DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PARA COMERCIALIZADORA M&P CARNES S.A.S EN LA CIUDAD DE CUCUTA

LUZMIRALENY RAMIREZ MATEUS

CODIGO 1190974

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS

INGENIERIA INDUSTRIAL

CUCUTA

2019
 DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PARA COMERCIALIZADORA M&P CARNES S.A.S EN LA CIUDAD DE CUCUTA

LUZMIRALENY RAMIREZ MATEUS

CODIGO 1190974

ING. RAQUEL IRENE LAGUADO

Docente Prácticas Industriales

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER

FACULTAD DE INGENIERIAS

INGENIERIA INDUSTRIAL

CUCUTA

2019
Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................... 16

1. PROBLEMA ....................................................................................................................... 27

1.1 TITULO ......................................................................................................................... 27

1.2 PLANTEAMIETO DEL PROBLEMA ......................................................................... 27

1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA ........................................................................... 27

1.4 JUSTIFICACION .......................................................................................................... 38

1.5 OBJETIVOS .................................................................................................................. 38

1.5.1 Objetivo General ..................................................................................................... 38

1.5.2 Objetivos Específicos .............................................................................................. 38

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES ................................................................................. 49

Alcances ........................................................................................................................... 49

Limitaciones ..................................................................................................................... 49

2. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................ 510

2.1 ANTECEDENTES ....................................................................................................... 510

2.2 MARCO TEORICO ................................................................................................... 1013

Manual de procesos y procedimientos. ........................................................................ 1013

2.2.2 MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMAS DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS ................................................................................................... 1317

2.3 MARCO CONCEPTUAL .......................................................................................... 1518

 2.4 MARCO CONTEXTUAL ......................................................................................... 1720

2.5 MARCO LEGAL ....................................................................................................... 2024

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA (SAS) ............................................ 2024

3. DISEÑO METODOLOGICO ......................................................................................... 2529

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN .................................................................................... 2529

3.2 POBLACION Y MUESTRA ..................................................................................... 2529

3.2.1 Población ............................................................................................................. 2529

3.3 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN ............ 2630

3.3.1 Información Primaria .......................................................................................... 2630

3.3.2 Información Secundaria ...................................................................................... 2630

3.4 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN ........................................................................ 2630

3.4.1 DIAGNOSTICO ................................................................................................. 2630

3.4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA .............................................................. 2731

4. RESULTADOS Y ANALISIS ......................................... ¡Error! Marcador no definido.32

. 4.1 •. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN EN

LOS PROCESOS DE COMPRA Y DISTRIBUCIÓN DE CÁRNICOS. ¡Error! Marcador no

definido.32

4.1.1 Visitas área de despacho ..................................... ¡Error! Marcador no definido.32

4.1.2 Reuniones con los empleados ............................. ¡Error! Marcador no definido.35

4.1.3 Entrevistas a operarios ........................................ ¡Error! Marcador no definido.35

 4.2 REALIZACIÓN DE DIAGRAMAS DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN

CORRESPONDIENTE A CADA PROCEDIMIENTO DE LA COMERCIALIZADORA

M&P CARNES S.A.S........................................................... ¡Error! Marcador no definido.35

4.2.1 Recolección de datos ........................................... ¡Error! Marcador no definido.35

La recolección de datos se realizó por medio de inspecciones físicas a cada uno de los

puestos de trabajo en la organización. .............................. ¡Error! Marcador no definido.35

4.2.2 Tabulación de información ................................. ¡Error! Marcador no definido.35

4.3 DISEÑO EL ORGANIGRAMA, MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA COMERCIALIZADORA M&P CARNES

S.A.S. PARA DEFINIR CUÁLES SON LOS CARGOS EXISTENTES Y SU

ESTRUCTURA JERÁRQUICA .......................................... ¡Error! Marcador no definido.36

4.3.1 Análisis de la información .................................. ¡Error! Marcador no definido.36

4.3.2 Diseño organigrama. ........................................... ¡Error! Marcador no definido.36

4.4 MANUAL DE FUNCIONES .................................... ¡Error! Marcador no definido.37

4.4.1 ADMINISTRADOR FINANCIERO .................. ¡Error! Marcador no definido.37

4.4.2 ADMINISTRADOR OPERATIVO LOGISTICO ................. ¡Error! Marcador no

definido.40

4.4.3 DISTRIBUIDOR, TRANSPORTISTA .............. ¡Error! Marcador no definido.42

4.5 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS¡Error! Marcador no definido.44

4.5.1 SIMBOLOGIA UTILIZADA ............................. ¡Error! Marcador no definido.44

4.5.2 PROCESOS......................................................... ¡Error! Marcador no definido.45

 4.5.3 COMPRAS .......................................................... ¡Error! Marcador no definido.46

4.5.4 DESPACHOS ..................................................... ¡Error! Marcador no definido.53

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................... 658

 INTRODUCCION

Los procesos y procedimientos de la cadena de abastecimiento son los elementos principales

del desarrollo de las actividades de la COMERCIALIZADORA M&P CARNES S.A.S, por lo

cual deben ser reflejados en manuales prácticos, los cuales se puedan consultar permanentemente

por todos los trabajadores para poder lograr un desarrollo y la mejora continua.

Tomando como referencia lo anterior, se propone la realización del manual de procesos y

procedimientos, en el cual se definen las principales actividades y tareas de la organización.

Dichas actividades son descritas por fases del manual, soportando cada uno de los procesos

como son: compras y despachos.

El diseño de este manual permitirá que todas las tareas y procedimientos por área vinculada,

así como toda la información tenga relación con las actividades a realizar, permitiendo que las

mismas sean totalmente claras y específicas.

 1. PROBLEMA

1.1 TITULO

DISEÑO DEL MANUAL DE FUNCIONES, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PARA COMERCIALIZADORA M&P CARNES S.A.S EN LA CIUDAD DE CUCUTA

1.2 PLANTEAMIETO DEL PROBLEMA

En la actualidad la innovación en las organizaciones es muy importante, la cual tiene como fin

mejorar el nivel de vida de sus empleados utilizando correctamente las herramientas

administrativas y operativas para contribuir adecuadamente en el eficiente desempeño en sus

obligaciones laborales.

La Comercializadora M&P carnes S.A.S es una empresa preocupada por mejorar día a día el

amiente de trabajo y es consciente que en este momento no cuenta con los manuales de procesos,

procedimientos y funciones, los cuales implican que ningún cargo tiene claramente definidas sus

funciones, es por esto por lo que presenta dualidades de funciones en los puestos de trabajo e

ineficiencia en las labores desarrolladas por sus trabajadores.

1.3 FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cuál es la ventaja competitiva que adquiere la Comercializadora M&P carnes S.A.S con la

elaboración y aplicación de un manual de Funciones, Procesos y Procedimientos de los

diferentes cargos que conforman su estructura organizacional?

1.4 JUSTIFICACION

El diseño de los manuales de funciones, procesos y procedimientos es primordial para

propender un buen desarrollo de una organización, teniendo en cuenta que el objetivo primordial

de los manuales es describir con claridad todas las actividades de la empresa y distribuir las

responsabilidades de cada uno de los cargos de la organización. Así mismo evita funciones y

responsabilidades compartidas que pueden llegar a representar pérdida de tiempo, entre los

funcionarios de la organización.

1.5 OBJETIVOS

1.5.1 Objetivo General

Diseñar un Manual de Procesos, Procedimientos y Funciones para la Comercializadora M&P

Carnes S.A.S en la ciudad de Cúcuta, como un instrumento de apoyo que defina y establezca

las funciones, responsabilidades, canales de comunicación de todos los puestos de trabajo.

1.5.2 Objetivos Específicos

 Realizar un diagnóstico de la situación actual de la organización en los procesos de

compra y distribución de cárnicos.

 Realizar los diagramas de flujo y descripción correspondiente a cada procedimiento de

la empresa Comercializadora M&P Carnes S.A.S.

 Diseñar el organigrama para la empresa Comercializadora M&P Carnes S.A.S. para

definir cuáles son los cargos existentes y su estructura.

  Elaborar los perfiles de cargos de los empleados existentes de la empresa

determinando sus funciones y responsabilidades.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES

Alcances

El proyecto iniciará con un diagnóstico de la organización, identificando los puntos críticos y

seguidamente, se realizan los respectivos diagramas de flujo y la descripción correspondiente a

cada procedimiento, revisión de la estructura organizacional para identificar los cargos,

terminando con la elaboración del perfil para cada cargo dentro de la empresa, funciones y

responsabilidades, con sus correctivos pertinentes para que la organización sea más eficiente.

El proyecto tendrá una duración de 4 meses acorde al tiempo de las prácticas industriales.

Limitaciones

Una de las principales limitaciones para el desarrollo del proyecto, radica en el tiempo

previsto para la entrega de la nueva sede ya que se encuentra en construcción, y el tiempo es

variable.

Otro aspecto, es la entrega de la información no oportuna, indispensable para el desarrollo del

proyecto, la cual puede retrasar el desarrollo de los objetivos planteados en su tiempo.

 2. MARCO REFERENCIAL

2.1 ANTECEDENTES

Para el desarrollo de este proyecto se han consultado diversos trabajos de tipo investigativo

que aportan elementos importantes para el desarrollo de la propuesta.

AYCARDI F. (2017), MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AYCARDI

INGENIEROS CIVILIES S.A.S, (Repositorio Universidad Distrital), COLOMBIA

El presente documento contiene el Manual de Procesos y Procedimientos de Aycardi

Ingenieros Civiles S.A.S, es una herramienta que permite a la empresa garantizar la organización

y mejorar la calidad del servicio.

La estructura de este manual relaciona los macro procesos identificados en la compañía, los

cuales están conformados por procesos y procedimientos; información que se presenta a través

de la caracterización de los procesos, diagramas de flujo, los cuales describen los procedimientos

de cada actividad. La estandarización de los procesos y procedimientos permiten cumplir los

objetivos y principios de la compañía, ya que permiten determinar los niveles de responsabilidad

de cada funcionario de AIC S.A.S en cada una de las actividades ejecutadas, facilitando el

seguimiento y control de los procesos.

Este proyecto servirá de referencia y guía tanto en el manual de procesos como en el manual

de procedimientos.
 AGUDELO A. (2009), DISEÑO DEL MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONES PARA LA DISTRIBUIDORA E IMPORTADORA C. I COFFEE INN DE LA

CIUDAD DE PEREIRA (RISARALDA), (Proyecto de Grado), UNIVERSIDAD

TECNOLÓGICA DE PEREIRA, COLOMBIA

El propósito central del Manual es el de suplir lo que se ha reconocido como la mayor de las

falencias de la compañía; este instrumento permitirá al personal de la empresa tener un

conocimiento claro y preciso de sus tareas, obligaciones y responsabilidades, permitiéndole así a

los diferentes departamentos que constituyen la empresa, el desarrollo de una adecuada selección

de personal que corresponda a los perfiles requeridos para desempeñar cada puesto de trabajo en

particular, sirviendo así como un punto de partida para iniciar el proceso de cambio y

organización.

Este proyecto servirá de orientación y referencia para la realización del manual de funciones

de la organización, así como también para la adecuada selección del personal en cada uno de los

cargos.

MENDEZ H. (2003) DISEÑO E IMPLEMENTACION DE MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS DE UNA COMPAÑÍA DEDICCADA A LA COMERCIALIZACIÓN DE

PRODUCTOS ELECTRONICOS, (Proyecto de grado), UNIVERSIDAD AUTONOMA

NUEVO LEON, MEXICO

 La presente investigación consiste en la creación e implementación del manual de

procedimientos de una compañía dedicada a la comercialización de productos electrónicos, para

la cual se llevaron cabo tres procesos esenciales, los cuales son los siguientes:

Recolección de información de los puestos, la cual consistió en la elaboración de entrevistas,

cuestionarios y la observación misma.

Diseño del manual, para lo cual se llevó a cabo un proceso de selección de la información que

debía contener el manual y el formato del mismo según el comité de análisis de puestos que a su

vez se creó para esta investigación, el comité se integró por los gerentes de los departamentos de

la misma.

Implementación de los mismos, esta se llevó a cabo de forma uniforme en todas las áreas,

posteriormente se realizó una evaluación acerca de los mismos, para poder evaluar mejoras en

las actividades propias de la empresa.

 Este proyecto servirá de referencia para desarrollar los pasos esenciales en el proceso de

diseño del manual de procesos y procedimientos para la Comercializadora M&P carnes S.A.S

RUIZ N. (2015), ELABORACIÓN Y PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA EMPRESA FERRECARACOL CIA LTDA,

(Proyecto de grado), PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA, ECUADOR

La presente investigación se realizó en la ciudad de Quito, tiene como objetivo diseñar un

manual de procedimientos para la empresa Ferre caracol Cía. Ltda. en el cual se describen

procesos normas y políticas para el mejoramiento de la situación actual de la empresa. Para

lograr este objetivo, se estructuro cada uno de los capítulos de la siguiente manera:

En el capítulo I, se enfoca el planteamiento del problema, antecedentes, de la misma forma se

señala el objetivo general, específicos, se realiza un análisis teórico del control interno de la

empresa con el fin de que sirva como guía para evaluar y diagnosticar la situación actual de la

misma.

El capítulo II, se centra en el marco referencial de los manuales de procedimientos,

incluyendo definiciones, importancia, ventajas, desventajas y pautas básicas para la elaboración

de los mismos.
 En el capítulo III, hace referencia a la recopilación de la información y el diagnóstico de la

empresa, incluye la propuesta de implementación del Manual de Procedimientos y

posteriormente describe los estudios realizados con sus respectivos análisis y resultados.

Finalmente se determinan las conclusiones a las que se ha llegado en la investigación y a la vez

se propone recomendaciones para que los usuarios y las personas a quienes les correspondan,

puedan tomar acciones para su aplicación en los diferentes ámbitos

2.2 MARCO TEORICO

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS.

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que permite a la Organización,

integrar una serie de acciones encaminadas a agilizar el trabajo de la administración, y mejorar la

calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la

satisfacción del cliente.1

Para el correcto funcionamiento de una organización, se deben realizar algunos procesos

básicos, los cuales son fundamentales para el sostenimiento y crecimiento de esta.

“El manual de procesos y procedimientos es más importante de lo que aparenta ser, ya que no

es simplemente una recopilación de procesos, sino también incluye una serie de estamentos,

políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa. Los

manuales de procedimientos son comparables con la constitución política de nuestra patria, ya

que al igual que en esta, el manual de procedimientos reúne las normas básicas (y no tan básicas)

de funcionamiento de la empresa, es decir el reglamento, las condiciones, normas, sanciones,

políticas y todo aquello en lo que se basa la gestión de la organización”.2

Se puede concluir que una organización en la cual no se use de forma correcta o no se aplique

los manuales de procesos y procedimientos es susceptible a caer en los siguientes

inconvenientes:

1
Jefatura de Control Interno-2008-Manual de procesos y procedimientos-08/05/2009.
http://www.fodesep.gov.co/nuevo/admin/imagenesWeb/4937MANUAL_PROCESOS_PROCEDIMIENTOS.pdf
2
Óp. Cit.
 CONFUSIÓN EN LAS RESPONSABILIDADES: Al no existir una definición y

delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, no enfrentaremos a serios

problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e incluso hostilidad entre departamentos y

trabajadores. Cada uno buscará el máximo de provecho con el mínimo esfuerzo y todos se

librarán de responsabilidades.

NO HABRÁ NORMAS ESTABLECIDAS: Lo cual representa una grave desventaja en el

uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajadores.

NO HAY UN CONTROL EFICAZ DE LAS ACTIVIDADES: El manual de

procedimientos permite controlar de manera ágil todos los procesos y procedimientos que se

llevan a cabo en la empresa, lo cual facilita la toma de correctivos en el momento de presentarse

una falla, porque enumera uno a uno los pasos que se realizan, lo cual simplifica al máximo el

proceso de búsqueda del factor deficiente (el que causa la falla) y corregirlo. Cuando este no es

aplicado, los procesos son vistos como un solo paso, y si algo “sale mal” seguramente deberá

optarse por cambiar todo el proceso.

NO HAY UN PROCEDIMIENTO ESTABLECIDO: Podríamos referirnos a la

administración científica de Taylor que en resumidas cuentas dice que al analizar el proceso de

producción y aplicar la administración científica, se puede obtener el máximo de bienestar.3

Al no existir un procedimiento preestablecido, (es decir al concepto de cada trabajador) habrá

un gran desperdicio de recursos (unos trabajadores usarán demasiados y otros muy pocos) y una

3
Chiavenato, Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración, Tercera Edición, Mc Graw Hill,
México 1987.
gran deficiencia en cuanto a efectividad (los distintos métodos utilizados por cada trabajador

pueden no ser los más efectivos).4

Lo que se busca mediante la elaboración del manual es definir y describir las actividades,

procesos, procedimientos que deben cumplirse para realizar un buen trabajo. Así mismo medir

el grado de responsabilidad y participación en los diferentes cargos en la organización.

Dentro de los objetivos principales del manual se tiene:

 Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,

ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

 Auxilian en la inducción del puesto, adiestramiento y capacitación del personal ya que

describen en forma detallada las actividades de cada cargo.

 Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

 Interviene en la consulta de todo el personal que se desee emprender tareas de

simplificación de trabajo como análisis de tiempos y delegación de autoridad.

 Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

4
Op. Cit.
  Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración

arbitraria.

 Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

 Facilita las labores de auditoría, análisis del control interno y su evaluación.

 Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben

hacerlo.

 Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

 Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los

sistemas, procedimientos y métodos” 5

2.2.2 MANUAL DE FUNCIONES Y LOS DEMAS DOCUMENTOS

COMPLEMENTARIOS

Un manual de funciones es un documento el cual tiene como fin delimitar responsabilidades y

funciones de los empleados de una organización. Su objetivo principal es describir con claridad

5
José Palma-2006-Manual de procedimiento-15/03/2009
http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml
cada una de las actividades y distribuir responsabilidades en cada uno de los cargos de la

organización.6

CARACTERISTICAS DEL MANUAL

Es recomendable a la hora de redactar y aplicar un manual las siguientes características:

 Deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso el cual permita garantizar su

aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador.

 Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para

su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las

políticas que emita la organización.

 Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben contar con una metodología

para su fácil actualización y aplicación.

 Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios relacionados con el

proceso, para su apropiación, uso y operación.

 Los manuales deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe evaluar

su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.

 Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de efectividad de los

manuales y cada dependencia de la organización.

6
Universidad nacional de Colombia-2005-Definición manual de funciones-06/05/2009
http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funciones.htm
2.3 MARCO CONCEPTUAL

Es importante definir de manera lo más sencilla algunos términos, los cuales teniendo en

cuenta su importancia necesitan claridad en su concepto y su significado unificado tenemos los

siguientes:

MANUAL: Es un instrumento administrativo que contiene de forma explícita, ordenada y

sistemática la información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos

de los órganos de una institución; así como las instrucciones acuerdos que se consideren

necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia

los objetivos de la institución.

PROCESO: secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad. Si al hablar del

manual, decíamos que recopilaba las instrucciones para realizar una actividad, podemos definir

de manera global que el manual es una recopilación de procesos.

PROCEDIMIENTO: El procedimiento es “la gestión del proceso”. Es como cuando

hablamos de administración y gestión administrativa; la administración es el conjunto de pasos y

principios, y la gestión es la ejecución y utilización de esos principios.

ORGANIGRAMA: Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución,

en la cual se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas,

así como de las personas que trabajan en las mismas.

 DIAGRAMA DE PROCESO: son la representación gráfica de los procesos y son una

herramienta de gran valor para analizar los mismos y ver en qué aspectos se pueden introducir

mejoras.

RESPONSABILIDADES: Se dice que una persona es responsable cuando, consciente de

sus actos, sabe que éstos son la causa directa o indirecta de un hecho, por el cual es plausible de

ser imputable, y hasta deberá responder por esos actos, llegado el caso.

DESCRIPCION DE CARGO: es un documento que consiste en definir los objetivos y

funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organización

ANALISIS DE PUESTOS: es definido como el procedimiento mediante el cual se

determinan los deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas (en

términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para ocuparlas.

VALORACION DE PUESTOS DE TRABAJO: se define como un procedimiento que

trata de precisar y de comparar el desempeño que exige cada tarea dentro de una empresa, y

establecer, en consonancia, el salario justo que corresponde a cada tarea.

TAREAS: Una tarea describe una unidad de trabajo. Cada tarea la llevan a cabo roles

específicos
2.4 MARCO CONTEXTUAL

MISION

En nuestro negocio de alimentos buscamos siempre mejorar la calidad de vida del consumidor

y el progreso de nuestra gente. Buscamos el crecimiento rentable con marcas líderes, servicio

superior y una excelente distribución nacional e internacional. Gestionamos nuestras actividades

comprometidos con el Desarrollo Sostenible; con el mejor talento humano; innovación

sobresaliente y un comportamiento corporativo ejemplar.

VISION

En el 2017 ser una de las empresas de mayor calidad en productos y especialidades cárnicas

en el área metropolitana, consolidándose a través de la producción y comercialización como la

mejor opción entre los consumidores que son cautivados por la excelencia en el servicio, el

interés por una buena nutrición y el placer en la alimentación. Con la tecnología y el compromiso

en el servicio, se logrará garantizar en nuestros productos la más alta calidad para una

alimentación saludable y nutritiva.

POLITICAS DE CALIDAD

 Garantizar el cumplimiento de la legislación vigente en materia de seguridad

alimentaria.

 Homologar a nuestros proveedores para que los productos que entren en la

empresa cumplan con los requisitos mínimos de seguridad.

 Mejorar las competencias y cualidades de los trabajadores de la empresa para

obtener un alimento 100% seguro.

  Disponer de los recursos necesarios para elaborar un mantenimiento efectivo y

asegurar unas instalaciones adecuadas.

 Mantener siempre el compromiso de mejora continua. Reducir paulatinamente el

número de no conformidades internas y de reclamaciones de clientes.

 Mantener la seguridad de los trabajadores y del medio ambiente.

VALORES EMPRESARIALES

 Excelencia: Buscamos constantemente nuestro mejoramiento continuo.

 Honestidad: Realizamos todas las operaciones con transparencia y rectitud.

 Responsabilidad: Obramos con seriedad, en consecuencia, con nuestros deberes y

derechos.

 Respeto: Escuchamos, entendemos y valoramos al otro, buscando armonía en las

relaciones interpersonales, laborales y comerciales.

 Confianza: Cumplimos con lo prometido al ofrecer los mejores productos y servicios a un

precio justo y razonable.

 Trabajo en Equipo: Con el aporte de todos los que intervienen en los diferentes

procesos, buscamos el logro de los objetivos organizacionales.

SERVICIOS QUE SE OFRECEN

 Distribuidor de Carne, Pollo, Cerdo y Charcutería en general.

 Ventas al por mayor y menor.

 Distribuidor institucional

 Distribuidor de Carne, Pollo, Cerdo y Charcutería en general.

 Contamos con el respaldo de productores cárnicos de la más alta calidad, teniendo la garantía

de ofrecerle productos que cumplen al máximo con los requerimientos de crianza, desposte,

fabricación, producción, almacenamiento, refrigeración y distribución de carnes frías.

2.5 MARCO LEGAL

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA (SAS)

¿Qué son?

Es una sociedad comercial de capital, innovadora en el derecho societario colombiano.

Estimula el emprendimiento debido a las facilidades y flexibilidades que posee para su

constitución y funcionamiento.

¿Qué normas la crearon?

Fue creada por la ley 1258 de 2008, además del decreto 2020 de junio de 2009. Basándose en

la antigua ley de emprendimiento (1014 de 2006).

¿Cómo se constituye? MODELO

Una sociedad por acciones simplificadas puede constituirse por una o varias personas

naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, su naturaleza es comercial, pero puede hacer

actividades tanto comerciales como civiles, se crea por documento privado y nace después del

registro en la cámara de comercio, a menos de que los aportes iníciales incluyan bienes

inmuebles se requiere de escritura pública.

Según el artículo 5 de la ley 1258; por regla general, SAS se constituye por Documento

Privado donde consta:

Nombre, documento de identidad y domicilio de los accionistas

Razón Social seguida de las letras “SAS”

El domicilio principal de la sociedad y las sucursales

Término de duración, puede ser a término indefinido

 Enunciación clara de las actividades, puede ser indefinido para realizar cualquier actividad

lícita.

Capital Autorizado, Suscrito y Pagado. Número y clase de acciones, términos y formas en que

se pagarán

Forma de administrar, con documentos y facultades de los administradores. Cuanto

menos un Representante Legal. Sin embargo, cuando se donen bienes que necesiten como

formalidad legal (escritura pública), la constitución debe elevarse a escritura pública también.

¿Qué organismos administrativos deben constituirse en la SAS?

Los estatutos de la sociedad fijarán los órganos necesarios y sus respectivas funciones, cuando

menos un representante legal. En caso de ser un solo accionista, éste ostentará todas las

funciones y obligaciones que la ley le confiere. Cabe destacar que no deberá tener revisor

fiscal al menos que supere los topes reglamentados por la ley 43 de 1990.

¿Cuál es la responsabilidad de los accionistas?

Los accionistas responderás sólo hasta el límite de sus aportes. Sin importar la causa de la

obligación, laboral, fiscal etc. Puede desestimarse su personalidad jurídica en caso de probarse

que fue constituida para defraudar, dicha estimación la da las SuperSociedades.

¿Qué prohibiciones tiene la SAS?

La única limitación de la SAS es la de negociar sus valores en el mercado público de

valores. Cabe destacar que el pago de las acciones suscritas no puede exceder de 2 años.
 ANALISIS DE PELIGROS Y PUNTOS CRITICOS DE CONTROL (HACCP)

La organización de las naciones unidas para la agricultura y la alimentación, FAO, y la

Organización Mundial de la salud, OMS, reglamentaron un sistema de control de calidad

denominado Análisis de peligros y puntos de control crítico (HACCP), el cual es

inminentemente preventivo para garantizar alimentos inocuos al consumidor y se sustenta n la

Buenas prácticas de manufactura (BPM), es decir en los principios básicos de higiene que se

deben cumplir durante todo el proceso de producción de alimentos.

Principios del sistema HACCP

Principio 1. Realizar un análisis de peligros

Principio 2. Determinar los puntos críticos de control

Principio 3. Establecer un límite o limites críticos

Principio 4. Establecer un sistema de vigilancia y control de los PCC

Principio 5. Establecer las medidas correctivas que han de adoptarse cuando la vigilancia

indica que un determinado PCC no está controlado.

Principio 6. Establecer procedimientos de comprobación para confirmar que el sistema

HACCP funciona eficazmente.

Principio 7. Establecer un sistema de documentación sobre todos los procedimientos y

registros apropiados para estos principios y su aplicación. 7

7
GALVAN Óp. Cit.
 BUENAS PRACATICAS DE MANUFACTURA (BPM)

Las buenas prácticas de manufactura constituyen un conjunto de normas mínimas para la

obtención de un producto inocuo, saludable y sano. De modo general podemos decir que las

BPM son recomendaciones que involucran los tres vértices de la producción: El personal

involucrado, las instalaciones donde se efectúa el proceso y el producto fabricado. La

implementación de BPM es una herramienta básica para la obtención de productos seguros para

el consumo humano, que se centralizan en la higiene y forma de manipulación.

Los usuarios potenciales de este servicio son:

 Las industrias alimentarias, agroalimentarias y las industrias relacionadas (envases,

embalajes y otros.)

 Laboratorios de productos naturales.

 Laboratorios del sector farmacéutico y cosmético.

DECRETO 1500 DE 2007

Los establecimientos dedicados al beneficio de animales, desposte, desprese y procesamiento

de derivados cárnicos deberán estar inscritos ante el Instituto Nacional de Vigilancia de

Medicamentos y Alimentos (Invima). Además, deben presentar el Plan Gradual de

Cumplimiento (PGC) que será evaluado mediante una visita del Invima.

Paralelamente estos establecimientos deben crear un Sistema de Aseguramiento de la

Inocuidad que esté conformado por los siguientes requisitos:

 1. Prerrequisitos HACCP.

1.1 Estándares de ejecución sanitaria

1.2 Programas complementarios

1.3 Procedimientos Operativos Estandarizados de Saneamiento (POES)

2. Sistema de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control (HACCP).

2.1 Plan de Análisis de Peligros y Puntos Críticos de Control APPCC-HACCP

2.2 Documentación y registros.

Las plantas de beneficio que no hayan presentado el Plan Gradual de Cumplimiento (PGC) o

que no hayan quedado contempladas dentro de los Planes de Racionalización de Plantas de

Beneficio Animal (PRPBA), presentados por las gobernaciones, tendrán un período máximo de 2

años para el cumplimiento del Decreto (aproximadamente a finales de 2018), período durante el

cual podrán funcionar las plantas de beneficio que hayan solicitado al Invima la Autorización

Sanitaria Provisional (ASP), siempre y cuando cumplan con los requisitos técnicos de avance en

los PGC.

Según el Decreto 1282 del 8 de agosto de 2016[5], vencida la Autorización Sanitaria

Provisional o de su prórroga, emitida por el Invima, la planta de beneficio, desposte y desprese

que no haya cumplido con la totalidad de los requisitos exigidos en el Decreto 1500 de 2007 y

sus modificaciones y la reglamentación aplicable a la especie correspondiente, será objeto de

cierre definitivo por parte de esa entidad y de medidas sanitarias de seguridad previstas en el

artículo 576 de la Ley 9 de 1979 y de los respectivos procesos sancionatorios.

 3. DISEÑO METODOLOGICO

3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN

El tipo de investigación que se plantea en este proyecto es de índole descriptiva-analítica, ya

que en ella se describirán las situaciones del problema y se analizaran los elementos que

intervienen por medio de la observación, recolección de datos, tabulación para así poder diseñar

un manual de funciones, procesos y procedimientos.8

3.2 POBLACION Y MUESTRA

3.2.1 Población

La población objeto de investigación estará constituida por el personal de la Comercializadora

M&P carnes S.A.S que en su totalidad son 9 personas las cuales están distribuidas en las

diferentes áreas, las cuales se menciona a continuación:

Tabla.1 Población objeto de investigación

CARGO # PERSONAS /CARGO

Gerente 1

Contador 1

Administrador financiero 1

Administrador operativo logístico 1

Destazador 2

Distribuidor, transportista 3

Fuente: Elaboración propia

8
Hernández, Roberto; Fernández, Carlos; Baptista, Pilar, (1997). Metodología de la investigación.
Colombia: McGraw-Hill.
 3.2.2 Muestra

En esta investigación la muestra es la misma población o sea la COMERCIALIZADORA DE

CARNES M&P S.A.S

3.3 INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCION DE LA INFORMACIÓN

3.3.1 Información Primaria

Para el proceso de recolección de información primaria se hará uso de la realización de

reuniones y entrevistas con el personal involucrado en el proceso, como es el área de

contabilidad y los jefes de bodega junto a los auxiliares, los cuales desempeñan el proceso de

comercialización de la organización.

3.3.2 Información Secundaria

Se hará uso de documentos y registros existentes en la empresa Comercializadora M&P

carnes S.A.S, relacionados con el proyecto de investigación, al igual que datos, Internet, revistas

y libros de administración de operaciones, que tengan temática relacionada con el control de

inventarios.

3.4 ANALISIS DE LA INFORMACIÓN

Para alcanzar el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto, a continuación, se

presentan las etapas de investigación para cumplir con las metas establecidas.

3.4.1 DIAGNOSTICO

Realizar un diagnóstico de la situación actual en los procesos de compras y distribución y

almacenamiento.

Para el desarrollo de este objetivo se programarán actividades que incluyan:

 Visitas al área de despacho las cuales nos permitan conocer como están manejando el proceso

actualmente.

Identificar los puntos clave en donde se están presentando las fallas del proceso.

Realizar entrevistas a los operarios para validar la información que ellos están manejando.

3.4.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA

Desarrollar una propuesta de un diseño manual de funciones, procesos y procedimientos para

comercializadora M&P carnes S.A.S en la ciudad de Cúcuta, con el fin de mejorar su desempeño

y rendimiento.

Para lograr este objetivo, se deberá realizar actividades como:

 Realizar un estudio de cada puesto de trabajo.

 Realizara la caracterización de cada proceso en la organización.

 Se determinará las responsabilidades de cada empleado que forme parte de la

organización.
 4. ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

4.1 RECURSOS DISPONIBLES

4.1.1 Recursos Humanos

Para el desarrollo del proyecto se contará con la participación y apoyo de las siguientes

personas:

 LUZMIRALENY RAMIREZ MATEUS Estudiante décimo

semestre de Ingeniería Industrial, Universidad Francisco de Paula Santander, autor del

proyecto.

 Ingeniero CARLOS ARTURO CONTRERAS MONROY director proyecto

 Ingeniera RAQUEL LAGUADO directoras prácticas

4.1.2 Recursos Institucionales

 Biblioteca Eduardo Cote Lamus Universidad Francisco de Paula Santander

4.1.3 Recursos financieros

Egresos Valor total $

Tiempo de investigador $2.000.000
Papelería e internet $250.000
Otros gastos (pasaje) $388.128
Total, Egresos $2.638.128
Ingresos
Auxilio voluntario $2.250.000
COMERCIALIZADORA M&P
$388.128
CARNES
Total, Ingresos $2.638.128
4.2 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Cronograma de Actividades
Objetivos Actividades
Agosto Septiembre Octubre noviembre
semanas 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
Visitas área de
despacho
• Realizar un diagnóstico de la
situación actual de la organización Reuniones con los
en los procesos de compra y empleados
distribución de cárnicos
Entrevistas a
operarios

• Realizar los diagramas de flujo y Recolección de

descripción correspondiente a cada datos
proceso y procedimiento de la
empresa Comercializadora M&P Tabulación de
Carnes S.A.S.. información

• Diseñar el organigrama para la

empresa Comercializadora M&P Análisis de la
Carnes S.A.S. para definir cuáles información
son los cargos existentes y su Diseño
estructura. organigrama.
 6

BIBLIOGRAFÍA

Meredith, Jack; (1999). Administración de operaciones, un énfasis conceptual México:

Limusa.

Schroeder, Roger; (2004). Administración de operaciones, conceptos y casos

contemporáneos. México: McGraw-Hill.

Aquilano, Nicolás; Chase, Richard B; Jacobs, Robert; (2005). Administración de la

producción y operaciones para una ventaja competitiva. México: McGraw-Hill.

Dinero. Colombia: https://www.dinero.com/empresas/articulo/empresa-sas-en-colombia-que-

tipo-de-sociedades-de-empresa-debo-elegir/84554

Cámara de Comercio Bogotá. Colombia: https://www.ccb.org.co/Preguntas-

frecuentes/Registros-Publicos/Que-son-las-sociedades-por-acciones-simplificadas

Chavenato, I;(1987). Introducción a la teoría general de la administración. México: McGraw-

Hill.

(2006). Manual de procedimiento. Universidad Nacional. Colombia:

http://www.monografias.com/trabajos13/mapro/mapro.shtml

(2005). Definición manual de funciones. Universidad Nacional.

Colombiahttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/economicas/2006838/lecciones/capitulo3/funcio

nes.htm