¿Sufres o disfrutas de tu tiempo?

Necesitas administrar tu tiempo según tus necesidades y forma de ser. El tiempo

es el que es. Un día dura veinticuatro horas y eso no se puede cambiar. Pero sí
la forma de administrar tu día. Empieza haciendo tres cambios en ti mismo:
 Tus actividades
 Tus prioridades
 Tus expectativas
¿Sabes que una de las causas más importantes del estrés es la falta de
tiempo?
La falta de tiempo es el resultado de tres cosas:
1. Querer hacer mucho en poco tiempo
2. Una mala planificación
3. Fijar metas por encima de tus posibilidades
Vamos a comprender la diferencia entre gestionar el tiempo y optimizarlo.
¿Qué significado tiene gestionar el tiempo?
Es establecer unas rutinas para manejar tu tiempo en base a unos hábitos
adquiridos susceptibles de mejora.
¿Qué significado tiene optimizar el tiempo?
Encontrar la mejor forma de realizar una tarea o actividad de manera efectiva y
en el menor tiempo posible. Y que el resultado se traduzca en aumentar tu
productividad personal.
OPTIMIZAR EL TIEMPO
Tu éxito va a ir ligado a tu capacidad para optimizar el tiempo. Es una habilidad
que se desarrolla a través de la gestión del tiempo y división de tareas.
Si no eres capaz de optimizar el tiempo no tendrás éxito en lo que haces y no
podrás disfrutarlo.

CONSEJOS PARA TRABAJAR LA HABILIDAD DE OPTIMIZAR EL

TIEMPO:
 Haz un análisis FODA de tu estilo de trabajo.
 Reflexiona sobre cuál es tu misión y que objetivos quieres cumplir con
ella.
 Define objetivos con un sistema de planificación personal. Qué tares te
corresponde hacer directamente y cuáles podrías delegar.
 Utiliza métodos para organizar tu tiempo.
 Desarrolla propósitos para conseguir tus metas.

El primer paso para realizar un FODA es fijar el objetivo principal y los objetivos
que son secundarios, después hay que desarrollar todo el análisis para trazar la
estrategia más adecuada en función de los fines que se quieran conseguir.
Análisis interno: debilidades y fortalezas
Análisis externo: amenazas y oportunidades

GESTION DE TIEMPO
Dijimos que gestionar el tiempo es establecer rutinas. Para marcar esas rutinas
tienes que tener definidos los conceptos de urgente e importante.
 Urgente es aquello que necesita de manera inmediata tu atención.
 Importante es algo que no requiere de acción inmediata y que medimos
en base a las consecuencias que produce si no lo hacemos.
Gestionar el tiempo es decidir cuándo realizar una tarea, definir cómo hacerla y
qué recursos utilizar para realizarla en un tiempo no excesivo.
PASOS PARA REALIZAR CORRECTAMENTE UNA GESTIÓN DE
TIEMPO:
 El establecimiento de los objetivos. Estos deben ser ambiciosos pero
también realistas y alcanzables para ser capaces de motivarnos y
estimularnos.

 Planificación. En función de los objetivos marcados planificaremos

nuestras tareas y funciones. Es recomendable identificar por adelantado
las tareas a realizar y ordenarlas por jerarquía.

 Asignar tiempos. Al otorgar una jerarquía a las tareas podremos

reservar el tiempo suficiente para realizar las tareas urgentes y luego
proceder con las importantes.

 Imprevistos y tareas no prioritarias. Cuando ya tengamos tiempo

asignado para realizar cada tarea podremos planificar la realización de
las tareas no prioritarias. Siempre tenemos que contar con un margen
para afrontar posibles imprevistos.

 Conocernos. Debemos conocer cuáles son nuestras horas de mejor

rendimiento, en las que estamos más concentrados. Intentaremos realizar
las tareas prioritarias en estos tiempos para realizarlas del modo más
eficiente posible. Las tareas no prioritarias las realizaremos siempre en
nuestras franjas horarias de menor rendimiento.

 División de tareas. Si contamos con tareas complejas lo ideal es

descomponerlas en tareas más pequeñas para lograr avanzar paso a paso
y no quedarnos estancados con una tarea de gran magnitud. Por ejemplo,
la metodología Scrum permite abordar proyectos complejos
descomponiendo el proyecto en pequeñas tareas y optimizando recursos
de tiempo, económicos y de organización de equipo.

 Medición de control. Al finalizar el plazo que habíamos reservado para

la ejecución de las tareas tenemos que realizar un ejercicio de control: ver
qué tareas de las que nos habíamos comprometido hemos realizado, cuáles
no hemos acometido y por qué no lo hemos hecho.
  El descanso es elemental en la gestión del tiempo. Para aprovechar al
máximo nuestro tiempo no hace falta estar trabajando toda la jornada
laboral sino que el tiempo que lo hagamos saquemos toda nuestra
productividad. Los descansos nos permiten recobrar energías, desconectar
de tareas poco agradables y llenarnos de optimismo.

La gestión del tiempo es un proceso, la optimización una habilidad y

el resultado una mejor o peor productividad personal.
Existen situaciones que llamaremos “ladrones de tiempo” que impiden que
logremos cumplir con nuestros objetivos. Hablemos un poco sobre ellos. ¿Qué
son? Y ¿Cómo podemos identificarlos?

LOS PRINCIPALES LADRONES DE TIEMPO: CÓMO IDENTIFICARLOS Y

PROPUESTAS DE SOLUCIÓN
Los ladrones de tiempo son aquellos factores que consumen tiempo
indiscriminadamente. Si los identificamos podremos preparar una estrategia
para minimizarlos todo lo posible.

1. Las interrupciones son las peores enemigas de la organización y la

gestión del tiempo. Cada vez que se produce una interrupción tardamos
unos cuantos minutos en recuperar completamente la concentración.
Concentración baja implica productividad baja y un aumento en la
probabilidad de cometer un error (que posteriormente deberemos
subsanar consumiendo tiempo).
2. Las prisas estas afectan los resultados de tus acciones, traducidos en
errores que necesitan de tu tiempo para ser corregidos.
3. La falta de voluntad necesaria para hacer primero lo importante antes
de lo que te gusta. Esta se refleja en la acumulación de tareas por
indecisión y autodisciplina.
4. La desorganización es la causante de los olvidos, el desorden y las
tareas pendientes.
5. La falsa creencia de que la productividad se mide por la cantidad
y no por la calidad de tus acciones. Estar más ocupado no equivale a
ser más productivo.
 6. La falta de planificación que conlleva perder el tiempo en cosas poco
importantes y no cuantificar el tiempo que necesitamos para llevar a cabo
las más importantes.
7. Aplazar tareas desagradables o complejas es contraproducente a la hora
de gestionar el tiempo.
8. La falta de comunicación es otro de los grandes problemas a nivel de
la organización. Si la comunicación de los nuevos objetivos y tareas no se
hace del modo adecuado posiblemente se tendrá que repetir consumiendo
tiempo innecesariamente.
9. Y, por último, la multitarea es otro de los grandes ladrones de tiempo. Si
estás realizando una tarea lo mejor es que anotes la nueva tarea para
realizarla posteriormente y prosigas hasta terminarla.

TIPS PARA APROVECHAR AL MÁXIMO EL TIEMPO EN EL TRABAJO

1. Planifique la semana
Es importante tener una planificación detallada de las tareas que debemos llevar
a cabo en la semana y los tiempos que ocuparemos para realizarla y así
aprovechar al máximo nuestro tiempo.
2. Sustituya tareas
Muchas de las cosas que tenemos programadas nos quitan tiempo debido al
desplazamiento que suponen. Hay tareas que podemos sustituir para optimizar
el tiempo. Como por ejemplo:
3. Analizar de forma objetiva
Examinar de forma más detallada las actividades que realizamos en nuestro día
a día dentro de la empresa.
Por ejemplo qué te lleva más tiempo, de qué cosas puedes prescindir y de cuáles
no.
4. Utilice las nuevas tecnologías
Es importante aprovechar al máximo lo que las nuevas tecnologías tienen para
ofrecernos. Muchas herramientas tecnológicas nos permiten no solo aprovechar
mejor el tiempo si no reducir costos para empresa.
5. Obvie cosas irrelevantes
Quizás estás yendo a demasiadas ponencias, charlas o presentaciones que
podrías delegar o, simplemente, obviar de tu agenda. Si crees que algo no va a
aportar nada relevante a tu trabajo, ¿para qué perder el tiempo?
6. Las tareas: de una en una
Muchas veces quieres abarcar tantas cosas para acabar cuanto antes que lo que
consigues al final es exactamente el efecto contrario. Las cosas siempre es mejor
hacerlas de una en una para asegurarte que todas quedan bien hechas.

7. Evite momentos personales

Con esto nos referimos a navegar por las redes, llamar a familiares o amigos,
etc., en horas de trabajo. Para eso siempre tendrá tiempo cuando salga del
trabajo, y dejar de hacerlo supone un grandísimo ahorro de horas perdidas
dentro de la oficina.
8. Delegar
Muchas personas tienen un gran problema de falta de tiempo por la costumbre
de no delegar en personas de su equipo. Es algo totalmente necesario el aprender
a delegar porque no se trabaja de forma aislada, esa tarea que le llevaría 2 días
en concretar, puede llevarle 1 día si comparte el trabajo con alguien de su equipo.
9. saber cuándo realizar una tarea