Recomendaciones para la Escritura de Reportes o Informes

Obtenido de la página web de la prof. Lelys Bravo

No escriba una novela. Sea tan breve como pueda sin sacrificar los detalles importantes.
Escriba un reporte dirigido a su cliente. Explique lo que Ud. entiende actualmente sobre
el problema sin hacer mucho énfasis sobre como llego a ese conocimiento.
De interpretación practica a los resultados, en un lenguaje comprensible para el lector.
Incluya tablas que compendien los resultados importantes en el cuerpo del informe.
Aprenda un poco sobre el campo de aplicación del informe. Investigue que sucede
cuando se cambian algunas variables, cual fue o podría ser el propósito del proyecto y
use ese conocimiento en el diseño o el análisis.
Las figuras y tablas deben estar comentadas y etiquetadas de manera tal que sea posible
comprenderlas cuando sean examinadas, aun sin haber leído el reporte.

Escribir brevemente
Hay solo una buena razón para escribir un reporte: explicar algo al lector. El objetivo de
un reporte es la comprensión fácil y rápida por parte del lector de aquello que se le
desea comunicar.
Para realizar un reporte es necesario saber QUIEN es el lector y QUE información debe
ser comunicada. Escriba directa y exactamente lo que el lector necesita conocer, ni mas
ni menos, en la forma mas clara posible.
Si se escribe brevemente, resaltando las ideas importantes, se escribe claramente. El
lector será capaz de leer y comprender rápidamente, y le agradecerá el tiempo que no
gasto leyendo un informe largo. Piense en la cantidad de palabras que leemos
diariamente. Recuerde que se ofrecen cursos de lectura rápida y los cansados lectores
maldicen los avances tecnológicos que permiten la proliferación de largos y aburridos
informes. Ayude a sus lectores ahorrándoles tiempo, y Ud. será recompensado.
Ud. puede aprender a escribir brevemente al estudiar ejemplos de "palabrería" comunes
en la escritura. Una vez estudiados, elimínelos de su estilo.
A continuación presentamos algunas reglas sencillas y algunos ejemplos:
• No repita ideas innecesariamente.
La repetición innecesaria de una idea es consecuencia de la falta de reflexión
sobre su significado. Si Ud. medita sobre el significado no escribirá "de forma
redonda" cuando es suficiente escribir "redondo". "De color rojo", "exactamente
lo mismo" y "en el rango comprendido entre los 14 y los 16 años" son
palabrerías que significan lo mismo que "rojo", "igual" y "de 14 a 16 años".
• Use verbos fuertes, sin diluir su significado.
El verbo debe ser una palabra fuerte en las frases; no use modificadores que
debiliten su significado. Por ejemplo, no escriba "Hay que darle consideración"
cuando desea decir "considere". Los escritores que emplean este estilo nunca
estudian un problema, sino realizan un estudio sobre el problema; nunca
analizan, sino hacen un análisis de...; nunca purifican, sino obtienen la
 purificación de... De esta manera, se usan tres o cuatro palabras cuando una
bastaría. Esta "verborrea" oscurece el significado.
• No use preposiciones y adverbios innecesarios.
Considere el siguiente párrafo:
Hasta el momento en el cual el salió de su oficina para inspeccionar como iban
evolucionando los problemas, no nos habíamos encontrado. Después de esto,
cooperamos conjuntamente en la revisión de la actualización de la rapidez
necesaria para el sellado de las tuberías, y el numero de problemas se redujo
considerablemente. También se logro que cada trabajo finalizara con un buen
reporte.
Omitiendo las preposiciones y adverbios innecesarios, el párrafo se aclara:
Nuestro primer contacto se produjo cuando el salió de la oficina a inspeccionar
los problemas. Cooperamos en la búsqueda de formas más rápidas de sellar
tuberías y el número de problemas se redujo. Cada trabajo finalizo con un buen
reporte.
• Sea directo; no de rodeos.
Los rodeos en el lenguaje escrito debilitan las ideas e incrementan el numero de
palabras. Un ejemplo típico es: Un tratamiento posible existe en este momento.
Dicho tratamiento consiste en... Fácilmente se puede escribir: El tratamiento
consiste en... Una buena fracción de frases-rodeo comienza con existe.
• No se esconda tras las palabras.
Frases como: Aparentemente seria posible que la acción mas inteligente en este
momento sea seguir este procedimiento, si no hay a la disposición, o no es
propuesto, ningún otro mejor... solo sugieren un autor poco convencido de lo
que esta planteando. Una cosa es la cautela con la cual los científicos divulgan
sus descubrimientos y otra la timoratería, cobardía e indecisión que refleja un
escrito plagado de tal vez, es posible, podría ser que...
• No abuse de los adjetivos intensificadores.
Calificar absolutos, como por ejemplo decir es absolutamente perfecto, es
esencialísimo, el supremo mas grande, crea la impresión de falta de lógica o de
descuido en la escritura. Palabras como muy (en: muy interesante) pueden
restarle fuerza a la palabra a la cual modifican, por el sentido de manipulación
que le confieren.
• Elimine palabras y frases superfluas.
Muchas palabras y frases usadas son inútiles, pues no contienen información
interesante para el lector y eliminan espacio y tiempo. Algunos ejemplos son:
Puede ser dicho que...
Como podría ser establecido en...
En vista de esta conexión, es posible decir que...
Es interesante notar...
Puede ser interesante notar...
Podría ser interesante saber que...
 Puede ser interesante aprender que...
Como sin duda se recordara de la exposición anterior...
No es necesario decir...
Como ya se sabe...
Las tres ultimas frases, además de carecer de un contenido que comunicar, crean
desazón en el lector al requerir un conocimiento que no necesariamente queda
claro en el texto.
• No incurra en la falsa elegancia del estilo.
La falsa elegancia en el estilo no es mas que un disfraz para la "palabrería". Si se
quiere decir esto muestra que... no escriba como puede ser deducido de las
observaciones que se realizaron anteriormente... Tampoco escriba puede ser
explicado por el hecho de que... para decir causado por... Prefiera palabras
sencillas a palabras cuyo significado hay que buscar en el diccionario.

No escriba Use
Siguiendo en la línea de... Como en...
Para este momento... Ahora ...
Suponiendo que ... Si ...
Durante el tiempo en el cual ... Mientras ...
A excepción de un numero pequeño de casos ... Usualmente ....
Se exhibe la tendencia... Tiende a...
Por la misma razón que... Debido a, Como
En la vecindad de... Cerca
Con referencia a... acerca
se define como... es
fue notado que si... si
de considerable magnitud... grande, largo
subsecuentemente a... Después de
tomar las medidas necesarias.. actuar
No hay muchas personas que... pocos
Estar en el conocimiento de ... saber
con la excepción hecha de... excepto

Si Ud. se esmera en la brevedad de su informe, las ideas serán expuestas

claramente y sus lectores se lo agradecerán.