MARCO TEÓRICO

MANUAL DE PROCESOS

Definición

Un manual de procesos o procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una organización. El manual

de procedimientos es un instrumento de información en el que consignan de forma metódica, las

operaciones que deben seguirse para realización de una o varias entidades; Este debe incluir

ejemplos de formularios que se utilizarán en dichas actividades, así como las máquinas o equipos

que serán necesarios para llevarla a cabo.

Objetivos

El Manual de Procesos y Procedimientos busca ofrecer a la organización una herramienta

de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión, las políticas y los

objetivos de la empresa Celltelca, tales como:

 Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.

 Propiciar el ahorro de esfuerzos y recursos.

 Conocer todo el trabajo y de esta manera ubicar tareas redundantes o innecesarias que

puedan ser simplificadas o delegadas para hacer más eficientes los puestos.

 Conocer la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y el personal responsable de

llevarse a cabo, lo cual evita la pérdida de información o el que tareas de rutina no sean

efectuadas.

 Analizar y auditar de manera eficaz los procedimientos de cada área.

  Establecer un sistema de información o detectar irregularidades en el ya existente para

poder modificarlo.

 Determinar responsabilidades en base a capacidades personales y grupales de manera que

cada uno use sus fortalezas en beneficio de la empresa y sus debilidades sean

minimizadas y corregidas.

 Incrementar la eficiencia de los empleados indicándoles lo que deben hacer y cómo

hacerlo.

 Controlar el cumplimiento de las labores y evitar que sean modificadas de manera

arbitraria.

Características

Dentro de las características que poseen los manuales de procedimientos podemos

encontrar las siguientes:

 Permite conocer el funcionamiento interno relacionado a la descripción de tareas,

ubicaciones, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

 Intervienen en la consulta de todo el personal.

 Facilitan las labores de auditoría y evaluación del control interno.

 Auxilian en el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal, ya

que describen de forma detallada las actividades de cada puesto.

 Aumentan la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo debe

ser hecho.

 Permiten establecer un sistema de información o bien modificar el existente.

 Ayudan a determinar de forma sencilla las responsabilidades por fallas y errores.

Importancia:

La importancia de los manuales radica en que en ellos se explica de manera detallada los

procedimientos dentro de una organización; con lo que se logra evitar grandes errores que se

suelen cometer dentro de las áreas funcionales de la empresa.

La dirección en términos de objetivos, metas, logros, que una empresa o institución desee

perseguir, siempre será determinante para el cumplimiento de los mismos. Si bien es importante

el planteamiento y desarrollo de todos estos puntos de una forma clara y específica, la institución

no logrará su objetivo si el personal no realiza su trabajo en base a estos y con la finalidad de

respetarlos y cumplirlos. La importancia de un manual de procedimientos radica precisamente en

esta idea, la idea de plasmar toda la información referente a donde está y donde quiere dirigir la

organización sus productos o servicios.

Es así como el representar en forma de diagramas, procedimientos, roles y

responsabilidades, métodos, instrucciones de uso de maquinaria o equipo y todos los

reglamentos, entre otros., que permiten que la empresa pueda subsistir y cumplir con su misión.

Es fundamental para el éxito y cumplimiento de los objetivos de una empresa que el

personal de esta conozca el fin por el que se está trabajando, tenga claro cuáles son los roles y

objetivos, cual es la misión y la visión. Si la organización no conoce como su trabajo repercute

en el producto o servicio final, es difícil que se comprometa en realizar sus labores individuales,

y no solo eso, pueden existir personas comprometidas pero que estén realizando incorrectamente

sus actividades por la falta de información y es ahí en donde radica la importancia de un manual

de este tipo que construya una base para el análisis del trabajo y el mejoramiento de los sistemas,

procedimientos y métodos.