UNIVERSIDAD DEL VALLE

UNIDAD ACADÉMICA TRINIDAD

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y SOCIALES

CARRERA DE INGENIERIA COMERCIAL

PLANIFICACIÓN DE RECURSOS EMPRESARIALES

(ERP)

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICA

UNIVERSITARIO: PAUL HENRY AGREDA ECHALAR

HEIDY MELISA ALBA JIMENEZ
HUGO ANDRÉS ARTEGAGA MONTALVÁN
CARLOS FERNANDO ZELADA ILLANEZ
DOCENTE: LIC. WILLIAN CHAO RIVERO

Trinidad 2019

UNIVALLE
Sistema de planificación de recursos
empresariales
Los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en
inglés, enterprise resource planning) son los sistemas de información gerenciales que
integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de
producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de
bienes o servicios.

Plataforma ERP

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística, distribución, inventario,

envíos, facturas y contabilidad de la compañía de forma modular.1 Sin embargo, la
planificación de recursos empresariales o el software ERP puede intervenir en el
control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción,
administración de inventarios, calidad de administración y la administración de
recursos humanos.

Definición
Los sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de
información que automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos o productivos de una empresa.
Las aplicaciones ERP son sistemas de gestión global para la empresa. Se caracterizan por
estar compuestos por diferentes módulos. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo:
producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de
proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Lo contrario
sería como considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple
hecho de que una empresa integre únicamente esa parte.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

 Optimización de los procesos empresariales.

 Acceso a la información.
 Posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos
rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que
permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.
Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial son
que deben ser modulares, configurables y especializados:

 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se
genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como
técnica, es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden
instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,
finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
 Configurables. Los ERP pueden ser configurados mediante desarrollos en el código
del software. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa
necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados
suelen incorporar herramientas de programación de cuarta generación para el
desarrollo rápido de nuevos procesos.
 Especializados. Un ERP especializado, brinda soluciones existentes en áreas de gran
complejidad y bajo una estructura de constante evolución. Estas áreas suelen ser, el
verdadero problema de las empresas, además de contener todas las áreas
transversales. Trabajar bajo ERP especializados es el paso lógico de las empresas
que requieren soluciones reales a sus verdaderas necesidades.Un ERP genérico solo
ofrece un bajo porcentaje de efectividad basado en respuestas generalistas, que
requieren ampliaciones funcionales.

Implementación
Debido a que cubre una amplia gama de aspectos de la gestión de una empresa, un
sistema de software ERP está basado en algunos de los productos de software de mayor
tamaño y complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compañía, la
metodología tradicional solía involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios.
Este fue el esquema que se empleó, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta
permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compañía con el fin de
poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementación del ERP, sin
ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros para grandes
compañías, especialmente para las transnacionales. Las compañías especializadas en la
implementación del ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea
en menos de seis meses con un sólido examen piloto.
Hoy en día, un buen número de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de este
tipo de interfaz es que no requiere la instalación de una aplicación cliente. Mientras se
tenga una conexión a Internet (o a la red local de la empresa, según sea el caso), se
puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web.

Ventajas
Una empresa que no cuente con un sistema ERP, en función de sus necesidades, puede
encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden
personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el
producto: seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una
compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los
productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión
y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, entre otros. La ventaja de
tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.

Desventajas
Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP se deben a la inversión
inadecuada para la educación continua del personal encargado de su gestión, incluyendo
los cambios de implementación y de prueba, una falta de políticas corporativas que afectan
a cómo se obtienen los datos del ERP y cómo se mantienen actualizados.
Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

 El éxito depende de las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo, incluyendo

la educación y cómo hacer que el sistema trabaje correctamente. Muchas compañías
reducen costos reduciendo entrenamientos, por lo cual los propietarios de pequeñas
empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP
es operado por personal que no está capacitado para el manejo del mismo.
 Cambio de personal: las compañías pueden emplear administradores que no están
capacitados para el manejo del sistema ERP de la compañía empleadora,
proponiendo cambios en las prácticas de los negocios que no están sincronizados con
el sistema.
 La instalación del sistema ERP es muy costosa.
 Los vendedores del ERP pueden cobrar sumas de dinero para la renovación de sus
licencias anuales, lo cual no está relacionado con el tamaño del ERP de la compañía o
sus ganancias.
 El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas de
la estructura corporativa.
 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, difíciles de adaptarse al flujo
específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías, este
punto se cita como una de las principales causas de falla.
 Los sistemas pueden ser difíciles de usar.
 Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de
los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes.
 Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para
trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y luego de
un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán la
confiabilidad de algunas aplicaciones.
 Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos
(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).
 La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su contabilidad,
la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.
 La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede reducir
la eficiencia del software.
 Problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los
socios.
 Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales del
consumidor.

Microsoft Dynamics 365, después de un largo periodo de desarrollo y ajustes, se ha

diseñado claramente para grandes empresas. Se ha convertido en una solución que
se encuentra totalmente en la nube. Se puede comprar en forma de software como
servicio (Software as a service, SaaS). Con este sistema, Microsoft destaca la
combinación de ERP y CRM. La empresa ha prometido una integración de Dynamics
365 con Office 365 y Power BI de largo alcance. ¿Hasta qué punto cumplen estas
promesas? ¿A quién le merece la pena considerar Dynamics 365? ¿Qué
implementaciones tiene el nuevo paquete respecto a las versiones anteriores?

Índice:

1. Introducción a Dynamics 365

2. Desarrollo del paquete ERP
3. Dynamics en la nube
4. ¿Qué novedades hay?
 5. Implementación de Dynamics 365
6. ¿Cuáles son los costes?

Dynamics 365 en todas las formas y tamaños

Microsoft ha estado trabajando en los últimos años en el diseño y desarrollo de un ERP

que se encuentre totalmente ubicado en la nube. La compañía ha estado revisando
muchas versiones y han pensado muchos nombres para este producto, causando de esta
manera mucha confusión. De momento se le conoce como Dynamics 365, pero los jefes
de proyecto aún siguen teniendo algunas dudas:

Dynamics 365 se basa en aplicaciones independientes, tal y como se encuentra ahora en

su forma definitiva. De esta manera, Microsoft ofrece a las empresas formas diferentes
de combinar aplicaciones en un sistema ERP. Las empresas pueden, por lo tanto,
comprar un “plan” formado con aplicaciones fijas o armar su propio paquete de
aplicaciones.

El Libro Blanco de Dynamics 365 proporciona una descripción general de los paquetes
fijos de ERP y las aplicaciones que puedes compilar a la hora de crear tu propio paquete.

El (largo) recorrido hasta Dynamics 365

En un principio se pensaba que Microsoft se quedaría con una estructura de paquetes

bastante tradicional, de la cual se planearon dos versiones: Business y Enterprise. Estas
dos versiones serían las equivalentes en la nube para Microsoft Dynamics
NAV y Dynamics AX, respectivamente. De esta forma, se lanza Dynamics 365 tanto para
empresas grandes como para pymes. La empresa dejó claro que Dynamics 365 se aleja
de los paquetes fijos tradicionales cuando en noviembre de 2016 se lanzaron las primeras
aplicaciones. Al combinar las aplicaciones independientes entre sí, se convierte en un
sistema ERP completo. Sin embargo, Microsoft finalmente hizo una división de
lanzamiento. Microsoft lanzó a Estados Unidos y Canadá sus paquetes fijos Enterprise y
Business; mientras que en Europa sólo lanzó la edición de Dynamics 365 Enterprise.
Inesperadamente, Microsoft tomó la decisión de hacer desaparecer la edición de
Dynamics 365 Business poco a poco de los mercados estadounidense y canadiense. Esto
hizo que Dynamics 365 Enterprise Edition fuera rebautiza con un nombre más
corto, Dynamics 365. Mientras tanto, Microsoft presentó una alternativa para las
pymes: NAV 2018. NAV se encuentra a menudo alojado en la nube por los partners,
aunque en principio fue desarrollada como una solución en local. Por esta razón, Microsoft
lanzó el 2 de abril de 2018 al mercado Business Central, una variante en la nube. Tanto
en el paquete de NAV 2018 como en el de Business central se encuentran todas las
principales aplicaciones e innovaciones para las pymes.

Es posible que le suenen los nombres de Madeira y Tenerife si ha seguido a Microsoft en

los últimos años. Dynamics 365, NAV 2018 y Business Central han recibido tantos
nombres como han tenido fases de desarrollo y planes modificados. Para crear una mayor
confusión, el nombre Dynamics 365 se usa tanto para el paquete específico para grandes
empresas como para nombrar los paquetes e innovaciones que se incluyen en toda la
nueva estructura. Por este motivo, no es sorprendente encontrar términos como Dynamics
365 Business Central o Dynamics 365 NAV.

Un ERP de Microsoft completamente en la nube

En el año 2018, Microsoft se sube al carro de la nube y del SaaS (software como servicio),
ya que Dynamics 365 sólo se puede comprar como una solución en la nube en forma de
SaaS. Cada vez más empresas se unen a la nube, y cada vez hay menos en local. Esto
se debe a la mejoría de las medidas de seguridad y la creciente flexibilidad en la nube.

Gartner: «Para 2020, una política corporativa ‘sin nube’ será tan rara como lo es hoy una
política ‘sin Internet'».

Aunque Microsoft se haya unido a la nube, eso no significa que abandone por completo a
los clientes que trabajan en local. Microsoft afirma que seguirá existiendo la versión local
de AX. Está previsto que en enero de 2023 salga el soporte para la última versión, AX
2012 R3. Hoy en día, las empresas todavía pueden elegir entre los diferentes paquetes,
tanto en local como en la nube, que tiene Microsoft. El Libro Blanco de Dynamics
365 proporciona una descripción general sobre los paquetes adecuados para cada tipo de
empresa.

¿Qué novedades incluye Dynamics 365?

Antes de que una empresa considere la implementación de un nuevo paquete ERP, debe
estar seguro de qué valor añadido aporta dicho sistema. Además, el cambio causará un
efecto diferente en cada organización. Las siguientes innovaciones de Dynamics 365 son
las de mayor importancia. De esta manera, pueden las empresas obtener una primera
impresión sobre estas aplicaciones.

Enfoque de la integración central combinando ERP y CRM

Para grandes empresas, Microsoft presenta una gran integración entre

las funcionalidades de CRM y ERP con su nuevo sistema ERP. Antes, los clientes de
Microsoft tenían que confiar en que el conector estándar que incluía el paquete de ERP
sirviera como una solución total. Sin embargo, este conector tenía muchos defectos. Por
ello, muchas empresas tenían que recurrir a un socio especializado, ya que establecer un
enlace dentro del sistema requería mucho conocimiento. Microsoft ha asegurado una
integración estándar con Dynamics 365, haciendo que sea más fácil para el socio. De esta
manera, el programa se puede adaptar más rápido al sector específico del cliente.

Garantía de la compatibilidad de las aplicaciones y los datos con el Common Data Model

El Common Data Model (CDM) también es conocido en español como el modelo de

datos común. Es un modelo de datos estándar desarrollado por Microsoft para garantizar
que las soluciones sean compatibles y fáciles de integrar. Básicamente, ya no importa
de qué servidor provenga la información, ya que los datos de entrada también
se almacenan en ciertos formatos básicos. Gracias al modelo de datos común, las
soluciones y datos son mucho más fáciles de conectar entre sí.
Los sistemas se comunican entre ellos con Flow

Microsoft Flow ayuda a cada empresa a que configure sus propios flujos de trabajo. De
esta manera, la propia organización puede elegir qué aplicaciones o sistemas se
comunican entre sí y de qué manera. Por ejemplo, de esta manera se puede pasar el caso
de un cliente de un abogado con sus horas trabajadas para dicho cliente al departamento
de facturas. Los socios de implementación se ocuparán de la disposición o mapeo de los
flujos de trabajo (mapping). Por tanto, la persona que se encargue de la implementación
tiene que tener conocimiento de la rama específica de la empresa y experiencia con
Dynamics 365. El Libro Blanco de Dynamics 365 contiene una lista de verificación para
ayudar a las empresas a seleccionar correctamente al socio de implementación.

Las PowerApps previenen el desarrollo a medida

El modelo de datos común tiene como segunda funcionalidad el desarrollo simplificado de

aplicaciones propias. Anteriormente, los socios de implementación realizaban un trabajo
personalizado específico. Esto se debía a que, anteriormente, los socios tenían que
desarrollar extensiones complejas para cada cliente. Sin embargo, Microsoft ha hecho
posible que las nuevas aplicaciones se puedan escribir con el código VS (Virtual Studio
Code) más simple gracias al modelo de datos común.

Otra novedad es que las aplicaciones externamente desarrolladas también están

disponibles en AppSource para la comunidad de Microsoft. AppSource es el punto de
venta en línea de las aplicaciones de Microsoft.

Estandarización de Power BI

Microsoft trae la renovación de Power BI para grandes compañías con el modelo de datos
común. Anteriormente, los usuarios de NAV ya estaban en camino de conseguirlo, pero
ahora, por fin, las novedades están disponibles también para las grandes empresas. La
funcionalidad de la inteligencia de negocios (BI) se encuentra construida en cada
aplicación. Esta funcionalidad puede realizar y mostrar (gráficamente) los análisis
deseados, en función de los datos de una o más aplicaciones. Por ejemplo, se puede ver
un mapa interactivo que muestra la ubicación de los clientes y los ingresos por país.
Microsoft también ofrece la posibilidad de optar por la versión pro de Power BI por una
tarifa adicional. Esta versión tiene algunos extras tales como exportar páginas de un
reportaje a PowerPoint o analizar con una tabla dinámica de Excel con el conjunto de
datos de Power Bi.
Inteligencia artificial en Dynamics 365

Dynamics 365 ofrece a las empresas que lo deseen una variedad de aplicaciones basadas
en la inteligencia artificial. Cortana podía, con el comando de voz, buscar información del
ERP de forma independiente o información en la web, pero ahora el ERP también
puede sugerir ciertas acciones. Por ejemplo, cuando un agente está cerca de un cliente
con el que no tiene contacto desde hace tiempo, puede hacer una sugerencia a través de
su teléfono para poder quedar con él. Además, cabe la posibilidad de optar por
la integración con hardware o software inteligente. Por ejemplo, se puede vincular el
ERP a unas gafas inteligentes (smart glasses) que permitan la recogida de pedidos en
realidad aumentada, o producir hologramas de miembros que asisten a una reunión
remota o de un proyecto de arquitectura elaborado en 3D.

Una buena preparación para la implementación de Dynamics 365

La implementación del ERP de Dynamics 365 no difiere mucho de otras soluciones ERP
en la nube. Una implementación de sólo el CRM tiene una duración aproximada de 30
días, y el tiempo de un ERP completo puede variar de 6 a 9 meses. Para no entorpecer y
retrasar el proceso de implementación es necesario una buena preparación. Lo más
importante durante esta etapa preliminar es especificar qué datos y procesos necesitan
ser administrados en el sistema. Durante esta fase preliminar se puede aprovechar para
ver y procesar los requisitos, deseos y preocupaciones de los empleados. El grupo de
trabajo del proyecto toma en cuenta dicha información, y así puede participar en las
discusiones e implementación con el partner.

Actualización desde Microsoft Dynamics AX

No hay mucha diferencia entre cambiar a Dynamics 365 desde un sistema Microsoft de
otro tipo u otro ERP. Esto quiere decir que el tiempo de implementación sigue siendo el
mismo. Por lo que es una pena que los desarrollos que se le habían hecho a medida al
sistema no se pueda traspasar al nuevo directamente. Para esto, tendrá que ser
rediseñado en forma de Flow y PowerApps específicos. Mirándolo desde una perspectiva
positiva, este dispositivo es mucho más simple y rápido que antes. Los usuarios de AX
también podrían encontrar interesante que pueden traspasar el contrato de
mantenimiento de Microsoft si cambian a Dynamics 365. De esta manera, se ahorra en
negociaciones adicionales y reduce el coste total.

¿Cuáles son los costes relacionados con Dynamics 365?

Los costes de Dynamics 365 están claramente definidos por Microsoft. El precio de la
licencia oscila entre los 97 euros por usuario completo (full user) al mes (si sólo incluye la
parte CRM) y 178 euros por usuario completo al mes para la solución completa, que
incluye el CRM y el ERP. Sin embargo, los costes finales dependen en gran parte de las
elecciones de la compañía. Una empresa debe hacerse tres preguntas antes de
implementar Dynamics 365:

¿Qué aplicaciones combinen más a la empresa?

 Sólo ERP.
 Sólo CRM.
 Combinación de ERP y CRM.
 Una combinación propia a través de aplicaciones de selección libre.

¿Qué tipos de usuarios usarán el ERP?

 Persona como usuario completo (el usuario tiene todos los derechos sobre las
aplicaciones, ya que trabajará a tiempo completo con el sistema).
 Dispositivo como usuario completo de una aplicación específica (diferentes
usuarios comparten un dispositivo, por ejemplo, un ordenador que tenga la
licencia).
 Persona como usuario completo de una aplicación concreta.
 Persona que sólo derecho a acceder y compartir conocimiento (usuario limitado).

¿Se necesita una aplicación o dispositivo específico del sector?

Dependiendo de las respuestas a las preguntas anteriores, el precio se verá influenciado

en el precio que una empresa tiene que pagar por Dynamics 365. Si se requiere un
dispositivo o aplicación específico para un sector, el coste final también se verá bastante
determinado por el socio de la implementación. El Libro Blanco de Dynamics 365 ofrece
una descripción general de los diferentes escenarios posibles y sus rangos de precio.