Código MPRO-IC-PR-03

COMPRAS Fecha Emisión 27/10/2019

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COMPRAS

Procedimiento: MPRO-IC-PR-03
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CONTROL DE VERSIONES

Versión Versión Origen del Cambio y descripción Responsable Fecha

del Cambio
N°

1.0 1 Elaboración inicial del documento iHos SAC 26/10/2019

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INDICE
Página

1. OBEJTIVO 4

2. ALCANCE 4

3. SIGLAS 4

4. RESPONSABLES 4

5. DEFINICIONES 5

6. ESPECIFICACION DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO 5

7. FLUJOGRAMA 7

8. REGISTROS 10

9. ANEXOS 11
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1. OBEJTIVO
Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los
objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad,
cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es
necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

2. ALCANCE
El presente documento será aplicado en la empresa, para abastecer oportunamente la cadena de
suministros de materia prima e insumos

3. SIGLAS.
GGC: Gerencia General y Comercialización.
AG: Administradora General.
CCT: Coordinador de Compras y Transporte.
CAD: Coordinador de Almacén y Despacho.

4. RESPONSABLES.
 Gerencia General y Comercialización:
Responsable de efectuar las ofertas a través de las cotizaciones formales de acuerdo a las
condiciones establecidas en la solicitud de Cotización. Para su posterior envió al cliente.
 Administrador General:
Responsable de todos los aspectos relacionados con recursos humanos, logística, actualizar los
archivos y registros de la empresa.
 Coordinador Compras y Transporte:
Realizar, controlar y validar las compras y atender los requerimientos del servicio de transporte
que necesite la empresa tanto para actividades productivas como para el resto de actividades
en las cantidades y plazos establecidos.
 Coordinador Almacén y Despacho:
Responsable de correcto y oportuno almacenamiento y despacho de materias primas, insumos
y suministros, así como la supervisión de todas las actividades inherentes a la gestión de
inventarios, distribución y transporte
 Proveedores:
Personas jurídicas encargadas del abastecimiento de materias primas, accesorios e insumos
textiles para la producción de productos publicitarios.
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5. DEFINICIONES.
Compras Función que tiene como objeto adquirir bienes o servicios que la
empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las
cantidades requeridas.
Vale de Pedido de Compra Documento emitido por el responsable de compras para pedir
efectivo y mercadería al proveedor.
Materia Primas todo bien que tenga como finalidad la transformación durante
un proceso de producción hasta convertirse en un elemento de
consumo
Orden de Producción Documento básico utilizado en el sistema de costos por órdenes
de producción para aplicar los costos de un producto. También
se conoce como órdenes de trabajo o como hoja de costos por
órdenes de producción.
Orden de Muestra Documento utilizado para la confección de la muestra, la que
será posteriormente presentada al cliente para su aprobación
Proveedor: Organización o persona que proporciona un producto. Un
proveedor puede ser un productor, un distribuidor, un minorista,
el vendedor de un producto, el prestador de un servicio.
Comprador Es quien efectúa la transacción
Gastos de compras Estos son los gastos producidos por obtención de la compra y
pueden dividirse en las siguientes categorías
Muestra o Prototipo Productos que sirven para demostrar su naturaleza y
características, producidas en cantidades mínimas.

6. ESPECIFICACIONES DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

Código Nombre de la Actividad
ACT-PR-03-001 Definir Necesidad de compra.
Objetivo Identificar todas las materias primas, accesorios, insumos necesarios para la
producción.

N° Responsable Tarea
01 Definición de las necesidades de compras según productos
Gerencia General y requeridos para la muestra o producción masiva.
02 Comercialización Se inicia la búsqueda de los posibles proveedores del
producto o insumo en mención.
 Las compras deben ser vinculadas a una orden de
Reglas de Negocio compra o cotización.
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 Se deberá llevar un registro manual de los Pedidos de

compra con su respectiva factura entregada a
contabilidad.

Código Nombre de la Actividad

ACT-PR-03-002 Elaboración de Pedido de Compra.
Objetivo Documento que utiliza el responsable de Compras para realizar las
adquisiciones requeridas.

N° Responsable Tarea
01 Indica los productos a comprar indicando las cantidades y
Gerencia General y calidad del producto a suministrar.
02 Comercialización Valoriza la compra a realizar y autoriza al responsable de
compras y transporte solicitar efectivo de caja chica.
03 Procede elaborar la Pedido de Compra formato (REG-PR-03-
001) según indicaciones del responsable de Gerencia
Coordinador Compras y General y Comercialización.
04 Transporte Solicita V°B° Pedido de Compra a responsable de Gerencia
General y Comercialización.
05 Solicita muestras en caso que amerite la compra.
06 Elabora Vale Provisional por el importe autorizado, solicita
V°B° de Gerencia General y Comercialización.
 Toda compra debe ser realizada con un pedido compra
previamente aprobada por el responsable.
Reglas del Negocio  Las compras deben ser vinculadas a una cotización,
orden de compra, orden de producción o muestra.

Código Nombre de la Actividad

ACT-PR-03-003 Realizar la Compra.
Objetivo Realizar las adquisiciones de materias primas, insumos, accesorios en las
cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada para el uso al
que se va a destinar.

N° Responsable Tarea
01 Planifica ruta de compras requeridas según ubicación de los
Coordinador Compras y proveedores.
02 Transporte Compra los productos y procede al traslado al vehículo.
03 Solicita comprobantes de compra (facturas y/o boletas de
ventas).
04 Concluida las compras procede al retorno a las oficinas.
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 Toda compra debe contar con su documento de venta,

indicando razón social, RUC, dirección.
 Todos los productos deben coincidir con las
especificaciones indicadas por la gerencia general y
Regla de Negocio comercialización.
 Caso de tener dudas deberá solicitar autorización a la
gerencia general y comercialización para proceder con la
compra y/o cambio.

7. FLUJOGRAMAS.
FLUJOGRAMA GLOBAL DE LA EMPRESA IMAGEM CREAXTIVA

Diagrama de Flujo General de Compras

Gerencia General y Coordinador de Administradora
Proveedores
Comercialización Compras y Transporte General

Iniciar

Si

Define
Elabora Pedido de
necesidades Realiza Compra
Compra
Compra

Terminar
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a. Definir Necesidades de Compra.

Diagrama de Flujo de Definición de Necesidades de Compra

Gerencia General y Coordinador de Administradora
Proveedores
Comercialización Compras y Transporte General

Iniciar

No

Existe Orden
Compra

Si

Define
necesidades según
producto
requerido

Identifica
provedores

Terminar
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b. Elaboración de Pedido de Compra.

Diagrama de Flujo Elaboración de Pedido de Compra

Gerencia General y Coordinador de Administradora
Proveedores
Comercialización Compras y Transporte General

Iniciar

Define
necesidades según Elabora Pedido de
producto Compra
requerido

Elabora Vale
Se valoriza Pedido
Provisional por
de Compra
efectivo

Se procede con el
Se solicita efectivo
V°B° Verifica V°B° Vale
o transferencia
Pedido de Compra Provisional
bancaria
y Vale Provisional

No Conforme V°B°

Entrega Efectivo o
Si
Transfiere

Planifica ruta de
compra según
ubicación de
proveedores

Terminar
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c. Realizar la Compra.

Diagrama de Flujo Realizar Compras

Gerencia General y Coordinador de Administradora
Proveedores
Comercialización Compras y Transporte General

Iniciar

Planifica ruta de
compra según Inicia visita
ubicación de proveedores
proveedores

Compra

Resuelve
inconvenientes

Existes
Si No
problemas

No

Termino las
Compras

Si

Retorna oficinas

Terminar

8. REGISTROS.
Registro 01:
Código: REG-PR-03-001
Nombre: Pedido de Compra
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9. ANEXOS.
Anexo 01: Vale de Pedido de Compra