupuesto, se deben considerar una serie
de elementos. Por ejemplo, un cronograma de proyecto para establecer las fechas de inicio y
culminación para cada tarea, así como el monitoreo constante del cumplimiento de los tiempos
estimados para cada tarea.

También un calendario de recursos, que sirve para determinar los recursos con los que se podrá
contar en un día determinado. Asimismo, también se debe considerar los contratos en los que se
encontrarán los costos relacionados con los productos o servicios adquiridos, entre otros
elementos.