Comunicación: técnicas, métodos para

comunicación interna y externa

“La comunicación se ha entendido frecuentemente
en la empresa como una mera transmisión de
información de los directivos a los trabajadores;
sin embargo, la comunicación debe ser una labor
tenida en cuenta en toda una política de empresa”.
(Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el
Trabajo)
Como lo expone el Instituto Nacional de
Seguridad e Higiene en el Trabajo, la comunicación
organizacional en un grupo u organización es
parte del fortalecimiento y desarrollo institucional
y se concreta principalmente en las acciones
comunicativas que parten de los vínculos y
articulaciones en y de la organización y se proyectan
potenciando la práctica y visibilidad de la institución
y su tarea. El comprender a la comunicación como
un proceso transversal a la organización hace
posible incluirla en una política institucional y no
limitarla a algo meramente instrumental.
Con el fin de realizar una gestión efectiva
orientada al SST, las empresas deben establecer
mecanismos eficaces y disponer canales que
fomenten una cultura organizacional basada en
el diálogo en todos los niveles de la organización
y con todas las partes interesadas, gracias a la
elaboración e implementación de procedimientos
de comunicación interna y externa, los cuales
facilitarán una comunicación efectiva. Se puede
considerar que una comunicación es efectiva
cuando existe coherencia entre el lenguaje corporal
y el verbal escogiendo el momento, las palabras y la
actitud apropiada. Los principales requisitos de la
comunicación efectiva son los siguientes:
• Claridad: La comunicación debe ser clara. Para
ello, el lenguaje en que se exprese y la manera
de transmitirla deben ser accesibles para quien
va dirigida.
• Integridad: la comunicación debe servir como
lazo integrador entre los miembros de la
empresa para lograr el mantenimiento de la
cooperación necesaria para la realización de
objetivos.
• Aprovechamiento de la organización informal:
la comunicación es más efectiva cuando la
administración utiliza la organización informal
para suplir canales de información formal.
• Equilibrio: todo plan de acción administrativo
debe acompañarse del plan de comunicación
para quienes resulten afectados.
• Moderación: la comunicación ha de ser la
estrictamente necesaria y lo más concisa
posible, ya que el exceso de información puede
ocasionar burocracia e ineficiencia.
• Difusión: preferiblemente toda la comunicación
formal de la empresa debe efectuarse por
escrito y pasar solo a través de los canales
estrictamente necesarios, evitando papeleo
innecesario.
• Evaluación: los sistemas y canales de
comunicación deben revisarse y perfeccionarse
periódicamente (Instituto Nacional de
Seguridad e Higiene en el Trabajo, 2017).
Las empresas deben disponer de canales de
comunicación que permitan intercambiar
inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores
en materia de SST para que sean consideradas y
atendidas por la empresa.
En el contexto organizacional se identifican
principalmente dos tipos de comunicación: la
interna y la externa. La comunicación interna, que
puede ser formal o informal, vertical, horizontal o
bidireccional, entre otras, y que se constituye en
una herramienta fundamental para la eficiencia
de las empresas. De hecho, aquellas con mayores
niveles de efectividad se destacan por tener una
comunicación interna bidireccional, que fomenta
la escucha activa y el feedback continuo, pues,
entre otras razones, refuerza la motivación y el
compromiso de los trabajadores/as, fomenta la
cultura corporativa, el espíritu del trabajo en equipo
y contribuye decisoriamente a tener un buen clima
laboral (Proyecto Formativo de Deusto Formación,
2015). La comunicación externa también es un
aspecto clave para la empresa, pues refuerza su
identidad y su imagen corporativas y, actualmente,
se torna imprescindible para interactuar con los
clientes. Conocer sus necesidades es necesario
para rediseñar de manera continua el portafolio de
productos y servicios.
La mejor estrategia, tanto de la comunicación interna
como externa, es la que aborda de manera adecuada
las necesidades del público objetivo. Por ejemplo, si
se trata de población más senior o menos adiestrada
en nuevas tecnologías, es más viable implementar
estrategias comunicativas más tradicionales, como
anuncios en televisión, radio o prensa entre otros.
Es decir, debe integrarse y alinearse con la estrategia
empresarial, de manera que la comunicación sea
coherente con los objetivos, la cultura y, en definitiva,
los valores empresariales (Proyecto Formativo de
Deusto Formación, 2015).