5-11-2019 Manual de Usuario

[Subtítulo del documento]

 ÍNDICE
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................................................... 2
OBJETIVOS ................................................................................................................................................ 3
Objetivo General......................................................................................................................................... 3
Objetivo Específico .................................................................................................................................... 3
CONTENIDO TÉCNICO ........................................................................................................................... 4
Formularios creados y su función ........................................................................................................ 4
USO DE EXCEL EN LAS RESERVACIONES ................................................................................ 21

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 INTRODUCCIÓN

La finalidad de la base de datos creada es llevar un registro de las reservaciones

que han sido realizadas en el hotel Royal San José, así como de los clientes, paquetes
y habitaciones con los que cuenta. Este programa cumple con la función de llenar
registros en tablas por medio de formularios referentes a habitaciones, paquetes y
clientes dentro del programa Access. También se podrá acceder a un formulario dentro
de la aplicación Excel donde se podrán llenar registros de la tabla de Reservaciones de
la base de datos de Access. Además se podrán hacer dos consultas del top 5 de
paquetes más vendidos en el hotel y el top 5 clientes más frecuentes del hotel.

Para ello fue utilizado el programa Access para crear una base de datos
consistente en 9 tablas y 8 formularios para llenar esas tablas, además fueron creadas
8 consultas especificas dentro del mismo programa. También fue utilizado Visual Basic
en el programa Excel, donde se creó el formulario de Reservaciones, utilizando consultas
de la base de datos de Access para acceder a la información.

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 OBJETIVOS

Objetivo General

Desarrollar dos programas donde se puedan llenar formularios referentes a la

información de las tablas de clientes, paquetes, Comida y Reservaciones de la base de
datos del hotel Royal San José, aplicando los programas Access y Visual Basic en Excel

Objetivo Específico

 Realizar una base de datos del hotel Royal San José.

 Realizar formularios de las tablas creadas en Access para el hotel.

 Realizar consultas específicas de los datos del hotel.

 Realizar un formulario en Excel con Visual Basic para llenar la tabla

Reservaciones.

 Consultar los datos de la tabla de consulta del top 5 paquetes más vendidos.

 Consultar los datos de la tabla de consulta del top 5 de clientes frecuentes.

 Realizar una grafica de barras y una de pie que resuman los datos de las
consultas realizadas.

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 CONTENIDO TÉCNICO

Formularios creados y su función

1. Formulario Habitación

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo colocamos el número de

habitación que se utilizará, esto corresponderá al paquete que se desea adquirir.

, En este campo aparecerá la descripción

que contiene el paquete.

, En este campo aparece si esta disponible o no la

habitación.

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 , En
este campo seleccionamos el tipo de habitación que se quiere adquirir.

, si se encuentra ocupado, aparecerá la disponibilidad

de la habitación.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

, Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

El formulario habitación tiene el objetivo de registrar las entradas y salidas de las
habitaciones, al igual que su disponibilidad, para tener un mejor control.

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 2. Formulario Tipo habitación.

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo le asignamos el código de

la habitación, es decir, que, si la habitación simple es 1, entonces en vez de agregar el
nombre solo colocaríamos el 1 representando lo mismo.

, En es campo se colocará el nombre del

código tipo que se colocó en “CodigoTipoHabitacion”.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

6
 , Nos permite ir al registro anterior.

, Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

En este formulario, tiene como fin colocarle código a cada habitación, según el paquete
que haya en el hotel.

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 3. Formulario Cliente

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo se debe ingresar el nit del

cliente para registrarlo.

, En este campo se debe ingresar el

nombre del cliente para registrarlo.

, En este campo se debe ingresar los

apellidos del cliente para registrarlo

, En este campo se debe ingresar el Dpi del

cliente para registralo.

, En este campo se debe ingresar el telefono

del cliente.

8
 , En este campo se ingresa la fecha de nacimiento del
cliente.

, En este campo se ingresa el correo del

cliente.

, En
este campo, se coloca la categoria del cliente, es decir si es: normal, Premium, VIP, para
su respectivo descuento.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

, Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

Este formulario tiene como objetivo, almacenar las caracteristicas de los clientes, asi
mismo identificar por su categoria, haciendo más eficiente la busqueda de clientes o
incluso la cantidad de clientes.

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 4. Formulario Tipo cliente

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo se coloca el tipo de cliente, es

decir, que si eres cliente normal posees 1, en cambio eres VIP 3, esto es para diferencial
el tipo de cliente, para su beneficio.

, En este campo se coloca el nombre del

tipo cliente, es decir, si es normal, premium, VIP

, En este campo se coloca el descuento según

el tipo de cliente.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

10
 , Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

En este formulario, consiste en diferenciar el tipo de cliente, para posteriormente sea
utilizado en el descuento de la habitación.

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 5. Formulario Paquete

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo consiste en colocar el

código del paquete. Para verificar el tipo de comida que incluye el paquete adquirido.

, En este campo se coloca el

nombre del paquete adquirido, pero en este caso aparece automáticamente.

, En este campo aparece automáticamente

el precio del paquete adquirido.

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En este campo aparece la comida que incluye el paquete.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

, Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

En este formulario nos permite, tener de una forma detallada la cantidad de comida que
disponen por paquete, teniendo un mejor control, al momento de dar la comida.

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 6. Formulario Comida

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo se coloca el código de

comida, es decir sí deseamos comida, típico seria (1), americano (2) ...

En este campo
automáticamente aparece el nombre del código de comida.

, En
este campo seleccionamos el tipo de comida que corresponde, es decir Desayuno,
almuerzo, cena.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

14
 , Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

En este formulario nos permite identificar los tipos de comida existentes en el hotel, esto
quiere decir si queremos un desayuno seria 1 a 6, almuerzo 7 a 12, cena 13 a 18.
Teniendo un mejor control de nuestras opciones de comida.
7. Formulario Tipo comida

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo se coloca el tiempo de

comida, es decir (1) desayuno, (2) Almuerzo, (3) Cena.

15
 , En este
campo se coloca el tiempo de comida.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

, Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

Este formulario tiene como objetivo tener mejor control al momento de diferenciar el tipo
de comida que se desea consumir.

8. Formulario Comida-Paquete

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

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El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo se coloca el código de la

comida, siendo este formulario la conexión ente comida-paquete.

, En este campo se coloca el

nombre del código, siendo este formulario la conexión ente comida-paquete.

, En este campo
se coloca el tiempo de la comida, siendo este formulario la conexión ente comida-
paquete.
Este formulario, es importante, porque debido a este campo existe la conexión ente
comida-Paquete, al momento de actualizarlo serán actualizadas los formularios comida-
paquete.
9. Formulario Reservaciones

Nos vamos a la parte de formularios y hacemos clic en , nos

aparecerá la siguiente pantalla:

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El formulario consta de lo siguiente:

, En este campo se coloca el numero

de reservación del cliente.

, En este campo se coloca que categoría

es el cliente, es decir: normal, premium, VIP.

, En este campo se coloca el Nit del

cliente que queda registrado en el formulario.

, En este campo se coloca el numero de

habitación con relación a su paquete.

18
 , En este campo se coloca el paquete
solicitado por el cliente.

, En este campo se coloca la fecha de

reservación del cliente.

, En este campo se coloca la hora de

inicio del paquete adquirido por el cliente.

, En este campo se coloca los días de

estadía del cliente en las instalaciones.

, En este campo automáticamente se

coloca la fecha de finalización, dependiendo de los días que desea quedarse el cliente.

, En este campo se coloca la hora que

inicio con el servicio del paquete solicitado.

, En este campo se coloca la hora de

finalización, en este caso la hora de finalización es a las 2:00 pm.

, En este campo se coloca el subtotal de la compra del

paquete, sin ningún descuento.

, En este campo se coloca el total, dependiendo del tipo de

cliente que la solicito, se le agregara un descuento.

, Nos permite buscar un registro en el formulario.

, Nos permite ir al primer registro.

, Nos permite ir al registro anterior.

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 , Nos permite movernos al registro posterior.

, Nos permite ir al último registro.

, Nos permite guardar un registro en el formulario.

, Nos permite borrar un registro del formulario.

, Nos permite salir del formulario.

Este formulario es el más importante de todos, debido que en el se ingresara los datos
de los clientes, y el funcionamiento del sistema, en donde será capaz, de calcular la
cantidad total a pagar, las fechas de ingreso y egreso, así como la identificación de los
paquetes adquiridos.

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 USO DE EXCEL EN LAS RESERVACIONES

A continuación, se detallará el funcionamiento del formulario creado en Excel para

agregar registros de nuevas reservaciones en la base de datos.

1. Acceso al programa
Debe acceder al programa haciendo doble clic sobre el ícono de este.

2. Pantalla de Inicio

En la pantalla de inicio encontrará el botón “Reservar” el cual deberá presionar para

realizar una reservación.

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3. Formulario Reservación

Al hacer clic sobre el botón se desplegará el formulario de la reservación el cual

tiene la opción de llenar los siguientes campos de texto:

 Cliente: Deberá ingresar su número de NIT

 Habitación: Selecciona el número de habitación de una lista desplegable
 Paquete: Debe seleccionar de la lista el código del tipo de paquete que
desea comprar
 Fecha de Reservación: Esta llenada por defecto por la hora actual del
sistema
 Fecha Inicio: Corresponde a la fecha en que iniciará su estadía en el hotel.

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  Fecha Fin: Fecha en la que terminará su estadía.
o Cabe resaltar que los campos Fecha Inicio y Fecha Fin deben ser
llenados con un formato de fecha, es decir (dd/MM/yyyy)
 Hora Inicio: La hora a la que llegará a su habitación
 Hora Fin: Por defecto tiene las 2:00 p.m. (La habitación deberá ser
desocupada a esa hora el último día de su estadía).
 Subtotal: Mostrará el subtotal de acuerdo con el precio del paquete
adquirido.
 Total: Mostrará el total a pagar de acuerdo con los descuentos que pueda
tener dependiendo del tipo de cliente que nos visite
o Premium (10% de descuento)
o VIP (20% de descuento)
 Botón Reservar: Ejecutará la acción de reservar el paquete que se haya
escrito dentro del formulario y lo guardará en la base de datos de
reservaciones del hotel.

4. Gráfica de consulta del top 5 de paquetes vendidos.

En la hoja “Gráficas” Se podrán realizar la consulta de top 5 paquetes vendidos,

la cual mostrará una tabla con el top 5 de paquetes vendidos, en el lado izquierdo
y a la derecha una gráfica de barras de paquetes y la cantidad vendida.

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5. Gráfica de consulta del top 5 de clientes más frecuentes

En esa misma hoja se tiene una consulta del top 5 de clientes más frecuentes,
donde al presionar el botón consultar se puede actualizar el listado que se
mostrará en una tabla a la izquierda.

A la derecha se desplegará la gráfica actualizada de pie que mostrará el

porcentaje de los paquetes del top 5 que ha comprado junto a un código de colores
que representa cada cliente.

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